SISTEM INVENTORI PADA TOKO PAKAN TERNAK SK (SUMBER KELAPA) GROUP PS DI BLITAR JAWA TIMUR DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0 Naskah Publikasi diajukan oleh Handoko Agung Prasetya 05.12.1303 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 20 1
2
INVENTORY SISTEM AT SK (SUMBER KELAPA) GROUP PS PET SHOP IN BLITAR EAST JAVA WITH VISUAL BASIC 6.0 SISTEM INVENTORI PADA TOKO PAKAN TERNAK SK (SUMBER KELAPA) GROUP PS DI BLITAR JAWA TIMUR DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0 HANDOKO AGUNG PRASETYA Jurusan Sistem Informasi STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT This information system is designed for SK (Sumber Kelapa) Group PS had previously been fraud on certain parties who are not responsible because all transactions and report the activities carried out manually by employees. In addition there were recorded three times as much data and recording errors often occur or miscounted. With the support of a computerized system, the workings of a previously manual system that can change the way work is efficient, effective and efficient and quality assured and quality of its working procedures. With the development of modern technology means better, will create a work environment more productive system. With the system stores information on oil sources is expected to handle a wide range of problems that occur in the store. No need to record data manually or transaction reports. Keywords: Visual Basic 6.0, Crystal Reports, Information System, SK (Sumber Kelapa) Group PS. 3
DAFTAR ISI 1 Pendahuluan... 5 2 Landasan Teori... 6 2.1 Dasar Teori... 6 2.1.1 Definisi Sistem... 6 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM... 7 3.1 Identifikasi Masalah... 7 3.1.1 Analisis Kelemahan Sistem... 7 4 IMPLEMENTASI SISTEM... 8 5 Kesimpulan... 11 4
1 Pendahuluan Perkembangan teknologi dewasa ini sistem informasi dengan menggunakan teknologi komputer sangat dibutuhkan di perusahaan. Karena akan memudahkan kita melakukan pengolahan data yang dapat menghemat waktu, ruang dan biaya. Seiring perkembangan teknologi begitu pesat, kebutuhan akan informasipun sangat dibutuhkan terlebih lagi informasi yang dihasilkan mengandung nilai yang benar dan akurat, sehingga perusahaan yang ruang lingkupnya bergerak dalam bidang penjualan, khususnya pakan ternak menggunakan sistem informasi dapat menangani berbagai macam masalah yang terjadi dengan sangat relatif dan efisien karena sangat dibutuhkan perusahaan tersebut, seperti pada SK (Sumber Kelapa) Group PS yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa penjualan berbagai jenis Pakan Ternak, Obat, Vaksin dan Vitamin khususnya Ayam. Sistem Informasi ini dirancang karena SK (Sumber Kelapa) Group PS sebelumnya telah terjadi kecurangan pada pihak-pihak tertentu yang tidak bertanggung jawab disebabkan semua aktifitas transaksi dan pembuatan laporan dilakukan secara manual oleh para pegawainya. Selain itu masih dilakukan pencatatan data sebanyak tiga kali dan sering pula terjadi kesalahan pencatatan atau salah hitung. Dengan dukungan sistem komputerisasi, cara kerja suatu sistem yang sebelumnya manual dapat mengubah cara kerja yang efisien, tepat guna dan berdaya guna serta terjamin mutu dan kualitas prosedur kerjanya. Dengan perkembangan sarana teknologi modern yang lebih baik, akan tercipta suatu lingkungan sistem kerja yang lebih produktif. Dengan sistem informasi teknologi tersebut, maka dibutuhkan perancangan suatu sistem untuk mengolah data-data yang diklasifikasikan menurut kategori, merk dan supplier sehingga menjadi suatu informasi yang lengkap dan terperinci. Perancangan sistem informasi tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa bahasa pemograman diantaranya Microsoft Visual Basic. Pada masa ini pemrograman yang berbasis Visual Basic atau grafis lebih banyak diminati dan disukai oleh berbagai perusahaan. Karena pengembangan dan pengolahannya sangat mudah untuk dilakukan dan tampilannya juga sangat menarik. Pada Tugas Akhir ini, penulis menggunakan sistem komputerisasi untuk sistem inventori tentang penjualan Pakan Ternak, Obat, Vaksin, dan Vitamin yang menggunakan komputer. Dari uraian diatas penulis merasa tertarik untuk menulis Tugas Akhir ini dengan mengangkat 5
judul yaitu : Sistem Inventori pada Toko Pakan Ternak SK (Sumber Kelapa) Group PS di Blitar Jawa Timur dengan Menggunakan Visual Basic 6.0. 2 Landasan Teori 2.1 Dasar Teori Dikatakan baik dan terarah dalam merancang suatu sistem apabila kita mengetahui apa itu sistem terlebih dahulu. Definisi sistem memiliki dua kelompok yang mendefinisikan yaitu menekankan pada prosedur dan elemen. 2.1.1 Definisi Sistem Sistem adalah Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. 1 Pendekatan sistem yang menekankan pada pendekatan prosedur, adalah suatu jaringan kerja dari prosedur yang saling berkaitan dan saling berkumpul untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan tujuan tertentu. Sedangkan yang melakukan pendekatan pada komponen atau elemennya sebagai kumpulan elemen yang saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu. 2 Definisi sistem diatas benar, dan keduanya tidak bertentangan. Cara pendekatannya yang membedakannya. Pendekatan Sistem merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur serta menekankan yang sesuai dengan urutan - urutan operasi dalam sistem. Sedangkan pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau pada komponen lebih mudah dipelajari suatu sistem untuk tujuan analisis dalam merancang suatu sistem. Untuk mencapai tujuan dan sasaran tertentu biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih kecil. Dari definisi di atas dapat di simpulkan sistem secara umum adalah Kumpulan kumpulan prosedur atau elemen elemen yang saling berkaitan dan bertanggung jawab atas proses input sehingga menghasilkan output. 1 Jerry Fizt Gerald, Analisis dan Desain Informasi Pendekatan Terstruktur, Andi Offset 2 Jogiyanto HM, Sistem Teknologi Informasi, Yogyakarta, Andi Offset, 2005, hal 34 6
3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Identifikasi Masalah Langkah yang pertama yaitu mengidentifikasikan setiap kendala atau masalah pada sistem informasi yang sedang berjalan. Sesuai dengan judul penelitian ini, maka analisa difokuskan pada pengembangan system Inventori pada Toko Pakan Ternak Sumber Kelapa Group PS di Blitar Jawa Timur. Permasalahan yang ada harus ditemukan cara pemecahannya agar sistem tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan dan tujuan sistem dapat tercapai. Untuk aplikasi bisnis, analisis sistem mempunyai pengetahuan tentang sistem bisnis yang diterapkan dalam perusahaan, yaitu : 1. Permasalahan yang timbul Sistem informasi pada toko sumber kelapa yang berjalan saat ini berpotensi menimbulkan masalah : a. Kemampuan kerja sistem kurang efisien karena belum terkomputerisasi, karena pencatatan semua transaksi dalam toko tersebut masih manual. b. Dalam melakukan pencarian data pakan ternak masih kurang tepat waktu,akurat dan tak luput dari factor kesalahan mencatat, membaca atau menghitung. 2. Identikasi penyebab masalah Penyebab dari masalah timbul karena belum adanya program aplikasi sistem inventori dalam toko tersebut. 3.1.1 Analisis Kelemahan Sistem Tujuan utamanya adalah untuk mengevaluasi dan menentukan permasalahan yang dihadapi toko tersebut, agar analisis mengetahui permasalahannya dan untuk mengetahui kelemahan pada sistem lama atau sistem baru. Sistem dikatakan baik jika sistem dapat dan mampu mengikuti perkembangan teknologi dan sesuai dengan kebutuhan yang ada, apabila sistem tidak mengalami perubahan bisa dikatakan sistem tersebut ketinggalan jaman. Kelemahan sistem yang ada pada toko sumber kelapa terletak pada : 7
a. Banyaknya kesalahan pengolahan data yang dilakukan oleh karyawan karena sistem masih manual yang secara langsung mempengaruhi beberapa kegiatan, yaitu : Pencarian data dan informasi masih manual membutuhkan waktu cukup lama. Penyajian informasi yang lambat. Lambat dalam pembuatan laporan, adanya kesalahan-kesalahan dalam pembuatan laporan sehingga harus melakukan penulisan ulang. Pelayanan terhadap konsumen/pelanggan kurang memuaskan. b. Pihak manajemen tidak bisa mengambil keputusan, karena informasi yang disampaikan oleh karyawan lambat. Terjadinya manipulasi yang bisa merugikan pihak toko karena lemahnya penguasaan manajemen dan keuangan masih manual. Analisa kelemahan system inventori di toko pakan ternak Sumber Kelapa menggunakan analisa PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency and Service) sebagai dasar untuk mendapatkan pokok-pokok permasalahan yang lebih jelas dan spesifik. Kemudian berdasarkan hasil analisa ini nantinya dapat dirancang usulan-usulan untuk diterapkan dalam sistem yang baru. 4 IMPLEMENTASI SISTEM Uji Coba White Box White box testing dalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris-baris program, variable, dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu per satu dan diperbaiki kemudian di compile ulang. Beberapa kegiatan yang dilakukan dalam pengetesan ini yaitu pengetesan logika untuk transakasi penjualan untuk menghitung total yaitu jumlah dikalikan harga jual yang akan menghasilkan jumlah sesuai dengan yang diharapkan. Dalam situs ini terdapat program yang dapat di uji dengan white box yaitu form login admin dimana admin akan memasuki halaman admin. Karena halaman login sangat penting 8
setelah memasukkan user dan password dengan benar maka admin mempunyai hak akses penuh untuk memanipulasi data. Adapun program yang mengecek input login dari admin : Private Sub Command1_Click() On Error Resume Next If RsCek.State = adstateopen Then Set RsCek = Nothing Set Konek = New Class1 RsCek.Open "Select * from admin where username = '" & usernm & "' and password='" & passwd & "' and jabatan='" & Combo1.Text & "'", DB, adopendynamic, adlockoptimistic. If RsCek.EOF = False Then utama.show Else MsgBox "Username atau Password salah...!", vbinformation, "Login" usernm.text = "" passwd.text = "" usernm.setfocus SendKeys "{Home}+{End}" End If RsCek.Close End Sub Private Sub passwd_keypress(keyascii As Integer) 9
If KeyAscii = Asc("'") Then KeyAscii = 0 End Sub Private Sub usernm_keypress(keyascii As Integer) If KeyAscii = Asc("'") Then KeyAscii = 0 End Sub Proses pertama adalah memanggil fungsi ceklogin karena adanya fungsi construct(dijalankan pertama kali). Pertama dicek terlebih dahulu user dan password apakah sudah diisi atau belum, jika belum sistem menampilkan pesan kesalahan Username dan password harus salah. Kemudian sistem akan mengecek user dan password(menggunakan enkripsi md5) yang di inputkan oleh user. Apabila user dan password sesuai dengan database sistem memanggil fungsi truelogin dan memanggil halaman admin. Apabila salah sistem memanggil fungsi falselogin yang akan menampilkan pesan kesalahan Usernama atau password salah dan memanggil halaman login. Uji Coba Black Box Pada black box testing cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. Kegiatan yang dilakukan dalam pengetesan sistem ini adalah pengetesan komponen text box pada form input data dengan melakukan pengisian jenis- jenis data yang bisa dimasukkan. Salah satu kegiatan yang dilakukan dalam pengetesan form input data ini antara lain : o Input Data Pembelian Pada text box Kode Transaksi terisi secara otomatis sesuai nomor urut (autonumber). Tanggal Transaksi terisi secara otomatis sesuai tanggal sistem saat itu. Lebih spesifik lagi, metode ini bertujuan untuk mencari kesalahan-kesalahan pada : - Fungsi yang salah atau hilang - Kesalahan pada interface - Kesalahan performa - Kesalahan instalasi dan tujuan akhir - Kesalahan pada struktur data atau akses database 10
Salah satu bentuk uji coba black box : testing validasi, uji coba ini dinyatakan berhasil apabila fungsi-fungsi yang ada pada perangkat lunak sesuai dengan yang diharapkan pemakai, salah satu contoh testing validasi dalam perangkat lunak ini adalah sebagai berikut. Pada saat admin akan login, admin diwajibkan untuk memasukkan username, password dan status. Jika salah satu user atau password tidak diisi maka akan tampil pesan kesalahan username atau password salah. Contoh pesan kesalahan tersebut adalah sebagai berikut : Form login 5 Kesimpulan Sistem Informasi ini dirancang karena SK (Sumber Kelapa) Group PS sebelumnya melakukan semua aktifitas transaksi dan pembuatan laporan dilakukan secara manual. Selain itu masih dilakukan pencatatan data sebanyak tiga kali dan sering pula terjadi kesalahan pencatatan atau salah hitung. Dengan dukungan sistem komputerisasi, cara kerja suatu sistem yang sebelumnya manual dapat mengubah cara kerja yang lebih efisien, tepat guna dan berdaya guna serta terjamin mutu dan kualitas prosedur kerjanya. Dengan perkembangan sarana teknologi modern yang lebih baik, akan tercipta suatu lingkungan sistem kerja yang lebih produktif. 11
Dengan sistem informasi teknologi tersebut, maka dibutuhkan perancangan suatu sistem untuk mengolah data-data yang diklasifikasikan menurut kategori, merk dan supplier sehingga menjadi suatu informasi yang lengkap dan terperinci. Dari hasil penelitian dan pembahasan program yang telah disusun dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Aplikasi Inventori Toko Pakan Ternak Sumber Kelapa Group PS dapat dijalankan dengan baik untuk mengelola data inventori produk Toko Sumber Pakan Ternak Group PS. 2. Aplikasi dapat mengelola data pembelian dan menampilkan laporan stok dengan baik. 3. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan mendapat informasi tentang Laporan stok, serta laporan semua transaksi yang dapat ditampilkan secara cepat dan real time. SARAN Aplikasi Inventori Toko Pakan Ternak Sumber Kelapa Group PS terbatas pada menampikan mengelola data supplier dan data barang serta data penjualan. Output yang dihasilkan juga hanya laporan data barang, penjualan dan stok saja. Aplikasi ini masih bisa dikembangkan dengan menambahkan fasilitas untuk mengelola data retur dan menampilkan laporan keuangan toko. Hal ini tentu sangat berguna bagi pihak toko karena dengan sistem komputerisasi yang menyeluruh akan memudahkan pengelola toko lebih cepat mengetahui kemajuan toko dan dapat mengambil berbagai keputusan dengan cepat. Yaitu nemambah jumlah stok pakan di gudang. Kekurangan pada program antara lain : 1. Adanya input status pada Login 2. Tidak ada fasilitas Searching data atau pencarian data pada program 3. Penanganan eror atau error handling DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto. 2005. Analisa dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta, Penerbit ANDI. Nugroho, Bunafit. 2007. Pemrograman Database SQL Server dengan Visual Basic 6.0. Yogyakarta, Penerbit GAVA MEDIA. 12
Nugroho, Bunafit. Indah, Indriyanna. 2007. Sistem Informasi Penjualan Retail dengan SQL Server dan Visual Basic 6.0. Jakarta, Penerbit Elex Media. Nugroho, Bunafit. Buku Wajib. 2008. Menguasai Perintah SQL. Jakarta, Penerbit MediaKita. 13