7 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Enterprise Resource Planning (ERP) Enterprise Resource Planning (ERP) Sistem merupakan sebuah tools yang merupakan penerapan dari teknologi informasi sehingga dapat membantu pihak manajemen agar memiliki data yang memadai untuk keperluan analisa. ERP menggali informasi lintas fungsional di dalam perusahaan (Mehrjerdi, 2010). Enterprise Resource Planning (ERP) adalah software architecture yang memfasilitasi aliran informasi antara fungsi-fungsi berbeda dalam perusahaan. ERP memfasilitasi pembagian informasi lintas bagian organisasi dan lokasi geografis (Kumar & Thapliyal, 2010). Sistem ERP memungkinkan organisasi untuk mengintegrasikan seluruh proses bisnis utama guna meningkatkan efisiensi dan mempertahankan posisi yang kompetitif (Addo-Tenkorang & Helo, 2011). Integrasi antara fungsi-fungsi bisnis memfasilitasi komunikasi dan pembagian informasi. ERP menyediakan kemudahan akses terhadap informasi yang terintegrasi. Perusahaan membuat produk untuk dijual yang mempunyai area fungsional utama dari operasional yang harus diikuti. Beberapa area fungsional terdiri dari berbagai macam fungsi bisnis, aktivitas bisnis dengan area fungsional dari operasional (Wijaya & Damayanti, 2011). Sebuah sistem ERP memampukan sebuah organisasi dalam mengintegrasi semua proses bisnis dalam perusahaan dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi dan mempertahankan posisi yang kompetitif. Tetapi bagaimanapun tanpa implementasi sistem yang berhasil, hasil dari implementasi yang diharapkan tidak akan tercapai. Definisi basis dari ERP yakni enterprise-wide information system yang mengintegrasikan dan mengontrol semua proses bisnis yang ada di dalam perusahaan. Enterprise Resource Planning(ERP) adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk integrasi dan mengoptimalkan proses bisnis dan transaksi. System ERP telah menjadi alat strategi yang penting dalam lingkungan kompetitif saat ini (Addo-Tenkorang & Helo, 2011) 7
8 Tujuan utama dari ERP, yaitu untuk meningkatkan efisiensi operasi dengan memperbaiki proses bisnis dan menurunkan biaya. ERP memampukan departemendepartemen yang memiliki kebutuhan yang berbeda untuk saling berkomunikasi membagikan informasi dalam satu sistem, hal ini juga dengan maksud menjaga integritas dari informasi tersebut. Demikian juga ERP meningkatkan kerja sama dan interaksi antara semua unit bisnis dalam organisasi. ERP menstandarisasi proses dan data yang ada di dalam organisasi. Perusahaan juga mempersingkat waktu dari alur data antarbagian bisnis dengan sistem ERP. Setelah perusahaan mengintegrasi dan menstandarisasi proses dan data dalam perusahaan mereka, perusahaan akan mampu untuk mensentralisasikan aktivitas administrasi mereka, meningkatkan kemampuan untuk menyebarkan informasi yang baru, dan mengurangi biaya pemeliharan sistem informasi. Sebagai hasil, dari penggunaan ERP telah menjadi kekuatan bagi perusahaan terutama manajer dimana sistem ERP memberikan pandangan yang terintegrasi dari proses bisnis. ERP dirancang agar mudah disesuaikan dengan permintaan bisnis (Seo, 2013). Berdasarkan teori-teori yang telah disampaikan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa ERP adalah suatu software yang memberikan fungsi integrasi cross-functional untuk departemen-departemen yang ada di dalam perusahaan. Selain itu, ERP dapat mengoptimalkan proses bisnis dan transaksi dalam perusahaan sehingga meningkatkan kemampuan penyebaran informasi serta pertukaran informasi. 2.2 My SQL MySQLadalah sebuah software database yang mempunyai manajemen database relasional(connolly & Begg, 2010). Fitur yang ada didalam MySQL: Tables Tabel adalah tempat penyimpanan relasional yang terdiri dari relasi, tables digunakan sebagai induk dari isi-isi object.
9 Columns Kolom dapat memiliki nama yang unik dan berisi data yang berbedabeda, selain itu kolom memiliki tipe data yang terkait. Rows Setiap baris dalam tabel merupakan data yang berbeda karena format tabel yang buat secara masing-masing, namun masih memiliki atribut yang sama. Values Setiap baris terdiri dari nilai nilai yang sesuai dengan kolom. Nilai harus memiliki tipe data yang ditentukan kolom. Keys Setiap tabel harus memiliki key, agar kita dapat menemukan data yang diinginkan, karena didalam suatu database bisa terdapat banyak data yang sama, oleh karena itu agar mudah untuk mencarinya dibutuhkan key agar relasi yang dicari mudah ditemukan. Schemas Skema digunakan untuk menunjukan tabel beserta kolom dalam mencari data, skema tidak termasuk didalam data. Relationships Hubungan dalam tiap tabel, contohnya jika dimasukan alamat dalam tabel yang terpisah dari pelanggan, walaupun berbeda tabel namun jika menggunakan relationships maka nanti akan bernama menjadi foreign keys yang menandakan hubungan antar 2 tabel yang kuat. 2.3 SAP Systems, Applications, and Products in Data Processing (SAP) merupakan software package yang dapat meminimalisasi kompleksitas dan menjalankan bisnis dengan kemampuan computing yang lebih realtime(anderson, 2011) Anderson menjabarkan bahwa software aplikasi SAP dibangun berdasarkan konsep spesialisasi dan integrasi. SAP menggunakan istilah komponen untuk menunjukkan business application. Sementara, modul SAP menyediakan fungsionalitas khusus dalam sebuah komponen, contohnya modul
10 Finance, modul Production Planning, dan modul Material Management. Modulmodul SAP membentuk komponen SAP. Di dalam modul tertentu, proses bisnis perusahaan dikonfigurasi(anderson, 2011). Proses bisnis perusahaan juga dikenal sebagai skenario bisnis, contohnya order-to-cash. Proses bisnis terdiri dari berbagai transaksi, seperti picking inventory, membuat delivery, dan membuat tagihan order kepada pelanggan. Gambar 2. 1Komponen, modul, dan transaksi SAP Sumber: (Anderson, 2011, p. 10) Sebagian besar perusahaan memiliki sistem teknologi informasi yang berbeda untuk memenuhi keperluan bisnisnya. Dengan sistem teknologi informasi yang berbeda, aliran informasi dalam suatu perusahaan dapat terhambat, seperti tidak adanya kontrol terhadap jalannya proses bisnis. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan suatu pengendalian internal yang fleksibel, terintegrasi, dan dapat memaksimalkan keuntungan bagi perusahaan. Salah satu teknologi untuk mencapai jaringan yang fleksibel dan terintegrasi adalah SAP. Perangkat lunak SAP menyediakan integrasi untuk keperluan bisnis perusahaan. Perusahaan dapat mengoptimalkan operasi bisnis yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif. Ada beberapa alasan perusahaan memilih untuk mengimplementasikan SAP(Anderson, Nilson, & Rhodes, 2009), yaitu: Untuk meningkatkan kualitas atau ketersediaan produk Untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan Untuk menyediakan suatu sistem yang mengelola aktivitas
11 Untuk meningkatkan keuntungan kompetitif Berdasarkan uraian yang telah disampaikan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa SAP merupakan salah satu produk ERP untuk membantu integrasi keperluan bisnis perusahaan secara real-time agar berjalan secara efisien dan efektif guna meningkatkan keuntungan kompetitif perusahaan. 2.4 SAP Business One SAP Business One merupakan sebuah software bisnis SAP yang spesifik untuk bisnis kecil dan menengah, yang berupa satu aplikasi untuk mengerjakan beberapa tugas (Citixsys, 2014). Ketika menjalankan SAP Business One, user dapat melakukan hal-hal berikut: Melihat bisnis secara lengkap dengan satu sumber yang akurat dan kritikal. Data bisnis yang selalu update memberikan user akses yang mudah untuk mendapatkan informasi yang benar dan dibutuhkan untuk menjalankan bisnis. Mengambil pengawasan bisnis yang proaktif melalui tanda otomatis, workflows, dan merespon kunci kejadian bisnis dan apa yangpelanggan butuhkan. Mempersingkat operasional dengan mengintegrasikan proses bisnis, seperti penjualan, pembelian, persediaan, keuangan. Menghapus data yang berlebihan dan kesalahan yang terjadi. Membantu membuat perubahan dengan melakukan kustomisasi SAP Business One yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh bisnis. Mendapatkan solusi yang tepat. SAP Business One adalah produk yang ditawarkan SAP, software solusi bisnis yang terbaik. (SAP, 2014). Modul-modul yang terdapat pada SAP Business One adalah sebagai berikut: a. Administration Modul Administration di dalam SAP Business One berfungsi untuk:
12 i. Menentukan informasi mengenai perusahaan dan informasi pengguna sistem, seperti: Currency exchange rates Authorizations and alerts Approvals Internal mail organization, basic e-mail settings, and other information Access information from non-sap software using data import and export functions ii. Menentukan aturan sistem dan parameternya. iii. Melakukan maintenance untuk sistem, seperti backup dan perbaikan. b. Financials Modul Financials ini berfungsi untuk: i. Memasukkan semua fungsi dan laporan yang dibutuhkan untuk accounting and financial operations di perusahaan. ii. Memasukkan semua yang berkaitan dengan laporan pajak sesuai dengan ketentuan di setiap negara. iii. Memungkinkan untuk mendokumentasikan semua transaksi yang berkaitan dengan accounting dan financial c. Sales Opportunities Modul Sales Opportunities ini berfungsi untuk memperkirakan dan menganalisis peluang yang belum dijalankan sesuai dengan perkembangan pekerjaan yang dilakukan, seperti pertemuan, negosiasi, dan proses lainnya yang berhubungan dengan penjualan. Dengan menggunakan berbagai tab dalam sales opportunitywindow, dapat memproses penjualan dengan membuat dan konfigurasi field dari mulai updating dan membuat laporan. Fitur-fitur yang terdapat pada modul sales opportunities berguna untuk: i. Menghubungkan berbagai dokumen ii. Menandakan kepemilikan untuk sales opportunity
13 iii. Memilih pemilik yang berbeda untuk setiap tahapan dalam sales opportunity iv. Menentukan akses pengguna kepada informasi yang ada v. Menghasilkan laporan untuk menganalisis : Analisis dapat dilakukan per tahapan, per user, atau dapat melihat keseluruhan laporan statistik. Laporan dapat dipilih berdasarkan parameternya, seperti business partner, sales employee, dan time period. d. Sales Proses dari sales berjalan dari awal permintaan penawaran harga penjualan untuk barang atau jasa sampai pada akhirnya pembuatan invoice yang akan ditujukan kepada pelanggan. Setiap langkah dari proses penjualan membutuhkan suatu dokumen, seperti sales order, A/R invoice. e. Purchasing SAP Business One memungkinkan untuk mengatur seluruh proses pembelian dari purchase order sampai kepada A/P invoice. Selanjutnya dapat membuat laporan-laporan untuk menganalisis informasi pembelian, seperti jumlah pembelian dan informasi harga. f. Business Partners SAP Business One menghubungkan antara business partners dan G/L accounts melalui control account yang digambarkan selama inisialisasi sistem dan diubah untuk business partner yang berbeda. Semua transaksi penjualan dan pembelian ditempatkan ke control account yang tepat, yang memperbolehkan untuk mengakes keseluruhan neraca saldo untuk pelanggan dan vendor. g. Banking Modul Banking digunakan untuk melakukan semua transaksi keuangan yang termasuk bank account, yaitu: i. Membuat incoming dan outgoingpayments untuk pembayaran yang bervariasi secara manual dan otomatis ii. Melakukan rekonsiliasi internal dan eksternal secara manual dan otomatis
14 iii. Postdated dan cash deposits of checks iv. Mencetak satu atau banyak cek. h. Inventory Modul inventory digunakan untuk: i. Mengatur item master data records ii. Bekerja dengan serial dan batch number iii. Mengatur transaksi persediaan, termasuk goods receipts, goods issues, inventory transfers, initial item quantity settings, dan inventory counts iv. Mengatur daftar harga, termasuk periode diskon dan harga spesial v. Pick and pack process vi. Menghasilkan laporan yang berhubungan dengan persediaan. i. Production Modul Production pada SAP Business One bertujuan untuk: i. Bill of Material (BOM) - Menentukan jumlah komponen untuk membuat produk ii. Production orders Sekumpulan instruksi untuk merencanakan dan memasang barang produksi yang membawa transaksi material dan harga yang berkaitan dengan proses produksi. SAP Business One membuat beberapa tipe dari production order: Standard Digunakan untuk produksi biasa. Komponen diambil dari item BOM Special Digunakan untuk memproduksi barang atau menjalankan aktivitas Disassembly Digunakan untuk membuat laporan kumpulan barang dengan produksi BOM. j. MRP Modul MRP memungkinkan untuk membuat rencana material yang dibutuhkan untuk procurement process berdasarkan evaluasi dari persediaan yang telah ada, permintaan, dan persediaan.
15 k. Service Jika perusahaan yang menjual jasa kepada pelanggannya, aktivitas yang berkaitan dengan jasa dapat dilakukan pada tab ini yang berfungsi untuk: i. Mengatur interaksi antara service representative dan pelanggan. ii. Mengelola informasi yang terdapat pada service contracts, item, dan serial number iii. Optimisasi potensi penjualan dan jasa serta meningkatkan pendapatan dengan membantu fungsi bisnis, seperti: Service operations, Service contract management, Service planning, Tracking of customer interaction activities, Customer support, Management of sales opportunities. iv. Membuat pengetahuan berdasarkan solusi untuk masalah yang dialami pelanggan. l. Human Resources Modul Human Resources untuk memasukkan informasi mengenai karyawan perusahaan, yang dapat berfungsi untuk: i. Memasukkan dan mengelola informasi karyawan, baik yang bersifat umum ataupun pribadi, seperti umur, status, passport, dan ID card. ii. Mengelola informasi yang berhubungan dengan pendidikan, pekerjaan yang dilakukan sebelumnya, dan absen. iii. Menganalisis gaji karyawan. iv. Membuat sekumpulan laporan dan daftar karyawan yang berguna untuk menjalankan bisnis dengan lebih efisien. m. Reports Modul Reports pada SAP Business One bertujuan untuk menghasilkan laporan dari berbagai modul yang ada sebelumnya, yaitu: Financials Sales Opportunities Sales and Purchasing Business Partners Banking
16 Inventory Production MRP Service Human Resource 2.5 Purchasing Pembelian adalah proses penemuan sumber, pemesanan jasa, dan perlengkapan. Kegiatan tersebut kadang disebut sebagai pengadaan barang. Tujuan utamanya, yakni memperoleh bahan dengan biaya yang serendah mungkin namun juga konsisten dengan kualitas dan jasa yang dipersyaratkan. Pembelian juga memiliki prinsip yang dijadikan pedoman. Prinsip pembelian adalah hal-hal pokok dalam pelaksanaan fungsi pembelian yang perlu dijadikan pokok atau acuan(muryanto, Riyanto, & Noranita, 2013). The right price Salah satu prinsip manajemen pembelian adalah harga yang tepat. Dimana nilai dari suatu barang yang dinyatakan dalam mata uang yang layak atau yang umum berlaku pada saat dan kondisi pembelian yang dilakukan. The right quantity Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah yang benarbenar dibutuhkan oleh suatu perusahaan pada saat tertentu. The right time Menyangkut pengertian bahwa barang tersedia setiap kali diperlukan. Dalam hal ini persediaan barang haruslah diperhitungkan karena jika ada persediaan barang tentunya ada biaya untuk perawatan barang tersebut. The right place Mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan atau diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli.
17 The right quality Mutu barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan sesuai dengan ketentuan yang sudah dirancang dimana paling menguntungkan bagi perusahaan. The right source Barang berasal dari sumber yang tepat. Sumber dikatakan tepat apabila memenuhi prinsip-prinsip yang lain, yaitu: the right place, the right quantity, the right time, the right price, dan the right quality. Modul Purchasing dalam SAP Business One:(SAP, 2014) Mendeskripsikan dokumen dan fungsi yang digunakan dalam proses pembelian. Menyesuaikan dengan perubahan di inventory selama proses pembelian. SAP Business One mendukung beberapa dokumen pembelian: a. Purchase Quotation Dalam pembelian, perusahaan akan berusaha untuk mendapatkan penawaran yang terbaik untuk barang dan jasa yang dibutuhkannya. Oleh karena itu, perusahaan mengirimkan purchase invitation ke beberapa vendor untuk mengindikasikan syarat dan ketentuan mereka, seperti harga atau tanggal pengiriman untuk pasokan material atau pengadaan jasa dengan mengajukan quotation. Dalam purchase quotation, detil dari material dan jasa (misalnya: jumlah barang), membutuhkan tanggal dan informasi vendor telah ditetapkan. Perusahaan dapat membandingkan quotation yang diterima dan memutuskan untuk melakukan pemesanan ke vendor yang terpilih. Prosedur pada purchase quotation: Membuat purchase quotation. Mengirimkan quotations kepada vendor. Melakukan pencatatan terhadap jawaban yang diberikan dari vendor dalam purchase quotations. Melakukan perbandingan untuk mendeterminasi penawaran yang terbaik dan membuat purchase order.
18 Setelah memilih penawaran yang terbaik, close semua purchase quotations yang terkait. b. Purchase Order Purchase Order merupakan sebuah dokumen yang digunakan untuk membeli item atau barang dari vendor dalam kondisi harga yang telah disepakati. Saat membuat purchase order di SAP Business One, tidak ada value yang akan dicatat di sistem accounting. Tetapi, jumlah dari pemesanan sudah dicatat di dalam inventory management. Perusahaan dapat melihat jumlah pesanan di beberapa laporan dan layar, seperti inventory status, report, dan item master data window. c. Goods Receipt PO Goods Receipt PO digunakan sebagai dokumen penerimaan stok ke dalam gudang. Goods Receipt PO dapat berdasarkan dari satu atau lebih purchase order (supplier yang sama) yang telah dibuat pada sistem. Setelah dibuat, dokumen ini tidak hanya menambahkan jumlah pada persediaan (stok) di dalam gudang, tetapi juga menambahkan nilai persediaan pada akun persediaan, serta mengurangi nilai pada ordered quantity. d. Goods Return Dokumen goods return digunakan untuk mengembalikan barang yang telah diterima ke vendor atau untuk mengembalikan transaksi pembelian secara keseluruhan atau sebagian. Sebagai contoh, goods receipt di SAP Business One. Sesuai dengan ketentuan hukum, perusahaan tidak dapat menghapus atau mengubah accounting terkait dalam dokumen ini. Tetapi untuk mengembalikan barang yang tidak sesuai atau untuk memperbaiki kesalahan yang dibuat, dapat menggunakan goods return. Dokumen goods return yang telah dibuat menyebabkan pengurangan jumlah di dalam gudang dan jumlah nilai pada akun persediaan. e. A/P Down Payment Invoice Bisnis membutuhkan pembayaran di muka dari vendor untuk memastikan bahwa pelanggan berkomitmen dengan barang pesanan mereka. Di dalam SAP Business One, dapat dibuat A/Pdown payment. Jika salah satu dari vendor membutuhkanperusahaan untuk membayar
19 di muka terlebih dahulu sebelum mengirimkan barang yang dipesan. Perusahaan dapat mengurangi jumlah dari down payment di invoice akhir. f. A/P Invoice A/P Invoice merupakan dokumen yang digunakan sebagai permintaan atas pelunasan pembayaran. Dokumen ini juga mencatat statement biaya keuntungan dan kerugian. Perusahaan dapat membuat A/PInvoice dari beberapa purchase order dan goods receipt PO. Jika ada satu atau lebih A/Pdown payment invoice yang berhubungan dengan A/Pinvoice, pembayaran tersebut dapat dimasukkan ke dalam A/Pinvoice. Jumlah barang yang di dalam inventory akan meningkat setelah invoice di-post. g. A/P Credit Memo Saat membuat pengiriman untuk purchase order atau A/Pinvoice di SAP Business One, ketentuan hukum melarang untuk menghapus atau membuat perubahan lain untuk dokumen ini. Perusahaan membuat A/PCredit Memo berdasarkan A/Pinvoice untuk menetapkan hubungan antara dua transaksi dalam SAP Business One. Tetapi, dapat juga membuat A/PCredit Memo tanpa menggunakan dokumen basis. SAP Business One memampukan membuat A/P Credit Memo dengan jumlah nol. Hal ini dapat dilakukan jika ingin clear tagihan tanpa ada charge items. h. A/P Reserve Invoice A/P Reserve Invoice memampukan perusahaan untuk membuat post terkait dalam sistem akuntansi dan tidak mempengaruhi jumlah persediaan. A/Preserve invoice untuk mendokumentasikan A/PInvoice dari vendor sebelum barang tiba. Setelah barang diterima, perusahaan membuat goods receipt PO berdasarkan A/Preserve invoice untuk memperbarui jumlah inventory dan nilai dari inventory. i. Landed Cost Landed cost adalah jumlah total dari biaya produk setelah produk sampai. Komponen dari landed cost termasuk harga asli dari produk, ongkos pengiriman, ongkos logistik, pajak, asuransi, dan perbedaan kurs mata uang. Tidak semua dari komponen ini ada dalam setiap
20 pengiriman, tetapi harus tetap diperhatikan sebagai bagian dari landed cost. 2.6 Report Modul Report pada SAP Business One mencakup laporan-laporan dari modul Financial, Sales Opportunities, Sales and Purchasing, Business Partners, Banking, Inventory, Production, Service, dan Human Resources(SAP, 2014). Laporan-laporan tersebut bisa dianalisis dengan berbagai cara menggunakan fungsi selection dan sort dan disesuaikan dengan kebutuhan bisnis perusahaan. SAP Business One juga menyediakan kemampuan akses data ke luar, seperti Microsoft Excel dan Microsoft Word. 1. Financial Reports Financial reports berisi semua laporan yang berkaitan dengan analisis kegiatan keuangan dan akuntansi perusahaan. 2. Sales Opportunity Report Sales opportunity report dapat menghasilkan laporan yang memberikan pemahaman mengenai alasan keberhasilan atau kegagalan peluang penjualan perusahaan. 3. Sales and Purchasing Reports Sales and purchasing reports digunakan untuk menganalisis transaksi pembelian dan penjualan, melihat open document, serta melihat dan memproses dokumen yang disimpan sebagai draft. 4. Business Partner Reports Business partner reports tentang interaksi perusahaan dengan business partner-nya. 5. Banking Reports Banking reports digunakan untuk menganalisis dari cek pembayaran yang dikeluarkan untuk vendor, draft yang dibuat untuk dokumen yang terkait banking, dan rekonsiliasi eksternal. 6. Inventory Reports Inventory reports dapat menghasilkan daftar seluruh barang dan menaksir persediaan barang di gudang.
21 7. Production Reports Production reports digunakan untuk menghasilkan daftar bill of materialdan melihat open production order. 8. Service Reports Service reports digunakan untuk mengekstrak informasi penting tentang efisiensi dan kinerja service department pada perusahaan, memperoleh rincian mengenai kontrak layanan pelanggan, melihat pelayanan perusahaan untuk menilai kemajuan perusahaan, dan mengambil tindakan yang diperlukan. 9. Human Resources Reports Human resources reports digunakan untuk melihat ketidakhadiran karyawan dan menampilkan rincian kontak setiap karyawan 2.7 Metodologi Accelerated SAP Metodologi AcceleratedSAP (ASAP) merupakan salah satu metodologi standar atau yang umum digunakan oleh perusahaan ketika akan mengimplementasi sistem SAP yang baru. Metodologi ini berisikan road map (jalur) atau tahapan yang membantu implementasi SAP ini. Selain itu, ASAP juga berisikan perangkatperangkat dan juga informasi yang bermanfaat dalam membantu tim member dalam mengimplementasikan SAP. Pemeriksaan kualitas nantinya akan digabungkan pada setiap akhir tahapan, yang mana nantinya dapat membantu dalam mengawasi pengerjaan dan juga dalam menentukan faktor faktor kritikal yang akan menilai tingkat kesuksesan dalam implementasi ini. Tahapan tahapan dalam metodologi ASAP ini adalah:(sap AG., 2010, p. 33) 1. Project preparation Pada tahap ini project manager akan mengkoordinir dalam melakukan initiating project dan juga membuat persiapan dalam menjalankan project. Hal hal yang akan dipertimbangkan oleh project manager dalam melakukan persiapan ini adalah: a. Handover from sales, yaitu melakukan pertemuan dengan pihak penjual. b. Project kick-off, yaitu menentukan waktu untuk melakukan pertemuan dengan client untuk mempersiapkan untuk menjalankan project.
22 c. Conduct kick-off meeting, yaitu melakukan sesi presentasi ketika project akan dijalankan dan menjelaskan keuntungan dari implementasi SAP. d. Install software, yaitu melakukan instalasi software yang ada didalam perusahaan yang nantinya akan digunakan oleh perusahaan. Gambar 2.2 Arsitektur SAP Business One Sumber: (AG, 2010, p. 33) Tujuan dari melakukan project preparation ini adalah membantu dalam menyediakan perencanaan awal dan juga persiapan untuk project SAP. Tahap ini juga akan membantu dalam identifikasi dan merencanakan daerah fokus utama yang nantinya akan dipertimbangkan. 2. Business blueprint Tahapan ini merupakan tahapan dimana tim project mendapatkan gambaran secara garis besar tentang bagaimana proses bisnis dari perusahaan. Dan juga tim akan memahami bagaimana nantinya SAP yang akan diimplementasikan berjalan dalam menyokong kegiatan bisnis yang terjadi di dalam perusahaan. Proses yang akan berjalan atau terjadi selama fase blueprint ini adalah: a. Scope document
23 Suatu kuisioner yang akan diberikan kepada perusahaan mengenai proses bisnis secara keseluruhannya. b. As is Memahami proses bisnis dari tim inti, setelah itu akan melakukan dokumentasi terhadap proses bisnis. c. Tobe Membuat atau mengembangkan proses bisnis yang nantinya digabungkan dengan applikasi SAP berdasarkan dokumentasi dari as is. Setelah itu dilakukan dokumentasikan proses to be. d. Gap analysis Melakukan perbandingan proses yang sedang berjalan dan proses yang akan dijalankan, setelah itu nantinya akan didokumentasikan perbandingan antara kedua proses tersebut. e. Sign off Setelah proses yang di atas berjalan secara benar client akan melakukan tanda tangan yang menandakan project fase blueprint telah selesai.(sap AG., 2010, p. 65) Gambar 2.3 Fase dalam Business Blueprint
24 Sumber: (AG, 2010, p. 65) Tujuan dari fase ini adalah untuk membuat blueprint dari proses bisnis dan dokumentasi merupakan hasil dari solusi yang sesuai kebutuhan perusahaan. Dengan adanya blueprint akan membantu perusahaan memahami proses bisnis yang dilakukan dengan menggunakan sistem SAP. 3. Realization Tahapan ini merupakan fase dimana akan mengimplementasikan semua proses bisnis yang telah didokumentasikan pada fase sebelumnya (blueprint). Dalam fase ini ada tiga proses utama yang akan dikerjakan, yaitu: a. Baseline, yaitu melakukan konfigurasi terhadap proses bisnis yang penting terlebih dahulu. b. User acceptance, yaitu melakukan pemeriksaan terhadap kesesuaian dengan permintaan dari client. c. Sign off, yaitu menandakan fase realization selesai dengan meminta persetujuan dari client Gambar 2.4 Fase dalam Project Realization Sumber: (AG, 2010, p. 94) Tujuan utama dari fase ini adalah untuk mengimplementasikan proses bisnis yang berdasarkan pada blueprint yang sudah dibuat pada fase sebelumnya.
25 Sasaran utamanya adalah menjalankan proses bisnis bersamaan dengan SAP yang sudah ada dan melakukan testing kelayakan(sap AG., 2010, p. 94). 4. Final Preparation Tujuan pada fase ini adalah untuk menyempurnakan implementasi. Pada tahap ini akan meliputi testing, end user training, system management, dan juga cut over strategy. Ini berguna dalam memperhitungkan kelayakan atau kesiapan sistem untuk go live. Proses yang ada pada fase ini: a. Unit testing Melakukan percobaan terhadap semua modul yang sudah direncanakan. b. Integration testing Melakukan percobaan terhadap integrasi dari setiap modul yang sudah diimplementasikan. c. User training Melakukan pemberian pengenalan dan pengetahuan terhadap aplikasi yang baru diimplementasikan oleh perusahaan danbagaimana mengoperasikan aplikasi tersebut. d. Cut over strategy Merupakan proses dimana akan dilakukan migrasi dari penggunaan sistem lama menuju sistem baru (SAP B1). e. Sign off Proses dimana client akan melakukan evaluasi dan kemudian nantinya akan ditandatangani dan menandakan fase finalpreparation ini sudah selesai. Tujuan utama pada fase ini adalah melakukan finalisasi terhadap kesiapan perusahaan untuk masuk pada tahap go-live. Pada fase ini juga akan melakukan pembenahan terhadap permasalahan yang ada, sehingga nantinya ketika sudah selesai semua, perusahaan client akan siap untuk menjalankan sistem SAP (SAP AG., 2010, p. 209).
26 Gambar 2.5 Fase dalam Final Preparation Sumber: (AG, 2010, p. 209) 5. Go-live and Support Fase ini merupakan perpindahan tahap dari project-oriented, lingkungan preproduction menjadi operasional secara nyata dalam sehari-hari kegiatan bisnis. Proses yang terdapat pada fase ini adalah: a. Production support Merupakan fase dimana perusahaan (consultant) akan melakukan pertemuan dengan pengguna untuk memastikan bahwa sistem telah memenuhi kebutuhannya. Consultant akan mendampingi user dalam memakai sistem yang baru hingga user tidak lagi mengalami masalah dalam pemakaian sistem. b. Monitor system transaction Melakukan monitoring pada setiap transaksi yang terjadi apakah mengalami kendala pada kegiatan operasional. c. Optimize performance Melakukan penyempurnaan yang memungkinkan untuk dilakukan pada sistem.
27 d. Help desk and competency center Menjadi technical support ketika terjadi permasalahan di tempat client.(sap AG., 2010, p. 232) Gambar 2.6 Fase dalam Go-Live and Support Sumber: (AG, 2010, p. 232) Tujuan dari tahap ini adalah untuk mempersiapkan sistem SAP Business One dan client untuk go-live. Kegiatan utama selama fase ini meliputi penyelesaian dan pelatihan user serta akhir fine-tuning dari sistem SAP Business One. Sebagai bagian dari tes sistem final, penyesuaian yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan semua masalah penting yang tersisa terbuka. Kegiatan cut-over juga diselesaikan selama fase Persiapan Akhir. Para konsultan implementasi memiliki beberapa fokus utama dalam fase ini: Untuk memberikan dukungan di tempat selama periode awal setelah go-live. Penyerahan dukungan dan administrasi sistem untuk tim klien Tim proyek harus meninjau semua milestones dan sebelumnya menutup proyek. Klien menandatangani off pada proyek.
28 Manajer proyek mungkin merencanakan "Review dan Optimasi Konferensi" empat sampai enam minggu setelah penutupan meeting proyek. 2.8 Systems Flowchart Systems flowchart menggambarkan kombinasi logical DFD dan physical DFD, karena systems flowchart memberikan rincian proses-proses yang dilakukan (logicalperspective) dan sumber daya fisik yang digunakan untuk melakukan proses (physical perspective)(considine, Parkes, Olesen, Speer, & Lee, 2010). Berikut ini merupakan simbol-simbol yang digunakan dalam menggambarkan systems flowchart: Tabel 2.1Systems Flowchart Sumber: (Considine, Parkes, Olesen, Speer, & Lee, 2010) Simbol Deskripsi Start atau stop, atau entitas eksternal. Mengindikasikan permulaan dan akhir proses. Document satu dokumen tunggal Manual process proses dilakukan secara manual Computer process proses dilakukan dengan komputer Aliran sebuah dokumen atau proses 2.9 Diagram VIT Diagram VIT merupakan terminologi perusahaan (PT. Anugrah Visi Inti Teknologi) untuk menggambarkan alur bisnis yang berbentuk seperti flowchart, namun ada penambahan logo SAP untuk setiap dokumen atau transaksi yang menggunakan SAP Business One. Berikut ini merupakan simbol-simbol yang digunakan dalam diagram VIT:
29 Tabel 2.2 Diagram VIT Sumber: PT. Anugrah Visi Inti Teknologi Simbol Deskripsi Document satu dokumen tunggal Manual process proses dilakukan secara manual Computer process proses dilakukan dengan komputer menggunakan SAP Business One Decision - pemilihan proses berdasarkan kondisi yang ada Aliran sebuah dokumen atau proses 2.10 Kerangka Pikir Gambar 2.7 Kerangka Pikir
30 Halaman ini sengaja dikosongkan