A. Jenis Metodologi Manajemen Proyek - PERT charts. - Gantt charts. - Event Chain Diagrams. - Run charts. - Project Cycle Optimisation. - Dan lain-lain. BAB 1 Teknik dan Metode Manajemen Proyek Di antara metode-metode yang ada, metode Pert Chart dan metode Gantt Chart-lah yang saling banyak digunakan. Sedangkan software untuk mengelola proyek, untuk lingkungan Indonesia, yang sering dijumpai atau banyak digunakan adalah Microsoft Project. Di dalam Software Microsoft Project, kedua metode manajemen proyek ini (Pert Chart dan Gantt Chart) sudah terdapat di dalamnya. Karena sifatnya yang cukup teoritis dan juga faktor kompleksitas tentang pembahasan teknik dan metode manajemen proyek, maka perlu kajian khusus mengenai hal ini. Pembahasan tentang materi ini tentunya perlu dibahas dalam pembahasan tersendiri (yaitu topik-topik tingkat lanjut manajemen proyek). Dalam pembahasan ini akan diterangkan tinjauan implementasi secara langsung (praktik di lapangan). Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia, masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemapuan Manajemen proyek manusia (a people management capability maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan mas alah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen proyek, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier. Dasar-Dasar Organisasional Organisasi adalah sistem yang saling mempngaruhi dan salaing bekerja sama antara orang yang satu dngan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistem maka terdiri dari beberapa elemen Manajemen proyek yaitu : Pendalaman Materi 1
1. Orang, dalam organisasi harus ada sekelompok orang yang bekerja dan salah satunya ada yang memimpin organisasi tersebut. 2. Tujuan, dalam organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. 3. posisi, setip orng yang ada dalam suatu organisasi akan menmpati posisi atau kedudukannya masing-masing. 4. pekerjaan, setiap orang yang ada dalam organisasi tersbut mempunyai pekerjaan (job) masing-masing sesuai dengan posisinya. 5. Teknologi, untuk mencapai tujan orgnisasi membutuhkan teknologi untuk membantu dalam pengolahan data menjadi suatu informasi. 6. struktur, struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan dan hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut. 7. lingkungan luar, merpakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhi keberhasilan suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang organisasi. Prinsip-prinsip organisasi adalah nlai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja bagi setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan tujuan yang telah disepakati. Prinsip-prinsp yang ada dalam organisasi meliputi : 1. tujuan orgnisasi yang jelas 2.. tugas yang dilakukan harus jelas 3. pembagian tugas yang adil 4. penempatan posisi yang tepat 5. adanya koordinasi dan integrasi Manajemen proyek dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusan manajemen yaitu : manajemen tingkat bawah (operasional), manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial) dan manajemen tingkat atas (strategik). Setiap level memiliki tanggung jawabnya sendiri-sendiri dan semuanya bekerja sama dalam mencapai tujuan dan sasaran. Manajemen proyek tingkat bawah (operasional) Pendalaman Materi 2
- Manajer operasional membuat keputusan berdasarkan aturan-aturan yang telah ditetapkan sebelumnya dan menghasilkan hal-hal yang dapat diprediksikan bila diterapkan dengan benar. - Manajemen proyek tingkat menengah Manajer tingkat menengah membuat perencanaan jangka pendek dan mengontrol keputusan-keputusan tentang bagaimana sumberdaya bisa dialokasikan dengan baik Manajemen proyek tingkat atas (strategik) - Manajer strategik membuat keputusan-keputusan yang akan membimbing manajer operasional dan manajer tingkat menengah. Ada tiga garis besar yang dibahas dalam manajemen proyek untuk menciptakan berlangsungnya sebuah proyek, yaitu : 1. Perencanaan Untuk mencapai tujuan, sebuah proyek perlu suatu perencanaan yang matang. Yaitu dengan meletakkan dasar tujuan dan sasaran dari suatu proyek sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administrasi agar dapat diimplementasikan.tujuannya agar memenuhi persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu, biaya dan keselamatan kerja. Perencanaan proyek dilakukan dengan cara studi kelayakan, rekayasa nilai, perencanaan area manajemen proyek (biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi. 2. Penjadwalan Merupakan implementasi dari perencanaan yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya (biaya, tenaga kerja, peralatan, material), durasi dan progres waktu untuk menyelesaikan proyek. Penjadwalan proyek mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai permasalahannya. Proses monitoring dan updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang realistis agar sesuai dengan tujuan proyek. Ada beberapa metode untuk mengelola penjadwalan proyek, yaitu Kurva S (hanummcurve), Barchart, Penjadwalan Linear (diagram Vektor), Network Planning dan waktu dan durasi kegiatan. Bila terjadi penyimpangan terhadap rencana semula, maka dilakukan evaluasi dan tindakan koreksi agar proyek tetap berada dijalur yang diinginkan. Pendalaman Materi 3
3. Pengendalian Proyek Pengendalian mempengaruhi hasil akhir suatu proyek. Tujuan utama dari utamanya yaitu meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi selama berlangsungnya proyek. Tujuan dari pengendalian proyek yaitu optimasi kinerja biaya, waktu, mutu dan keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian yaitu berupa pengawasan, pemeriksaan, koreksi yang dilakukan selama proses implementasi. B. Metodologi Manajemen Proyek Sistem Informasi RUP (Rational Unified Process Rational Unified Process (RUP) merupakan suatu metode rekayasa perangkat lunak yang dikembangkan dengan mengumpulkan berbagai best practises yang terdapat dalam industri pengembangan perangkat lunak. Ciri utama metode ini adalah menggunakan use-case driven dan pendekatan iteratif untuk siklus pengembangan perankat lunak. Gambar dibawah menunjukkan secara keseluruhan arsitektur yang dimiliki RUP. RUP menggunakan konsep object oriented, dengan aktifitas yang berfokus pada pengembangan model dengan menggunakan Unified Model Language (UML). Melalui gambar dibawah dapat dilihat bahwa RUP memiliki, yaitu: Dimensi pertama digambarkan secara horizontal. Dimensi ini mewakili aspek-aspek dinamis dari pengembangan perangkat lunak. Aspek ini dijabarkan dalam tahapan pengembangan atau fase. Setiap fase akan memiliki suatu major milestone yang menandakan akhir dari awal dari phase selanjutnya. Setiap phase dapat berdiri dari satu beberapa iterasi. Dimensi ini terdiri atas Inception, Elaboration, Construction, dan Transition. Dimensi kedua digambarkan secara vertikal. Dimensi ini mewakili aspek-aspek statis dari proses pengembangan perangkat lunak yang dikelompokkan ke dalam beberapa disiplin. Proses pengembangan perangkat lunak yang dijelaskan kedalam beberapa disiplin terdiri dari empat elemen penting, yakni who is doing, what, how dan when. Pendalaman Materi 4
1. Dimensi ini terdiri atas Business Modeling, Requirement, Analysis and Design, Implementation, Test, Deployment, Configuration dan Change Manegement, Project Management, Environtment. Gambar Arsitektur Rational Unified Process Pada penggunaan kedua standard tersebut diatas yang berorientasi obyek ( object orinted) memiliki manfaat yakni: Improve productivity Standard ini dapat memanfaatkan kembali komponen-komponen yang telah tersedia/dibuat sehingga dapat meningkatkan produktifitas Deliver high quality system Kualitas sistem informasi dapat ditingkatkan sebagai sistem yang dibuat pada komponenkomponen yang telah teruji (well-tested dan well-proven) sehingga dapat mempercepat delivery sistem informasi yang dibuat dengan kualitas yang tinggi. Pendalaman Materi 5
Lower maintenance cost Standard ini dapat membantu untuk menyakinkan dampak perubahan yang terlokalisasi dan masalah dapat dengan mudah terdeteksi sehingga hasilnya biaya pemeliharaan dapat dioptimalkan atau lebih rendah dengan pengembangan informasi tanpa standard yang jelas. Facilitate reuse Standard ini memiliki kemampuan yang mengembangkan komponen-komponen yang dapat digunakan kembali untuk pengembangan aplikasi yang lainnya. Manage complexity Standard ini mudah untuk mengatur dan memonitor semua proses dari semua tahapan yang ada sehingga suatu pengembangan sistem informasi yang amat kompleks dapat dilakukan dengan aman dan sesuai dengan harapan semua manajer proyek IT/IS yakni deliver good quality software within cost and schedule time and the users accepted. Fase RUP Inception/insepsi Elaboration/elaborasi Construction/konstruksi Transition/transisi Inception Menentukan Ruang lingkup proyek Membuat Business Case Menjawab pertanyaan apakah yang dikerjakan dapat menciptakan good business sense sehingga proyek dapat dilanjutkan Elaboration Menganalisa berbagai persyaratan dan resiko Menetapkan base line Merencanakan fase berikutnya yaitu construction Pendalaman Materi 6
Construction Melakukan sederetan iterasi Pada setiap iterasi akan melibatkan proses berikut: analisa desain, implementasi dan testing Transistion Membuat apa yang sudah dimodelkan menjadi suatu produk jadi Dalam fase ini dilakukan: Beta dan performance testing Membuat dokumentasi tambahan seperti; training, user guides dan sales kit Membuat rencana peluncuran produk ke komunitas pengguna Peran Use Case Pada Setiap Fase Inception Menolong mengembangkan scope proyek Menolong menetapkan penjadwalan dan anggaran Elaboration Menolong dalam melakukan analisa resiko Menolong mempersiapkan fase berikutnya yaitu konstruksi Construction Melakukan sederetan iterasi Pada setiap iterasi akan akan melibatkan proses berikut: analisa desain, implementasi dan testing Transistion Membuat apa yang sudah dimodelkan menjadi suatu produk jadi Dalam fase ini dilakukan: Beta dan performance testing Membuat dokumentasi tambahan seperti; training, user guides dan sales kit Membuat rencana peluncuran produk ke komunitas pengguna Pendalaman Materi 7
Penerapan Tahapan Metodologi Pengembagan Perangkat Lunak dengan Menggunakan RUP (Contoh Kasus) Metodologi Rational Unified Process (RUP). Metode RUP merupakan metode pengembangan kegiatan yang berorientasi pada proses. Dalam metode ini, terdapat empat tahap pengembangan perangkat lunak yaitu: Inception Pada tahap ini pengembang mendefinisikan batasan kegiatan, melakukan analisis kebutuhan user, dan melakukan perancangan awal perangkat lunak (perancangan arsitektural dan use case). Pada akhir fase ini, prototipe perangkat lunak versi Alpha harus sudah dirilis Elaboration : Pada tahap ini dilakukan perancangan perangkat lunak mulai dari menspesifikasikan fitur perangkat lunak hingga perilisan prototipe versi Betha dari perangkat lunak. Construction Pengimplementasian rancangan perangkat lunak yang telah dibuat dilakukan pada tahap ini. Pada akhir tahap ini, perangkat lunak versi akhir yang sudah disetujui administrator dirilis beserta dokumentasi perangkat lunak. Transition Instalasi, deployment dan sosialisasi perangkat lunak dilakukan pada tahap ini. Pendalaman Materi 8