BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Teknologi komputer sudah berkembang pesat dalam era kehidupan ini dan banyak digunakan untuk mengolah informasi yang berkembang dengan pesat dan secara terus-menerus. Informasi sangat penting karena dibutuhkan oleh pihak-pihak tertentu untuk digunakan sebagai pendukung terhadap pengambilan keputusan dalam suatu perusahaan. Banyak perusahaan berusaha meningkatkan kinerja mereka dan berusaha mengurangi terjadinya masalah dalam perusahaan mereka dengan menggunakan teknologi komputer karena akan memudahkan kegiatan operasional di dalam perusahaan mereka. Salah satu teknologi yang sekarang umum dipakai adalah dengan menggunakan aplikasi basis data. Basis data memungkinkan semua data dan informasi dapat terorganisir dengan baik. Basis data digunakan secara luas karena basis data memberikan banyak keuntungan kepada perusahaan yang salah satunya adalah untuk mendokumentasikan data-data yang bersifat penting. Keuntungan lain yang bisa didapat dengan menggunakan basis data adalah memudahkan perusahaan dalam pengubahan dan pencarian terhadap data-data tersebut yang pada akhirnya akan meningkatkan efisiensi waktu kerja perusahaan dan menghemat biaya. Penggunaan web sangat mendukung aplikasi basis data karena dengan web, basis data dapat diakses dengan mudah dari mana saja oleh orang-orang yang berwenang terhadap data tersebut. Selain itu, web sudah banyak digunakan masyarakat sehingga 1
2 dengan menggunakan web sebagai antar muka terhadap basis data akan bersifat user friendly. Kebutuhan untuk mengelola dan menelusuri ( tracking ) setiap inventori komputer pada bagian IT dari Joseph Wibowo Center sangat penting, mengingat begitu banyaknya komponen dari inventori komputer. Maka dari itu, diperlukan suatu aplikasi basis data yang berisikan : informasi mengenai setiap inventori komputer, perubahanperubahan yang terjadi pada tiap inventori dan aktivitas-aktivitas yang dilakukan staf IT terhadap inventori komputer. Dengan demikian, kinerja staf IT yang bekerja di kampus JWC juga bisa dimonitor dengan baik. Berikut masalah-masalah kritis dalam penelitian ini: Laporan mengenai inventori komputer tidak bisa ditampilkan dengan cepat. Penelusuran (tracking) komponen komputer antar komputer yang satu dengan komputer yang lainnya tidak bisa dilakukan dengan baik (mencakup semua transaksi yang ada). Histori (per transaksi) inventori komputer belum di-record dengan baik. Inventori komputer sangat banyak tetapi belum terkomputerisasi. Performa kerja dari staf IT tidak bisa dipantau dengan baik. Aplikasi basis data yang akan dibuat dalam penelitian skripsi ini adalah suatu aplikasi web sistem basis data yang dapat menyimpan semua detail inventori komputer (harddisk, motherboard, processor, memory, dan lain-lain) juga transaksi yang terjadi terhadap setiap inventori komputer tersebut. Transaksi yang mungkin terjadi adalah perpindahan inventori dari suatu komputer ke komputer lain, perbaikan terhadap inventori komputer oleh para staf IT yang dilakukan di kampus JWC, perbaikan
3 terhadap inventori komputer yang dilakukan di kampus Syahdan, permintaan barang terhadap bagian procurement, realisasi dari permintaan barang tersebut, dan aktivitas dari staf IT. Aplikasi ini memudahkan para staf IT pada Joseph Wibowo Center untuk melakukan penelusuran (tracking) terhadap tiap inventori komputer dan memungkinkan atasan atau pihak manajer memantau kinerja ( performa ) para staf IT dengan mencatat aktivitas para staf IT terhadap inventori-inventori komputer tersebut. Setiap komponen komputer akan mudah terlacak dan akan diketahui status dan lokasi dari setiap inventori tersebut sehingga para staf IT tidak bingung ketika hendak mencari satu atau lebih inventori komputer tertentu. 1.2 Ruang Lingkup Adapun ruang lingkup dalam penelitian skripsi ini akan tertuju pada : 1. Perancangan dan implementasi basis data untuk penelusuran dan pengelolaan inventori komputer pada kampus Joseph Wibowo Center. 2. Inventori komputer yang dibahas di sini mencakup semua persediaan komponenkomponen komputer (casing, memory, processor, motherboard, harddisk, keyboard, mouse, monitor, firewire, power supply, speaker, sound card, LAN Card, VGA, CDROM, modem, floppy disk drive, wireless, printer dan software). 3. Transaksi yang dapat terjadi terhadap inventori komputer dalam penelitian ini meliputi bagaimana komponen-komponen tersebut terhubung dengan komputer, perpindahan komponen-komponen tersebut dari satu lokasi ke lokasi lainnya (komputer dan ruang), perbaikan terhadap komponen komputer, dan permintaan komponen baru serta realisasinya.
4 4. Staf yang diawasi kinerjanya adalah staf dari divisi IT pada kampus Joseph Wibowo Center. Performa kerja yang diawasi mencakup perbaikan komponen dan instalasi komponen baru. 5. Keamanan akan dijaga dengan memberikan hak akses tertentu terhadap orang-orang tertentu, sehingga data dan informasi tidak akan bisa diakses oleh pihak-pihak yang tidak memiliki hak akses terhadap data dan informasi tersebut. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penelitian skripsi ini adalah : 1. Menganalisis permasalahan yang ada pada perusahaan ( pengelolaan inventori komputer dan performa dari kinerja staf ) dan menentukan bagaimana cara untuk menangani masalah tersebut. 2. Merancang basis data yang sesuai untuk permasalahan di atas sehingga pengelolaan inventori dan pengawasan pada kinerja staf bisa dilakukan secara efektif dan efisien. 3. Merancang suatu aplikasi yang terhubung dengan basis data yang telah dirancang sebelumnya sehingga dapat mengakses data-data tersebut dan dapat memperoleh informasi penting yang diperlukan. Manfaat dari penelitian skripsi ini adalah: 1. Data menjadi terstruktur dan terintegrasi. 2. Dengan menggunakan sistem hak akses, data akan lebih terjaga keamanannya sehingga tidak dapat dimanipulasi oleh pihak yang tidak berwenang 3. Pengelolaan inventori komputer dapat dilakukan dengan baik. 4. Penelusuran data dan informasi mengenai inventori komputer dapat dilakukan melalui data historis yang tersedia.
5 5. Perusahaan dapat memantau performa kerja dari staf IT. 6. Menghemat waktu dan biaya yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam kegiatan operasionalnya sehari-hari. 1.4 Metodologi Metodologi penelitian yang digunakan dalam penelitian skripsi ini adalah : 1. Metode Analisis a. Melakukan survey pada bagian IT Kampus JWC Universitas Bina Nusantara. b. Mempelajari dokumen-dokumen hasil survey pada perusahaan dan sistem yang berjalan. c. Mengidentifikasi kebutuhan informasi dengan melakukan wawancara dengan para staff IT dari Kampus JWC Universitas Bina Nusantara. 2. Metode Studi Pustaka Mengumpulkan bahan informasi yang terkait dengan aplikasi basis data yang akan dibuat. Sumbernya adalah buku-buku literatur, situs-situs internet maupun hasil karya orang lain yang dapat dijadikan panduan. 3. Metode Perancangan Basis Data Perancangan basis data secara konseptual Merupakan suatu proses membangun sebuah model informasi yang digunakan dalam perusahaan, tidak terikat dari semua pertimbangan fisik. Perancangan basisdata konseptual ini dimulai dengan membuat sebuah model data konseptual dari perusahaan., yang secara keseluruhan tidak terikat dari detil implementasi seperti tujuan DBMS, program aplikasi, bahasa pemrograman, hardware platform, masalah performa, dan semua pertimbangan fisik lainnya.
6 Perancangan basis data secara logikal Merupakan proses membangun sebuah model informasi yang digunakan pada perusahaan berdasarkan pada model data yang spesifik, tapi bebas dari DBMS dan semua pertimbangan fisik lainnya. Fase ini memetakan model konseptual ke model logikal yang dipengaruhi oleh model data untuk sasaran basisdata. Model data logical ini menjadi sumber informasi untuk perancangan basisdata fisikal. Perancangan basis data secara fisikal Merupakan proses untuk menghasilkan deskripsi dari implementasi dari basisdata pada penyimpanan sekunder, menjelaskan relasi dasar, organisasi file, dan indeks yang digunakan untuk memperoleh akses data yang efisien, dan semua integrity constraints yang terkait dan tingkat keamanan. Perancangan aplikasi Merupakan proses untuk merancang dan mengimplementasikan suatu user interface yang memberikan kemudahan bagi user untuk dapat berhubungan dan mengakses basis data yang telah dirancang sebelumnya. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skirpsi ini secara garis besar terbagi menjadi 5 bab : 1. BAB 1 : PENDAHULUAN Merupakan pendahuluan dari keseluruhan isi skripsi. Meliputi latar belakang masalah, ruang lingkup atau batasan sistem yang akan dibahas, tujuan dan manfaat, metodologi yang digunakan, dan sistematika penulisan.
7 2. BAB 2 : LANDASAN TEORI Berisi teori-teori yang relevan, lengkap, mutakhir dan digunakan sebagai landasan untuk penulisan skripsi yang sejalan dengan permasalahan. Dalam skripsi ini teori yang digunakan adalah teori basis data serta teori lainnya yang mendukung. 3. BAB 3 : ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Merupakan bab yang berisi inti penelitian. Berisikan riwayat perusahaan, struktur organisasi perusahaan dan pembagian tugas, prosedur yang sedang berjalan, diagram aliran data, permasalahan yang sedang dihadapi, dan alternatif pemecahan masalah tersebut. 4. BAB 4 : PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM Bab ini secara garis besar menguraikan jawaban atau solusi dari permasalahan obyek penelitian. Berisi penyajian data penelitian, pengolahan data yang terkumpul, rancangan implementasi sistem, dan pembahasannya. 5. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Merupakan bab terakhir dari skripsi. Berisi kesimpulan yang diperoleh dari hasil analisis dan perancangan sistem basisdata inventori di kampus JWC Bina Nusantara serta saran-saran yang bermanfaat bagi perbaikan atau pengembangan sistem di masa mendatang.