DASAR PEMBERI MAKLUMAT DALAMAN 2013 SEKSYEN AUDIT DALAM

DASAR PEMBERI MAKLUMAT DALAMAN 2013 SEKSYEN AUDIT DALAM 1

Dasar Pemberi Maklumat (Dalaman) Definisi 1. Pemberian maklumat adalah pendedahan yang dilakukan oleh individu yang kebiasaannya terdiri daripada pekerja di dalam agensi penguatkuasaan, agensi kerajaan atau syarikat swasta atau orang awam kepada orangorang yang berkuasa sama ada di dalam organisasi atau mengikut budi bicara pemberi maklumat kepada manamana agensi penguatkuasaan yang lain, berkenaan salah tadbirurus korporat, rasuah, menyalahi undang-undang, atau apa-apa kesalahan lain yang dijalankan oleh individu atau sekumpulan individu di dalam organisasi. Apa-apa tindakan oleh individu tersebut boleh dihukum oleh manamana undang-undang yang digubal di Malaysia. Bagi tujuan dasar ini, semua tindakan di atas dikenali sebagai kelakuan tidak wajar (seperti yang ditakrifkan di bawah Akta Perlindungan Pemberi Maklumat 2010 (APPM 2010). 2. Pemberi maklumat ditakrifkan di bawah APPM 2010. 2

Tujuan 3. Dasar ini bertujuan untuk menggalakkan kakitangan SSM, pembekal atau mana-mana pihak luar untuk mendedahkan (memberi maklumat) apa-apa tingkah laku yang tidak wajar (seperti yang ditakrifkan di bawah APPM 2010) dalam pengetahuan mereka dan untuk memberi perlindungan kepada pekerja, pembekal dan pihak luar yang melaporkan dakwaan kelakuan tidak wajar (seperti yang dinyatakan di bawah Seksyen 6, APPM 2010). Skop dan Dasar 4. Dasar ini ditubuhkan untuk menggalakkan dan membimbing pekerja, pembekal dan pihak luar untuk melaporkan salah laku yang didakwa. Dasar ini juga bertujuan untuk memastikan bahawa semua laporan tersebut akan disiasat dengan teliti dan tindakan yang bersesuaian diambil jika perlu. Bagi tujuan dasar ini, frasa tingkah laku yang tidak wajar seperti ditakrifkan oleh APPM 2010 perlu diambil kira tetapi tidak terhad kepada kesalahan berikut: (a) melanggar mana mana undang-undang yang digubal atau dasar SSM; 3

(b) pendedahan berkaitan dengan ketidakadilan kepada mana-mana kakitangan atau pihak luar diteruskan oleh pekerja atau pakatan sulit dengan pekerja SSM; (c) menjejaskan kesihatan dan risiko keselamatan, termasuk risiko kepada orang ramai serta pekerja lain secara sengaja; (d) berhubung dengan penyalahgunaan dana SSM sehingga memudaratkan kepentingan; (e) melibatkan penipuan dan rasuah; (f) melibatkan penyalahgunaan kuasa dan kedudukan untuk kepentingan peribadi atau menyebabkan kemudaratan kepada organisasi itu; (g) yang berkaitan dengan diskriminasi terhadap bangsa, agama, jantina atau ketidakupayaan; dan (h) Menyembunyi maklumat secara sengaja atau berkongsi maklumat tanpa kebenaran sehingga merugikan SSM. 4

Kategori Pemberi Maklumat 5. Pemberi maklumat dilindungi oleh dasar yang dinyatakan di bawah : (a) Dalaman: (i) Pekerja; (ii) Pekerja Kontrak; dan (iii) Pekerja Sementara. (b) Luaran: (i) Pembekal; dan (ii) Orang awam (setakat perkhidmatan SSM) Perlindungan 6. Dasar ini melindungi pemberi maklumat yang membuat laporan / aduan secara jujur. Sesiapa yang terlibat dalam tindakan balas terhadap pekerja / pemberi maklumat akan dikenakan tindakan penguatkuasaan di bawah Seksyen 10 ( 6) APPM 2010 itu. Mana-mana pekerja yang telah membuat laporan secara jujur dilindungi daripada sebarang tindakan buruk yang akan menjejaskan beliau / kehidupan beliau (contohnya 5

pelepasan, turun pangkat, penggantungan, gangguan atau lain-lain bentuk diskriminasi) berpunca daripada melaporkan kelakuan tidak wajar. 7. Seseorang pekerja atau mana-mana pihak lain akan dilindungi walaupun laporan yang dibuat terbukti tidak benar atau tidak berasas. Pembatalan perlindungan pemberi maklumat hanya boleh dibuat sekiranya syaratsyarat yang dinyatakan di bawah Seksyen 11 (1) APPM 2010 adalah sejajar dengan SSM iaitu: (a) pemberi maklumat sendiri telah bertindak mendedahkan salah laku yang tidak wajar; (b) pemberi maklumat itu dengan sengaja membuat pendedahan terhadap salah laku suatu pernyataan material yang diketahuinya atau percaya ianya adalah palsu atau tidak benar; (c) Pendedahan salah laku tidak wajar dianggap remeh atau menyusahkan; 6

(d) Pendedahan salah laku terutamanya mempersoalkan penglibatan merit dasar kerajaan, termasuk dasar sesuatu badan awam (SSM); (e) pendedahan kelakuan tidak wajar dibuat semata-mata atau sebahagian besarnya dengan motif untuk mengelak daripada dibuang kerja atau tindakan tatatertib yang lain; dan (f) pemberi maklumat, semasa membuat pendedahan itu atau memberikan maklumat lanjut, turut melakukan kesalahan di bawah APPM 2010. Jaminan Kerahsiaan 8. Semua laporan dan identiti pemberi maklumat akan dilayan dengan cara yang sulit dan sensitif. Laporan hanya akan didedahkan kepada orang-orang yang diberi kuasa untuk menjalankan siasatan ke atas perkara-perkara yang berkaitan dengan laporan itu. Identiti pemberi maklumat akan sentiasa disimpan dalam keadaan ini. Pemberi maklumat akan dimaklumkan mengenai mana-mana rujukan yang telah dibuat. 7

Laporan Tanpa Nama 9. Dasar ini menggalakkan pemberi maklumat untuk menyatakan nama mereka seboleh mungkin dalam setiap laporan yang dikemukakan. Laporan tanpa nama adalah dianggap kurang berwibawa, namun ianya akan diberikan pertimbangan yang sewajarnya tertakluk kepada budi bicara Jawatankuasa Audit dan Pengurusan Risiko (JAPR). Dalam melaksanakan budi bicaranya, faktor-faktor yang akan diambil kira adalah seperti berikut: (a) Tahap keseriusan isu-isu yang dibangkitkan; (b) Tahap kebolehpercayaan laporan; dan (c) Tahap kemungkinan bagi mengesahkan dakwaan daripada sumber-sumber yang berkaitan. 10. Keputusan JAPR mengenai perkara ini adalah muktamad. Semua perbincangan JAPR pada mana-mana dakwaan pemberi maklumat akan dicatat secara tegas dan menyeluruh oleh Pegawai Seksyen Audit Dalam yang dilantik oleh Pengerusi JAPR. 8

11. Seksyen Audit Dalam hendaklah menyelenggara rekod bagi semua laporan dan dokumen sokongan terhadap siasatan ke atas mana-mana laporan yang dibuat oleh pemberi maklumat. Rekod-rekod ini hendaklah disimpan oleh Ketua Seksyen Audit Dalam. 12. Keputusan untuk membuat laporan tanpa nama mungkin menyebabkan pemberi maklumat tidak diberikan perlindungan di bawah APPM 2010. Laporan Mala Fide 13. Sekiranya pekerja membuat laporan dengan niat yang baik, yang tidak disokong dan disahkan oleh siasatan berikutnya, tiada tindakan akan diambil terhadap pekerja. Semasa membuat laporan, pekerja haruslah berhati-hati dalam memastikan ketepatan maklumat yang diberikan. Walau bagaimanapun, jika seseorang pekerja membuat laporan yang berbentuk mala fide, tindakan disiplin boleh diambil terhadap pekerja tersebut. Organisasi bertanggungjawab sepenuhnya untuk membuktikan bahawa pekerja tersebut telah membuat laporan berbentuk mala fide. Sebaliknya, jika pihak 9

Vendor/pembekal membuat laporan berbentuk mala fide, SSM boleh mempertimbangkan untuk membuat laporan polis dan / atau mengambil tindakan yang perlu yang difikirkan sesuai. Pegawai Bertanggungjawab 14. Seksyen Audit Dalam merupakan pihak tunggal yang diberikan kuasa untuk menyiasat dan menangani semua kes-kes pemberi maklumat yang dilaporkan kepada mereka. Ketua Seksyen Audit Dalam bertanggungjawab untuk memantau dan melaporkan semua kes-kes yang disiasat mengikut Dasar Pemberi Maklumat kepada JAPR. Identiti pemberi maklumat hendaklah dirahsiakan. 15. Sekiranya laporan polis telah dibuat ke atas manamana pegawai dari Seksyen Audit Dalam, aduan itu hendaklah dikendalikan oleh Pengerusi JAPR atau manamana orang yang dilantik oleh JAPR untuk mengelakkan sebarang percanggahan kepentingan atau prasangka dalam penyiasatan tersebut. 10

Membuat Laporan 16. Semua pekerja dan pihak vendor / pembekal adalah digalakkan untuk membuat laporan menggunakan format yang dilampirkan (Rujuk Lampiran 2). Format ini diperkenalkan untuk memastikan semua maklumat yang berkaitan diserahkan dengan lengkap. Ia juga berfungsi sebagai panduan kepada semua pihak. Para pekerja adalah bebas untuk melaporkan terus kepada manamana agensi penguatkuasa jika beliau melilih untuk berbuat demikian dan juga boleh memilih manamana format yang difikirkan sesuai. 17. Pemberi maklumat akan menerima laporan awal dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh laporan dikemukakan, yang akan menyatakan mengenai penyiasatan, pelupusan atau penyelesaian isu ini. Sekiranya siasatan sesuatu laporan, yang telah dilakukan dengan niat yang baik, dimana ianya disiasat oleh kakitangan dalaman, tidak mencapai tahap kepuasan kepada seseorang pemberi maklumat, maka pemberi maklumat tersebut berhak untuk melaporkan kepada agensi-agensi penguatkuasaan yang berkaitan. Sekiranya kesalahan yang dinyatakan itu boleh dihukum di bawah 11

undang-undang yang dikuatkuasakan oleh agensi lain, laporan itu kemudiannya akan dikemukakan kepada agensi yang berkaitan dengan persetujuan pemberi maklumat, atau dalam keadaan di mana pengadu adalah tanpa nama, dengan persetujuan JAPR. 18. Sekiranya siasatan oleh Seksyen Audit Dalam mendedahkan terdapat individu yang berkaitan dengan mana-mana syarikat, perniagaan atau mana-mana entiti yang menggunakan mana-mana pekerja SSM telah melanggar mana-mana undang-undang yang dikuatkuasakan oleh SSM, Ketua Pegawai Eksekutif hendaklah dimaklumkan pada kadar segera, yang mana beliau boleh menggunakan budi bicaranya untuk mengarahkan tindakan penguatkuasaan diambil terhadap pihak-pihak yang berkenaan. Identiti pemberi maklumat hendaklah dilindungi pada setiap masa. Penghantaran dan Penyerahan Laporan 19. Panduan penyerahan untuk laporan pemberi maklumat adalah seperti yang dinyatakan di bawah: (a) Laporan mengenai Pegawai Seksyen Audit Dalam: 12

(Dipanjangkan kepada Pengerusi JAPR) (b) Laporan mengenai Para Ketua Bahagian (Pengarah): (Dipanjangkan kepada Pengerusi JAPR) (c) Laporan mengenai pegawai-pegawai lain atau kakitangan sokongan: (Dipanjangkan kepada Pengarah / Ketua Seksyen Audit Dalam) (d) Laporan mengenai Ketua Pegawai Eksekutif, Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif dan Pengarah Kanan: (Dipanjangkan kepada Pengerusi JAPR dan Pengerusi Suruhanjaya) (e) Laporan mengenai mana-mana Anggota Suruhanjaya: (Dipanjangkan kepada Pengerusi Suruhanjaya) (f) Laporan mengenai Pengerusi Suruhanjaya: (Dipanjangkan kepada Menteri Perdagangan Dalam Negeri, Koperasi dan Kepenggunaan) 20. Laporan boleh dibangkitkan secara lisan atau secara bertulis. Seorang pemberi maklumat yang ingin membuat 13

laporan bertulis hendaklah menggunakan borang yang dilampirkan (Lampiran 2) ataupun menggunakan format terbuka. Secara ringkasnya, maklumat berikut perlu dinyatakan dalam format terbuka: (a) Latar belakang dan sejarah keperihatinan / kebimbangan (mengemukakan tarikh yang berkaitan, masa, nama, dan lain-lain maklumat yang berkenaan); (b) Sebab-sebab mengapa anda amat mengambil berat tentang keadaan yang dilaporkan. Kaedah Penghantaran 21. Aduan samada melalui borang yang ditetapkan atau format terbuka, hendaklah dihantar dalam sampul surat yang bertutup kepada kakitangan yang dibenarkan seperti yang dinyatakan dalam Perenggan 12 prosedur penghantaran. Di samping itu, pemberi maklumat juga boleh mengemukakan aduannya melalui e-mel kepada Ketua Seksyen Audit Dalam, sekiranya beliau ingin berbuat demikian. 14

22. Individu-individu yang ingin membuat aduan secara lisan boleh menghubungi Ketua Seksyen Audit dalam secara terus melalui nombor telefon yang diberikan (03-2299-5366) atau e-mel di sivam@ssm.com. 15