2.1 Manajemen Rekod Elektronik BAB II TINJAUAN PUSTAKA Ricks (1992:14) menyatakan bahwa : Manajemen rekod merupakan sebuah sistem yang mencakup keseluruhan aktivitas dari daur hidup arsip (life cycle of a records). Menurut Brown dalam Budiman ( 2009 : 4) mendefinisikan : Manajemen arsip elektronik merupakan pengolahan terhadap keseluruhan daur hidup mulai dari penciptaan sampai dengan penyusutan arsip elektronik. Dalam pengertian yang umum manajemen arsip elektronik merupakan aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang di butuh kan oleh organisasi. Sedangkan menurut Sauki (1999: 6). Sebagai pusat ingatan kolektif instansi (corporate memory), kedua sebagai penyedia data atau informasi bagi pengambilan keputusan (decisions making), ketiga sebagai bahan pendukung proses pengadilan (litigation support), dan keempat penyusutan berkas kerja. Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen rekod merupakan fungsi-fungsi manajemen dalam pengolahan yang sistem dan mencakup daur hidup rekod elektronik. 2.1.1 Pengertian Rekod Elektronik International Cauncil on Archival (1996:5) mendefinisikan Record Elektronik sebagai an elekronik record is a record that is suitable for manipulation, tranmisision or processing by a digital computer Pengolahan rekod elektronik adalah rekod yang senantiasa mampu di tranmisikan, dikelola, serta diproses dengan komputer secara digital. Menurut Budiman (2009: 2) menyatakan bahwa: Rekod elektronik yaitu arsip yang diciptakan, dikomunikasikan, dan dikelola secara elektronik, dan dalam hal ini adalah menggunakan teknologi komputer, arsip tersebut diciptakan secara elektronik atau hasil alih media dari arsip konvensional.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa rekod elektronik yaitu arsip yang diciptakan, dikomunikasikan, dan dikelola secara elektronik. Dan dilakukan menggunakan teknologi komputer, rekod elektronik ini merupakan hasil alih media dari arsip konvensional. 2.1.2 Daur hidup rekod elektronik Life Cycle of Record adalah istilah yang sudah tidak asing lagi, dalam ilmu kearsipan konsep ini merupakan paradigma dari ilmu kearsipan. Adapun awal mula terbentuknya konsep ini adalah akibat dari perang dunia pertama dan kedua, pada saat itu Amerika Serikat mengalami penumpukan arsip dan kuwalahan mengatasinya. Wallace (1992:8) menyatakan bahwa : Untuk dapat mengelola rekod elektronik dengan baik maka dibutuhkan pengetahuan tentang daur hidup rekod elektronik sehingga dapat di pelajari pada setiap tahapan, seperti halnya arsip konvensional maka arsip elektronik memiliki daur hidup mulai tahap penciptan, penyimpanan, dan penemuan kembali, manipulasi, distribusi, dan penyusutan.
Penciptaan penyusutan (dispotition) Pendistribusian ((distribution), pemeliharaan (maintenance) Penggunaan (use) Sumber : wallace ( 1992) Gambar 1 Life Cycle of Record Daur hidup rekod elektronik menurut Budiman (2009:1) Daur hidup arsip elektronik di mulai dari penciptaan yaitu secara elektronik atau dari hasil proses alih media. Sedangkan Ricks (1992:12) Membagi daur hidup arsip dalam beberapa fase yakni penciptaan dan penerimaan (creation and recept), pendistribusian (distribution), pengguna (use), pemeliharaan (maintenance), dan penyusutan (dispotition)arsip. Berdasarkan pendapat di atas maka dapat disimpulkan bahwa Life Cycle of Record adalah perjalanan hidup rekod awal dari penetuan suatu informasi menjadi arsip atau tidak sesuai dengan proses fase pengolahan rekod yang di mulai dari penciptaan. 2.1.3 Tujuan Pengolahan Rekod Elektronik Tujuan pengolahan rekod elektronik adalah untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk para pemakai hal ini di ungkapkan oleh Wilkinson (1993:234) yaitu pengolahan data elektronik menghasilkan informasi yang :
1. Relevant 2. Improve thoughput 3. Effeciency 4. Time lines 5. Flexibility 6. Accuracy and security Hal tersebut dapat di uraikan sebagai berikut: 1. Relevant, suatu sistem informasi mempunyai kemampuan pemrosesan terbatas jadi hanya data yang relevan dengan kebutuhan sekarang atau masa depan. 2. Improve thoughput, salah satu ukuran dari sistem konversi data adalah laju konversinya, kuantitas data yang di konversi sistem selama suatu priode waktu tertentu peningkatan laju konveksi meningkatkan kinerja sistem. 3. Efficiency, Istilah efisieni, mengacu pada hasil yang di hasil yang dicapai dengan kumpulan sumber daya tertentu. Sistem konversi data yang efisien pada umumnya menghasilkan laju konversi yang tinggi dengan biaya yang wajar. 4. Time lines, mengkonvesi daya biaya wajar sasaran terahir ini merupakan sasran yang sifat nya paling luas atau berbanding terbalik dengan sasaran yang lain sebagai contoh: efisien lurus dengan kehematan sedangkan ketepatan waktu umumnya berbanding lurus terbalik dengan kehematan. 5. Flexibility, kebanyakan perusahaan sangat sering mengalami perubahan oleh karena itu sangatlah penting agar sistem konversi data mampu menghadapi perubahan ini secara lancar, efektif dan mampu melayani berbagai kebutuhan penggunanya. 6. Accuracy and security, untuk menghasilkan bahwa data yang di dapat diandalkan, sistem konversi data membutuhkan tindakan pengendalian dan pengamanan yang memadai. 2.1.4 Manfaat Pengolahan Rekod Elektronik Menurut Undang-Undang no 88 tahun 1999 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan disebutkan, bahwa dokumen organisasi adalah data, catatan, dan keterangan yang di buat dan di terima oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis diatas kertas maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.
Pengarsipan dokumen yang berbentuk elektronik perlu dikelola secara elektronik untuk mendapatkan manfaat yang maksimal, antara lain: 1. Pengumpulan informasi yang baik, konsisten dan mudah dalam proses temu balik 2. Memudahkan penggunaan dokumen secara bersama antara unit organisasi. 3. Memudahkan penyusunan informasi secara terstruktur. 4. Memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat. 5. Meningkatkan kwalitas layanan publik. 6. Mengelola informasi sebagai suatu aset yang tumbuh dan berkembang. 7. Lebih responsif pada perubahan. yaitu: Sedangkan menurut Romney (1997:302) manfaat pengolahan rekod elektronik 1. Fast data tramission speed, komputer dapat memindahkan informasi dari suatu komputer lainnya berlangsung secara otomatis dan cepat. 2. Fewer clerical errors, pemasukan data yang hanya di lakukan sesekali memperkecil kemunkinan terjadi ya kesalahan. 3. Cost saving, dalam melakukan sistem pengolahan data dengan komputer, mengurangi penggunaan kertas, biaya koresponden, biaya timbul akibat kesalahan, biaya penyimpanan, sehingga penerapan sistem pengolahan data elektronik dapat mengurangi berbagai macam biaya dalam jumlah besar. 4. Better customer services, dengan menerapkan sistem pengolahan data elektronik, menerima pesanan dan mengirimkan pesanan dapat di lakukan dalam hari yang sama, barang yang dikirimkan kepada komsumen sesuai dengan permintaan konsumen, sehingga akan meningkatkan kepuasan konsumen. 5. Survival, dengan segala kelebihan sistem pengolahan data elektronik maka perusahaan mampu bersaing dengan perusahaan lain dan mampu bertahan kerena seiring dengan waktu persaingan emakin lama semakin ketat. Sesuai dengan urian diatas disimpulkan bahwa rekod elektronik mudah di buka dan ditelusuri isi dan riwayatnya, recod elektronk memungkinkan pembagian informasi (infomasi sharing) yang efektif, serta dapat memberikan kontribusi pada penyebarlusan informasi. Rekod elektronik harus dikelola dengan baik untuk menjamin integrasi, keabsahan, dan keaslianya. Rekod elektronik yang berisi
transaksi elektronik harus dijaga agar tetap memenuhi syarat dan bobot nilai informasinya. 2.2 Sistem Temu Balik Rekod Salah satu hal terpenting dan menjadi bagian tak terpisahkan adanya proses temu kembali informasi, dimana secara spesifik juga akan menyangkut penelusuran informasi. Temu kembali rekod sendiri merupakan kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan dan memasok informasi rekod bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkan kebutuhan pemakai. Menurut Sulistyo-Basuki (1992:7). Temu balik informasi merupakan istilah generic yang mengacu pada temu balik dokumen atau sumber atau data dari fakta yang dimiliki unit informasi atau perpustakan. Adapun pendapat menurut Salton (1983:3) mendefinisikan sistem temu balik sebagai: Suatu proses untuk mengidenfikasi dan memanggil/menemukan (retrieve) dokumen tertentu dari suatu simpanan (file) sebagai jawaban atas permintaan informasi. Dapat tidaknya suatu dokumen terpanggil dari suatu file (situs) adalah tergantung pada kesamaan antara dokumen dan query. Sedangkan menurut Hasugian (2009:53) lebih jelas lagi menyatakan bahwa: Sistem temu balik informasi adalah suatu proses untuk mengidenfikasi dan memanggil/menemukan (retrieve) dokumen tertentu dari suatu simpanan (file) sebagai jawaban atas permintaan informasi. Berdasarkan uraian pendapat di atas dapat dijelaskan bahwa, penelusuran informasi merupakan bagian dari sebuah proses temu kembali informasi yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai akan informasi yang dibutuhkan, dengan bantuan berbagai alat penelusuran dan temu kembali informasi. Sistem Temu Kembali Informasi merupakan sistem yang berfungsi untuk menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemakai. Salah satu hal yang perlu diingat adalah bahwa informasi yang diproses terkandung dalam sebuah dokumen yang bersifat tekstual.
Terjadinya temu balik infomasi dapat di lihat pada gambar berikut: User Query Index Document Machine Mather Relevant document Sumber : Hasugian ( 2009 : 54 ) Gambar 2 : Sistem Temu Balik Informasi ( Information Retrieval system) 2.2.1 Tujuan dan Fungsi Sistem Temu Kembali Rekod Sistem Temu Kembali Informasi didisain untuk menemukan dokumen atau informasi yang diperlukan oleh masyarakat pengguna. Sistem Temu Kembali Informasi bertujuan untuk menjembatani kebutuhan informasi pengguna dengan sumber informasi yang tersedia dalam situasi seperti dikemukakan oleh Belkin (1980 : 133) sebagai berikut: 1. Penulis mempresentasikan sekumpulan ide dalam sebuah dokumen menggunakan sekumpulan konsep. 2. Terdapat beberapa pengguna yang memerlukan ide yang dikemukakan oleh penulis tersebut, tapi mereka tidak dapat mengidentifikasikan dan menemukannya dengan baik. 3. Sistem temu kembali informasi bertujuan untuk mempertemukan ide yang dikemukakan oleh penulis dalam dokumen dengan kebutuhan informasi pengguna yang dinyatakan dalam bentuk pertanyaan (query). Berkaitan dengan sumber informasi disatu sisi dan kebutuhan informasi pengguna disisi yang lain, sistem temu kembali informasi berperan untuk: 1. Menganalisis isi sumber informasi dan pertanyaan pengguna. 2. Mempertemukan pertanyaan pengguna dengan sumber informasi untuk mendapatkan dokumen yang relevan. Adapun fungsi utama Sistem Temu Kembali Informasi seperti dikemukakan oleh Kent (1971) adalah sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi sumber informasi yang relevan dengan minat masyarakat pengguna yang ditargetkan. 2. Menganalisis isi sumber informasi (dokumen) 3. Merepresentasikan isi sumber informasi dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan dengan pertanyaan (query) pengguna.
4. Merepresentasikan pertanyaan (query) pengguna dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan sumber informasi yang terdapat dalam basis data. 5. Mempertemukan pernyataan pencarian dengan data yang tersimpan dalam basis data. 6. Menemu-kembalikan informasi yang relevan. 7. Menyempurnakan unjuk kerja sistem berdasarkan umpan balik yang diberikan oleh pengguna. Dari penjelasan di atas maka dapat disimpulkan bahwa temu balik informasi merupakan kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan dan memasok informasi berdasarkan kebutuhan pemakai. Dalam hal ini Sistem Temu Kembali Informasi berfungsi untuk menganalisis pertanyaan (query) pengguna yang merupakan representasi dari kebutuhan informasi untuk mendapatkan pernyataan-pernyataan pencarian yang tepat. Selanjutnya pernyataanpernyataan pencarian tersebut dipertemukan dengan informasi yang telah terorganisasi dengan suatu fungsi penyesuaian (matching function) tertentu sehingga ditemukan dokumen atau sekumpulan dokumen. 2.2.2 Komponen Sistem Temu Kembali Rekod Menurut Lancaster (1979) Sistem Temu Kembali Informasi terdiri dari 6 (enam) subsistem, yaitu: 1. Subsistem dokumen 2. Subsistem pengindeksan 3. Subsistem kosa kata 4. Subsistem pencarian 5. Subsistem antarmuka pengguna-sistem 6. Subsistem penyesuaian. Dokumen sebagai objek data dalam sistem temu kembali informasi merupakan sumber informasi. Dokumen biasanya dinyatakan dalam bentuk indeks atau kata kunci. Kata kunci dapat diekstrak secara langsung dari teks dokumen atau ditentukan secara khusus oleh spesialis subjek dalam proses pengindeksan yang pada dasarnya terdiri dari proses analisis dan representasi dokumen. Pengindeksan dilakukan dengan menggunakan sistem pengindeksan tertentu, yaitu himpunan kosa kata yang dapat dijadikan sebagai bahasa indeks sehingga diperoleh informasi yang terorganisasi. Sementara itu, pencarian diawali dengan adanya kebutuhan informasi pengguna. Sementara itu Tague-Sutcliffe (1996:23 ) melihat Sistem Temu Kembali Informasi sebagai suatu proses yang terdiri dari 6 (enam) komponen utama yaitu: 1. Kumpulan dokumen 2. Pengindeksan 3. Kebutuhan informasi pemakai 4. Strategi pencarian 5. Kumpulan dokumen yang ditemukan
6. Penilaian relevansi Bila diperhatikan dengan seksama, perbedaan komponen Sistem Temu Kembali Informasi menurut Tague-Sutcliffe (1996:86) terletak pada penilaian relevansi, yaitu suatu tahap dalam temu kembali untuk menentukan dokumen yang relevan dengan kebutuhan informasi pemakai. Dalam proses pencarian informasi terjadi interaksi antara pengguna dengan sistem (mesin) baik secara langsung maupun tidak langsung. 2.3 Pengertian Efektifitas dan Pengukuran Efektifitas 2.3.1 Pengertian Efektifitas Dalam kegiatan suatu kelompok maupun organisasi memiliki tujuan sendiri. Untuk mencapai tujuan tersebut memiliki proses atau tahapan kegiatan yang tidak membuang tenaga, waktu dan biaya. Dengan kata lain efektifitas kerja. Menurut Anogara (2000:178) Efektifitas berhubungan dengan pencapaian tujuan yang lebih dikaitkan dengan hasil kerja. Sedangkan pendapat yang dikemukakan oleh Robbins ( 2002 :53 )mendefinisikan efektifitas sebagai tingkat pencapaian organisasi jangka pendek dan jangka panjang. Hal yang sama juga di kemukakan oleh Tyson dan Jackson (2000:230) efektifitas dapat didefinisikan sebagai kecakapan untuk menyesuaikan diri terhadap lingkungan berubah. Dari ketiga penjelasan di atas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa efektifitas adalah hubungan antara pencapaian tujuan dari suatu kegiatan yang dilakukan suatu organisasi. 2.3.2 Pengukuran Efektifitas Untuk melakukan pengukuran efektifitas dapat dilakukan melalui evaluasi sistem. Evaluasi merupakan suatu proses untuk menjelaskan secara sistematis untuk mencapai obyektif, efisien, dan efektif, dan untuk mengetahui dampak dari suatu kegiatan dan juga membantu pengambilan keputusan untuk perbaikan perencanaan kedepannya. Menurut Gibson (1990:129) menyatakan bahwa kriteria efektifitas terdiri dari lima unsur yaitu produksi, efesien, kepuasan, keadaptaian dan kelangsungan hidup.
Sedangkan menurut Handoko (1998:103) menyatakan bahwa ada beberapa kriteria dalam melakukan pengukuran efektifitas yaitu: 1. Kegunaan 2. Ketepatan dan objektifitas 3. Ruang lingkup 4. Efektifitas biaya Penelitian yang dilakukan oleh Lem Berry dan Vieler Zeltham dalam Ridha (2008:30) pada awal tahun 1990-an mengajukan sepuluh mutu pelayanan sebagai dasar untuk memahami mutu dari efektifitas pelayanan. Ada empat dasar antaranya adalah sebagai berikut: 1. Keterandalan (reability), konsisten kinerja dan kemampuan terlihat dimana kinerja yang baik diberikan pada saat pertama kali memberikan janji yang menggiurkan dan tepat. 2. Ketanggapan (responsiveness), keinginan atau kesesuaian pemberi pelayanan untuk memberikan pelayanan yang tepat waktu. 3. Pengetahuan dan keahlian (competence), ilmu pengetahuan dan keahlian yang di butuhkan untuk memberikan pelayanan. 4. Keterjangkauan (access), keterjangkauan dapat dicapai dan mudah dijangkau, waktu tunggu dan jam operasional. Dari beberapa pendapat di atas disimpulkan bahwa kriteria efktifitas adalah sistem yang dalam penggunaannya tepat guna dan hemat dalam pembiayaannya yang dapat dicapai dari sistem sesuai dengan tujuan dari suatu organisasi.