PERANCANGAN SISTEM PENGELOLAAN STOK MOBIL DI BAROKAH RENTAL CAR Naskah Publikasi disusun oleh Nursani Rahmadhani 11.01.2881 kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014 1
2
DESIGN OF MANAGENEMENT SYSTEM OF STOCK CAR IN BAROKAH RENTAL CAR PERANCANGAN SISTEM PENGELOLAAN STOK MOBIL DI BAROKAH RENTAL CAR Nursani Rahmadhani Bayu Setiaji Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Rental cars are a service company that is engaged in the rental of four-wheeled vehicles. Systems in stock car Car Rental Barokah rendered ineffective due to the data storage stocks are still using books that are easily damaged or lost. This study aims to determine the current system, making system design, system analysis and testing to implement management systems in stock car Barokah Car Rental. For the development of methods using methods such as flowcharts, diagrams and data flow diagrams context. The programming language used in designing and implementing stock management system is a PHP and MySQL. The results of the study in Barokah Car Rental can be concluded that this car stock management system will help employees Barokah in storing data and knowing the car stock available and can reduce errors in the process of leasing a car. Keywords : System, Stock, Car, Barokah Rental Car. 3
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini sangat pesat, terutama perkembangan komputer dan internet yang sekarang ini sudah mengalami banyak perkembangnya. Dari internet ini semua akses informasi ataupun bisnis online sudah banyak membantu masyarakat. Dari internet yang memudahkan kita mendapatkan informasi ataupun berbisnis maka semakin banyaknya jasa penyedia layanan internet (ISP) dan juga warnet-warnet yang mulai ada dimana-mana. Ini adalah peluang bagi para pembisnis yang ingin untuk menjadikan internet sebagai salah satu media promosi yang efektif menjangkau semua kalangan. Saat ini Barokah Rental Car ingin memperluas jaringan bisnisnya juga memudahkan para pelanggannya untuk bisa mengetahui stok mobil di Barokah Rental Car atau bahkan pemilik perusahaan ingin mengetahui disewa oleh siapa dan kapan untuk di kembalikan. Karena sistem yang ada saat ini di Barokah Rental Car menggunakan sistem yang manual menggunakan buku inventaris sebagai dokumentasi atau bahkan pengambilan keputusan saat pelanggan ingin menyewa mobil. Kesalahan yang terjadi ketika pengambilan keputusan ada atau tidaknya stok mobil di Barokah Rental Car menjadi hal yang sering terjadi. Untuk itu Barokah Rental Car memerlukan strategi sebagai pengambilan akurat sebuah keputusan yaitu Sistem Pengelolaan Stok Mobil. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan judul dan latar belakang yang telah di uraikan maka dapat di simpulkan rumusan masalah : Bagaimana merancang sistem pengelolaan stok mobil di Barokah Rental Car. 1.3 Batasan Masalah Dengan bertujuan penelitian agar lebih fokus, maka penelitian ini akan dibatasi untuk mengacu kepada pokok permasalahan yang telah dirumuskan sebagai berikut : 1. Sistem ini menggunakan database MySQL. 2. Sistem ini hanya membantu dalam informasi stok mobil yang ada di Barokah Rental Car. 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian Sistem Pengelolaan Stok Mobil adalah : 1. Memenuhi persyaratan kelulusan jenjang Diploma III (D3) Sekolah Tinggi Manajemen Informatika (STMIK) Amikom Yogyakarta. 4
2. Menerapkan pengetahuan Teknologi Informasi baik teori dan praktik yang diimplementasikan dengan aplikasi nyata guna ketrampilan dan kecakapan dalam penerapan ilmu. 3. Rancangan Sistem Pengelolaan Stok Mobil merupakan solusi baru dalam melakukan penelitian tentang jumlah persediaan mobil maupun transaksi peminjaman atau pengembalian yang selama ini masih kurang efektif dan efisien. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1 Pengertian Sistem Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan elemen-elemen yang saling berhubungan satu sama lain, juga berhubungan dengan lingkungan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya 1. 2.1.2 Karakteristik Sistem Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya 1. Komponen-Komponen (Components) Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu system yang mentranformasikan input menjadi bentuk setengah jadi ( output). Komponen ini bias merupakan subsistem dari sebuah system. 2. Batas Sistem (boundary) Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan. 3. Lingkungan Luar Sistem (Environments) Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem. 1 Al Fatta, Hanif. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern (Yogyakarta. Andy Offset.2007).4. 5
4. Penghubung (Interface) Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu dan berinteraksi. 5. Masukan (Input) Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energy) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh sistem. 6. Keluaran (output) Sumber daya atau produk (infomasi, laporan, dokumen, tampilan layer, computer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. 7. Penyimpanan (Storage) Area yang dikuasai dan digunakan untuk menyimpan sementara dan tetap dari informasi energi, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga di antara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama 2. 2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1 Definisi Informasi Informasi merupakan kumpulan dari data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan memiliki nilai yang lebih berarti pada penerima. Suatu sistem dan suatu organisasi tidak akan berjalan dengan lancar apabila tidak terdapat infomasi 3. Menurut Mc Leod (1995) informasi adalah data yang diproses, atau data yang memiliki arti 4. Sumber dari suatu informasi adalah data. Data merupakan penggambaran dari suatu kejadian yang nyata yang sedang terjadi. 2.2.2 Kualitas Informasi Informasi yang berkualitas memiliki 5 kriteria yaitu: 1. Akurat 2. Tepat Waktu 3. Sejalan 4. Lengkap 2 Al Fatta, Hanif. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern (Yogyakarta. Andy Offset.2007).3-6. 3 Al Fatta, Hanif. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern (Yogyakarta. Andy Offset.2007),h.9. 4 Ibid 6
5. Jelas dan lugas 2.2.3 Siklus Informasi Jika kriteria informasi dapat dipenuhi, maka akan menghasilkan tindakan yang berarti bagi tingkat manajemen atau pimpinan. Data yang diolah melalui model menjadi informasi kemudian penerima menerima informasi tersebut lalu membuat keputusan dan melakukan tindakan yang berarti, menghasilkan suatu tindakan yang lain akan membuat data kembali. Data tersebut ditangkap sebagai input, diproses kembali melalui suatu model dan seterusnya membentuk siklus yang dapat dilihat pada gambar di bawah ini : Proses Input data Data Informasi Keputusan Gambar 2.1 Siklus Informasi (Sumber : Jogiyanto HM. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis(Yogyakarta. Andy Offset.1990)) 2.3 Konsep Dasar Basis Data 2.3.1 Definisi Basis Data Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri merupakan fakta mengenai obyek, orang, dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai(angka, deretan karakter atau simbol). Basis data dapat didefinisikan dalam berbagai sudut pandang seperti berikut : 1. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah. 7
2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi kebutuhan. 3. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik. 2.3.2 Tujuan Basis Data Basis data bertujuan untuk mengatur data sehingga diperoleh kemudahan, ketepatan, dan kecepatan dalam pengambilan kembali. Untuk mencapai tujuannya, syarat sebuah basis data yang baik adalah sebagai berikut : 1. Tidak adanya redudansi data dan inkonsisten data. 2. Kesulitan Pengaksesan Data Basis data memiliki fasilitas untuk melakukan pencarian informasi dengan menggunakan Query ataupun tool untuk membuat tabelnya. Dengan fasilitas ini, kita bisa secara langsung melihat data dari software DBMS-nya. 3. Multiple User Basis data memungkinkan penggunaan data bersama-sama oleh banyak penguna pada saat yang bersamaan atau pada saat yang berbeda. Dengan meletakkan basis data pada bagian server yang bisa diakses dari banyak client, kita sudah menyediakan akses ke semua pengguna dari komputer client ke sumber informasi yaitu basis data. 3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Tinjauan Umum a) Sejarah Barokah Rental Car Barokah Rental Car adalah perusahaan jasa penyewaan mobil yang berada di Yogyakarta di bawah naungan CV. Mitra barokah sejahtera dengan lisensi No: C- 396.HT.03.01.2000, dengan ruang lingkup usaha penyewaan mobil. Barokah Rental Car didirikan dengan sebuah komitmen untuk memberikan kepuasan yang sempurna dengan pelayanan yang sepenuh hati dan profesional. Kami melayani untuk penyewaan mobil dari segala jenis mobil dengan beragam harga sewa. Barokah Rental Car membidik pangsa pasar menengah keatas, dan kebawah, Pelajar, akademisi dan karyawan serta sesuai dengan layanan yang mengutamakan mutu dan kepuasan pelanggan. Barokah Rental Car benar-benar sebagai jasa 8
penyewaan yang memiliki komitmen mengutamakan mutu dan pelayanan, sehingga kepuasan anda adalah Kebanggaan kami. b) Visi Misi Visi Menjadi biro jasa penyewaan mobil terkemuka dengan menciptakan pelayanan pelayanan yang berkualitas. Misi 1. Mengembangkan jenis-jenis mobil yang ada, dengan cara menyediakan lebih banyak jenis mobil sebagai salah satu cara bersaingan yang sehat. 2. Menyediakan harga yang relatif serta menggunakan pelayanan yang maksimal dengan keadaaan mobil yang bersih dan nyaman ketika dipakai oleh penyewa mobil. 3. Menjaga hubungan baik antara penyewa dengan para karyawan di Barokah Rental Car. 3.2 Analisis Sistem Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai tahap yang bertujuan untuk memahami sistem, mengetahui kekurangan sistem dan menentukan kebutuhan sistem pemesanan dan stok barang 3.2.2 Analisis Fungsional Analisa fungsional menggambarkan keadaan sistem yang ada di Barokah Rental Car diantaranya perangkat keras dan perangkat lunak sebagai bahan analisis kekurangan dan kebutuhan yang harus dipenuhi dalam perangcangan sistem yang akan diterapkan. 3.2.3 Analisis Kebutuhan Dari analisis terhadap sistem yang berjalan dan permasalahan yang ada, maka sistem baru yang akan dibuat sekarang harus dapat menyelesaikan permasalahanpermasalahan yang ada pada sistem yang lama dan perlu diperhatikan juga sistem yang baru bisa memenuhi sesuai kebutuhan atau belum. 9
4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 4.1 Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem dimana bentuk dan proses pada perangkat lunak yang dibuat agar pembuatan program tidak menyimpang dari aturan dan hasil analisis yang telah ditetapkan pada perancangan program. 4.1.1 Flowchart Berisi tentang bagaimana alur sederhana untuk sistem pengelolaan stok di Barokah Rental Car. Ada flowchart peminjaman, flowchart pengembalian, flowchart pembuatan laporan 4.1.1.1 Flowchart untuk peminjaman a. Proses pertama yang yaitu mengecek mobil yang tersedia di dalam sistem barokah diambil dari data mobil. b. Ketika ingin menyewa input data dan masuk ke dalam data peminjaman. c. Di data peminjaman aka nada laporan ketika ada pengembalian mobil. 4.1.1.2 Flowchart Pengembalian a. Proses pengembalian menginputkan data tanggal dikembalikan. b. Akan ada denda kalau peminjam mengalami keterlambatan dalam pengembalian. Jika sudah semua data akan masuk di laporan peminjaman. 4.1.1.3 Flowchart Pembuatan Laporan a. Ada proses untuk melihat laporan periode tiap bulan. 4.1.2 Diagram Konteks Pemodelan proses adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana sistem ini beroperasi. Mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan bagaimana data berpindah di antara aktivitas-aktivitas itu. 10
4.2 Perancangan Basis Data Struktur table dalam sistem perancangan basis data merupakan urutan isi maupun data yang berada dalam suatu record. Sedangkan proses pengolahan data berfungsi untuk melakukan proses input dan menghasilkan output data. 4.2.1 Relasi Antar Tabel Relasi tabel merupakan gambar atau diagram yang menunjukkan informasi yang dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem pengelolaan stok mobil. 4.3 Perancangan User Interface Antarmuka pengguna (User Interface) adalah bagian sis tem komputer yang memungkinkan manusia berinteraksi dengan komputer. Perancangan antarmuka adalah proses penggambaran bagaimana sebuah bagian sistem dibentuk. 4.3.1 Interface Sistem Pengelolaan Stok Mobil Rancangan interface ini berisi tentang perancangan awal sistem yang akan dibuat. 4.4 Implementasi Sistem Setelah melihat hasil rancangan dari sebuah sistem pengelolaan stok mobil. Maka hasil rancangan tersebut kemudian diimplementasikan menjadi aplikasi sistem pengelolaan stok mobil. Tahapan ini merupakan tahapan akhir dalam pengembangan sistem, dimana aplikasi dapat diterapkan dalam kegiatan nyata yang berhubungan dengan sistem tersebut. 4.5 Listing Program Agar sistem pengelolaan stok mobil di barokah wisata dapat mengelola data stok mobil dan menyajikan berupa informasi maka terdapat script PHP yang memiliki berbagai fungsi. 4.6 Tampilan Interface Program Tampilan interface atau tampilan antarmuka ini adalah bentuk tampilan di Perancangan Sistem Pengelolaan Stok Barang di Barokah Rental Car. Tampilan ini ada tampilan beranda sebagai halaman depan dari sistem yang berbasis web ini. Yang kedua adalah tampilan dari menu profil, menu mobil, menu peminjaman, menu harga mobil, menu kategori, dan menu laporan. 11
4.6.1 Halaman Beranda Di halaman beranda ini user dan admin bisa melihat melihat menu-menu apa saja yang tersedia di sistem pengelolaan stok mobil. Ini adalah halaman pertama ketika admin dapat login dan halaman utama ketika user membuka web ini. 4.6.2 Halaman Mobil Gambar 4.1 Di menu mobil ini ada halaman yang bisa di akses oleh user untuk mengecek semua jenis mobil yang tersedia dan juga semua mobil yang keluar. Sedangkan admin untuk admin, memegang akses penuh untuk mengedit/menghapus mobil yang tersedia. Untuk status ada atau keluar nanti tergantung ada peminjaman atau tidak. Kalau ada maka sistem akan otomatis merubah dari ada menjadi keluar begitu juga ketika sudah dikembalikan maka sistem otomatis akan merubah menjadi ada. 12
Gambar 4.2 4.6.3 Halaman Peminjaman Di dalam menu peminjaman ini hanya admin saja yang bisa mengakses. Di halaman peminjaman ini berisi tentang data-data peminjam dari plat mobil yang dipinjam, nama, alamat, no telpon, tanggal pinjam dan tanggal kembali. Gambar 4.3 13
4.6.4 Halaman Harga Halaman harga berisi semua harga mobil yang ada di Barokah Rental Car. Gambar 4.4 4.6.5 Halaman Kategori Halaman kategori ini berisi tentang jenis-jenis mobil dan stok yang ada di Barokah Rental Car. Gambar 4.5 14
4.6.6 Halaman Laporan Halaman laporan berisi semua laporan yang pinjam. Ketika ada pengembalian dari penyewa kepada admin Barokah Rental Car maka ada tanggal dikembalikan beserta denda yang dibayar ketika penyewa terlambat mengembalikan. Namun jika tidak, maka hanya dicek kelengkapan mobil dan surat-surat dikembalikan. Gambar 4.6 5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Kesimpulan yang didapat dari Perancangan Sistem Pengelolaan Data Stok Mobil di Barokah Rental Car adalah sebagai berikut : 1. Perancangan sistem pengelolaan stok mobil menggunakan flowchart, DFD, dan ERD. Tujuan utama penggunaan flowchart adalah untuk menyederhanakan rangkaian proses atau prosedur pengelolaan stok untuk memudahkan pemahaman pengguna terhadap informasi tersebut. 2. Database yang digunakan ada 7 tabel dengan yang mempunyai relasi-relasi di masing-masing tabel kecuali tabel admin dan tabel profil yang tidak mempunyai relasi. 15
3. Segala pendataan peminjaman menjadi lebih baik. Tidak ada lagi ketidakcocokan stok mobil yang ada di Barokah Rental Car. Peminjam bisa mendapatkan informasi tentang harga dan mobil yang tersedia. 5.2 Saran Penulis menyadari bahwa program yang dibuat masih sederhana dan terdapat beberapa kekurangan seperti : 1. Keamanan data. 2. Belum bisa membuat transaksi penyewaan secara online 3. Dan penyusunan laporan penyewaan yang masih kurang. 4. Proses peminjaman dan data di mobil masih mengalami kesalahan ketika ada penghapusan salah satunya maka semua ikut terhapus. Maka dari itu penulis menyarankan agar kekurangan tersebut dibenahi dan ditambahkan maupun dikembangkan lagi sehingga Perancangan Sistem Pengelolaan Stok Mobil di Barokah Rental Car menjadi aplikasi yang sempurna. 16
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan&Organisasi Modern. Yogyakarta: Penerbit Andi Andi Pramono dan M.syafii. 2005, Kolaborasi Flash, Dreamweaver, dan PHP untuk Aplikasi Website. Yogyakarta: Penerbit Andi Bunafid Nugroho. 2008. Latihan Membuat Web PHP dan MySQL dengan Dreamweaver MX: Yogyakarta Kusrini, M. Kom. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : Penerbit Andi Sunarfrihantoro Bimo. 2002. PHP dan MySQL untuk WEB. Yogyakarta: Penerbit Andi Tim Penyusun. 2009. Modul Praktikum Pemrograman Web 2009/2010. Yogyakarta: UII Yogyakarta. 17