Minggu 9 DESAIN SISTEM AKUNTANSI TERINCI Sub pokok bahasan : A. Desain dialog layar terminal B. Desain database terinci C. Desain teknologi terinci A. Desain dialog layar terminal Desain dialog layar terminal merupakan rancang bangun dari percakapan antara pemakai sistem (user) dengan komputer. Percakapan ini dapat terdiri dari proses memasukan data ke sistem, menampilkan output informasi kepada user atau dapat keduanya. Pedoman desain dialog Terdapat beberapa pedoman dalam mendesain dialog layar terminal diantaranya: 1. Pemakai sistem harus dibuat sadar tentang apa yang harus dikerjakan selanjutnya. Sistem harus menyediakan instruksi instruksi apa yang harus dikerjakan oleh user. 2. Layar dialog harus dibentuk sedemikian rupa sehingga informasi, instruksi dan bantuan bantuan selalu ditampilkan pada area yang sudah pasti. Layar komputer dapat dibagi bagi dalam bentuk jendela (window). Pembagian jendela ini dapat terdiri dari bermacam macam jendela menurut kegunaannya yaitu : a. Jendela judul (title window), menjelaskan isi dari informasi atau tampilan dilayar b. Jendela instruksi (instruction window), jendela ini umumnya dibutuhkan untuk layar input yang memerlukan instruksi instruksi kepada user bagaimana memasukan input. c. Jendela tubuh (body window), merupakan daerah tampilan yang paling perlu. Jendela ini merupakan daerah dimana user memasukan data dan output ditampilkan oleh komputer. Jendela ini juga dapat digunakan untuk menampilkan berita atau bantuan yang cukup panjang. 1 Jogiyanto HM, 2008
d. Jendela escape (escape window), digunakan untuk menampilkan keterangan tentang bagaimana user mengakhiri sistem. 3. Didalam jendela tubuh, dialog seharusnya dibatasi untuk satu ide saja tiap frame-nya. 4. Paging dan scrolling dapat digunakan untuk menampilkan informasi di jendela tubuh. Pemakaian paging atau scrolling tergantung dari informasi yang akan ditampilkan dijendela. Jika informasi yang ditampilkan sifatnya menerus semacam laporan laporan yang panjang yang tidak muat dalam satu layar, maka scrolling dapat digunakan. Jika informasi yang akan ditampilkan harus dipandang sebagai satu record pada saat tertentu atau harus dalam bentuk suatu formulir, maka paging lebih tepat digunakan. 5. Berita, instruksi atau informasi yang ditampilkan dilayar harus tetap ditampilkan dalam waktu yang cukup lama, sehinga user mempunyai waktu untuk membacanya. 6. Gunakanlah kalimat yang sederhana dan mudah dimengerti untuk dialog dan hindari penggunaan istilah istilah atau jargon. 7. Hindari penggunaan singkatan singkatan 8. Hindari penggunaan simbol simbol yang dapat membingungkan user. 9. Gunakanlah kata yang konsisten, misalnya menggunakan kata KOREKSI, RUBAH ATAU EDIT bergantian mempunyai fungsi sama akan membingungkan user. Strategi dialog Terdapat beberapa strategi membuat dialog layar komputer. Beberapa strategi ini dapat digunakan bersama sama atau sendiri sendiri. 1. Menu Menu banyak digunakan dalam dialog karena merupakan jalur pemakai yang mudah dipahami dan mudah digunakan. Menu berisi dengan beberapa alternatif atau option atau pilihan yang disajikan kepada user. 2. Kumpulan instruksi (instruction set) Strategi dialog ini digunakan dengan menuliskan suatu instruksi oleh user dan sistem akan mengartikan instruksi ini serta akan memberikan respon jawabannya. Dialog dengan cara ini perlu didukung dengan suatu bantuan yang 2 Jogiyanto HM, 2008
memadai untuk menampilkan sintak dari instruksi bila user tidak teringat dengan sintaknya. Strategi dialog ini kurang tepat untuk suatu program aplikasi. 3. Dialog pertanyaan/jawaban (question/answer dialog) Berbeda dengan strategi dialog kumpulan instruksi yang akan ditampilkan respon jawaban bila user menuliskan suatu instruksi. Strategi dialog pertanyaan/jawaban sebaliknya sistem akan menampilkan terlebih dahulu pertanyaan dan user menjawabnya untuk mendapatkan respon lebih lanjut dari sistem. Bagan dialog Suatu sistem dapat terdiri sampai dengan ratusan bahkan ribuan layar dialog. Tiap tiap layar dialog ini mempunyai urut urutan yang tertentu. Tampilan dapat dipindah dari suatu layar diaog ke layar dialog lainnya. Beberapa layar dapat juga hanya ditampilkan untuk suatu kondisi yang tertentu saja. Bagan dialog terdiri dari dua buah simbol, yaitu simbol kotak yang menunjukan apa yang akan ditampilkan selama dialog dan simbol panah yang menunjukan urutan kapan suatu layar dialog ditampilkan. Bagan tata letak layar terminal Untuk menggambarkan isi dan letak dari tampilan layar dialog dapat digunakan bagan tata letak layar terminal. Yang perlu digambarkan dalam bagan ini adalah semua bentuk dari layar yang akan ditampilkan dibagan dialog. Sebagai contoh adalah layar dialog nomor 0 (menu utama sistem penjualan) yang tampak dibagan dialog sebelumnya, bentuk dari layar ini dibagian tata letak layar terminal. Penjelasan data dikamus data dialog Seperti hnya dengan desain output terinci yang disajikan dibagan tata letak printer, desain tampilan dialog dibagan tata letak layar terminal juga perlu didukung dengan kamus data. Desain dialog ini selain berguna untuk user sehingga user dapat memberikan saran saran bentuk yang diinginkan, desain dialog ini juga dapat berguna untuk programmer untuk pembuatan program aplikasi. 3 Jogiyanto HM, 2008
B. Desain database terinci Ditahap desain secara umum sebelumnya, desain database hanya dimaksudkan untuk mengidentifikasikan kebutuhan file file database yang diperlukan oleh sistem informasi saja. Pada tahap desain terinci ini, desain database dimaksudkan untuk mengidentifikasikan isi atau struktur dari tiap tiap file yang telah diidentifikasikan di desain secara umum. Elemen elemen data disuatu file database harus dapat digunakan untuk pembuatan suatu output. Demikian juga dengan input yang akan direkamkan didatabase, file file database harus mempunyai elemen elemen untuk menampung input yang dimasukan. Dengan demikian, isi atau struktur dari suatu file database tergantung dari arus data masuk dan arus data keluar ke atau dari file tersebut. Arus data dari suatu file database dapat dilihat pada diagram arus data (DAD) yang telah dibuat didesain model secara umum. Normalisasi Suatu file yang terdiri dari beberapa grup elemen yang berulang ulang perlu diorganisasikan kembali. Proses untuk mengorganisasikan file untuk menghilangkan grup elemen yang berulang ulang ini disebut dengan normalisasi. Normalisasi juga banyak dilakukan dalam merubah bentuk database dari struktur pohon atau struktur jaringan menjadi struktur hubungan. Database dengan struktur data hubungan dapat digambarkan dalam bentuk tabel dua dimensi. - Kolom dari tabel menunjukan atribut dari file. Atribut ini menunjukan item data atau field. - Kumpulan nilai dari field atau item data disebut dengan istilah domain. - Masing masing baris dari record didalam tabel disebut dengan istiah tuple (record) C. Desain teknologi terinci Desain dari teknologi terinci sebenarnya telah dilakukan ditahap desain secara umum. Pada desain secara umum ini telah dapat ditentukan jenis dan jumlah dari teknologi yang akan digunakan. Yang belum didefinisikan secara pasti pada tahap desain secara umum adalah kapasitas dari teknologi simpanan luar yang akan digunakan. 4 Jogiyanto HM, 2008
Setelah file file database berhasil didesain secara rinci, kebutuhan kapasitas simpanan luar sekarang dapat dihitung dengan lebih tepat. Besarnya kapasitas simpanan luar yang dibutuhkan oleh sistem informasi dapat dihitung berdasarkan besarnya file file database yang akan menyimpan data untuk satu periode tertentu. Dari kamus data untuk masing masing file, dapat dihitung besarnya file tersebut, yaitu sebesar panjang recordnya dikalikan dengan volumenya tiap periode simpanan dikalikan lagi dengan kejadiannya. Sebagai misalnya adalah file INDUK KARYAWAN, besarnya file ini dapat dihitung sebesar : - Panjang record =87 byte - Volume per periode simpanan = 300 karyawan - Kejadian tiap karyawan = 1 kali - Besar file database ini adalah = 300 x 1 x 87 byte = 26100 byte Untuk file SEJARAH KARYAWAN, besarnya file inid apat dihitung sebesar : - Panjang record = 35 byte - Volume per priode simpanan = 300 karyawan - Kejadian (rata rata golongan tiap karyawan) = 5 kali - Besarnya file database ini adalah = 300 x 5 x 35 byte = 52500 byte Untuk file TARIP GAJI, besarnya file ini dapat dihitung sebesar : - Panjang record = 8 byte - Volume per periode simpanan = 17 macam golongan - Kejadian tiap golongan = 1 kali - Besarnya file database ini adalah = 17 x 1 x 8 byte = 136 byte Maka besarnya ketiga file ini untuk disimpan dalam suatu periode simpanan adalah sebesar = 26100 byte + 52500 byte + 136 byte = 78736 byte. 5 Jogiyanto HM, 2008