BAB I. SETUP FINANCIAL MANAGEMENT 1. TUJUAN: Tujuan dari Bab ini adalah: Menjelaskan field-field pada jendela Setup Buku Besar. Menjelaskan dan menyetel Periode Akuntansi. Menjelaskan dan menyetel Kode-Kode Jejak, termasuk Kode-Kode Sumber dan Kode- Kode Penyebab. 2. PENDAHULUAN: Sebelum melakukan pengolahan data keuangan dalam Microsoft Dynamics NAV 5.0, area berikut dalam Manajemen Keuangan harus diatur terlebih dahulu, yaitu: Buku Besar Periode Akuntansi Kode-Kode Jejak yang meliputi: Kode-Kode Sumber Kode-Kode Penyebab Pada bagian ini, prosedur dan masalah pengaturan ini akan dijelaskan secara detil. 3. PENGATURAN BUKU BESAR (GENERAL LEDGER SETUP) Pengaturan jendela Buku Besar digunakan untuk menspesifikasi pengaturan default untuk buku besar dan semua bidang aplikasi keuangan yang berkaitan. Jendela Pengaturan Buku Besar harus dilengkapi untuk setiap perusahaan yang diatur dalam Microsoft Dynamics NAV 5.0. Bagian ini menjelaskan lima label dan field pada jendela Pengaturan Buku Besar. Untuk informasi lebih lanjut tentang field-field ini, tekan F1untuk mengakses bantuan on-line. Finance in Microsoft Dynamics TM NAV 5.0 1-1
Untuk mengakses jendela Pengaturan Buku Besar, klik Financial Management Setup General Ledger Setup pada Navigation Pane. Gambar 1.1. Jendela Pengaturan Buku Besar 1. Label Umum (General Tab) Label umum berisikan pengaturan default dasar untuk Buku Besar, yang meliputi: Field Allow Posting From / Posting To Definisi Menyediakan untuk menentukan default tanggal posting perusahaan, yaitu rentang tanggal di mana semua pemakai dapat memposting transaksi ke dalamnya. Karena proses penutupan periode tidak diperlukan dalam Microsoft Dynamics NAV 5.0, maka pengaturan rentang tanggal posting akan mencegah pengguna dalam memposting masukan yang dapat mengubah periode data sebelumnya. CATATAN: Pembatasan posting tanggal pengguna tertentu dispesifikasikan dalam jendela User Setup. Jika tidak ada Finance in Microsoft Dynamics TM NAV 5.0 1-2
pembatasan user, maka default perusahaan akan mempengaruhi. Jika tidak ada default perusahaan, maka tidak ada pembatasan pada rentang tanggal pemasukan dan posting data. Register Time Local Address Format Local Contact Address Format Invoice Rounding Precission (LCY) Invoice Rounding Type (LCY) Allow G/L Account Deletion Before Check G/L Account Usage EMU Currency LCY Code Payment Discount Exclude VAT Menentukan apakah program mencatat pemakaian waktu pengguna. Menentukan format alamat yang digunakan dalam dokumen cetak. Menentukan di mana nama penghubung perlu dimunculkan dalam alamat surat. Menentukan ukuran interval yang digunakan saat membulatkan jumlah angka dalam kurs lokal (LCY). Menentukan apakah jumlah tagihan dibulatkan ke atas atau ke bawah. Pilihan yang diambil digunakan dengan interval pembulatan yang ditentukan dalam field Invoice Rounding Precission (LCY). Tanggal dalam field ini menentukan jika dan kapan rekening G/L dapat dihapus. Rekening G/L dengan pemasukan pada atau setelah tanggal yang dispesifikasikan dalam field ini tidak dapat dihapus. Jika dipilih, program akan mencegah rekening G/L yang digunakan dalam tabel set up, seperti kelompok posting, dari kemungkinan terhapus. Pilihlah field ini jika LCY adalah mata uang EMU. Field ini hanya digunakan saat melakukan pemasukan data dalam mata uang yang berbeda. Memasukkan kode mata uang untuk LCY. Nilai ini hanya digunakan dalam hasil cetakan, karena program menggunakan <Blank> sebagai indikator untuk LCY pada saat menampilkan informasi dalam tabel. Menentukan apakah potongan pembayaran didasarkan pada jumlah yang memasukkan atau mengeluarkan PPN. Finance in Microsoft Dynamics TM NAV 5.0 1-3
Adjustment for Payment Discount Unrealized VAT Max. VAT Difference Allowed VAT Rounding Type Bill-to/Sell-to VAT Calculation Print VAT Specification in LCY Jika dipilih, program akan menghitung ulang jumlah PPN saat memposting pembayaran yang menimbulkan potongan pembayaran. Menentukan apakah program mengelola PPN yang belum direalisasikan. Untuk informasi lebih lanjut, silahkan mengacu pada VAT and Intrastat. Memasukkan jumlah koreksi PPN maksimum yang diperbolehkan untuk mata uang lokal. Memilih bagaimana PPN dibulatkan saat menghitung mata uang lokal. Secara default, field ini diatur pada Bill-to/Pay-to No. yang mengindikasikan bahwa PPN Kelompok Posting Bisnis diambil dari Bill-to pelanggan atau Pay-to penjual untuk pesanan/tagihan. Pilih Sell-to/ Buy-from No. untuk menggunakan PPN Kelompok Posting Bisnis bagi Sell-to pelanggan atau Buy-from penjual untuk pesanan/tagihan. Jika dipilih, suatu baris ditambahkan pada dokumen cetakan penjualan yang menunjukkan rincian PPN dalam LCY sebagai tambahan dari mata uang yang ditagihkan. Jika tidak dipilih, rincian PPN hanya akan mencetak dalam mata uang yang ditagihkan. 2. Label Penomoran Nomor rekening bank adalah satu-satunya field yang terdapat pada label Penomoran. Dalam field ini, dapat dimasukkan kode untuk satu nomor seri yang akan digunakan untuk memberikan nomor pada rekening bank. Nomor seri dijelaskan dan diatur dalam konten Pengaturan Aplikasi. 3. Label Dimensi Finance in Microsoft Dynamics TM NAV 5.0 1-4
Pada label Dimensi, dapat dispesifikasi dimensi global dan shortcut yang digunakan untuk pelaporan keuangan. Kode-kode yang dispesifikasikan di sini dipilih dari pengaturan dimensi dalam tabel Dimensi, sebagaimana yang dijelaskan pada bagian Dimensi yang terdapat dalam konten Pengaturan Aplikasi. Gambar 1.2. Jendela Pengaturan Buku Besar, Label Dimensi Dimensi global dapat digunakan: Sebagai filter untuk pemasukan pada G/L Pada semua laporan, jadwal rekening, dan kelompok pekerjaan. Tentukan yang mana di antara dua dimensi tersebut yang kemungkinan paling sering dianalisa dan memilihnya sebagai dua dimensi global. Dimensi shortcut menawarkan suatu cara yang cepat dan menyenangkan untuk memasukkan informasi dimensi secara langsung pada jalurnya dalam jurnal dan penjualan, serta dokumen pembelian. Program secara otomatis akan menciptakan dua dimensi shortcut yang pertama dengan menggunakan Dimensi Global. Enam dimensi shortcut yang lain tersedia hanya jika Dimensi Lanjut dibeli. 4. Tombol Fungsi Finance in Microsoft Dynamics TM NAV 5.0 1-5
Tombol fungsi pada Pengaturan Buku Besar blabla terdiri dari dua fungsi, yaitu: Mengubah Dimensi Global Mengubah Toleransi Pembayaran Gunakan kelompok kerja Pengubahan Dimensi Global untuk mengubah baik satu atau kedua dimensi global. CATATAN: Pengubahan kode suatu dimensi global mensyaratkan bahwa program yang melakukan perubahan pada masukan yang telah diposting adalah penting untuk dipertimbangkan secara hati-hati, kode dimensi yang mana yang dirancang sebagai dimensi global untuk meminimalkan kebutuhan akan perubahan yang akan datang. Gunakan kelompok kerja Pengubahan Toleransi Pembayaran untuk: Mengubah baik toleransi pembayaran maksimum maupun persentase toleransi pembayaran. Penyaringan menurut mata uang. 5. Label Pelaporan Label pelaporan digunakan untuk menentukan jika dan kapan tambahan mata uang yang dilaporkan digunakan. Tambahan mata uang yang dilaporkan digunakan saat infromasi transaksi juga perlu disediakan dalam mata uang selain mata uang lokal. Field-field dalam label pelaporan adalah sebagai berikut: Field Additional Reporting Currency Definisi Menentukan mata uang yang digunakan sebagai tambahan mata uang yang dilaporkan dalam Buku Besar. Jika ditentukan: G/L dan masukan lain, termasuk masukan PPN dalam kedua LCY dan mata uang yang dilaporkan secara Finance in Microsoft Dynamics TM NAV 5.0 1-6
otomatis dicatat. Laporan dicetak baik dalam LCY atau tambahan mata uang yang dilaporkan. VAT Exchange Rate Adjustment Digunakan dengan field Tambahan Mata Uang Yang Dilaporkan. Untuk menentukan bagaimana rekening-rekening diatur dalam pemostingan PPN dalam Pengaturan Posting PPN, tabel disesuaikan untuk fluktuasi nilai tukar antara LCY dan tambahan mata uang yang dilaporkan. 6. Label Aplikasi Field-field dalam label Aplikasi digunakan untuk: Toleransi pembulatan mata uang Bagaimana pembayaran diaplikasikan untuk jumlah yang belum diselesaikan, termasuk: Pembayaran dari pelanggan Pembayaran ke penjual Label Aplikasi meliputi field-field sebagai berikut: Field Application Rounding Precision Payment Discount Tolerance Warning, Payment Discount Tolerance Posting Payment Tolerance Warning, Payment Tolerance Posting Definisi Menentukan ukuran interval yang diijinkan atas perbedaan pembulatan untuk LCY saat mengaplikasikan masukan LCY ke masukan dalam mata uang yang berbeda. Lengkapi field-field ini untuk mengijinkan toleransi pada termin potongan pembayaran dan Periode Tenggang Potongan Pembayaran. Informasi lebih mengenai toleransi potongan pembayaran tersedia di bagian Receivable Management dan Payable Management pada konten Finance. Lengkapi field-field ini untuk menutup piutang dan utang yang belum diselesaikan dengan jumlah pembayaran yang berbeda dari yang seharusnya terutang. Informasi lebih mengenai toleransi pembayaran tersedia di bagian Receivables Management dan Payable Management Utang pada konten Finance. Finance in Microsoft Dynamics TM NAV 5.0 1-7
7. Kegiatan Pencocokan: Tugas: Berikut ini adalah beberapa karakteristik dari jendela General Ledger Setup. Cocokkan karakteristik tersebut pada elemen-elemen pada jendela General Ledger Setup. 1. Hanya terdiri satu field 1. Memungkinkan posting dari / ke field. 2. Mencegah masukan yang dapat mengubah periode data sebelumnya 3. Digunakan untuk menentukan dua global dan sampai dengan delapan shortcut. 4. Suatu fungsi dapat dijalankan dari jendela ini untuk mengubah ini 2. Local Currency 3. Label Dimensi 4. Label Pelaporan 5. LCY adalah akronim untuk ini 5. Label Penomoran 6. Menentukan jika dan bagaimana tambahan mata uang yang dilaporkan digunakan. 6. Toleransi Pembayaran 4. PERIODE AKUNTANSI Sebelum melakukan posting dalam tahun anggaran pada Microsoft Dynamics NAV 5.0, maka: Tahun anggaran harus dibuka Periode akuntansi harus didefinisikan Periode akuntansi terpendek yang mungkin adalah satu hari dan setidaknya satu periode akuntansi harus diatur untuk setiap tahun anggaran. Jendela periode akuntansi digunakan untuk: Finance in Microsoft Dynamics TM NAV 5.0 1-8
Membuka tahun anggaran baru Mendefinisikan periode akuntansi Menutup tahun anggaran Periode akuntansi dapat digunakan sebagai referensi waktu dalam Microsoft Dynamics NAV 5.0. Sebagai contoh, pada saat meninjau masukan yang sudah diposting di jendela Balance/Budget, panjang periode akuntansi seperti satu bulan atau satu kuartal harus ditentukan. Pada bagian ini, Periode Akuntansi ditentukan. 1. Pengaturan Periode Akuntansi Secara Manual Periode akuntansi dapat diciptakan dengan menggunakan salah satu dari metode berikut ini: Secara manual Secara otomatis dengan menggunakan kelompok kerja Create Fiscal Year. Untuk mengatur Periode Akuntansi secara manual, ikutilah langkah-langkah di bawah berikut ini: 1. Pada Navigation Pane, klik Financial Management Setup Accounting Periods. Finance in Microsoft Dynamics TM NAV 5.0 1-9
Gambar 1.3. Jendela Periode Akuntansi 2. Pada field Starting Date, masukkan tanggal di mana periode akuntansi dimulai. 3. Pada field Name, nama dari bulan yang berkaitan dengan Starting Date dimasukkan sebagai defaultnya. Perbaharui field ini sebagaimana yang diperlukan 4. Berikan tanda cek pada kotak cek New Fiscal Year untuk mengindikasikan tahun dimulainya. 5. Ulangi langkah 1 sampai 2 untuk setiap bulan dalam periode yang bersangkutan. Kotak cek New Fiscal Year harus memuat tanda cek jika periode akuntansi adalah hal yang pertama dari tahun anggarannya. Microsoft Dynamics NAV 5.0 menggunakan periode tersebut untuk menentukan periode mana yang ditutup saat fungsi Close Year dijalankan. 2. Pengaturan Periode Akuntansi Secara Otomatis Finance in Microsoft Dynamics TM NAV 5.0 1-10
Untuk menjalankan kelompok kerja Create Fiscal Year, ikuti langkah-langkah di bawah berikut ini: 1. Pada Navigation Pane, klik Financial Management Setup Accounting Periods. 2. Klik Create Year. Gambar 1.4. Jendela kelompok kerja Menciptakan Tahun Anggaran 3. Dalam field Starting Date, masukkan tanggal di mana tahun anggaran akan dimulai. 4. Dalam field No. of Period, masukkan jumlah periode akuntansi di mana tahun anggaran akan dibagi di dalamnya. Jumlah periode ini dapat bervariasi dari 1 sampai 365. 5. Pada field Period Length, masukkan berapa lama setiap periode akuntansi akan dibuat. Sebagai contoh, 1M = 1 bulan; 1Q = 1 kuartal; dan sebagainya. 6. Klik OK. 3. Periode Persediaan dan Menutup Tahun Jendela Periode Akuntansi memuat dua tombol fungsi lainnya yang didiskusikan dalam konten lain dari Microsoft Dynamics NAV 5.0, yaitu: Periode Persediaan Penutupan Tahun Finance in Microsoft Dynamics TM NAV 5.0 1-11
Periode persediaan dibicarakan dan diatur dalam konten Trade. Proses Penutupan Tahun dibicarakan dalam bagian Annual Closing Procedures dari konten Finance. 5. LAB 1.1. MENCIPTAKAN TAHUN ANGGARAN 1. Skenario Sebagai seorang kontroler pada CRONUS International Ltd., Anda perlu menciptakan tahun anggaran baru untuk tahun 2010. Ciptakan secara cepat tahun anggaran baru dengan menggunakan informasi berikut ini: Tahun anggaran dimulai pada 1 Januari 2010 dan berakhir pada 31 Desember 2010. Panjang periode akuntansi adalah satu bulan. 2. Tantangan Anda Ciptakan tahun anggaran untuk 2010 sebagaimana dispesifikasikan dalam skenario. 3. Memerlukan Sedikit Bantuan? 1. Buka jendela Accounting Periods. 2. Buka kelompok kerja Create Fiscal Year. 3. Gunakan criteria yang dispesifikasikan dalam skenario. 4. Jalankan kelompok kerja. 4. Langkah Demi Langkah 1. Pada Navigation Pane, klik Financial Management Setup Accounting Periods. 2. Klik Create Year. 3. Pada field Starting Date, masukkan 01101/10. 4. Pada field No. of Periods ketik 12. 5. Pada field Period Length, masukkan 1M. 6. Klik OK. Finance in Microsoft Dynamics TM NAV 5.0 1-12
6. KODE-KODE JEJAK Jejak audit pada Microsoft Dynamics NAV 5.0 dimulai dengan Trial Codes. Terdapat tiga elemen untuk pengaturan dalam hubungannya dengan Trial Codes, yaitu: Kode-Kode Sumber Pengaturan Kode-Kode Sumber Kode-Kode Penyebab Pada saat perusahaan baru dibentuk, tabel-tabel Source Code dan Source Code Setup secara otomatis akan terpopulasi. Kode-Kode Penyebab harus diatur secara manual. Topik ini membahas Kode-Kode Sumber dan Kode-Kode Penyebab, dan memberikan suatu proses untuk mengatur Kode-Kode Penyebab. 1. Kode-Kode Sumber Masukan diciptakan di laporan keuangan pada saat: Jurnal-jurnal, pesanan-pesanan, tagihan-tagihan atau memo-memo kredit diposting. Berbagai kelompok kerja dijalankan. Untuk membantu pencarian titik asal suatu masukan, digunakan Source Codes. Source Codes adalah dasar untuk jejak audit pada Microsoft Dynamics NAV 5.0 dan diterapkan pada transaksi-transaksi dan jurnal-jurnal. Microsoft Dynamics NAV 5.0 memberikan default sistem Kode Sumber. Begitu jurnal baru atau masukan data baru ditambahkan, Kode-Kode Sumber perlu untuk ditambahkan untuk mengidentifikasi di mana transaksi dimunculkan. Finance in Microsoft Dynamics TM NAV 5.0 1-13
Default sistem dan akses pada masukan yang telah diposting untuk setiap kode sumber tersedia dari jendela Source Code. Untuk membuka jendela ini dan meninjau masukannya, ikutilah langkah-langkah berikut ini: 1. Pada Navigation Pane, klik Financial Management Setup Trail Codes Source Codes. 2. Klik Source Code untuk meninjau. 3. Klik Source dan pilih register yang relevan Register menampilkan semua contoh di mana Kode Sumber ini digunakan. Untuk mendapatkan informasi rinci pada setiap contoh, klik Register dan pilih register yang relevan. 2. Pengaturan Kode Sumber Jendela Setup Source Code: Digunakan untuk mendefinisikan atau mengubah kode-kode sumber. Terdiri dari beberapa label, satu untuk setiap bidang aplikasi. Setiap label memuat kodekode sumber yang dapat diaplikasikan untuk bidang aplikasi tersebut. Secara khusus, pengaturan default kode sumber tidak berubah. Jika meskipun, identifikasi kode sumber yang berbeda diperlukan, perubahan dapat dibuat dari jendela Source Code Setup. Untuk mengubah kode sumber, ikutilah langkah-langkah sebagai berikut: 1. Pada Navigation Pane, klik Financial Management Setup Trial Codes Source Code Setup. 2. Klik label dengan kode untuk diubah. 3. Pada field yang sesuai, klik Assist Button. Jendela Source Code akan muncul. 4. Pada field Code, masukkan kode baru. Finance in Microsoft Dynamics TM NAV 5.0 1-14
5. Tekan TAB atau ENTER untuk memastikan perubahan pada field. 6. Klik Yes untuk menamai kembali catatan. 7. Perbaharui Description sebagaimana diperlukan. 8. Klik OK. Kode baru akan muncul pada field. 9. Tekan TAB atau ENTER. Semua masukan yang telah diposting berikutnya akan memiliki kode sumber yang baru. 3. Kode-Kode Penyebab Kode-kode sumber digunakan untuk mengindikasikan mengapa suatu masukan diciptakan. Sebagai contoh, jika item-item dari penjualan harus dikembalikan, suatu kode penyebab harus diatur untuk menyatakan penyebab seperti kerusakan, warna yang salah, atau ukuran yang salah. Kode-kode penyebab dapat diterapkan: Pada transaksi-transaksi seperti penjualan dan tagihan pembelian. Untuk template jurnal spesifik dan kelompok jurnal Saat kode-kode dikaitkan pada jalur jurnal atau suatu penjualan atau kop pembelian, Microsoft Dynamics NAV 5.0 menandai semua masukan dengan Kode Penyebab selama posting. Hal ini memungkinkan masukan yang telah diposting ke G/L disaring oleh Kode Penyebab. Untuk menciptakan Kode Penyebab, ikutilah langkah-langkah berikut ini: 1. Pada Navigation Pane, klik Financial Management Setup Trail Codes Reason Codes. 2. Pada field Code, masukkan pengidentifikasi unik. Finance in Microsoft Dynamics TM NAV 5.0 1-15
3. Pada field Description, masukkan suatu deskripsi singkat dari Kode-Kode Penyebab. Untuk informasi pada pemberian Kode-Kode Penyebab, pada Reason Codes tekan Help Related Tasks. 4. Tutup jendela Reason Codes. 4. Navigasi Jejak Audit Pada saatnya, mungkin diperlukan untuk melacak informasi ke belakang ke sumber masukan. Kode-Kode Sumber dan Kode-Kode Penyebab adalah bagian-bagian penting dari jejak audit. Pada saat kegiatan diposting dalam Microsoft Dynamics NAV 5.0: Transaksi diberikan Nomor Registrasi Setiap lini dalam suatu transaksi diberikan suatu Nomor Masukan Sebagai tambahan pada Nomor Registrasi, informasi berikut ini dicatat untuk setiap transaksi: Tanggal Penciptaan User ID Kode Sumber Nama Kelompok Jurnal Jika jurnal dibalikkan Dari Nomor Masukan dan Ke Nomor Masukan Dari Nomor Masukan PPN dan Ke Nomor Masukan PPN Untuk membuka jendela di mana informasi ini telah dicatat, pada Navigation Pane klik Financial Management General Ledger History Registers. Jendela G/L Register digunakan untuk mengetahui di mana transaksi telah diposting di dalam system berdasarkan pada penugasan Kode Sumber. Finance in Microsoft Dynamics TM NAV 5.0 1-16
CATATAN: Penerapan Kode-Kode Sumber dan Kode-Kode Penyebab kepada Jurnal- Jurnal dan Kelompok-Kelompok dijelaskan pada bagian Jurnal-Jurnal dari konten Finance. Finance in Microsoft Dynamics TM NAV 5.0 1-17