BAB III PELAKSANAAN MAGANG 3.1 Pengenalan Lingkungan Kerja Penulis memulai praktek pelaksanaan kerja atau magang pada Kementerian Negara Koperasi dan UKM selama 1 (satu) bulan yang dimulai dari tanggal 14 Agustus sampai dengan 13 September 2013. Dalam melaksanakan kegiatan magang dilaksanakan dari hari senin s/d jum at dan jam masuk kerjanya dari pukul 07.00 s/d 16.00 WIB. Penulis melakukan praktek kerja pada Kementerian Negara Koperasi dan UKM Jakarta Selatan, sebelum penulis melakuakn kegiatan magang terlebih dahulu penulis memperkenalkan diri kepada Bapak Soleh selaku Kepala Subbagian Tata Usaha. Kemudian penulis diberikan penjelasan dari Bapak Soleh bahwasannya penulis akan melakukan kegiatan magang dibagian Pengembangan Sumber Daya Manusia dan penulis diperkenalakan kepada Bapak Asan Azhari selaku pembimbing magang. Setelah itu, penulis diberikan pengarahan tentang tugas-tugas yang akan diberikan dan tata cara penggunaan mesin photocopy dan mesin faximili pada saat pelaksanaan magang berlansung. Kemudian penulis juga diberikan penjelasan tentang tata tertib yang ada diperusahaan tersebut yaitu berpakaian sopan,rapi, dan memakai almamater sebagai identitas peserta magang. Hal ini dimaksudkan agar penulis dapat mengerti dan memahami semua jenis pekerjaan yang sering di jumpai atau sering di kerjakan oleh Kementerian Pemerintahaan.

3.2 Kegiatan Selama Magang Selama kegiatan magang berlangsung penulis menemukan manfaat dan pengetahuan yang di dapat, seperti tata berorganisasi yang ada dalam dunia kerja, serta pengalaman pengalaman yang didapat selama penulis melakukan praktik kerja lapangan atau magang di Kementeria Negara Koperasi dan UKM kantor pusat Jakarta. Kegiatan magang yang penulis lakukan pada Kementerian Negara Koperasi dan UKM kantor pusat Jakarta dapat di klarifikasi menjadi 2 (dua) kegiatan, yaitu kegiatan rutin dan kegiatan non rutin yang akan diuraikan sebagai berikut : 3.2.1 Kegiatan Rutin diantarannya : Kegiatan rutin yang dilakukan oleh penulis selama melakukan praktek kerja / magang, 1. Mendistribusikan surat masuk di mana kegiatannya dimulai dari mensortir surat yang datang, memberi lembar disposisi, input surat masuk kemudian diberikan sesuai disposisi dari Deputi bidang SDM 2. Menginput data surat masuk dan surat keluar 3. Mengarsipkan dokumen yang masuk dan keluar, seperti : cuti pegawai,dan arsip-arsip yang berhubungan dengan pegawai tersebut. 3.2.2 Kegiatan Non Rutin Kegiatan non rutin yaitu tugas yang tidak setiap hari dilakukan oleh penulis pada saat praktek kerja/ magang, tugas ini dilakukan jika penulis telah selesai melakukan tugas rutin dan masih tersisa waktu luang yang cukup banyak.

Adapun tugas tersebut, yakni : a. Menyampaikan dan memberikan informasi kepada para pegawai bilamana ada surat masuk atau document-document yang penting yang bersangkutan dengan pegawai. b.menerima Telepon c. Mengirim faximili dan menerima faximili d.fotocopy dokumen 3.3 Masalah yang di temui pada Unit Kerja Selama mengikuti kegiatan praktek kerja/magang pada Kementerian Negara Koperasi dan UKM, khususnya dibagian pengembangan SDM, penulis menemukan suatu permasalahan dari awal penulis memulai praktek kerja lapangan yang terdapat di dalam ruang kantor. Masalah itu timbul karena beberapa faktor yakni lingkungan didalam gedung maupun disekitar gedung, sebagaimana disebut dibawah ini. 3.3.1 Masalah Tidak Terawat dan Terpeliharanya Gedung Kantor Kurang terpeliharanya dan perawatan gedung kantor, menjadi salah satu masalah yang terdapat pada kantor Kementerian Negara Koperasi dan UKM khususnya bagian pengembangan SDM. Beberapa ruangan yang tidak digunakan kembali terlihat kusam dan kotor,serta hanya dijadikan sebagai ruang penyimpanan peralatan kantor yang sudah tidak digunakan kembali. Selain itu, apabila hujan di dalam salah satu ruangan kantor terjadi rembesan air pada dinding, sedangkan diluar ruangan terjadi kebocoran yang mengakibatkan adanya genangan air pada lantai kantor.

3.3.2 Masalah Penataan Ruang Kantor Penataan ruang kantor yang kurang baik bagi para pekerja dalam melakukan pekerjaan rutin mereka menjadi faktor utama yang dapat mengganggu konsentrasi serta efektivitas para pekerja. Penataan meja dan kursi di ruang kerja tersebut kurang baik, sehingga mengganggu mobilitas / pergerakkan para pegawai di tempat tersebut. 3.3.3 Masalah Kelembaban Udara Di Ruang Kantor Kualitas udara yang tidak baik di dalam ruangan kantor dapat mempengaruhi kenyamanan lingkungan kerja, sebab kualitas udara yang buruk akan membawa dampak negatif terhadap kesehatan para pekerja. 3.4 Penyebab Masalah 3.4.1 Tidak Terawat dan Terpeliharanya Gedung Kantor Kurangnya pemeriksaan secara berkala serta kondisi bangunan gedung yang sudah lama menyebabkan beberapa kontruksi bangunan gedung mengalami kerusakan,seperti: keretakan pada atap gedung, serta tidak adanya water proffing / perlindungan pada permukaan bangunan dari rembesan air pada saat hujan. 3.4.2 Masalah Penataan Ruang Kantor Rancangan pada penataan ruang kantor yang tidak adanya sekat antara karyawan serta terbatasnya ruang gerak menjadi faktor utama ergonomis dalam bekerja. Sehingga apabila salah satu pekerja sedang melakukan pekerjaan rutinnya dan yang lainnya sedang menggunakan mesin

faximili, dan mesin fotocopy secara bersamaan didalam ruang kantor menyebabkan ruang gerak menjadi sempit dan mengganggu aktivitas pekerjaan para pegawai. 3.4.3 Masalah Kelembaban Udara di Ruang Kantor Tidak tersedianya smoking area akan berdampak negatif untuk para pekerja yang merokok dalam ruangan dan kualitas udara menjadi tidak baik serta lembab, seperti asap rokok yang akan berdampak buruk kepada kesehatan para pekerja lainnya, jika ada pekerja yang merokok didalam ruangan ber-ac, yang menjadikan ruangan pengab dan lembab serta mudah menjadi kotor. Karena tidak cukupnya ventilasi udara yang terdapat didalam ruangan yang diperlukan untuk sirkulasi / pertukaran udara segar dari luar ruangan serta tidak adanya smoking area. 3.5 Alternatif Pemecahan Masalah 3.5.1 Alternatif Pemecahan Masalah Perawatan dan Pemeliharaan Gedung Kantor Perawatan dan Pemeliharaan Kontruksi bangunan gedung kantor dapat mempengaruhi keamaan, kenyamanan, serta keselamatan pekerja dalam bekerja, oleh karena itu aspek K3 harus diperhatikan sejak awal melakukan pembangunan gedung. Yang perlu diperhatikan adalah : 1. Diperlukannya pengurus untuk merawat dan memelihara bangunan gedung secara berkala dan rutin agar tetap berfungsi dengan baik. 2. Adanya perbaikan serta pemulihan kembali pada ruangan kantor yang rusak / yang tidak di gunakan agar bisa digunakan kembali. 3. Menjaga kebersihan diluar bangunan gedung, perkarangan, serta lingkungan sekitarnya.

4. Dilakukan pengecatan kembali menggunakan cat pelapis anti bocor (aquaproof) dan bahan pelapis anti bocor yang di letakkan di bawah atap agar dapat menahan rembesan air hujan ketika hujan lebat yang disertai angin. 3.5.2 Alternatif Pemecahan Masalah Penataan Ruang Kantor Untuk mendukung kelancaran dan kenyaman para pekerja dalam bekerja maka dalam merancang tempat kerja perlu memperhatikan hal-hal berikut : a. Ruang kerja diatur agar tiap orang mendapat ruang kerja selebar 2m sehingga memadai untuk bekerja dan member rasa aman dan nyaman dalam bekerja, pengurangan sekat pada ruang kantor agar memberikan ruang gerak yang cukup. b. Tersedia ruang atau lemari untuk menyimpan arsip, agar ruang tetap rapi. c. Tersedia ruang khusus untuk meletakkan mesin mesin perkantoran seperti fotocopy, faximili, dll agar dapat mencegah kebisingan suara pada saat digunakan secara bersamaan. 3.5.3 Alternatif Pemecahan Masalah Kelembaban Udara di Ruang Kantor Kualitas udara di dalam ruangan mempengaruhi kenyamanan lingkungan ruang kerja, karena kualitas udara yang buruk dapat membawa dampak negatif terhadap kesehatan para pekerja dalam melakukan pekerjaannya. Beberapa peralatan standar yang diperlukan dalam ruangan : a. Dipasang exhaust fan (perlindungan terhadap kelembaban udara) untuk ruangan ber AC diarahkan keluar ruangan. Kelembapan udara mempengaruhi kondisi suhu dalam

ruangan yang dalam hal ini dapat menyebabkan berkembanganya virus bakteri dan jamur. b. Pemasangan sticker / poster dilarang merokok di tiap ruang. Pemasangan sticker ini bertujuan sebagai alat untuk membantu pekerja berhenti merokok. c. Pembersihan dan pemeliharaan secara berkala terhadap filer AC minimal setahun sekali. AC yang jarang dibersihkan dapat menyebabkan menurunnya kualitas udara dalam ruangan, sehingga menimbulkan berbagai gangguan kesehatan. Selain itu, pembersihan yang dilakukan secara rutin dan berkala dapat mencegah berkembang biaknya mikro organisme yang dapat merugikan kesehatan para pekerja. d. Disediakan jendela yang dapat digunakan untuk pergantian udara jika AC mati, sehingga ruangan tetap mendapatkan udara segar. Sedangkan untuk ruang kantor yang tidak ber AC harus diberi ventilasi untuk kebutuhan sirkulasi / pertukaran udara. e. Penyedotan debu satu kali sehari terhadap karpet dan untuk menghindari penumpukan barang-barang bekas yang dapat menimbulkan debu dan bau tidak sedap yang dapat mengganggu kesehatan pekerja.

3.6 Pemecahan Masalah yang Disarankan 3.6.1 Masalah Perawatan dan Pemeliharaan Gedung Kantor Adanya perawatan gedung dan bangunan kantor yang dilakukan secara rutin dan berkala akan mencegah terjadinya kerusakan yang lebih parah dan menjamin keselamatan bagi para pegawai. Pengetahuan tentang manajemen perawatan dan pemeliharaan gedung kantor yang meliputi: Pemeliharaan fisik gedung (misalnya memastikan struktur beton masih memenuhi persyaratan, demikian juga elemen konstruksi yang lain seperti dinding, plafond, atap, dll) Pemeliharaan dan melakukan pemeriksaan berkala pada mekanikal bangunan gedung meliputi: pemeliharaan saluran air kotor, pemeliharaan saluran air bersih, pemeliharaan dan perawatan sistem tata udara, pemeliharaan dan perawatan sistem transportasi vertikal (lift, tangga), pemeliharaan dan perawatan sistem proteksi kebakaran, pemeliharaan dan perawatan sistem plambing dan pompa, dll. 3.6.2 Masalah Penataan Ruang Kantor Demi kelancaran dan kenyamanan para pekerja dalam bekerja maka dalam merancang tata ruang kantor haruslah memperhatikan hal-hal seperti : ruang kerja diatur tiap orang mendapat ruang kerja selebar 2m sehingga memadai untuk bekerja dan member rasa aman dan nyaman dalam bekerja, serta menyediakan ruangan khusus untuk mesin perkantoran seperti faximili dan fotocopy agar pada saat dipergunakan secara bersamaan tidak akan menimbulkan kebisingan, dan mempermudah ruang gerak kerja para pegawai.

3.6.3 Masalah Kelembaban Udara di Ruang Kantor Pemasangan sticker atau poster dilarang merokok di setiap ruang. Pemasangan sticker ini dapat dijadikan alat untuk membantu pekerja yang merokok agar berhenti / tidak merokok pada area tersebut dan tetap terjaganya kualitas udara agar tidak tercemari oleh asap rokok yang ditimbulkan oleh pekerja yang merokok. Serta dipasangnya exhaust fan (perlindungan terhadap kelembaban udara) untuk ruangan ber-ac yang diarahkan keluar ruangan. Dikarenakan kelembaban udara mempengaruhi kondisi suhu dalam ruangan yang dalam hal ini dapat menyebabkan berkembangnya virus,bakteri dan jamur.