BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Persediaan 2.1.1 Definisi Persediaan Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal, atau barang-barang yang dalam pengerjaan/proses produksi menunggu penggunaannya dalam proses produksi (Cahyono, 1996: 237). Dengan kata lain persediaan adalah sejumlah bahan, bahan dalam proses, komponen, bahan pembantu, dan barang jadi yang disediakan untuk memenuhi permintaan langganan setiap waktu. Persediaan juga dapat berarti material atau perlengkapan yang digunakan atau untuk melengkapi proses produksi. Banyaknya persediaan dapat mempresentasikan 20-60% aset perusahaan. Pada setiap tingkatan perusahaan, baik perusahaan kecil, menengah maupun perusahaan besar, persediaan sangat penting bagi kelangsungan hidup perusahaan. Pada dasarnya persediaan merupakan simpanan material yang berupa bahan mentah, barang dalam proses ataupun barang jadi. Mengapa persediaan menjadi sangat penting bagi perusahaan kecil, menengah maupun perusahaan yang besar, karena:
1. Persediaan merupakan investasi yang membutuhkan modal besar. 2. Mempengaruhi pelayanan ke pelanggan. 3. Mempunyai pengaruh pada fungsi operasi, pemasaran, dan fungsi keuangan. 2.1.2 Definisi Pengendalian Persediaan Aktivitas mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat yang dikehendaki. Pada produk barang, pengendalian persediaan ditekankan pada pengendalian material. Pada produk jasa, pengendalian diutamakan sedikit pada material dan banyak pada jasa pasokan karena konsumsi sering kali bersamaan dengan pengadaan jasa sehingga tidak memerlukan persediaan. Pengendalian persediaan dapat dilakukan dengan cara: Pemilihan karyawan, pelatihan dan disiplin yang baik, khususnya bagi perusahaan di mana karyawannya mempunyai akses langsung terhadap persediaan, seperti; supermarket, rumah makan, bagian kasir di bank, gudang. Pengendalian yang ketat atas kiriman barang yang datang. Misalnya dengan sistem bar code. Pengendalian yang efektif atas semua barang yang keluar dari fasilitas perusahaan. Misalnya dengan pengamatan langsung, baik berbentuk kaca satu arah, video maupun pengawasan oleh manusia.
Pada umumnya perusahaan tergolong ke dalam 2 tipe, yakni perusahaan yang bekerja atau melakukan kegiatan produksi berdasarkan permintaan yakni disebut make to order, dan ada lagi perusahaan yang bekerja atau melakukan kegiatan produksi tidak berdasarkan permintaan. Jadi perusahaan tersebut melakukan kegiatan produksi secara terus menerus dengan asumsi produk tersebut akan terus terjual. Perusahaan yang jenisnya produksinya seperti itu dinamakan make to stock, biasanya perusahaanperusahaan yang produksinya make to stock itu ialah perusahaan barang-barang konsumsi. Sebagai contoh, minuman kaleng, indomie, makanan ringan. Itu semua perusahaan yang prosukdinya make to stock atau dengan kata lain perusahaan tersebut membuat produk untuk disimpan sebagai persediaan, kemudian dislurkan secara berlanjut hingga konsumen mengenal produk tersebut, maka dapat dengan mudah untuk menyalurkan produk ke distributordistributor maupun pengecer. 2.1.3 Faktor-faktor Penting Dalam Persediaan Seperti dilampirkan diatas, persediaan memiliki peranan penting dalam perusahaan, sehingga sangat penting untuk mengetahui faktor-faktor penting yang ada di dalamnya. Berikut empat faktor penting fungsi persediaan: a. Faktor waktu Faktor waktu menyangkut lamanya proses produksi dan distribusi sebelum barang jadi sampai kepada konsumen, waktu diperlukan
untuk membuat skedul produksi, memotong bahan baku, pengiriman bahan baku, pengawasan bahan baku, produksi dan pengiriman barang jadi ke pedagang besar atau konsmen. Dari faktor ini perusahaan juga dapat mempertimbangkan bagaimana persediaan yang harus direncanakan. Agar kegiatan produski tidak terhambat oleh faktor tersebut. b.faktor ketidakpastian Faktor ketidakpastian waktu bahan baku datang (Faktor ketidakpastian bahan baku datang dari suplier menyebabkan perusahaan memerlukan persediaan agar tidak menghambat proses produksi maupun keterlambatan pengiriman kepada konsumen). Persediaan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan selama waktu tunggu ( lead time). Waktu tunggu (lead time) adalah merupakan tenggang waktu yang diperlukan (yang terjadi) antara saat pemesanan bahan baku dengan datangnya bahan baku. Waktu tunggu ini sangat perlu diperhatikan karena sangat erat hubungannya dengan saat pemesanan kembali (reorder) Dengan diketahuinya waktu tunggu yang tepat maka perusahaan dapat melakukan pemesanan pada saat yang tepat, sehingga risiko terjadinya penumpukan atau kekurangan persediaan dapat ditekan seminimal mungkin
c. Faktor ekonomis Faktor ekonomis (Adanya keinginan perusahaan untuk mendapatkan alternatif biaya rendah dalam memproduksi atau membeli item dengan menentukan jumlah yang paling ekonomis). Harga bahan baku yang akan dibeli merupakan salah satu faktor penentu dalam kebijaksaan persediaan bahan baku, karena harga bahan baku akan menentukan berapa jumlah modal yang harus disiapkan perusahaan dalam pembelian bahan baku. Faktor uini juga merupakan peranan penting bagi perusahaan untuk menentukan sistem pembelian maupun penyimpanan bahan baku yang memang diperlukan untuk kegiatan produksi. d.faktor pemakaian bahan baku Sebelum pembelian dilakukan, maka manajer harus dapat membuat perkiraan pemakaian bahan baku yang akan digunakan dalam proses produksi dalam satu periode. Perkiraan bahan baku ini merupakan perkiraan tentang berapa jumlah bahan baku yang akan dipergunakan perusahaan pada waktu yang datang. Untuk memperoleh data ini dilakukan peramalan. e.biaya-biaya persediaan Biaya persediaan bahan baku ini ada dua macam, yaitu biaya persediaan yang semakin besar dengan semakin besarnya rata-rata persediaan dan biaya persediaan yag semakin kecil dengan semakin
besarnya rata-rata persediaan. f.kebijakan pembelanjaan Seberapa besar dana yang digunakan untuk keperluan pembelanjaan bahan baku atau barang-barang yang menyangkut keperluan produksi perusahaan, sangat tergantung kepada kebijakan pembelanjaan dari perusahaan tersebut. Antara lain modal yang ditetapkan oleh perusahaan, atau budget yang memang sudah ditentukan dari masing-masing departemen. 2.1.4 Biaya-biaya Dalam Persediaan Ada beberapa biaya dalam persediaan yang menjadi faktor yang perlu diperhitungkan oleh perusahaan adalah sebagai berikut: 1.Biaya pembelian (purchase cost) Adalah harga per unit apabila item dibeli dari pihak luar, atau biaya produksi per unit apabila diproduksi dalam perusahaan. Biaya perunit akan selalu menjadi bagian dari biaya item persediaan. Untuk pembelian item dari luar, biaya perunit adalah harga beli ditambah biaya pengangkutan.untuk item yang diproduksi di dalam perusahaan, biaya per unit adalah termasuk biaya tenga kerja, bahan baku dan biaya overhead pabrik.
2.Biaya pemesanan (order cost/setup cost) Adalah biaya yang berasal dari pembelian pesanan dari suplier atau biaya persiapan (setup cost) apabila item diproduksi di dalam perusahaan. Biaya ini disumsikan tidak akan berubah secara langsung dengan jumlah pemesanan. Contoh : biaya membuat daftar permintaan, menganalisis suplier, membuat pesanan pembelian, penerimaan bahan, inspeksi bahan dan pelaksanaan proses transaksi. Sedangkan biaya persiapan dapat berupa biaya akibat perubahan proses produksi, persiapan sebelum proses produksi. a.biaya penyiapan pemesanan (ordering cost/setup cost) - Biaya pembuatan perintah pembelian (purchasing order) - Biaya pengiriman pemesanan - Biaya transportasi - Biaya penerimaan (Receiving cost) - Jika diproduksi sendiri maka akan ada biaya penyiapan (set up cost): surat menyurat dan biaya untuk menyiapkan perlengkapan dan peralatan. 3.Biaya simpan (carrying cost/holding cost) Biaya yang dikeluarkan ata sinvestasi dalam persediaan dan pemeliharaan maupun investasi sarana fisik untuk menyimpan persediaan. Biaya simpan dapat berupa biaya modal, pajak, asuransi,
pemindahan persediaan, keusangan dan semua biaya yang dikeluarkan untuk memelihara persediaan. b.biaya pengelolaan persediaan (Carrying cost/holding cost) - Biaya yang dinyatakan dan dihitung sebesar peluang yang hilang apabila nilai persediaan digunakan untuk investasi (Cost of capital). - Biaya yang meliputi biaya gudang, asuransi, dan pajak (Cost of storage). Biaya ini berubah sesuai dengan nilai persediaan. 4.Biaya kekurangan persediaan (shortage cost) Konsekuesi ekonomis atas kekurangan dari luar maupun dari dalam perusahaan. Kekurangan dari luar terjadi apabila pesanan konsumen tidak dapat dipenuhi. Sedangkan kekurangan dari dalam terjadi apabila departemen tidak dapat memenuhi kebutuhan departemen yang lain. Biaya kekurangan dari luar dapat berupa biaya backorder, biaya kehilangan kesepatan penjualan dan biaya kehilangan kesempatan menerima keuntungan. 2.2 Jenis Persediaan Persediaan terbagi atas dua macam yakni: 1.Persediaan barang jadi biasanya tergantung pada permintaan pasar (independent demand inventory.)
Permintaan independen adalah permintaan untuk suatu produk yang akan dibeli tidak tergantung pada rencana pembelian produk lain, seperti; permintaan untuk kulkas tidak tergantung kepada permintaan untuk oven pemanggangan roti. 2. Persediaan barang setengah jadi dan bahan mentah ditentukan oleh tuntutan proses produksi dan bukan pada keinginan pasar (dependent demand inventory). sedangkan permintaan dependen adalah permintaan untuk satu produk berkaitan dengan permintaan untuk produk lainnya. Misalnya permintaan untuk produsen mobil terhadap ban mobil akan tergantung pada produksi mobil itu sendiri. 2.2.1 Jenis Persediaan Menurut Fisiknya Berikut jenis-jenis persediaan berdasarkan fisiknya antara lain: a.bahan baku (material) Bahan yang akan diproses menjadi barang jadi dan merupakan bagian dari barang jadi. Persediaan bisa berasal dari sumber kekayaan alam atau buatan pabrik yang masih harus diolah lebih lanjut, misalnya kain dalam produksi garment. Adapun persediaan yang sudah diap olah kebanyakan dari supplier.
b. Bahan pembantu (Supplier) Bahan yang digunakan untuk membantu proses produksi dan bukan merupakan bagian dari barang jadi. Persediaan yang dibutuhkan dalam proses produksi tetapi bukan merupakan bagian dari barang jadi. Bahan baku pembnatu atau biasa disebut bahan baku pendukung ini digunakan juga untuk keperluan memproduksi barnag yang akan dihasilkan. Sebagai contoh untuk membuat baju komponen utamanya ialah kain dan benang, namun masih ada pewarna yang terkadang masih digunakan sebagai pelengkap dalam baju. c.komponen ( Component parts) Barang jadi dari perusahaan asal yang merupakan bahan baku dari perusahaan perakitan (assembly) Persediaan yang diperoleh dari perusahaan lain, yang secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk, misalnya komponen komputer yang dapat dirakit menjadi sebuah computer. d.persediaan barang dalam proses (work in process) Persediaan barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu produk, tetapi masih perlu diolah lebih lanjut menjadi barang jadi.
e.persediaan barang jadi (finished good) Persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual atau dikirim kepada pelanggan. 2.3 Metode Pemesanan Ekonomis Economical Order Quantity (EOQ) adalah jumlah kuantitas barang yang dapat diperoleh dengan biaya yang minimal atau sering dikatakan sebagai jumlah pembelian yang optimal. Dalam menentukan besarnya jumlah pembelian yang optimal ini yang perlu diperhatikan adalah biaya variabel dari penyediaan persediaan tersebut, baik biaya variabel yang sifat perubahannya searah dengan penambahan jumlah persediaan, maupun biaya variabel yang sifat perubahannya berlawanan dengan jumlah persediaan tersebut. Adapun biaya-biaya itu adalah : 1.Procurement atau set up costprocurement atau set up cost adalah biaya-biaya yang berubah-ubah sesuai dengan frekuensi pesanan, artinya biaya semakin besar apabila order quantity semakin kecil, terdiri dari : a) Biaya selama proses persiapan b) Biaya pengiriman pesanan c) Biaya penerimaan barang yang dipesan d) Biaya-biaya processing pembayaran
2.Storage atau carrying cost adalah biaya yang berubah-ubah sesuai dengan besarnya persediaan. Penentuan besarnya carrying cost didasarkan pada average inventory. Carrying cost akan semakin kecil apabila jumlah material yang dipesan semakin kecil, terdiri dari a)biaya penggunaan/sewa gudang b)biaya pemeliharaan material dan allowances dari kemungkinan rusak c)biaya untuk menghitung/menimbang barang yang dibeli d)biaya asuransi e)biaya absolescence f)biaya modal g)pajak dari persediaan yang ada dalam gudang adapun perhitungan EOQ ialah dengan menggunakan rumus: EOQ= 2RC H Dimana: EOQ: jumlah pesanan ekonomis H: biaya penyimpanan bahan baku per periode R: biaya pesan C: biaya permintaan
2.3.1 Model EOQ Ada beberapa macam model EOQ. Dilihat dari sudut pandang permintaan EOQ terdiri atas dua model, yakni: EOQ Model Deterministik EOQ deterministik disebabkan adanya permintaan yang tetap dari para konsumen. Sehingga perusahaan dapat dengan mudah meramalkan permintaan-permintaan selanjutnya. Untuk dijadikan tolak ukur untuk menentukan perencanaan produksi, pembelian bahan baku, penyimpanan bahan baku, hingga biaya-biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. EOQ dengan model deterministik ini biasanya terjadi pada perusahaan-perusahaan yang produksinya make to stock, seperti makanan ringan, minuman kaleng, dan lain-lain. Jadi ada atau tidak adanya pesanan dari pelanggan perusahaan akan tetap melakukan kegiatan produksi seperti biasa. Itu semua dikarenakan adanya pertimbangan barang produksi yang dibuat olah perusahaan tahan lama atau kuat disimpan dalam kurun waktu yang lama. Adapun ketentuan dalam EOQ dengan model deterministik ialah: 1. Kecepatan permintaan tetap/berubah namun secara terus-menerus.
2. Waktu antara pemesanan sampai dengan pesanan dating (lead time) harus tetap. 3. Tidak pernah ada kejadian persediaan habis atau stock out. 4. Material dipesan dalam paket atau lot dan pesanan diterima bentuk paket. 5. Harga per unit tetap dan tidak ada penguranagan. 6. Besar carrying cost tergantung secara garis lurus dengan rata-rata jumlah persediaan. 7. Besar ordering cost tetap untuk setiap lot yang dipesan dan tidak tergantung pada jumlah item. 8. Item adalah produk satu macam dan tidak ada hubungan dengan produk lain. Berikut contoh grafik EOQ dengan model deterministik: Q Inve ntory B a b c d e f Time Sumber:MCL Bina Nusantara Gambar 2.1 Model EOQ
Berdasarkan ketentuan-ketentuan yang ada di dalam EOQ dengan model deterministik, dapat disimpulkan di dalam EOQ deterministik EOQ detrministik ini lebih efektif digunakan untuk menghitung perencanan produksi dalam sebuah industri. Dalam EOQ deterministik juga diterapkan persediaan cadangan atau yang biasa disebut dengan safety stock, namun persediaan cadangan itu diasumsikan sudah cukup untuk memenuhi kebutuhan selama waktu tunggu bahan yang dipesan akan diteriman. Berikut contoh gambar safety stock model EOQ deterministik:
Quantity Sumber : pengolahan data microsoft visio Gambar 2.2 Ideal Model EOQ dengan Safety Stock EOQ dengan model probabilistik EOQ model probabilistik berbeda dengan model EOQ deterministik. EOQ model probabilistik biasa terjadi di perusahaan yang kegiatan produksinya make to order, atau membuat produk berdasarkan pesanan. Jadi perusahaan tersebut memproduksi barang jika ada pesanan, tetapi jika tidak ada pesanan maka perusahaan
tidak melakukan kegiatan produksi sepert yang dilakukan perusahaan pada umumnya. Dapat dikatakan EOQ probabilistik berlawanan dengan EOQ deterministik. Dikarenakan memiliki cirriciri dan ketentuan-ketentuan yang berbeda. Berikut ketentuan EOQ probabilistik: 1.Kecepatan permintaan tetap/berubah meskipun tidak secara terus-menerus. 2.Waktu antara pemesanan sampai dengan pesanan dating (lead time) tetap. 3.Mungkin terjadi persediaan habis atau stock out. Berikut perhitungan-perhitungan yang ada di dalam EOQ probailistik, antara lain: - Frekuensi Pemesanan Frekuensi pemesanan ialah banyaknya pemesanan yang dilakukan dalam satu periode tertentu dengan pertimbangan jumlah ekonomis setiap pemesanan yang dilakukan. Dimana banayaknya demand dalam satu periode dibagi dengan ukuran lot daripada ekonomis pesanan tersebut. Adapun rumus perhitungan untuk frekuensi pemesanan ialah: N = D Q *
Dimana: N: frekuensi pemesanan D: demand dalam periode tertentu Q*: jumlah pesanan ekonomis - Interval Pemesanan Interval pemesanan ialah selang waktu antara pemesanan sebelumnya ke pesanan selanjutnya, dimana terjadi selisih jumlah waktu pemesanan sebelumnya ke pemesanan berikutnya. Interval pemesanan juga berguna sebagai acuan untuk melakukan pemesanan berikutnya, sehingga pemesanan selanjutnya dapat dilkukan dengan efektif. Adapun rumus perhitungan interval pemesanan ialah: T = hari ker ja / tahun N Dimana: T: interval pemesanan Hari kerja/tahun: jumlah hari kerja ditetapkan oleh perusahaan N: frekuensi pemesanan
- Safety Stock Resiko dan ketidakpastian memasuki analisa persediaan melalui banyak variable, tetapi sebagian besar biasanya adalah variasi dalam permintaan dan waktu tunggu atau biasa disebut lead time. Variasi semacam itu tertahan oleh persediaan cadangan(safety stock), yang bisa disebut juga dengan nama buffer stock atau fluctuation stock. Persediaan cadangan adalah persediaan tambahan yang disimpan sebagai perlindungan terhadap maslah-masalah yang di luar dugaan atau mendadak yang menjadi lingkungan tersebut. Persediaan cadangan tersebut diperlukan untuk menutupi permintaan selama lead time dalam proses penyediaan barang kembali apabila permintaan sebenarnya melebihi permintaan yang diramalkan oleh perusahaan. Safety stock memiliki dua efek dalam hal biaya, yakni mengurangi cost of stock out dan menambah holding cost (biaya simpan). Berikut contoh graf ik safety stock:
Quantity Sumber : pengolahan data microsoft visio Gambar 2.3 Realistic Model EOQ dengan Safety Stock Adapun perhitungan safety stock ialah: Safety Stock = S= Ma M, dimana nilai Ma adalah titik re-order point yang didapat dari rumus: ROP (B) = Ma = M + z σ
- Service Level Service level merupakan sebuah kemampuan perusahaan untuk memenuhi permintaan-permintaan dari pelanggan. Biasanya service level antar perusahaan yang satu dan yang lain berbeda-beda. Hal ini disebabkan oleh tingkat produktivitas perusahaan yang berbeda-beda dan masingmasing perusahaan mempunyai permintaan yang berbeda-beda pula. Sehingga timgkat pemenuhan permintaannya pun berbeda-beda. Data service level ini digunakan untuk perhitungan safety stock yakni apabila data yang diolah normal maka z yang menunjukan service level dari perusahaan dapat dilihat dengan menggunakan table normal pada buku Ronald. E. Walpole. - Re-order Point (ROP) Re-order point (ROP) adalah titik dimana dilakukan pemesanan kembali, agar tidak terjadi kekurangan bahan baku disaat proses produksi berlangsung. Selain berguna untuk mengetahui pada saat kapan harus melakukan pemesanan kembali, re-order point juga berguna untuk membuat persediaan tetap stabil. Dengan kata lain pada
saat persediaan sudah menipis, bahan baku yang telah dipesan akan segera diterima sesuai dengan perhitungan selama waktu tunggu (lead time). Sehingga tidak terjadi penumpukan bahan dalam sebuah pabrik. Dengan begitu efektifitas persediaan lebih terjaga, sehingga perusahaan dapat meminimasi biaya simpan dalam sebuah pabrik. Adapun rumus re-order point adalah: ROP (B)= Ma = Μ + zσ. Dimana: B: titik re-order point Μ : hasil probability stock out dikalikan nilai tengah. z: service level (ditetapkan oleh perusahaan). σ : standar deviasi - Total Cost Total cost ialah jumlah biaya secara keseluruhan yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam kegiatan produksi. Semua biaya yang menjadi pengeluaran perusahaan, mulai dari biaya pesan hingga biaya penyimpanan bahan termasuk ke dalam total cost. Adapun rumus perhitungan total cost ialah:
TC = D S EOQ EOQ H 2 ( D C) + + Dimana: TC: total cost D: demand dalam periode tertentu C: harga bahan baku per ton EOQ: jumlah pesanan ekonomis S: biaya pesan (ordering cost) H: biaya simpan (holding cost)