BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG DAN PERUMUSAN MASALAH Di era modern sekarang ini teknologi informasi maupun komunikasi semakin canggih. Informasi seperti berita nasional maupun internasional ataupun yang berkaitan dengan sejarah dapat diperoleh dengan cepat melalui teknologi masa kini seperti melalui internet. Dengan teknologi dan informasi yang dapat dengan mudah dan cepat diperoleh berpengaruh terhadap organisasi yang berkembang baik perusahaan maupun instansi pemerintah. Teknologi dapat membantu dalam mempermudah dan mempercepat tugas dan fungsi organisasi. Setiap pekerjaan dalam suatu fungsi organisasi, sebagian atau seluruhnya dapat menghasilkan dokumen. Seiring dengan perkembangan teknologi tersebut dokumen yang dihasilkan organisasi beragam baik digital, elektronik ataupun tekstual. Dokumen tersebut harus dirawat dan disimpan dengan baik dan sesuai prosedur karena isi informasi masih digunakan dalam kurun waktu tertentu demi kelancaran, kelangsungan dan keberhasilan organisasi seperti kepentingan administrasi, sumber referensi maupun bukti otentik. Selain itu, dokumen dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan untuk pengambilan keputusan oleh pimpinan ataupun perencanaan. Salah satu dokumen yang perlu pengolahan adalah arsip. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, arsip adalah :
2 Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 1 Dari pengertian diatas, setiap organisasi menghasilkan arsip, yang mana arsip tersebut tidak hanya tekstual namun dapat berupa arsip dengnan media yang sesuai dengan perkembangan tekhnologi. Jenis arsip yang dimiliki oleh setiap organisasi tentu berbeda-beda, seperti arsip undangan, kuitansi dan lain-lain. Dilihat dari bentuknya, arsip dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip tekstual dan non tekstual. Arsip tekstual adalah arsip yang bermedia kertas. Sebagian besar organisasi mempunyai arsip tekstual guna menunjang administrasi organisasi. Adapun arsip non tekstual adalah arsip yang mempuyai ciri khas tertentu dan bermedia unik atau biasa disebut arsip bentuk khusus. Arsip bentuk khusus terbagi menjadi beberapa jenis diantaranya arsip audio visual, arsip kartografi, keaksitekturan dan gambar tehnik, arsip art work, arsip elektronik dan arsip ephemera. Arsip audio visual diantaranya arsip foto, rekaman suara dan film. Arsip rekaman suara adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam sinyal suara dengan menggunakan sistem perekam tertentu. 2 Arsip rekaman suara sendiri digolongkan menjadi tiga bagian yaitu phonographic 1 UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 1 Ayat 2. 2 ANRI. Prosedur Tetap Nomor 18 Tahun 2011 tentang Penataan Fisik Arsip Media Baru
3 recording, magnetic tape recordings dan optical digital recording. Magnetic tape recording: reel to rell tapes, cassettes, and digital audiotapes (DATs). 3 Salah satu media yang digunakan untuk merekam informasi dalam arsip rekaman suara adalah kaset. Arsip rekaman suara yang menggunakan media kaset berbentuk persegi panjang dengan pita magnetik sebagai perekam informasi dan kaset berukuran sekitar 10cm x 15 cm. Arsip rekaman suara dengan media kaset dapat merekam berupa informasi, lagu, rekaman kegiatan, rekaman pidato tokoh tertentu, wawancara bahkan drama. Tidak semua organisasi mempunyai arsip rekaman suara termasuk dalam media kaset. Organisasi yang mempunyai arsip rekaman suara media kaset belum tentu sepenuhnya mengerti dan memperhatikan arsip rekaman suaranya. Arsip rekaman suara perlu diolah mengingat bentuknya dan medianya yang unik serta isi informasi yang terkandung didalamnya dapat menjadi penting bagi organisasi. Informasi dalam arsip rekaman suara juga diharapkan dapat berguna bagi masyarakat. Pengolahan arsip rekaman suara perlu memperhatikan fisik arsip yang bermedia kaset dan informasinya yang nantinya akan dituangkan dalam kartu identifikasi. Pembuatan indeks interview content perlu dibuat agar memudahkan dalam membuat trankripsi dan menyimpulkan isi informasinya. Transkripsi arsip kaset perlu dibuat agar mudah mengetahui isi informasi tanpa harus memutar arsip rekaman suara sehingga mengurangi resiko kerusakan pada arsip rekaman suara. 3 Judith Ellis. Keeping Archives. (Paris:KG.Saur,1993) hlm.401.
4 Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo merupakan kantor yang beralamat di Jalan Sauna Nomor 4 Terbah Wates Kulon Progo Yogyakarta. Kantor ini terbagi menjadi 2 gedung yaitu kantor untuk perpustakaan dan kantor untuk depo arsip. Kantor perpustakaan digunakan untuk kepala kantor, sub bagian tata usaha, seksi pengadaan pengolahan dan pelestarian bahan pustaka, seki pembinaan dan pelayanan perpustakaan. Depo arsip digunakan untuk dua seksi yaitu seksi akuisisi dan dokumentasi serta seksi pembinaan dan layanan kearsipan yang beralamat di Jalan Bhayangkara nomor 1 Wates Kulon Progo. Gedung depo arsip Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo tidak terlalu besar dan terkesan jauh dari keramaian. Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo merupakan satuan kerja di Kabupaten Kulon Progo yang bertugas untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat baik dari bidang perpustakaan maupun dalam bidang kearsipan. Salah satu seksinya, yaitu seksi akuisisi dan dokumentasi mempunyai tugas melaksanakan pengalihan status, penataan dan pendokumentasian kearsipan. 4 Dalam seksi ini, terdapat arsip yang tidak semua organisasi mempunyai yaitu arsip rekaman suara media kaset yang berasal dari Kantor Departemen Penerangan Kabupaten Dati II Kulon Progo. Arsip rekaman suara yang bermedia kaset ini belum diolah karena kurangnya sarana prasana dan sumber daya manusia. Berdasarkan latar belakang diatas, permasalahan yang akan dibahas dalam tulisan ini adalah: 4 Peraturan Bupati Kulon Progo Nomor 74 Tahun 2012 tentang Uraian Tugas Unsur Organisasi Terendah Pada Kantor Perpustakaan Dan Arsip, Bagian Kelima. Pasal 10, Ayat 1.
5 1. Bagaimana cara pengolahan arsip rekaman suara media kaset di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo? 2. Sarana apa saja yang digunakan untuk mengolah arsip rekaman suara media kaset di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo? 3. Apa saja kendala yang dihadapi dalam mengolah arsip rekaman suara media kaset di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo? B. TUJUAN Praktik Kerja Lapangan selama 2 bulan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kulon Progo bertujuan untuk: 1. Mengetahui cara pengolahan arsip rekaman suara media kaset di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo 2. Mengetahui sarana yang digunakan dalam pengolahan arsip rekaman suara media kaset di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabuaten Kulon Progo 3. Mengetahui kendala yang dihadapi dalam mengolah arsip rekaman suara media kaset di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo C. METODE PENGUMPULAN DATA Metode yang digunakan dalam Praktik Kerja Lapangan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo ada tiga. Metode ini digunakan
6 untuk menunjang pengumpulan data penulis dalam membuat tulisan ini. Ketiga metode tersebut adalah: 1. Studi Pustaka Merupakan kegiatan untuk memperoleh data dari berbagai sumber buku. Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis memperoleh data dari berbagai sumber seperti buku, modul selama kuliah, buku bacaan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo serta artikel dan handbook dari internet. Buku diperoleh dari Perpustakaan Prodi Kearsipan Universitas Gadjah Mada. 2. Observasi Partisipasi Merupakan kegiatan pengamatan secara langsung pada tempat tertentu. Penulis terlibat secara langsung dalam kegiatan observasi di instansi yang diamati sebagai sumber data. Dalam hal ini instansi yang diamati adalah Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo. Selain itu, penulis juga mempraktikkan kegiatan pengolahan arsip rekaman suara media kaset mulai dari identifikasi sampai pembuatan daftar arsip. 3. Wawancara Merupakan kegiatan tatap langsung antar pewawancara dengan narasumber untuk memperoleh data. Wawancara dapat dilakukan dengan terstruktur maupun tidak terstruktur. Wawancara dapat dilakukan dengan merekam pembicaraan menggunakan alat perekam. Dalam hal ini, penulis melakukan wawancara dengan arsiparis tempat praktik kerja lapangan serta pembina seksi pembinaan dan layanan kearsipan dengan tujuan untuk memperoleh berbagai data.
7 D. TINJAUAN PUSTAKA Dalam penulisan Tugas Akhir tinjauan pustaka yang digunakan adalah Audiovisual Achives A Practical Reader oleh Helen P Harrison pada tahun 1997, Modern Archives: Principles and Tecniquel oleh T.R Schellenberg pada tahun 1956 dan Keeping Archives oleh Judith Ellis yang diterbitkan pada tahun 1993 di Parish. Buku pertama adalah Audiovisual Archives A Practical Reader oleh Helen P Harrison yang diterbitkan di Paris pada Bulan Maret Tahun 1997. Buku ini khusus menjelaskan tentang arsip audiovisual. Arsip audiovisual yang terdiri dari arsip rekaman suara, arsip foto dan arsip video. Dalam buku ini menjelaskan tentang pengolahan arsip rekaman suara. Pengolahan dimulai dari identifikasi, pemeliharaan, restorasi dan penggunaan sesuai bahan arsip. Namun arsip perlu dikelompokkan sesuai material yang terlibat. Bagian selanjutnya yaitu penilaian arsip yang dilakukan untuk menentukan nilai arsip berdasarkan arus administrasi, sah untuk hukum dan yang berhubungan dengan keuangan. Nilai evidensial dan informasinya atau nilai penelitian penataanya berhubungan dengan arsip lainnya. Selanjutnya tahapan seleksi juga dijelaskan. Dalam penyimpananan arsip bermedia tape perlu memperhatikan magnetic particles, arsip tidak boleh jatuh agar tidak rusak dan suhu ruangan penyimpanan 40 F/4.4 C dan 20 sampai 25% untuk mempertimbangkan penyimpanan yang lama. Perawatan arsip seperti cleaning atau pembersihan juga dibahas. Secara umum, arsip dapat bersihkan secara lembut dan perlahan dengan kain bersih agar tidak merusak arsip.
8 Buku kedua adalah Modern Archives: Principles and Tecniquel oleh T.R Schellenberg yang diterbitkan pada tahun 1958 di Chicago. Pada chapter XI buku ini menjelaskan tentang Modern Archive, yang dimulai dari bentuk-bentuk modern archives. Selanjutnaya pada chapter XIV menjelaskan tentang prinsip pentaan modern archives yang meliputi penatan dari negara di Eropa dan negara di Amerika. Chapter XV dalam buku Modern Archives: Principles and Tecniquel oleh T.R Schellenberg menjelaskan tentang deksripsi arsip secara umum. Setidaknya deskripsi secara umum memuat asal arsip, jenis arsip, judul, dan struktur. Pada chapter XIII menjelaskan tentang fasilitas penyimpanan arsip salah satunya perlu mempertimbangkan kontainer maupun boks sebagai penyimpanan arsip. Buku ketiga yang digunakan sebagai tinjauan pustaka adalah Keeping Archives oleh Judith Ellis yang diterbitkan di Parish pada tahun 1993. Pada chapter 13, buku ini khuus membahas tentang managing records in special formats, diantaranya arsip foto, gambar bergerak, rekaman suara atau sound recording, peta dan gambar tehnik, art work, dan ephemera. Pada bagian awal chapter 13 dijelaskan tentang arsip bentuk khusus. Pada bagian arsip rekaman suara, pertama-tama menjelaskan tentang kategori arsip rekaman suara yang dikelompokkan menjadi 3 yaitu phonographic recording, magnetic tape recorder dan optical digital recording. Bagian arsip rekaman suara selanjutnya adalah penilaian dan pengaturan. Dalam pengaturan, dimulai dari mengenali dan asal usul material dokumen, dalam hal ini siapa pencipta arsip rekaman suara dan menggunakan konteks yang asli. Cakupan deskripsi arsip dalam form ada dua
9 yaitu physical format dalam rekaman suara asli yang biasanya dengan level series, kedua deskripsi durasi ataupun waktu. Bagian selanjutnya adalah penyimpanan arsip rekaman suara yang secara umum memperhatikan kondisi penyimpanan yang baik. Suhu dan kelembapan ruang harus stabil agar arsip tidak rusak. E. SISTEMATIKA PENULISAN Tugas Akhir yang berjudul Pengolahan Arsip Rekaman Suara Media Kaset di Kantor Perpustakaan Dan Arsip Kabupaten Kulon Progo terdiri dari empat (4) bab. Keempat bab tersebut saling berkaitan satu sama lain. Bab I Pendahuluan terdiri dari enam (6) bagian. Bagian pertama berisi latar belakang, yaitu alasan penulis memilih topik untuk Praktik kerja lapangan dan selanjutnya penulisan Tugas Akhir. Bagian kedua yaitu rumusan masalah yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini. Bagian ketiga adalah tujuan, yaitu tujuan penulis untuk mengetahui proses pengolahan, sarana yang digunakan dan kendala dalam pengolahan arsip rekaman suara media kaset Kantor Departemen Penerangan. Kabupaten Dati II Kulon Progo. Bagian keempat adalah tinjauan pustaka yang digunakan penulis sebagai refensi dalam penulisan Tugas Akhir. Bagian kelima adalah metode pengumpulan data yang digunakan penulis dalam rangka memperoleh informasi. Metode yang digunakan penulis adalah studi pustaka, observasi dan wawancara. Bagian kelima adalah sistematika penulisan yang menguraikan secara garis besar penyusunan Tugas Akhir ini. Bab II berisi gambaran umum Kantor Perpustakaan Dan Arsip Kabupaten Kulon Progo sebagai tempat Praktik Kerja Lapangan. Gambaran
10 umum dimulai dari profil organisasi, visi dan misi. Selain itu bagian ini juga menjelaskan struktur, tugas, dan fungsi organisasi dan terakhir adalah organisasi kearsipan. Bab III dengan judul Pengolahan Arsip Rekaman Suara Media Kaset di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo terdiri dari empat (4) bagian. Bagian pertama mengenai gambaran umum arsip rekaman suara media kaset. Bagian kedua adalah Pengolahan Arsip Rekaman Suara Media Kaset di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo yang dimulai dari seleksi dan identifikasi arsip, pembuatan indeks interview content, pengelompokan dan penomoran, penyimpanan, transkripsi, pembuatan daftar arsip rekaman suara media kaset dan terakhir adalah penemuan kembali. Bagian ketiga adalah sarana yang digunakan dalam proses pengolahan arsip rekaman suara media kaset di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo. Bagian terakhir dalam Bab III adalah kendala yang menguraikan kendala yang dihadapi pada saat praktik kerja lapangan selama melakukan pengolahan arsip rekaman suara di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo. Bab terakhir adalah bab IV yaitu penutup yang menguraikan tentang kesimpulan dan saran. Kesimpulan merupakan jawaban atas rumusan masalah pada bab satu sedangkan saran ditujukan untuk Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo, terutama seksi Akuisisi dan Dokumentasi dalam melaksanakan pengolahan arsip rekaman suara media kaset.