BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Automasi Perpustakaan Bilal (2002) menyatakan bahwa automasi perpustakaan adalah sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi (TI). Dengan bantuan TI maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat sehingga menjadi lebih efisien. Selain itu proses pengolahan data bahan perpustakaan menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali. Dengan demikian para pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya untuk mengurusi pengembangan perpustakaan karena beberapa pekerjaan yang bersifat berulang (repetable) sudah diambil alih oleh komputer (p. 3). Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa automasi perpustakaan adalah proses pengolahan kegiatan rutin perpustakaan dengan bantuan TI guna untuk mempercepat pekerjaan manual di perpustakaan yang meliputi pengadaan, pengatalogan, katalog publik, sirkulasi, dan informasi manajemen. 2.2 Tujuan Penerapan Automasi Perpustakaan Automasi perpustakaan diperlukan untuk meningkatkan mutu layanan kepada pengguna dan dapat meningkatkan kemampuan perpustakaan agar dapat mengikuti pertambahan koleksi, transaksi, dan berbagai sumber daya dengan perpustakaan lainnya.
Menurut Cohen (1981) menyatakan bahwa tujuan automasi perpustakaan atau yang biasa disebut dengan penerapan teknologi informasi pada perpustakaan adalah sebagai berikut : 1. Mengatasi keterbatasan waktu. 2. Mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya dari judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang dsb. 3. Dapat dimanfaatkan secara bersama-sama. 4. Mempercepat proses pengolahan, peminjaman dan pengembalian. 5. Memperingan pekerjaan. 6. Meningkatkan layanan. 7. Memudahkan dalam pembuatan laporan statistic. 8. Menghemat biaya. 9. Menumbuhkan rasa bangga, dan 10. Mempermudah dalam pelayanan untuk kepentingan akreditasi (pp. 6-7). Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan dari automasi perpustakaan adalah untuk mempercepat dan meningkatkan kinerja pustakawan dalam memberikan pelayanan bahan perpustakaan kepada pengguna perpustakaan. 2.3 Alasan Automasi Setiap perpustakaan mempunyai alasan-alasan tertentu untuk mengembangkan sistem kerumahtanggaannya, dari sistem yang manual menjadi suatu sistem berbasis komputer. Biasanya terdapat beberapa alasan yang berlaku umum bagi semua perpustakaan. Menurut Salmon (1985) menyatakan ada sejumlah alasan yang valid untuk mengaplikasikan komputer (automasi) di perpustakaan, antara lain ialah untuk melakukan sesuatu yang lebih baik, lebih cepat atau lebih murah dibanding dengan sistem manual (p. 20). Sejalan dengan pendapat itu, menurut Duval dan Main (1992) seperti yang dikutip Hasugian (2009) menyatakan dari berbagai alasan untuk melakukan automasi di perpustakaan, alasan berikut adalah yang paling sering dijumpai dan dikutip yaitu meningkatkan efisiensi pemrosesan (increased processing efficiency), memperbaiki pelayanan kepada pengguna (improved service to users), penghematan dan penekanan pembiayaan (saving money and containing cost), memperbaiki administrasi dan informasi manajemen (improved administrative and management information). Satu hal menarik dari alasan di atas ialah perbaikan administrasi dan informasi manajemen. Hal ini dipandang sangat penting karena kegagalan perpustakaan untuk
melakukan fungsinya ialah karena tidak didukung oleh administrasi dan informasi managemen yang baik (p. 170). 2.4 Cakupan Automasi Untuk mengetahui pemanfaatan komputer di bidang perpustakaan dapat dilihat dari fase perkembangan automasi perpustakaan, pembagian perkembangan fungsi automasi perpustakaan tersebut dapat dilihat dari fase perkembangan automasi perpustakaan, pembagian perkembangan fungsi automasi perpustakaan tersebut dapat dilihat dalam dua fase. Siregar (1997) menyebutkan fase pertama, fungsi yang diautomasi antara lain adalah sistem sirkulasi, pengatalogan, dan pengadaan. Fase kedua adalah berbagai inovasi baru telah memperluas daya dan cakupan temu balik informasi (pp. 11-12). Lebih lanjut Siregar (1997), menyebutkan kerumahtanggaan perpustakaan adalah suatu istilah yang digunakan untuk mengontrol koleksi suatu perpustakaan. Kerumahtanggaan tersebut mencakup kegiatan pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi, pengawasan serial, dan katalog talian (pp. 4-5). 2.4.1 Pengadaan Pengadaan atau akuisisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi bagi perpustakaan yang baru dibentuk atau didirikan, kegiatan ini meliputi pekerjaan penentuan kriteria pembentukan koleksi awal. Untuk perpustakaan yang sudah berjalan, kegiatan pengadaan untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada. Fungsi utama dari sistem pengadaan terautomasi terdiri dari pemilihan bahan pustaka baru. Menurut Siregar (1997) sub sistem pengadaan yang terautomasi mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut : 1. Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan biasanya dilakukan oleh pustakawan dan pengguna perpustakaan. Pemilihan dapat dilakukan dengan menggunakan sumber informasi yang tersedia seperti katalog penjual buku. 2. Pengecekan bibliografi, kartu-kartu pilihan diinventaris dengan cara mencocokan isi kartu dengan file katalog, file pesanan dan file desiderata. 3. Penerimaan dan pengujian tuntutan, bahan-bahan pustaka baru dan faktur biasannya diterima bersamaan. Melakukan verifikasi terhadap faktur dengan cara mencocokannya dengan daftar pesanan. Pengajuan tuntutan akan diproses
dan dikirimkan kepada pemasok (supplier) bahan pustaka dalamasus di mana terdapat bahan-bahan pustaka yang diterima tidak sesuai dengan pesanan (pp. 5-9). 2.4.2 Pengatalogan Katalog perpustakaan adalah daftar buku dalam sebuah perpustakaan atau dalam sebuah koleksi. Daftar menunjukkan adanya susunan menurut prinsip tertentu sedangkan buku mencakup arti buku dalam arti luas. Menurut Siregar (1996) Sistem pengatalogan berbasis komputer merupakan semua aktivitas yang dilakukan dalam mempersiapkan cantuman bibliografi. Untuk katalog dengan menggunakan komputer. Sistem ini menghasilkan suatu pangkalan data (database) katalog yang dapat diakses secara online. Dengan kata lain, katalog online merupakan suatu bentuk penelusuran terhadap koleksi yang tersedia melalui terminal komputer, disebut juga OPAC (Online Public Acces Catalog) (pp. 2-3). Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa kegiatan pengatalogan merupakan rangkaian pekerjaan untuk mempersiapkan bahan perpustakaan agar mudah diperoleh dan diketahui informasi yang terdapat di dalamnya berdasarkan judul, pengarang, subjek, penerbit, tahun terbit, dan nomor DDC (Dewey Decimal Classification). 2.4.3 Pengawasan Sirkulasi Pengawasan sirkulasi adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, kegiatan ini berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan. Menurut Siregar (1997), sistem pengawasan sirkulasi mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut : 1. Sistem dapat menyediakan fasilitas parameter yang berbeda 2. Sistem dapat menyediakan fasilitas sistem peminjaman 3. Sistem dapat memproses pengembalian 4. Sistem dapat memproses perpanjangan 5. Sistem dapat memproses denda 6. Sistem dapat memproses reservasi 7. Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi pinjaman singkat yang biasanya berlaku untuk dua malam (pp. 33-34). Dengan komputer pekerjaan peminjaman buku dapat dilakukan dengan cepat dan mudah yaitu hanya dengan menyorot barcode kartu kemudian menyorot barcode buku
selanjutnya memberikan cap tanggal pengembalian. Pekerjaan tersebut hanya memakan waktu kurang satu menit untuk setiap buku. Begitu juga dengan proses pengembalian dan perpanjangan buku, cukup dengan menyorot barcode buku kemudian secara otomatis akan terjadi transaksi 2.4.4Online Public Access Catalogue Menurut Siregar (2004), OPAC (Online Public Access Catalogue) adalah penyediaan fasilitas akses koleksi perpustakaan melalui terminal komputer untuk digunakan oleh pengguna perpustakaan. Pengguna menelusur koleksi perpustakaan melalui suatu antarmuka (interface). Hingga saat ini antarmuka OPAC kebanyakan berbasis huruf dan menggunakan perintah singkat (biasanya satu huruf) untuk mengakses cantuman katalog. Dalam sistem terintegrasi (integrated library system), pengguna OPAC dapat pula memeriksa status bahan pustaka, dan melakukan reservasi untuk memberitahu petugas sirkulasi sewaktu bahan yang dipesan dikembalikan (p. 26). 2.4.5. Manajemen Statistik Rowley (1993) menyatakan bahwa statistik adalah pencatatan kuantitas pekerjaan yang mencakup jumlah perolehan bahan perpustakaan, jumlah pengolahan bahan perpustakaan, jumlah anggota perpustakaan, jumlah pengunjung, jumlah peminjaman, jumlah bahan pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna, keterlambatan pengembalian dan sebagainya. Sistem perpustakaan berbasis komputer dapat dengan mudah menghasilkan berbagai jenis ststistik seperti jumlah buku yang dipinjamkan kepada pengguna, jumlah pengunjung perpustakaan dalam periode tertentu dan biaya rata-rata sebuah buku merupakan contoh dari pelayanan yang semakin baik bagi staf maupun para pengguna perpustakaan. Dengan informasi seperti itu, pengambilan keputusan manajemen dapat dilakukan secara lebih efisien dan efektif (p. 7). 2.5 Kebutuhan Sistem Automasi Hasugian (2009) menyatakan bahwa Pada perpustakaan yang sistem kerumahtanggannya masih manual/ konvensional, semua kegiatan pelayanan dan pengolahan koleksi dikerjakan sepenuhnya dengan menggunakan tenaga manusia.
Kegiatan rutin pada perpustakaan yang sifatnya berulang-ulang sering kali menimbulkan kejemuan bagi pelaksananya. Kemampuan manusia untuk mengerjakan dan meningkatkan frekuensi pekerjaan sangatlah terbatas, padahal pada kondisi tertentu ada kalanya suatu pekerjaan harus diselesaikan dengan waktu yang cepat dan akurat. Kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan merupakan suatu rangkaian kegiatan yang terpadu. Data bibliografi yang tercatat pada bagian pengadaan misalnya, akan dicatat pada bagian sirkulasi. Melihat rangkaian kegiatan ini, dapat diperkirakan bahwa sistem perpustakaan yang terintegrasi (integrated library system) menjadi primadona sistem yang dibutuhkan perpustakaan. Sistem yang terintegrasi adalah sistem perpustakaan yang mengintegrasikan antara satu modul dengan modul yang lainnya. Dengan sistem yang terintegrasi tersebut masing-masing bagian atau unit pada kerumahtanggaan perpustakaan akan dapat saling memanfaatkan data bibliografis, yang tentunya akan menghasilkan efesiensi yang tinggi. Duplikasi pencatatan data bibliografis yang sama akan terhindar pada kegiatan tertentu. Proses pelaksanaan kegiatan akan berlangsung lebih cepat dan kinerjanya akan lebih akurat. Dengan demikian, pernyataan kebutuhan sistem akan ditindak lanjuti dengan cara pemilihan sistem. Pemilihan sistem tentu berhubungan dengan kebutuhan sistem yang dinyatakan oleh masing-masing perpustakaan (p. 172). 2.6 Pemilihan Sistem Hasugian (2009) menyatakan sebelum menentukan sistem informasi yang akan digunakan oleh perpustakaan maka pustakawan perlu melakukan studi terlebih dahulu terutama yang berkaitan dengan seberapa jauh perangkat lunak yang akan digunakan tersebut dapat mengakomodasi kebutuhan-kebutuhan perpustakaannya. Pemilihan sistem adalah suatu faktor yang paling dipertimbangkan dalam usaha mengembangkan teknologi informasi pada perpustakaan. Faktor tersebut dapat ditinjau dari aspek metode pemilihannya, pemilihan perangkat lunak (software) maupun perangkat keras (hardware) (p. 173). 2.6.1 Metode Pemilihan Sistem
Metode adalah cara untuk mencapai suatu tujuan. Automasi perpustakaan pada hakekatnya untuk meningkatkan kualitas perpustakaan kepada pengguna. Untuk mencapai tujuan itu perpustakaan dapat melakukan berbagai cara atau metode dalam pemilihan sistem yang sesuai. Berdasarkan cara pengembangannya, Corbin (1985) sebagaimana dikutip oleh Hasugian (2009) membagi metode automasi perpustakaan atas 4 (empat), yaitu membeli sistem Turnkey (turnkey systems), mengadaptasi sistem (adapted systems), mengembangkan sistem lokal (locally development systems), dan menggunakan sistem bersama (shared systems) (p. 173). 1. Membeli sistem turnkey Sistem turnkey adalah suatu sistem computer yang sudah dirancang, diprogram, diuji dan kemudian dijual oleh (vendor atau supplier) kepada perpustakaan dalam keadaan siap untuk dipasang dan dioperasikan. Sistem ini merupakan suatu paket jadi. Biasanya vendor juga menyiapkan dokumentasi yang perlu, seperti pedoman untuk para pengguna. Ada kalanya vendor mengikutkan pada kontrak untuk pemasangan dan pemeliharaan sistem, serta penyelenggaraan pelatihan pengoperasian sistem tersebut untuk para staf perpustakaan. (Hasugian 2009, p. 173) Vendor lain hanya menyiapkan atau menjual software aplikasinya saja dan perpustakaan sendiri yang bertanggungjawab untuk menyiapkan hardwarenya. Mengembangkan sistem automasi dengan cara turnkey mempunyai beberapa keuntungan diantaranya : a. Sistem turnkey dapat dipasang di perpustakaan dalam tenggang waktu yang relatif singkat karena sistem tersebut merupakan paket jadi. Biaya desain, pemrograman dan pengujian dapat dihindarkan b. Spesialis sistem dan computer biasanya disediakan pada saat instalasi dan pelatihan pengoperasian c. Staf tidak harus berlatarbelakang pendidikan komputer. Pada sisi lain sistem turnkey juga mempunyai kelemahan. Antara lain:
1. Beberapa ciri sistem turnkey tidak sesuai dengan keinginan atau kebutuhan perpustakaan karena sistem ini dirancang dan diprogram untuk mengakomodasi kebutuhan perpustakaan secara umum. 2. Harganya mahal 3. Beberapa sistem turnkey tidak fleksibel dalam pengertian bahwa tidak dapat diubah setelah dipasang (Corbin 1985, pp. 9-14). 2. Mengadaptasi sistem Hasugian (2009) menyatakan bahwa Perpustakaan dapat juga membangun dan mengembangkan automasinya dengan cara mengadaptasi sistem melalui kerjasama jaringan. Sistem jaringan adalah suatu sistem yang dirancang, diprogram dan digunakan secara bersama oleh beberapa perpustakaan. Karena itu sistem tersebut dinamakan juga sistem kooperatif. Perpustakaan yang menjadi anggota jaringan biasanya membayar sejumlah biaya kepada pengelola pusat jaringan sesuai kesepakatan bersama, menyangkut persyaratan anggota, hak dan kewajiban, serta jenis layanan yang digunakan bersama. Perpustakaan yang menjadi anggota jaringan tidak harus memiliki tenaga ahli komputer karena tenaga ahli cukup disediakan oleh pengelola jaringan. Selain itu, pendidikan dan pelatihan staf untuk mengelola dan mengoperasikan sistem tersebut biasanya dilakukan dan dikoordinasikan oleh pengelola pusat jaringan. Kelemahan dari pengembangan sistem ini ialah bahwa kebutuhan perpustakaan sebagai pengguna sistem dan anggota jaringan dapat berbeda. Sehingga sistem sulit mengakomodasi semua kebutuhan tersebut. Kelemahan lain ialah bahwa perpustakaan anggota jaringan kurang leluasa mengembangkan sistem karena hak mereka dibatasi oleh aturan kerja sama (p. 174). 3. Mengembangkan sistem lokal Perpustakaan dapat juga membangun sistem automasinya dengan mengembangkan sistem local, yang sering disebut dengan in house development systems. Sistem local adalah sistem komputer yang dirancang, diprogram dan diuji oleh perpustakaan pembuatnya. Keuntungan dari sistem lokal adalah bahwa sistem dirancang dan
diprogram sesuai kebutuhan atau keinginan perpustakaan. Kelemahannya adalah pengembangan sistem lokal membutuhkan biaya yang mahal untuk mencari atau memiliki tenaga ahli komputer (Hasugian 2009, p. 174). 4. Menggunakan bersama sistem dari perpustakaan lain. Metode atau cara lain yang dapat dipilih oleh perpustakaan dalam ranggka membangun dan mengembangkan sistem automasinya, adalah menggunakan bersama sistem dari perpustakaan lain. Dengan metode ini perpustakaan dapat menekan biaya dan kegiatan merancang, memprogram, dan menguji sistem yang biasanya membutuhkan biaya dan waktu yang banyak. Karena kegiatan-kegiatan tersebut sudah dilakukan oleh perpustakaan asal sistem tersebut. Kelemahan yang harus diperhitungkan oleh perpustakaan bila menggunakan metode ini ialah, adanya perbedaan kebijakan antara perpustakaan asal pemilik sistem dengan perpustakaan yang mau menggunakan sistem tersebut. Selain hal itu, perpustakaan yang menggunakan metode ini harus memiliki tenaga ahli komputer untuk mengadaptasi software aplikasi tersebut dan kemudian menginstalnya (Hasugian 2009, p. 175). 2.6.2 Memilih Perangkat Komputer Hasugian (2009) menyatakan dewasa ini ada keinginan dari berbagai perpustakaan tertentu dalam rangkaian membangun dan mengembangkan automasinya denga cara membeli sistem turnkey, karena disamping lebih praktis, sejumlah perangkat lunak (software) khusus untuk kerumahtanggaan perpustakaan semakin mudah ditemukan di pasar komersial seperti VTLS, Dynix, dan sebagainya (p. 175). 2.6.3 Pemilihan Perangkat Lunak (Software) Dalam pemilihan software, ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan perpustakaan. Faktor dan kriteria tersebut dapat diidentifikasikan dengan mengajukan pertanyaan: apa, siapa, bagaimana, dimana, dan berapa. Menurut Butan (1995) faktor yang harus dipertimbangkan adalah: 1. Faktor umum, yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan software adalah:
a. Apakah software itu dipakai oleh perpustakaan lain. Jika ya perlu dipelajari bagaimana pengalaman mereka dalam menggunakan software tersebut. b. Berapa harga software tersebut, persoalan murah atau mahalnya software tersebut harus dipertimbangkan sesuai dengan fasilitas yang dipersiapkan. c. Siapa yang memproduksi atau merancang software tersebut, yang harus dipertimbangkan perpustakaan adalah bagaimana kualitas software tersebut. 2. Faktor teknis, yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan software adalah: a. Apakah software tersebut memiliki fasilitas bahasa inggris atau bahasa asing lainnya. b. Apakah software itu hanya bisa dijalankan dengan konfigurasi hardware yang minimum. c. Apakah menggunakan sistem software yang lain, seperti program edit sebelum software tersebut digunakan. d. Berapa jumlah records, besarnya file, jumlah fields, besarnya fields, dan besarnya records. e. Apakah software itu dirancang atau dipergunakan oleh umum. f. Apakah salah satu diantara format itu sesuai dengan sistem komputer yang di pergunakan 3. Faktor pendukung, yang perlu dan dievaluasi dalam pemilihan software adalah menyangkut dokumentasi. Apakah sistem dilengkapi dengan dokumentasi. 4. Faktor hukum, dalam pemilihan software faktor hukum tidak boleh diabaikan, adapun pertanyaan yang dapat diajukan dalam pemilihan software adalah apakah ada jaminan dalam pembelian software (p. 60). 2.6.4 Pemilihan Perangkat Keras (Hardware) Pendekatan yang paling penting dilakukan dalam memilih hardware ialah mengumpulkan berbagai informasi berkenaan dengan software yang akan dijalankan. Ada keterkaitan antara software dengan hardware. Adakalanya suatu software memerlukan spesifikasi hardware tertentu, misalnya menyangkut versi prossesor, RAM, dan sebagainya. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam memilih hardware, selain ketersediaan suku cadang.oleh karena itu, sebaiknya pihak perpustakaan melakukan konsultasi dengan staf pusat komputer yang ada di perguruan tinggi, sebelum melakukan penawaran atau transaksi pembelian. Dalam pemilihan yang mau digunakan sebagai terminal, hal yang perlu diperiksa antara lain layar, printer, alat perekam, karaktertik dan transmisi (Hasugian 2009, p. 177).