POLA DASAR PENYELENGGARAAN ORGANISASI (PDPO) IKATAN HIMPUNAN MAHASISWA BIOLOGI INDONESIA (IKAHIMBI) PERIODE 2011-2013
POLA DASAR PENYELENGGARAAN ORGANISASI (PDPO) BADAN PENGURUS PUSAT IKATAN HIMPUNAN MAHASISWA BIOLOGI INDONESIA PERIODE 2011-2013 BAB I POLA UMUM KEBIJAKAN Pasal 1 1. Melakukan evaluasi secara komprehensif terhadap kinerja Badan Pengurus Pusat sebelumnya dan melanjutkan agenda atau program kerja yang bersifat kontinu dan masih relevan dengan kondisi saat ini. 2. Menciptakan tata administrasi organisasi yang tertib, terpadu dan mapan guna mendukung penyelenggaraan organisasi yang profesional serta dalam rangka menjaga eksistensi dan keberlangsungan organisasi. 3. Mengupayakan dengan sungguh-sungguh usaha yang mengarah pada aspek pendanaan bagi keperluan organisasi. Pengurus dituntut untuk mampu bekerja sama dan membuka jaringan seluas-luasnya dengan instansi, badan usaha atau orang perseorangan dalam rangka optimalisasi penggalangan dana. Usaha yang dimaksud harus bersifat kreatif, inovatif, dan kontinu dengan tetap menjaga kredibilitas dan independensi organisasi. 4. Memberikan kesempatan kepada koordinator wilayah untuk menerapkan kebijakan-kebijakan yang sesuai dengan kultur dan ciri khas yang ada dan berkembang di wilayah masing-masing. 5. Melaksanakan penyelenggaraan organisasi yang profesional, solid, terpadu, transparan, dan bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme. 6. Membina pola hubungan pengurus yang harmonis, komunikatif serta menjunjung tinggi nilai-nilai persaudaraan dan kekeluargaan dengan tetap berpegang teguh pada kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia. 7. Optimalisasi proses penyampaian informasi dan wawasan tentang Ikahimbi kepada masyarakat luas, meliputi : instansi pemerintah/swasta, badan-badan usaha, lembaga swadaya masyarakat, kalangan akademisi, pelajar, dan masyarakat Indonesia secara keseluruhan. Sehingga kedepannya Ikahimbi akan lebih dikenal dan menjadi bagian tak terpisahkan dari masyarakat Indonesia untuk turut serta dalam menyukseskan pembangunan nasional. 8. Bersifat terbuka dan selektif terhadap segala bentuk informasi demi bagi
terciptanya proses dinamisasi organisasi, sehingga Ikahimbi dapat tampil dinamis dan mengikuti perkembangan zaman.. 9. Pengurus bersama-sama dengan seluruh komponen Ikahimbi untuk saling bahumembahu mengerahkan segala potensi dan kemampuan yang dimiliki untuk mendukung usaha-usaha yang mengarah pada gerak organisasi dalam satu gerak nasional agar terciptanya optimalisasi kinerja di Ikahimbi. Kedepannya, pengurus akan mengusahakan suatu proses untuk menasionalkan Ikahimbi sebagai satu-satunya organisasi profesi Himpunan Mahasiswa Biologi (HMB) yang diakui di Indonesia. Sehingga diharapkan fungsi dan peran Ikahimbi lebih optimal serta dampak yang ditimbulkan dari setiap gebrakan Ikahimbi akan lebih terasa manfaatnya oleh anggota dan masyarakat luas. 10. Menjalin kerjasama yang baik dengan organisasi lain dalam rangka mewujudkan visi, misi dan tujuan Ikahimbi 11. Memberikan dukungan serta berpartisipasi aktif dalam proses pengembangan dan peningkatan IPTEK baik di dalam maupun di luar negeri. 12. Bersikap responsif, solutif, kritis, dan independen terhadap kebijakan-kebijakan pemerintah yang berkenaan dengan wilayah Ikahimbi. 13. Menyelenggarakan program pengkaderan yang terbuka, terpadu dan komprehensif guna tersedianya SDM yang handal agar proses regenerasi kepengurusan organisasi dapat berjalan dengan baik. BAB II KOMPOSISI PENGURUS IKAHIMBI Pasal 2 1. Sekretaris Jenderal 2. Wakil Sekretaris Jenderal I 3. Wakil Sekretaris Jenderal II 4. Wakil Sekretaris Jenderal III 5. Kepala Biro Kesekretariatan 6. Kepala Biro Keuangan 7. Kepala Departemen Penelitian dan Pengembangan 8. Kepala Departemen Keilmuan dan Kajian Strategis 9. Kepala Departemen Pengembangan Organisasi dan Kaderisasi 10. Kepala Departemen Informasi dan Komunikasi 11. Koordinator Wilayah
BAB III STRUKTUR DAN HIERARKI PENGURUS IKAHIMBI Pasal 3 Struktur Pengurus Ikahimbi Terlampir Pasal 4 Hierarki Pengurus Ikahimbi Sekretaris Jenderal bertanggungjawab kepada Munas Ikahimbi 1. Pengurus Ikahimbi berhak meminta nasehat kepada dewan penasehat. 2. Dewan Pengawas bertugas mengawasi kinerja pengurus Ikahimbi. 3. Seluruh Staf bertanggungjawab kepada Sekretaris Jenderal. 4. Wakil Sekretaris Jenderal I, II dan III bertanggungjawab langsung kepada Sekretaris Jenderal. 5. Biro Kesekretariatan dan Biro Keuangan bertanggung jawab terhadap Wakil Sekretaris Jenderal I. 6. Departemen Penelitian dan Pengembangan, Departemen Keilmuan dan Kajian Strategis bertanggungjawab terhadap Wakil Sekretaris Jenderal II. 7. Departemen Pengembangan Organisasi dan Kaderisasi, dan Departemen Informasi dan Komunikasi bertanggung jawab terhadap Wakil Sekretaris Jenderal III. 8. Koordinator Wilayah bertanggung jawab terhadap Sekretaris Jenderal. BAB IV DESKRIPSI TUGAS PENGURUS IKAHIMBI Pasal 5 1. Sekretaris Jenderal a. Melaksanakan ketetapan-ketetapan Munas, Mukernas, Rakornas Ikahimbi dan peraturan lainnya. b. Melaksanakan dengan penuh tanggung jawab Pola Dasar Penyelenggaraan Organisasi (PDPO) periode 2011-2013. c. Membuat kebijakan-kebijakan yang mengarah kepada kemajuan organisasi. d. Mengkoordinasi program kerja Ikahimbi secara keseluruhan. e. Memimpin, mengarahkan dan mengkoordinasikan semua fungsi dan peran pengurus Ikahimbi untuk mencapai visi, misi dan tujuan organisasi. f. Menyusun Staf untuk membantu tugasnya.
g. Menaungi dan melakukan koordinasi dengan Pengurus Pusat dan Koordinator Wilayah. h. Melaporkan hasil Munas, Mukernas, dan Rakornas Ikahimbi ke Direktorat Perguruan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia dan perguruan tempat Sekretariat jenderal berada. 2. Wakil Sekretaris Jenderal I, II dan III a. Membantu Sekretaris Jenderal dalam melaksanakan tugas-tugasnya. b. Bersama-sama dengan Sekretaris Jenderal melaksanakan aktivitas keberlangsungan organisasi. c. Melaksanakan tugas yang dimandatkan oleh Sekretaris Jenderal. d. Membantu Sekretaris Jenderal dalam merumuskan kebijakan-kebijakan organisasi. e. Menggantikan tugas Sekretaris Jenderal dalam melaksanakan kinerja Badan Pengurus Pusat apabila Sekretaris Jenderal berhalangan tetap. f. Bertindak sebagai koordinator tiap biro dan departemen sesuai AD dan ART. 3. Biro Kesekretariatan a. Membuat sistem kearsipan dan dokumentasi organisasi yang tertata dan teratur. b. Melaksanakan kegiatan administrasi sesuai dengan peraturan administrasi organisasi. c. Melakukan koordinasi dengan Sekretaris Jenderal dalam pelaksanaan tugas administrasi. 4. Biro Keuangan a. Melakukan pengaturan keuangan berdasarkan Peraturan Keuangan Organisasi. b. Membuat program-program yang berkaitan dengan penggalangan dana organisasi yang tidak bertentangan dengan AD dan ART serta tanpa mengesampingkan aspek profesionalisme, kreativitas dan keinovasian. c. Melakukan koordinasi dengan Sekretaris Jenderal dalam pelaksanaan tugas anggaran 5. Departemen Penelitian dan Pengembangan a. Mengembangkan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi dalam Biologi. b. Memberdayakan secara optimal potensi sumber daya lokal. c. Mewujudkan lingkungan hidup yang seimbang dan berkelanjutan. d. Melakukan kerjasama dengan instansi terkait guna melaksanakan penelitian
terpadu. 6. Departemen Keilmuan dan Kajian Strategis a. Melakukan kajian lebih lanjut terhadap permasalahan-permasalahan ilmu biologi yang dihadapi oleh departemen penelitian dan pengembangan b. Meningkatkan penalaran mahasiswa biologi akan masalah ke-biologi-an di lingkungan dan menemukan solusinya. c. Mendapatkan informasi hasil penelitian mahasiswa biologi terbaik dan mempublikasikannya kepada masyarakat dunia. d. Melakukan kajian ilmiah pada permasalahan ke-biologi-an yang berpengaruh besar terhadap masyarakat dan negara Indonesia. e. Melakukan kajian intensif terhadap permasalahan pemanasan global dengan lebih menitik beratkan pada sudut pandang ilmu biologi. f. Melakukan tindakan nyata ke masyarakat dan negara Indonesia setelah melakukan kajian-kajian strategis permasalahan ke-biologi-an di tanah air Indonesia. 7. Departemen Pengembangan Organisasi dan Kaderisasi a. Membuat pola pengkaderan organisasi yang efektif, efisien dan berkala. b. Melakukan pengkajian terhadap kebijakan Pengurus Pusat dan Wilayah yang berkaitan dengan pengembangan organisasi dan kaderisasi. c. Membuat strategi pengembangan organisasi untuk tingkat nasional dan wilayah. d. Melakukan kajian dan membuat program-program yang berkaitan dengan pengembangan organisasi. 8. Departemen Informasi dan Komunikasi a. Melakukan pendataan anggota-anggota Ikahimbi yang belum terdaftar. b. Meningkatkan komunikasi dan koordinasi yang kokoh dan kuat. c. Meningkatkan pemahaman anggota Ikahimbi tentang konsep Ikahimbi Melakukan distribusi komunikasi. d. Menjalin kerja sama dengan Instansi terkait dan masyarakat. 9. Koordinator Wilayah a. Bertanggung jawab atas wilayah kerjanya. b. Mengkoordinasi kegiatan-kegiatan yang ada di wilayah kerjanya.
BAB V STAF SEKRETARIS JENDERAL Pasal 6 Staf Sekretaris Jenderal 1. Staf Sekretaris Jenderal diangkat dan diberhentikan oleh Sekretaris Jenderal. 2. Staf Sekretaris Jenderal bertugas membantu Sekretaris Jenderal dalam merealisasikan ketetapan Munas, Mukernas, dan Rakornas Ikahimbi serta bertanggung jawab kepada Sekretaris Jenderal. Pasal 7 Hak dan Kewajiban Staf Sekretaris Jenderal 1. Hak Staf Sekretaris Jenderal a. Mendapat perlakuan dan pelayanan yang sama. b. Mengajukan saran dan kritik yang mengarah kepada kemajuan organisasi. c. Menggunakan fasilitas organisasi untuk kepentingan organisasi serta bertanggung jawab dalam menggunakannya. 2. Kewajiban Staf Sekretaris Jenderal a. Menjaga nama baik organisasi. b. Mematuhi AD/ART, ketetapan-ketetapan Munas dan Mukernas, dan peraturan lainnya yang berlaku di lingkungan Ikahimbi. c. Mensukseskan program-program organisasi. d. Mendukung pelaksanaan pola umum kebijakan organisasi. e. Melaksanakan dengan penuh tanggung jawab Pola Dasar Penyelenggaraan Organisasi (PDPO) periode 2011-2013. f. Menjalin hubungan baik sesama pengurus dan anggota. g. Melaksanakan publikasi dan sosialisasi program-program organisasi maupun Ikahimbi secara keseluruhan. h. Bersikap tanggap dan bijak dalam menyikapi perkembangan masyarakat dan bangsa. i. Terlibat aktif dalam setiap kegiatan organisasi.
BAB VI MEKANISME PENGAMBILAN KEPUTUSAN Pasal 8 Tingkatan Keputusan 1. Keputusan tertinggi dalam Badan Pengurus Pusat Ikahimbi berada pada Sekretaris Jenderal. 2. Jika Sekretaris Jenderal berhalangan tetap (sakit parah, meninggal, dan kondisi darurat atau luar biasa) maka keputusan tertinggi dalam badan pengurus pusat Ikahimbi berada pada Wasekjen I hingga batas yang ditentukan sampai terselenggaranya Munaslub. 3. Jika Sekretaris Jenderal dan Wasekjen I berhalangan tetap, maka keputusan tertinggi dalam Badan Pengurus Pusat Ikahimbi berada pada Wasekjen II hingga batas waktu yang ditentukan sampai terselengaranya Munaslub. 4. Jika Sekretaris Jenderal dan Wasekjen II berhalangan tetap, maka keputusan tertinggi dalam Badan Pengurus Pusat Ikahimbi berada pada Wasekjen III hingga batas waktu yang ditentukan sampai terselengaranya Munaslub. Pasal 9 Penentuan Keputusan 1. Sekretaris Jenderal dapat mengeluarkan keputusan berupa kebijakan-kebijakan baik dalam ruang lingkup internal maupun eksternal organisasi. 2. Kepala Biro dan Kepala departemen dapat mengeluarkan keputusan berupa kebijakan-kebijakan Biro terhadap masalah tertentu yang berkaitan dengan spesifikasi kerja Biro dan Departemen, setelah sebelumnya dimusyawarahkan dengan staf dalam rapat Biro atau Departemen dan harus dikonsultasikan kepada Sekretaris Jenderal untuk mendapat persetujuan. 3. Koordinator Wilayah dapat mengeluarkan keputusan berupa kebijakan-kebijakan Wilayah Ikahimbi terhadap kebijakan tertentu yang berkaitan dengan wilayah kerjanya, setelah sebelumnya dimusyawarahkan dengan anggota tiap Wilayah kerja dan harus dikonsultasikan kepada Sekretaris Jenderal untuk mendapat persetujuan.
Pasal 10 Bentuk-bentuk Rapat 1. Musyawarah Kerja Nasional (Mukernas) Badan Pengurus Pusat Ikahimbi a. Dihadiri oleh Sekretaris Jenderal beserta seluruh staf Badan Pengurus Pusat Ikahimbi, Koordinator Wilayah, Dewan Pengawas dan undangan. b. Bertujuan untuk menyusun agenda program kerja, merumuskan kebijakankebijakan Badan Pengurus Pusat Ikahimbi dan lain sebagainya. 2. Rapat Koordinasi Nasional (Rakornas ) Badan Pengurus Pusat Ikahimbi a. Dihadiri oleh Sekretaris Jenderal beserta seluruh staf Badan Pengurus Pusat Ikahimbi, Koordinator Wilayah, Dewan Pengawas dan undangan. b. Dilaksanakan setelah atau bersamaan dengan pelaksanaan Seminar Hasil Penelitian II (SHP II). c. Bertujuan untuk mengevaluasi kinerja dan program kerja, merumuskan rekomendasi-rekomendasi Badan Pengurus Pusat Ikahimbi dan lain sebagainya. 3. Rapat Pengurus Pusat Terbatas a. Dihadiri oleh Sekretaris Jenderal beserta staf Badan Pengurus Pusat Ikahimbi yang terkait dengan agenda pembahasan rapat. b. Dilaksanakan berkala. c. Bertujuan untuk membahas dan merumuskan kebijakan Badan Pengurus Pusat terhadap agenda rapat. 4. Rapat Biro atau Departemen a. Dihadiri oleh Kepala Biro atau Departemen dan staf serta undangan baik dari unsur internal maupun eksternal organisasi. b. Dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan. c. Bertujuan untuk membahas dan merumuskan kebijakan Departemen atau Biro terhadap permasalahan yang berkembang sesuai dengan spesifikasi Departemen atau Biro yang bersangkutan. BAB VII SISTEM KEARSIPAN Pasal 11 1. Sistem kearsipan yang dianut adalah sistem terkendali dan terpusat. 2. Terkendali maksudnya segala sesuatu yang berhubungan dengan arsip organisasi harus diketahui dan diaudit oleh Badan Pengurus Pusat secara berkala
dan kontinu. 3. Terpusat maksudnya semua arsip organisasi yang otentik harus tersimpan dengan rapih dan aman di kantor pusat kecuali arsip berupa duplikat (salinan) dapat disebar sesuai keperluan organisasi setelah sebelumnya diaudit oleh Biro Kesekretariatan. 4. Arsip organisasi yang berhubungan dengan sejarah perkembangan Ikahimbi akan disusun dalam bentuk cakram kompak dan album organisasi. Arsip yang dimaksud meliputi dokumentasi Munas/Mukernas dan dan kegiatan kegiatan tingkat nasional atau wilayah yang telah dilaksanakan. 5. Arsip organisasi yang berhubungan dengan draf naskah akan dilakukan penjilidan atau pembukuan naskah yang disusun secara kronologis dan terstruktur. 6. Setiap biro dan departemen wajib mengamankan arsip-arsip yang berhubungan dengan agenda atau program atau kegiatan masing-masing biro serta melaporkannya Biro Kesekretariatan. 7. Untuk selanjutnya segala sesuatu yang berhubungan dengan arsip organisasi akan dikelola sepenuhnya oleh Biro Kesekretariatan. BAB VIII SISTEM ADMINISTRASI Pasal 12 1. Sistem administrasi yang akan diterapkan yaitu sistem terpadu, instan dan terkendali. 2. Terpadu maksudnya tata administrasi organisasi merujuk pada Peraturan Administrasi Organisasi (PAO) yang berlaku, dengan kata lain adanya keseragaman bentuk baku administrasi. 3. Instan maksudnya regulasi dan sirkulasi administrasi organisasi bersifat mudah, cepat, fleksibel dan mempunyai daya akses yang akurat. 4. Terkendali maksudnya segala sesuatu yang menyangkut administrasi organisasi harus diketahui dan diaudit Badan Pengurus Pusat Ikahimbi. 5. Untuk kelancaran sistem administrasi maka disusun Peraturan Organisasi Administrasi (PAO) yang berlaku umum dan menjadi pedoman di lingkungan Ikahimbi. 6. Dalam rangka mendukung sistem administrasi, maka setiap Kepala Biro dan Kepala Departemen akan diberikan mandat berupa 1 buah stempel dan kop surat untuk dipergunakan sepenuhnya bagi kepentingan organisasi.
7. Untuk selanjutnya segala sesuatu yang berhubungan dengan administrasi organisasi akan dikelola sepenuhnya oleh Biro Kesekretariatan. BAB IX SISTEM KEUANGAN Pasal 13 1. Sistem keuangan yang dianut adalah sistem akuntabel, transparan dan terkendali. 2. Akuntabel maksudnya proses penyelenggaraan keuangan organisasi berdasarkan prinsip-prinsip akuntansi. 3. Transparan maksudnya segala sesuatunya yang menyangkut dengan proses penyelenggaraan keuangan organisasi harus dapat diketahui oleh publik dan dapat dipertanggungjawabkan. 4. Terkendali maksudnya segala sesuatu yang menyangkut keuangan organisasi harus diketahui dan diaudit oleh Badan Pengurus Pusat. 5. Dalam rangka mendukung sistem keuangan, maka disusun Peraturan Keuangan Organisasi (PKO) yang menjadi pedoman dan berlaku umum di lingkungan Ikahimbi. 6. Segala keuntungan yang diperoleh oleh bagian kewirausahaan harus dikonsultasikan dan diaudit oleh Biro Keuangan. 7. Untuk selanjutnya, Biro Keuangan mengelola sepenuhnya keuangan organisasi. BAB X SISTEM INFORMASI DAN KOMUNIKASI Pasal 14 1. Sistem informasi dan komunikasi yang dianut yaitu reversibel, aksesibilitas tinggi dan terpadu. 2. Reversibel maksudnya proses penyelenggaraan informasi dan komunikasi dapat terjamin berlangsung dua arah saling mendukung satu sama lainnya. 3. Aksesibilitas tinggi maksudnya proses penyelenggaraan informasi dan komunikasi mempunyai daya akses yang mudah, cepat dan akurat. 4. Terpadu maksudnya proses penyelenggaraan dan komunikasi berlangsung dengan baik berdasarkan pedoman yang ada seperti surat elektronik, jaringan situs, daftar surat elektronik dan sebagainya yang dirangkum dalam pusat pengelolaan informasi dan komunikasi.
5. Dalam rangka mendukung sistem informasi dan komunikasi, maka disusun suatu Pusat Pengelolaan Informasi dan Komunikasi. 6. Membangun dan memperkuat jaringan organisasi untuk meningkatkan kinerja dan aktivitas pengurus. 7. Staf informasi dan komunikasi bertanggung jawab penuh menyelenggarakan kegiatan seputar informasi dan komunikasi organisasi BAB XI MEKANISME PENGUNAAN STEMPEL Pasal 15 1. Sekretaris Jenderal mempunyai hak, wewenang dan otoritas penuh terhadap penggunaan stempel Badan Pengurus Pusat dalam menjalankan tugasnya bagi keperluan organisasi. 2. Pengunaan stempel Badan Pengurus Pusat oleh staf Sekretaris Jenderal dilakukan demi keperluan organisasi atas izin dan persetujuan Sekretaris Jenderal. 3. Biro Kesekretariatan difasilitasi stempel Badan Pengurus Pusat untuk memudahkan kerja Sekretaris Jenderal. 4. Biro Kesekretariatan berwenang menandatangani berkas-berkas untuk kepentingan organisasi atas nama Sekretaris Jenderal disertai stempel Badan Pengurus Pusat setelah mendapat izin dan persetujuan tertulis dari Sekretaris Jenderal. 5. Kepala Biro dan Kepala Departemen difasilitasi stempel Badan Pengurus Pusat apabila kedudukan berjauhan dengan kantor pusat. 6. Kepala Biro berwenang menandatangani berkas-berkas untuk kepentingan organisasi atas nama Sekretaris Jenderal disertai stempel Badan Pengurus Pusat setelah mendapat izin dan persetujuan tertulis dari Sekretaris Jenderal. 7. Untuk mendapatkan izin dan persetujuan yang dimaksud di atas Kepala Biro dan Kepala Departemen harus mengkonfirmasi secara formal (substansi atau salinan) berkas-berkas yang dimaksud Sekretaris Jenderal dengan mengirimkan via pos, faks, atau surat elektronik.
BAB XII ATURAN TAMBAHAN Pasal 16 Segala sesuatu yang belum diatur dan ditetapkan dalam Pola Dasar Penyelengaraan Organisasi (PDPO) ini akan diatur kemudian.