Arsitektur Knowledge Management Aloysius Airlangga Bajuadji, S.Kom, M.Eng Tujuan & Definisi Arsitektur KM Tujuan penyusunan arsitektur KM adalah untuk menyediakan kerangka dan landasan bagi pengembangan dan pengoperasian inisiatif KM. Arsitektur KM didefinisikan sebagai deskripsi tentang komponen dan kapabilitas serta keterkaitan atau interrelationship antar komponen dalam merealisasikan keuntungan dan manfaat KM terhadap perusahaan. 1
4 Elemen Dasar Arsitektur KM KM Strategy Peran & Value Proposition Model Operasi Arsitektur Operasi KM STRATEGY Strategi KM merupakan penjabaran dari strategi bisnis perusahaan. Dalam strategi KM diformulasikan visi, misi dan objektif strategis dari pengelolaan knowledge yang mendukung visi, misi dan objektif perusahaan Tahapan selanjutnya dilakukan identifikasi tentang langkah-langkah apa yang harus diterapkan dari sisi KM dalam mendukung pengimplementasian strategi bisnis dan pencapaian objektif strategis dari perusahaan 2
PERAN & VALUE PROPOTION KM Pada saat awal implementasi KM, para karyawan dan manajemen memiliki pemahaman yang sangat bervariasi terhadap KM a... A... C... Manajemen harus memutuskan peran dan value proposition dari KM untuk periode tertentu, yang pada periode selanjutnya dapat dievaluasi. PERAN & VALUE PROPOTION KM 3 pilihan peran yang dapat muncul dalam KM 1. Diarahkan untuk mengelola knowledge sebagai produk. Artinya pengelola knowledge mengkonsentrasikan diri dalam melakukan kodifikasi knowledge dan menempatkannya dalam repository knowledge yang dapat diakses oleh karyawan sesuai otoritasnya. 2. Diarahkan untuk mempertemukan antara orang yang memiliki knowledge (knowledge producer) dengan orang yang membutuhkan knowledge (knowledge consumer), pengelola knowledge harus dapat mengidentifikasi orangorang yang memiliki knowledge tertentu dan mempertemukannya dengan yang membutuhkannya. 3. Diarahkan memerankan kedua pilihan tersebut di atas sekaligus 3
KEUNTUNGAN & MANFAAT KM MENINGKATKAN KUALITAS KEPUTUSAN PENANGANAN RESPON KETRAMPILAN PRODUKTIFITAS PROFIT PRAKTEK BAIK KOLABORASI CARA KERJA PANGSA PASAR PELUANG BARU MUTU PRODUK MUTU LAYANAN MENGURANGI BIAYA RETENSI KEUNTUNGAN & MANFAAT KM 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan. Meningkatkan kualitas penanganan pelanggan Mempercepat respon terhadap isu-isu bisnis yang penting. Meningkatkan keterampilan karyawan Meningkatkan produktifitas Meningkatkan profit. Berbagi praktek-praktek terbaik. Mengurangi biaya Meningkatkan kolaborasi dalam perusahaan Cara kerja yang lebih baik Meningkatkan pangsa pasar Menciptakan peluang-peluang bisnis baru Menyempurnakan pengembangan produk baru Sistem retensi karyawan lebih baik. Meningkatkan mutu produk dan layanan. 4
KEUNTUNGAN & MANFAAT KM Anantatmula (2005), menyimpulkan bahwa hasil atau manfaat yang paling disukai oleh perusahaan (organisasi profit) dari hasil implementasi KM adalah: Meningkatkan kolaborasi dalam perusahaan Meningkatkan ketrampilan karyawan. Meningkatkan mutu produk dan layanan MODEL OPERASI KM Model operasi dirumuskan siapa yang menyediakan solusi itu, dan bagaimana mekanisme produksi dan delivery solusi tersebut kepada target user yang telah ditetapkan. Pengelola knowledge harus melakukan analisa tentang kondisi ketersediaan knowledge perusahaan untuk menentukan kebutuhan knowledge perusahaan, dan mengidentifikasi unit serta personil yang mana yang membutuhkan knowledge tsb. Output yang diharapkan adalah teridentifikasinya knowledge gap Digunakan kerangka zack (Zack Frame) 5
KERANGKA ZACK Pengetahuan yg harus ketahui Kesenjangan Pengetahuan Pengetahuan yg telah ketahui Pengetahuan Apa yg harus lakukan Kesenjangan Strategi Pengetahuan Apa yg telah lakukan Jika daftar knowledge yang ada dalam knowledge gap terlalu panjang, maka harus dilakukan pen-tahapan pemenuhan berdasarkan skala prioritas. Penentuan prioritas dapat dilakukan dengan memetakan semua knowledge ke dalam matriks 6
Dirumuskan metode delivery yang digunakan untuk mensuplai knowledge dalam rangka memenuhi knowledge gap Organisasi dapat menyediakan knowledge dengan berbagai cara : 1. Melakukan kodifikasi knowledge kemudian menyimpannya di knowledge base perusahaan dan memberi otoritas kepada pekerja atau unit yang membutuhkan untuk mengakses dan meretrieve 2. mengirim personil yang telah diseleksi untuk mengikuti pelatihan untuk mengakuisisi knowledge yang dibutuhkan. 3. mengundang expert (internal atau eksternal) untuk membagikan pengetahuannya melalui program yang mirip in house training. 4. melakukan benchmark kepada perusahaan lain yang dianggap memiliki knowledge yang dibutuhkan. 5. mendorong anggota organisasi untuk menggali secara mandiri pengetahuan yang dibutuhkannya. ARSITEKTUR OPERASI PROSES KM Maps Workflow Integration Best Practices BI Standards TEKNOLOGI TEKNOLOGI Data Stores Format Network Internet Data Mining & Analisis Decision Tools Automation Standard ORGANISASI/PEOPLE Attitudes, Sharing, Skill, Team Works Motivation Organizations Vision/Objectives Communities Standard PROSES ORGANISASI/ PEOPLE 7
komponen organisasi menyangkut fungsi-fungsi yang perlu disediakan untuk mendukung kegiatan dan proses dalam KM. komponen organisasi juga menyangkut budaya perusahaan berupa nilai-nilai kolektif yang dianut dan berlaku di perusahaan. dikembangkan organisasi pembelajar (learning organization). Komponen teknologi merupakan salah satu enabler yang membuat pengeksekusian prosesproses di dalam KM lebih efektif dan efisien 8
Giraldo (2005), menyebutkan empat peran utama teknologi bagi perusahaan global : 1. Memelihara dan menjaga jejak dari data-data transaksi operasional. 2. Menganalisis lingkungan bisnis 3. Memberi dukungan dalam proses pengambilan keputusan. 4. Meningkatkan kolaborasi dan pengambilan keputusan oleh Daftar Teknologi KM Yang Tersedia Untuk Perusahaan Global Portal Business Intelligence/Data Warehousing Document Management Intelligent Agents Search Engines Knowledge Resource Directories/Corporate Yellow Pages Customer Relationship Management (CRM)/Contact Management Messaging/E-Mail Groupware atau Collaboration Technologies Reminder/Web Calendars Decision Support Systems (DSS) Workflow and Tracking Web Casting E-Leaming/Web Based Training/Multimedia Based Training/Computer Based Training (CBT) Content Management 9
Faktor lainnya yang perlu diperhatikan dalam pemilihan teknologi adalah integrasinya dengan sistem-sistem informasi bisnis yang sebelumnya sudah dimiliki perusahaan. Turban (2004), mengatakan bahwa teknologi KM harus dapat berintegrasi dengan: Decision Support Systems Artificial Intelligence Sistem basis data Customer Relationship Management (CRM). Supply Chain Management Systems Intranet dan Extranet korporasi. Case : KM Architecture of PT TELKOM 10
Arsitektur KM Telkom adalah gambaran dari semua komponen-komponen yang terlibat dan digunakan dalam penyediaan knowledge ke semua target users. Komponen tersebut dapat berupa Hardware, Software dan Brainware. Arsitektur KM Telkom tersebut dapat dijelaskan berdasarkan peran setiap komponen arsitektur dalam mendukung atau mengakselerasi 3 proses utama dalam KM Telkom yaitu: Knowledge Acquisition Knowledge Sharing Knowledge Utilization Knowledge Acquisition Melibatkan komponen sistem distribusi dan storage serta knowledge worker. Sistem distribusi dan storage ini menyediakan kanal untuk mendistribusikan dan menyimpan knowledge di media penyimpanan dalam knowledge server. Knowledge Sharing Melibatkan komponen knowledge worker, aplikasi distribusi dan kolaborasi, serta platform yang sudah tersedia pada intranet. Dalam arsitektur ini, yang tidak kalah pentingnya adalah content packaging serta promosi yang dirancang untuk memberi stimulus penggunaan knowledge yang sudah tersedia di dalam knowledge server. Knowledge Utilisation Ukuran keberhasilan dari KM Telkom adalah tersedianya knowledge yang dibutuhkan oleh karyawan untuk menjalankan proses bisnis perusahaan dengan lebih efektif dan efisien. 11