BAB III PENATAAN SURAT JABATAN PRESIDEN DAN WAKIL PRESIDEN A. Ketentuan Penyusunan Surat Jabatan Presiden dan Wakil Presiden 1. Setiap surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden harus disusun dan ditata secara cermat dan mencerminkan suatu kebulatan pikiran yang lengkap dan akurat, terang dan jelas, singkat dan padat, serta logis dan meyakinkan, yang dituangkan dalam susunan kalimat secara sistematis. Kebulatan isi pikiran tersebut akan lebih mencapai sasaran yang diinginkan bila surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden disusun dan dituangkan mengikuti aturan yang baku dengan tipografi yang baik. 2. Untuk dapat mencerminkan suatu kebulatan isi pikiran seperti di atas, perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut. a. Ketelitian Segi yang penting untuk setiap surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden adalah ketelitian, baik dalam bentuk, susunan pengetikan, isi, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan, kerapian, maupun kebersihan. b. Lengkap dan Akurat Penyampaian informasi, penjelasan, atau suatu gagasan yang menggunakan bentuk surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden harus lengkap dan akurat. Hal ini dimaksudkan supaya pembaca tidak mempertanyakan kembali isi yang disampaikan atau dari isi tersebut justru menimbulkan pertanyaan baru. c. Terang dan Jelas Hasil pembuatan surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden atau penggandaannya harus dapat dibaca dengan baik, dan isinya harus jelas. Setiap penuangan informasi, rumusan fakta atau data, atau argumentasi di dalam surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden harus jelas agar tidak menimbulkan keragu-raguan atau penafsiran lain sehingga perlu dihindari kata-kata yang tidak lazim digunakan. d. Singkat dan Padat Surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden harus menggunakan bahasa Indonesia yang singkat, padat, serta baik dan benar. Hal-hal yang tidak perlu atau kurang penting harus dihindari. Khusus untuk surat jabatan yang
- 40 - yang ditujukan kepada pihak luar negeri, unofficial translation menggunakan bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya. e. Logis dan Sistematik Surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden harus disusun runtut dan logis. Penuangan gagasan ke dalam surat jabatan dilakukan menurut urutan yang sistematik. f. Pembakuan Setiap surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden harus disusun menurut format yang baku. B. Tataran Surat Jabatan Presiden dan Wakil Presiden Tataran surat jabatan adalah tingkat kedudukan suatu surat jabatan dalam satu kelompok penanganan yang didasarkan pada tingkat keaslian, bobot informasi, derajat pengamanan, dan derajat penyampaian. 1. Menurut tingkat keasliannya, surat jabatan terdiri dari dua tingkatan: a. asli, yaitu lembaran yang ditujukan kepada instansi/lembaga/badan/ perorangan sebagaimana tercantum pada alamat yang dituju atau lembaran yang dinyatakan asli; b. tembusan, yaitu lembaran penyampaian informasi kepada instansi/ lembaga/badan/perorangan yang mempunyai keterkaitan langsung atau tidak langsung dengan substansi surat jabatan sebagaimana dikomunikasikan oleh pembuat surat jabatan. 2. Menurut tingkat pengamanannya, surat jabatan terdiri dari empat tingkatan: a. sangat rahasia, yaitu surat jabatan Presiden yang memuat informasi yang membutuhkan pengamanan tertinggi berupa kebijakan atau data yang berhubungan erat dengan keamanan Negara dan hanya boleh diketahui oleh Menteri Sekretaris Negara atau Sekretaris Kabinet, dan khusus untuk surat jabatan Wakil Presiden hanya boleh diketahui oleh Sekretaris Wakil Presiden; b. rahasia, yaitu surat jabatan Presiden yang memuat informasi yang membutuhkan pengamanan tinggi berupa pelaksanaan kebijakan atau data yang erat hubungannya dengan kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh Menteri Sekretaris Negara atau Sekretaris Kabinet, dan khusus untuk surat jabatan Wakil Presiden hanya boleh diketahui oleh Sekretaris Wakil Presiden; c. terbatas
- 41 - c. terbatas, yaitu surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden yang memuat informasi yang tidak membutuhkan pengamanan khusus berupa pelaksanaan kebijakan atau data yang erat hubungannya dengan tugas khusus kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang serendah-rendahnya pejabat Eselon II; d. biasa, yaitu surat jabatan yang memuat informasi yang tidak memerlukan pengamanan khusus, tetapi tidak terlepas dari rahasia kedinasan dan tidak boleh diketahui oleh orang-orang yang tidak berhak. Dalam proses pengurusan surat, surat yang bersifat biasa dapat dibuka oleh petugas tata usaha tanpa penugasan khusus dari pejabat tata usaha. 3. Menurut tingkat penyampaiannya, surat jabatan terdiri dari tiga tingkatan: a. sangat segera, yaitu surat jabatan yang harus diselesaikan dan dikirimkan seketika setelah ditandatangani atau dikeluarkan secara resmi; b. segera, yaitu surat jabatan yang harus diselesaikan dan dikirimkan pada kesempatan pertama atau selambat-lambatnya dalam waktu 24 jam setelah ditandatangani atau dikeluarkan secara resmi; c. biasa, yaitu surat jabatan yang tidak memerlukan penyelesaian dan pengiriman pada kesempatan pertama, tetapi tetap dikerjakan sesuai dengan jadwal. C. Penomoran Surat Jabatan Presiden dan Wakil Presiden 1. Nomor Surat Tata cara penomoran surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden adalah sesuai dengan ketentuan penulisan penomoran yang telah diatur pada Bab II. 2. Unit Kerja Pemberi Nomor Surat a. Penomoran surat jabatan yang ditandatangani Presiden dilakukan oleh Biro Tata Usaha, Sekretariat Kementerian Sekretariat Negara. b. Penomoran surat jabatan yang ditandatangani oleh Wakil Presiden dilakukan oleh Biro Tata Usaha, Sekretariat Wakil Presiden. 3. Nomor Halaman Nomor halaman surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden ditulis dengan menggunakan nomor urut angka Arab dan dicantumkan pada bagian tengah atas dengan diapit oleh tanda hubung (-), kecuali halaman pertama surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden tidak perlu mencantumkan nomor halaman. Contoh:
- 42 - Contoh: Nomor : R-.../Pres/02/2008 Jakarta, 12 Februari 2008 Sifat : Sangat Segera Lampiran : Satu Berkas Hal : Usul Calon Deputi Gubernur Bank Indonesia Yth. Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia di Jakarta...... D. Nomor - 2 -..... D. Nomor
- 43 - D. Nomor Seri Pengaman dan Security Printing 1. Pengamanan Surat Kertas surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden memiliki nomor seri pengaman yang terletak di bagian belakang sebelah kanan bawah kertas surat dan security printing. Pencantuman nomor seri pengaman dan security printing dimaksudkan: a. sebagai identitas keaslian atas surat jabatan yang ditandatangani oleh Presiden/Wakil Presiden; b. untuk menghindari penyalahgunaan pemakaian surat jabatan Presiden/Wakil Presiden; c. untuk memudahkan penelusuran surat jika diperlukan. 2. Pembuatan dan Pengawasan Pembuatan dan pengawasan nomor seri pengaman dan security printing kertas surat jabatan Presiden/Wakil Presiden dilakukan oleh unit kerja yang secara fungsional mempunyai tugas dan fungsi berkaitan dengan ketatausahaan baik di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara maupun Sekretariat Kabinet. Pembuatan nomor seri pengaman dan security printing dikoordinasikan dengan instansi teknis terkait. 3. Penggunaan Kertas Surat Jabatan Presiden dan Wakil Presiden a. Unit kerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara yang akan menggunakan kertas surat jabatan Presiden harus mengajukan permohonan melalui Memorandum yang ditandatangani oleh pimpinan unit kerja masing-masing ditujukan kepada Kepala Biro Tata Usaha Sekretariat Kementerian Sekretariat Negara. b. Unit kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet yang akan menggunakan kertas surat jabatan Presiden mengajukan permohonan melalui Memorandum yang ditandatangani oleh pimpinan unit kerja masingmasing ditujukan kepada Kepala Biro Tata Usaha Sekretariat Kabinet. c. Unit kerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara dan Sekretariat Kabinet yang akan menggunakan kertas surat jabatan Wakil Presiden harus mengajukan permohonan melalui Memorandum yang ditandatangani oleh pimpinan unit kerja masing-masing ditujukan kepada Kepala Biro Tata Usaha, Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Administrasi. d. Biro
- 44 - d. Biro Tata Usaha Sekretariat Kementerian Sekretariat Negara dan Biro Tata Usaha Sekretariat Kabinet melaksanakan pencatatan atas penggunaan kertas surat jabatan Presiden, dan dibuatkan laporan penggunaannya setiap bulan sekali. e. Biro Tata Usaha Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Administrasi melaksanakan pencatatan atas penggunaan kertas surat jabatan Wakil Presiden, dan dibuatkan laporan penggunaannya setiap bulan sekali. f. Dalam hal surat jabatan Presiden/Wakil Presiden lebih dari satu halaman, maka halaman pertama harus dimulai dari nomor seri yang paling kecil diikuti oleh nomor selanjutnya sesuai dengan jumlah halaman surat jabatan. g. Apabila surat jabatan Presiden/Wakil Presiden lebih dari satu halaman dan telah dicetak semuanya, sedangkan pada halaman pertama terdapat kesalahan ketik, maka seluruh lembar surat jabatan Presiden/Wakil Presiden tersebut harus dicetak lagi dengan urutan nomor seri sebagaimana dimaksud pada huruf f di atas. h. Lembar surat jabatan Presiden/Wakil Presiden yang tidak terpakai sebagaimana kejadian pada huruf g, dicatat sebagai bukti penggunaan kertas surat jabatan Presiden/Wakil Presiden. E. Penulisan Alamat Surat Jabatan Presiden dan Wakil Presiden Surat jabatan Presiden/Wakil Presiden kepada Pimpinan Lembaga Negara ditujukan kepada nama jabatan Pimpinan Lembaga Negara tersebut. Surat jabatan Presiden/Wakil Presiden kepada Pimpinan Lembaga Negara tidak dapat ditujukan kepada Lembaga Negara tanpa menyebutkan jabatan. Tata cara penulisan alamat surat berbeda antara surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden yang menggunakan Bahasa Indonesia dengan yang menggunakan bahasa Inggris. Penulisan alamat pada surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden yang menggunakan Bahasa Indonesia sesuai dengan ketentuan format surat jabatan yang diatur pada Bab II, yaitu diletakan pada bagian kepala surat jabatan. Sedangkan penulisan alamat pada surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden yang menggunakan bahasa Inggris disesuaikan dengan kelaziman tata cara penulisan surat hubungan diplomatik antar negara, yaitu di sebelah kiri bagian bawah. Contoh
- 45 - Contoh penulisan alamat surat jabatan di dalam negeri: Nomor : R-.../Pres/02/2008 Jakarta, 12 Februari 2008 Lampiran: Satu Berkas Hal : Usul Calon Deputi Gubernur Bank Indonesia Yth. Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia di Jakarta...... Contoh penulisan alamat surat jabatan ke luar negeri: Sahabat Karib Yang Mulia, Jakarta, 23 Februari 2005......... Presiden Republik Indonesia, Yang Mulia Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx (nama) Xxxxxxxxxx (jabatan) Xxxxxxxxxx (negara) Xxxxxxxxx Xxxxxxx (nama) Berdasarkan
- 46 - Berdasarkan kelaziman tata cara penulisan surat hubungan diplomatik, apabila surat lebih dari satu halaman, maka penulisan alamat surat tetap berada pada halaman pertama di sebelah kiri bagian bawah. Contoh: Sahabat Karib Yang Mulia, Jakarta, 23 Februari 2005............ Yang Mulia Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx (nama) Xxxxxxxxxx (jabatan) Xxxxxxxxxx (negara) Halaman 1-2 -............ Presiden Republik Indonesia, Halaman 2 Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx (nama) F. Ruang
- 47 - F. Ruang Tanda Tangan Surat Jabatan Presiden dan Wakil Presiden 1. Pengertian Ruang tanda tangan adalah tempat pada bagian kaki surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden yang memuat nama jabatan Presiden/Wakil Presiden, tanda tangan, dan nama Presiden/Wakil Presiden yang menandatangani surat jabatan. 2. Cara Penulisan Ketentuan penandatanganan adalah sebagai berikut. 1) Nama Presiden/Wakil Presiden ditulis lengkap dengan huruf awal kapital. 2) Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya empat spasi. 3) Nama lengkap Presiden/Wakil Presiden diketik dengan huruf awal kapital, dan sesuai dengan ejaan yang digunakan oleh yang bersangkutan, singkatan nama atau gelar dicantumkan menurut kelaziman/ketentuan yang berlaku. Contoh: Presiden Republik Indonesia, Xxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx (nama) 3. Cara Pembubuhan Paraf a. Setiap konsep surat jabatan Presiden sebelum ditandatangani oleh Presiden dibubuhi paraf terlebih dahulu oleh Menteri Sekretaris Negara atau Sekretaris Kabinet dan pejabat Eselon I yang menyiapkan konsep surat tersebut. b. Setiap konsep surat jabatan Wakil Presiden sebelum ditandatangani oleh Wakil Presiden dibubuhi paraf terlebih dahulu oleh Sekretaris Wakil Presiden dan pejabat Eselon I yang menyiapkan konsep surat tersebut. c. Letak pembubuhan paraf untuk surat yang ditandatangani oleh Presiden diatur sebagai berikut. 1) Paraf pejabat Eselon I berada di sebelah kiri/sebelum nama Presiden/Wakil Presiden. 2) Paraf Menteri Sekretaris Negara/Sekretaris Kabinet berada di sebelah kanan/setelah nama Presiden. d. Letak
- 48 - d. Letak pembubuhan paraf untuk surat yang ditandatangani oleh Wakil Presiden diatur sebagai berikut. 1) Paraf pejabat Eselon I berada di sebelah kiri/sebelum nama Wakil Presiden. 2) Paraf Sekretaris Wakil Presiden berada di sebelah kanan/setelah nama Wakil Presiden. G. Pembubuhan Cap Jabatan Presiden dan Wakil Presiden 1. Cap jabatan Presiden dan Wakil Presiden berupa Lambang Kepresidenan dan tulisan jabatan Presiden Republik Indonesia/Wakil Presiden Republik Indonesia dicetak timbul (emboss), dengan maksud untuk menghindari penyalahgunaan pemakaian. 2. Surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden yang ditujukan kepada Pimpinan Lembaga Negara di dalam negeri menggunakan cap jabatan Presiden/Wakil Presiden. 3. Surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden yang ditujukan kepada pihak luar negeri tidak menggunakan cap jabatan Presiden/Wakil Presiden. H. Media Surat Jabatan Presiden dan Wakil Presiden 1. Jenis dan Ukuran Kertas Dalam rangka standarisasi kertas untuk pembuatan surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden, perlu dilakukan pengaturan mengenai jenis dan ukuran kertas yang digunakan, sebagai berikut. a. Jenis Kertas Surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden dirancang berjangka simpan lama, sehingga perlu digunakan jenis kertas khusus yang berkualitas tinggi. Penentuan jenis kertas surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden dikoordinasikan dengan instansi teknis terkait. b. Ukuran Kertas Ukuran kertas yang resmi digunakan untuk pembuatan surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden adalah A4 dan folio. 2. Jenis dan Ukuran Huruf Pengetikan surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran huruf 12 atau 11, yang disesuaikan dengan banyak atau sedikitnya isi surat jabatan tersebut. 3. Penentuan
3. Penentuan Batas/Ruang Tepi MENTERI SEKRETARIS NEGARA - 49 - Demi keserasian dan kerapian dalam penyusunan surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat surat jabatan, yaitu: a. ruang tepi atas : 2 spasi di bawah kop; b. ruang tepi bawah : sekurang-kurangnya 25 mm dari tepi bawah kertas; c. ruang tepi kiri : sekurang-kurangnya 25 mm dari tepi kiri kertas; d. ruang tepi kanan : sekurang-kurangnya 20 mm dari tepi kanan kertas. Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau sedikitnya isi suatu surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika. I. Penggunaan Bahasa Surat Jabatan Presiden dan Wakil Presiden 1. Bahasa yang digunakan di dalam surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden harus jelas, lugas, komunikatif, dan menguraikan maksud, tujuan, dan isi surat. Untuk itu, perlu diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baku, baik dan benar, sesuai dengan kaidah tata bahasa yang berlaku. 2. Surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden yang menggunakan Bahasa Indonesia mengacu pada Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan yang ditetapkan dengan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 46 Tahun 2009 tentang Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 146/U/2004 tentang Penyempurnaan Pedoman Umum Pembentukan Istilah. 3. Surat jabatan Presiden dan Wakil Presiden yang menggunakan bahasa asing mengacu pada kaidah bahasa surat hubungan diplomatik antar negara dan hubungan internasional. BAB IV