BAB V UTILITY Menu ini disediakan untuk fasilitas pemeliharaan data DIPA dan data-data yang diperlukan untuk keperluan pengolahan selanjutnya. Untuk menjalankan arahkan pointer mouse ke menu Utility kemudian klik tombol mouse, maka akan muncul tayangan menu sebagai berikut : Terdapat tiga belas pilihan menu dari menu Utility yaitu : Perbaikan Data, Update Sasaran Keluaran Kegiatan, Update Indikator Keluaran Sub Kegiatan, Update KPPN, Update Lokasi, Update Register, Update Kewenangan, Update Nomor SAPSK, Back Up, Restore, Buat History Revisi, Buat Ulang History dan Split Satker. A. Perbaikan Data Menu pilihan ini adalah fasilitas untuk membersihkan data dan file-file referensi dari data-data yang pernah dihapus pada kegiatan-kegiatan sebelumnya. Untuk menjalankan menu pilihan Perbaikan Data, sorot menu pilihan Perbaikan Data lalu klik dengan menggunakan mouse atau tekan tombol enter pada keyboard, maka pada layar akan terlihat menu sebagai berikut : HALAMAN 82
- Beri tanda checklist ( ) sebelah kiri Tabel Data, apabila yang akan diperbaiki tabel Data; - Beri tanda checklist ( ) sebelah kiri Tabel Referensi, apabila yang akan diperbaiki tabel Referensi; - Klik tombol Proses, apabila proses perbaikan akan dilaksanakan; - Klik tombol Keluar, apabila proses perbaikan akan dibatalkan; B. Update Sasaran Keluaran Kegiatan Menu pilihan ini adalah fasilitas untuk mengubah data indikator keluaran kegiatan, satuan, volume dan kode kewenangan kegiatan dari suatu Satker. Untuk menjalankan menu pilihan Update Indikator Keluaran Kegiatan, sorot menu pilihan Update Indikator Keluaran Kegiatan lalu klik kiri dengan menggunakan mouse atau tekan tombol enter pada keyboard, maka pada layar akan terlihat menu sebagai berikut: HALAMAN 83
- Isikan kode satker yang indikator keluarannya akan diubah atau tekan tombol combo satker ( ), maka akan keluar kode satker yang datanya sudah ada pada file data; - Isikan kode Fungsi atau tekan tombol combo fungsi ( ), maka akan keluar kode fungsi sesuai dengan satker pilihan diatas; - Isikan kode Sub fungsi atau tekan tombol combo sub fungsi ( ), maka akan keluar kode Subfungsi sesuai dengan satker dan fungsi pilihan diatas; - Isikan kode Program atau tekan tombol combo program ( ), maka akan keluar kode program sesuai dengan satker, fungsi dan Sub fungsi pilihan diatas; - Untuk memilih semua fungsi, Sub Fungsi dan Program tinggalkan kolom isian Fungsi, Sub Fungsi dan Program dalam keadaan tidak terisi/tidak dipilih. - Klik tombol Ubah, apabila akan melakukan perubahan; - Klik tombol Keluar, apabila perubahan akan dibatalkan. Setelah isian menu diatas terisi semua, apabila pilih tombol Ubah maka layar akan masuk pada menu seperti dibawah ini : - Lakukan perubahan pada uraian indikator keluaran, volume atau satuannya; - Klik tombol Proses, untuk melakukan perubahan; - Klik tombol Batal, untuk membatalkan perubahan. C. Update Indikator Keluaran Sub Kegiatan Menu pilihan ini adalah fasilitas untuk mengubah data indikator keluaran sub kegiatan, satuan dan volumenya dari suatu Satker. HALAMAN 84
Untuk menjalankan menu pilihan Update Indikator Keluaran Sub Kegiatan, sorot menu pilihan Update Indikator Keluaran Sub Kegiatan lalu klik kiri dengan menggunakan mouse atau tekan tombol enter pada keyboard, maka pada layar akan terlihat menu sebagai berikut: - Isikan kode satker yang indikator keluarannya akan diubah atau tekan tombol combo satker (dengan lambang segitiga ), maka akan keluar kode satker yang datanya sudah ada pada file data; - Isikan kode Fungsi atau tekan tombol combo fungsi ( ), maka akan keluar kode fungsi sesuai dengan satker pilihan diatas; - Isikan kode Sub fungsi atau tekan tombol combo sub fungsi ( ), maka akan keluar kode Subfungsi sesuai dengan satker dan fungsi pilihan diatas; - Isikan kode Program atau tekan tombol combo program( ), maka akan keluar kode program sesuai dengan satker, fungsi dan Sub fungsi pilihan diatas; - Isikan kode Kegiatan atau tekan tombol combo kegiatan ( ), maka akan keluar kode Kegiatan sesuai dengan satker, fungsi, Sub fungsi dan program pilihan diatas; - Untuk memilih semua fungsi, Sub Fungsi dan Program tinggalkan kolom isian Fungsi, Sub Fungsi dan Program dalam keadaan tidak terisi/tidak dipilih; - Klik tombol Ubah, apabila akan melakukan perubahan; - Klik tombol Keluar, apabila perubahan akan dibatalkan. Setelah isian menu diatas terisi semua, apabila pilih tombol Ubah maka layar akan masuk pada menu seperti dibawah ini : HALAMAN 85
- Lakukan perubahan pada uraian indikator keluaran, volume atau satuannya; - Klik tombol Proses, untuk melakukan perubahan; - Klik tombol Batal, untuk membatalkan perubahan. D. Update KPPN Menu ini digunakan untuk mengubah kode KPPN dalam satu atau beberapa kegiatan sekaligus yang terdapat pada data DIPA ke kode KPPN lain yang dapat dipilih. User hanya dapat memilih kode KPPN lain yang terdapat pada satu lokasi (propinsi) dengan lokasi kegiatan satker bersangkutan. Untuk menjalankan menu pilihan Update KPPN, sorot menu pilihan Update KPPN lalu klik dengan menggunakan mouse atau tekan tombol enter pada keyboard, maka pada layar akan terlihat menu sebagai berikut: HALAMAN 86
- Isikan kode satker yang kode KPPN-nya akan diubah atau tekan tombol combo satker`( ), maka akan keluar kode satker yang datanya sudah ada pada file data; - Isikan kode Fungsi atau tekan tombol combo fungsi ( ), maka akan keluar kode fungsi sesuai dengan satker pilihan diatas; - Isikan kode Sub fungsi atau tekan tombol combo sub fungsi ( ), maka akan keluar kode Subfungsi sesuai dengan satker dan fungsi pilihan diatas; - Isikan kode Program atau tekan tombol combo program ( ), maka akan keluar kode program sesuai dengan satker, fungsi dan Sub fungsi pilihan diatas; - Isikan kode Kegiatan atau tekan tombol combo kegiatan ( ), maka akan keluar kode Kegiatan sesuai dengan satker, fungsi, Sub fungsi dan program pilihan diatas; - Untuk memilih semua fungsi, Sub Fungsi dan Program tinggalkan kolom isian Fungsi, Sub Fungsi dan Program dalam keadaan tidak terisi/tidak dipilih; - Klik tombol Ubah, apabila akan melakukan perubahan; - Klik tombol Keluar, apabila perubahan akan dibatalkan. Setelah isian menu diatas terisi semua, apabila pilih tombol Ubah maka layar akan masuk pada menu seperti dibawah ini : HALAMAN 87
Masukkan kode KPPN baru pada kolom kosong di atas tombol, kemudian klik. Kode KPPN hanya dapat diisi atau dipilih kode KPPN yang ada pada lokasi yang sama dengan lokasi kegiatan yang bersangkutan. Seluruh kode KPPN dari satker yang dipilih tadi berubah ke KPPN baru. Klik tombol, data secara otomatis akan berubah dan proses update selesai. E. Update Lokasi Menu ini digunakan untuk mengubah kode Lokasi (propinsi dan kabupaten/kota) dalam satu atau beberapa kegiatan sekaligus yang terdapat pada data DIPA ke kode lokasi lain yang dapat dipilih. Untuk menjalankan menu pilihan Update Lokasi, sorot menu pilihan Update Lokasi lalu klik kiri dengan menggunakan mouse atau tekan tombol enter pada keyboard, maka pada layar akan terlihat menu sebagai berikut: HALAMAN 88
- Isikan kode satker yang kode Lokasi-nya akan diubah atau tekan tombol combo satker ( ), maka akan keluar kode satker yang datanya sudah ada pada file data; - Isikan kode Fungsi atau tekan tombol combo fungsi ( ), maka akan keluar kode fungsi sesuai dengan satker pilihan diatas; - Isikan kode Sub fungsi atau tekan tombol combo sub fungsi ( ), maka akan keluar kode Subfungsi sesuai dengan satker dan fungsi pilihan diatas; - Isikan kode Program atau tekan tombol combo program ( ), maka akan keluar kode program sesuai dengan satker, fungsi dan Sub fungsi pilihan diatas; - Isikan kode Kegiatan atau tekan tombol combo kegiatan ( ), maka akan keluar kode Kegiatan sesuai dengan satker, fungsi, Sub fungsi dan program pilihan diatas; - Untuk memilih semua fungsi, Sub Fungsi dan Program tinggalkan kolom isian Fungsi, Sub Fungsi dan Program dalam keadaan tidak terisi/tidak dipilih. - Klik tombol Ubah, apabila akan melakukan perubahan; - Klik tombol Keluar, apabila perubahan akan dibatalkan. Setelah isian menu diatas terisi semua, apabila pilih tombol Ubah maka layar akan masuk pada menu seperti dibawah ini : HALAMAN 89
- Isikan kode lokasi yang baru atau dengan menekan combo lokasi ( ) pada kolom kosong di atas tombol ; - Isikan kode kabupaten/kota yang baru atau dengan menekan combo kab/kota ( ) pada kolom kosong di atas tombol. Kode kab/kota yang dapat dipilih/diisikan hanya kab/kota yang berada pada lokasi/propinsi yang telah dipilih sebelumnya. - Klik kiri pada tombol, sehingga kode lokasi dan kab/kota pada baris data tersebut akan berubah. - Jika ingin mengubah baris data yang lain, letakkan kursor pada baris data dimaksud, kemudian klik kiri pada tombol. - Klik tombol, data secara otomatis akan berubah dan proses update selesai. - Klik tombol, untuk membatalkan perubahan/update lokasi dan kembali ke layar menu update lokasi. F. Update Kewenangan Menu ini digunakan untuk mengubah data kewenangan yang salah/tidak sesuai. Untuk melakukan update Kewenangan pilih menu Utility -> Update Kewenangan dan form update akan muncul seperti dibawah ini, HALAMAN 90
Pilih salah satu satker dengan mengarahkan kursor ke satker yang akan diubah data kewenangannya. Klik Ubah, maka pilihan kode satker akan muncul di sebelah kanan layar Tentukan kode kewenangan yang benar/sesuai dengan mengklik salah satu pilihan di sebelah kanan form Update Kewenangan dan klik OK untuk konfirmasi perubahan data kewenangan. Klik Simpan untuk menyimpan perubahan kewenangan yang sudah dilakukan. G.Update Nomor SAPSK Menu ini digunakan untuk mengubah Nomor SAPSK dalam satu atau beberapa kegiatan sekaligus yang terdapat pada data DIPA ke Nomor SAPSK lain. User hanya dapat memasukkan nomor SAPSK baru di dalam data DIPA terkait. Untuk menjalankan menu pilihan Update Nomor SAPSK, sorot menu pilihan Update Nomor SAPSK lalu klik dengan menggunakan mouse atau tekan tombol enter pada keyboard, maka pada layar akan terlihat menu sebagai berikut: HALAMAN 91
- Isikan kode Departemen yang Nomoe SAPSK-nya akan diubah atau tekan tombol combo Departemen ( ), maka akan keluar kode Departemen yang datanya sudah ada pada file data; - Isikan kode Unit atau tekan tombol combo Unit ( ), maka akan keluar kode Unit sesuai dengan satker pilihan diatas; - Isikan kode satker yang kode Lokasi-nya akan diubah atau tekan tombol combo satker ( ), maka akan keluar kode satker yang datanya sudah ada pada file data; - Klik tombol Ubah, apabila akan melakukan perubahan; - Klik tombol Keluar, apabila perubahan akan dibatalkan. Setelah isian menu diatas terisi semua, apabila pilih tombol Ubah maka layar akan masuk pada menu seperti dibawah ini : HALAMAN 92
Masukkan No SAPSK yang Baru dengan melakukan input pada Kolom kosong di sebelah kanan Form, dengan memasukkan Nomor SAPSK dan Tahunnya, lalu tekan tombol Ubah No.SAPSK untuk menverifikasi. Untuk menyelesaikan proses update nomor SAPSK yang Baru tekan tombol Proses, atau tekan Batal untuk membatalkan proses update nomor SAPSK. H.Back Up Menu pilihan ini digunakan untuk melaksanakan prosedur Backup, yaitu memindahkan data transaksi yang tersimpan di database aplikasi DIPA ke dalam media lain, misalnyanya diskette, CD, flashdisk, atau harddisk eksternal. Tujuan dari kegiatan backup adalah untuk : 1. Pengamanan data transaksi yang telah terekam 2. Memindahkan data ke komputer lain Untuk menjalankan menu pilihan Back Up, sorot menu pilihan Back Up lalu klik dengan menggunakan mouse atau tekan tombol enter pada keyboard, maka pada layar akan terlihat menu sebagai berikut: HALAMAN 93
- Data hasil Back up dapat memiliki format : Satker, Departemen Lokasi, Departemen Unit, Departemen Unit Lokasi dan Departemen Nomor SP. - Data yang ada pada file data akan muncul pada layar; - Kolom Tahun Anggaran akan otomatis terisi sesuai dengan tahun anggaran yang ada pada data transaksi; - Tentukan salah satu atau semuanya dari data yang akan di backup dengan cara memberikan tanda checklist ( ) dari lima jenis pilihan parameter backup (Satker, Departemen Lokasi, Departemen Unit, Departemen Unit Lokasi, atau Departemen Nomor SP); - Tentukan drive dan direktori tujuan backup (default direktori adalah folder c:\dipa2010\backup). Apabila hendak dibackup ke drive yang lain (disket, CD, flash disk atau hard disk), tekan tombol bertanda [ ] pada folder target hingga muncul layar seperti dibawah ini : HALAMAN 94
Double klik pada folder tujuan kemudian tekan tombol select. - Klik tombol Proses, untuk melaksanakan proses backup data; - Klik tombol Keluar, untuk keluar dari menu backup. - Penamaan folder untuk lokasi backup data DIPA tidak diperkenankan memakai spasi. I. Restore Menu pilihan ini digunakan untuk melaksanakan prosedur Restore, yaitu memindahkan data dari suatu direktori dalam database aplikasi DIPA. Pada kegiatan restore ini data yang masuk akan menimpa data yang sudah ada dan digantikan dengan data yang baru hasil restore pada parameter yang sama. Menu restore adalah seperti di bawah ini : HALAMAN 95
- Tahun anggaran, isi sesuai dengan data yang akan direstore; - Tentukan drive dan direktori input data restore (default direktori adalah folder c:\dipa2010\backup). Apabila data ada di disket, CD, flash disk atau hard disk, dilakukan dengan cara menekan tombol bertanda [ ] hingga muncul layar seperti dibawah ini : - Tentukan salah satu file yang akan direstore dengan cara memberi tanda checklist ( ) pada kotak di bagian kiri menu sebelah kanan; - Klik tombol untuk melanjutkan proses Restore Data; - Setelah semua record file selesai di restore, akan muncul pesan Proses Selesai. - Klik tombol Keluar untuk keluar dari menu Restore. HALAMAN 96
J. BUAT HISTORY REVISI DIPA Menu pilihan ini digunakan untuk melakukan proses pengorganisasian data revisi DIPA pada Aplikasi DIPA 2010 pada kementerian/lembaga. Menu history satker ini merupakan input utama dari menu cetak revisi DIPA pada aplikasi DIPA. Proses ini sebaiknya dijalankan setiap proses revisi terlaksana untuk memantau seluruh proses revisi DIPA yang ada pada satker. Tampilan menu Buat history revisi DIPA: - Tahun anggaran, isi sesuai dengan data yang akan dibuat history revisi DIPA-nya; - Tentukan salah satu file yang akan buat history revisi-nya dengan cara memberi tanda checklist ( ) pada kotak di bagian kiri menu sebelah kanan; - Klik tombol untuk melanjutkan proses Buat History Revisi DIPA; - Setelah selesai dibuat history revisi DIPA-nya, akan muncul pesan Proses Selesai dan Departemen atau kementerian lembaga yang sudah diberi nilai akan mendapat tambahan nilai 1 pada kolom revisinya. - = - Klik tombol Keluar untuk keluar dari menu Buat History Revisi DIPA. HALAMAN 97
A. BUAT ULANG HISTORY REVISI DIPA Menu pilihan ini digunakan untuk melakukan pengentrian kembali data revisi DIPA. Menu history satker ini juga merupakan input utama dari menu cetak revisi DIPA pada aplikasi DIPA. Proses ini sebaiknya dijalankan setiap proses revisi terlaksana untuk memantau seluruh proses revisi DIPA yang ada pada satker. Tampilan menu Buat history revisi DIPA: - Tahun anggaran, isi sesuai dengan data yang akan Buat Ulang History Revisi DIPA-nya ; - Tentukan salah satu file yang akan buat history revisi-nya dengan cara memberi tanda checklist ( ) pada kotak di bagian kiri menu sebelah kanan; - Klik tombol untuk melanjutkan proses Buat Ulang History Revisi DIPA; - Setelah selesai dibuat history revisi DIPA-nya, akan muncul pesan Proses Selesai dan data sudah digantikan dengan entry data yang baru. - = - Klik tombol Keluar untuk keluar dari menu Buat Ulang History Revisi DIPA. HALAMAN 98
Split Satker Menu pilihan ini digunakan untuk menyederhanakan referensi tabel satker yang defaultnya berisi ribuan kode satker milik seluruh Kementerian Negara/ Lembaga, menjadi beberapa buah satker saja sesuai dengan parameter yang ditentukan. Tabel satker yang sederhana/sedikit akan membantu performance komputer menjadi lebih baik, sebab tidak perlu membaca kode-kode satker yang sangat banyak. - Klik pilihan Departemen tertentu/unit tertentu/lokasi tertentu, kemudian isikan kolom parameter dibawahnya sesuai dengan kebutuhan. Contoh : apabila kita menginginkan satker pada Sekretariat Jenderal Departemen Agama saja yang tertayang di referensi, isikan Departemen tertentu : 025 (Dep. Agama) dan Unit : 01 (Sekretariat Jenderal ); - Tekan tombol proses untuk memulai proses split satker, sampai muncul pesan Proses Selesai di bagian kiri bawah. HALAMAN 99
- Tekan tombol selesai untuk kembali ke layar menu utama. HALAMAN 100