BAB IV GLOBAL PURCHASE ORDER 4.1 Arsitektur Bisnis Arsitektur Bisnis pada aplikasi Global Purchase Order (GPO) ini digambarkan melalui beberapa komponen yang tercantum pada bab ini dan bab sebelumnya yaitu Proses Bisnis, Struktur Organisasi dan Cross Functional Flow. Dari bab sebelumnya terlihat bahwa perusahaan XYZ terfokus kepada production process yang mengutamakan on time delivery dan quality assurance. Dalam hal ini teridentifikasi bahwa proses-proses bisnis utama penunjang perusahaan adalah proses-proses dimana informasi yang akurat berkenaan dengan produk yang akan dibuat, harus dapat diterima dengan baik oleh Factory Business Partner sehingga proses produksi dapat berjalan dengan cepat dan lancar sesuai dengan waktu yang ditargetkan dan menghasilkan produk yang baik sesuai spesifikasi. Informasi yang diterima oleh Factory BP pada saat Perusahaan XYZ melakukan order terhadap produk baru yang akan dibuat, tertera secara lengkap di dalam Purchase Order (PO) yang dikirimkan ke Factory BP. PO inilah yang merupakan informasi utama yang harus diterima oleh Factory agar mereka dapat mulai melakukan proses produksi terhadap produk sepatu Perusahaan XYZ. Pada gambar 4.1 ditunjukkan bahwa pada sisi WHQ terdapat aplikasi Purchase Order untuk menangani order management systems. Order Entry person di WHQ dapat melakukan create, manage dan query PO Information pada systems ini. Manufacturing Operation Assistant di Liaison Office dapat melakukan general monitoring terhadap PO status dan update GAC (Goods At Consolidator) melalui Enterprise Portal. Dimana Enterprise Portal ini merupakan interface dari GPO 28
29 Systems yang merupakan integration systems dari Purchase Order Systems dan Business Warehouse. Dengan merancang suatu portal yang bersifat enterprise sebagai integration systems, maka rancangan systems ini bersifat adaptive dan fleksibel untuk dikembangkan dan di integrasikan dengan database systems atau functional systems baru yang dibutuhkan oleh bisnis dikemudian hari. Gambar 4.1 Cross Functional Flowchart PO Process Melalui GPO, semua order process berjalan secara online, Factory dapat langsung me-review dan me-retrieve PO dari Perusahaan XYZ melalui Enterprise Portal. Update juga dapat dilakukan oleh factory bila memang diperlukan. Factoy juga dapat melakukan ASN (Advance Shipping Notification) ke pihak Freight Forwarder melalui Portal ini. Dan pihak Freight Forwader juga langsung dapat meng-update ASN information untuk keperluan Perusahaan XYZ.
30 4.2 Arsitektur Aplikasi Dalam penjelasan sebelumnya sesungguhnya telah dijelaskan bahwa GPO adalah integrasi dari beberapa aplikasi/modul yang mendukung proses bisnis utama manufaktur. Aplikasi-aplikasi atau modul-modul tersebut antara lain adalah: PO Service, Labeling, DPO (Delivery Product Order), Production Order Planning, dan Business Warehouse. Karena sifatnya yang terintegrasi dengan semua modul yang dibutuhkan dalam bisnis proses manufaktur, maka layananlayanan atau service-service yang ada dalam GPO systems ini juga bisa diakses oleh Business Partner yaitu Factory, Material Vendor, ataupun Logistic Service Provider. Factory Business Partner dapat mengakses langsung layanan PO Service dengan login melalui Enterprise Portal. Didalam PO Service ini dirancang bahwa Factory Business Partner dapat melihat detail PO Information untuk produk yang akan diproduksi di pabrik yang bersangkutan termasuk informasi GAC date (Goods At Consolidator) dan waktu delivery-nya. Factory BP juga dapat melakukan acceptance PO proses langsung pada systems untuk setiap PO yang diterima, dan juga dapat melakukan update terhadap status produksi yang sedang berjalan atau biasa disebut sebagai Work in Process. Diharapkan tidak ada proses manual lagi dalam GPO systems, baik dari sisi Perusahaan XYZ ataupun Business Partner-nya. Begitu pula halnya dengan proses labeling, yang semula dilakukan secara manual dengan cara mengirimkan data text melalui email dan di import ke dalam computer labeling. Melalui systems yang dibangun ini, semua informasi label dapat langsung diambil dari GPO dan dilakukan proses pencetakan langsung ke mesin-mesin label yang telah ditentukan. Informasi label inipun dapat diakses oleh Logistic Service Provider melalui Enterprise Portal untuk kepentingan shipping information.
31 4.3 Arsitektur Teknologi Seperti telah diutarakan sebelumnya bahwa layanan-layanan yang dibangun pada perencanaan infrastruktur di Perusahaan XYZ adalah layanan yang mendukung bisnis utama yaitu proses produksi atau manufaktur. Dengan adanya pemakaian informasi dan data yang sama secara bersama dengan pihak Business Partner, maka semua layanan dibangun dengan prinsip arsitektur yaitu reusable. Dimana satu layanan dapat dipergunakan bersama dengan user yang berbeda atau layanan tersebut merupakan penggabungan dari beberapa DBMS sehingga pemakaian tidak hanya terbatas pada satu kelompok pengguna. Gambar 4.2 Arsitektur GPO
32 Gambar 4.2 memperlihatkan Arsitektur GPO secara keseluruhan yang didalamnya termasuk juga digambarkan layanan-layanan reusable yang dibangun. Layanan-layanan pada systems tersebut ditandai dengan kotak-kotak berwarna merah. Terlihat disitu bahwa ada 5 layanan utama yang dibangun yaitu PO Service, Labeling Service, DPO Service, Reporting Service dan Production Order Service. Masing-masing layanan tersebut dihasilkan dari beberapa Database yang ada di dalam GPO systems, seperti database Purchase Order, Business Warehouse Database dan lainnya. Dan Kelima layanan tersebut dapat dipakai bersama-sama oleh users Perusahaan XYZ dan users Business Partner melalui 2 application server yaitu Order Management Server dan Production Planning Server.