BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Di zaman modern ini, kita di tuntut untuk dapat memberikan yang terbaik agar dapat bersaing dalam mencapai tujuan. Sama halnya dengan sebuah organisasi atau perusahaan akan dapat memenangkan persaingan jika dapat mengoperasikan perusahaan tersebut dengan baik sehingga tercapai target atau tujuan perusahaan. Dalam usaha pencapaian tujuan, perusahaan juga harus didukung dengan modal yang kuat, sumber daya alam yang memadai dan sumber daya manusia yang handal dan berkualitas sehingga dapat tercapai efisiensi dan efektifitas dalam pengoperasian perusahaan. Dalam memantau perkembangan perusahaan, pihak manajemen membuat suatu laporan keuangan. Laporan keuangan tersebut sabagai bentuk pertanggungjawaban seorang manajer dalam mengelola perusahaan. Dari laporan keuangan itu, pihak-pihak yang berkepentingan seperti pemegang saham, manajer dan para karyawan, investor, bank dan masyarakat luar yang berkaitan akan dapat mengetahui sejauh mana perkembangan perusahaan tersebut, apakah sedang mengalami kemajuan atau kemerosotan. Dalam mengahasilkan sebuah laporan keuangan yang memuaskan tanpa adanya manipulasi, pihak manajemen harus didukung dengan sistem yang handal, informasi yang dapat dipercaya dan yang tidak kalah penting adalah penerapan sistem pengendalian internal yang efisien dan efektif. Jika perusahaan telah
2 menerapkan sistem pengendalian internal dengan baik, maka secara tidak langsung kinerja perusahaan akan dapat terkendali dan dapat mengurangi tindak kecurangan dan kesalahan yang tentunya sangat tidak diinginkan oleh perusahaan. Sebagai tugas akhir penulis berkewajiban untuk mengadakan sebuah penelitian. Penulis tahu bahwa sistem pengendalian internal mempunyai peranan yang sangat penting dalam usaha pencapaian tujuan perusahaan. Dari sebab itu, penulis berinisiatif untuk mengadakan studi kasus pada sebuah perusahaan manufaktur guna menguji efektifitas sistem pengendalian internal yang diterapkan di perusahaan tersebut. Penulis telah memilih PT. INDESSO AROMA sebagai perusahaan yang akan diteliti karena penulis melihat bahwa PT. INDESSO AROMA adalah salah satu perusahaan besar yang bergerak dalam penyulingan minyak daun cengkih dan pengolahannya yang kemudian hasil minyak yang telah diproduksi akan dikirim ke bagian penjualan yang ada di beberapa kota yaitu Jakarta, Semarang, Surabaya dan kemudian produk tersebut akan diekspor ke luar negeri. Mengingat besarnya lingkup perusahaan dan telah menembus pasar internasional, maka perusahaan tersebut harus mempunyai sistem pengendalian internal yang baik agar pengoperasian perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Untuk mengetahui sejauh mana tingkat efektifitas dari sistem pengendalian internal PT. INDESSO AROMA, maka penulis tertarik untuk meneliti dengan cara membandingkan sistem tersebut dengan teori-teori sistem pengendalian internal yang ada.
3 Dari hal di atas tersebut, melatar belakangi penulis untuk mengadakan penelitian dengan judul Analisis Efektifitas Sistem Pengendalian Internal pada Bagian Pembelian Di PT. INDESSO AROMA. 1.2 Perumusan Masalah Dalam penelitian ini penulis merumuskan permasalahan pada Sejauh mana efektifitas Sistem Pengendalian Internal (SPI) pada bagian pembelian PT. INDESSO AROMA Purwokerto? 1.3 Batasan Masalah Dalam penelitian ini, penulis membatasi hanya pada : 1. Penelitian bertempat di PT. INDESSO AROMA, Jl. Raya Sokaraja Km. 7, Purwokerto 53181. 2. Penelitian difokuskan pada sistem pengendalian internal bagian pembelian PT. INDESSO AROMA Purwokerto, terutama pada sistem pengadaan bahan baku produksi. 3. Pengamatan dilakukan pada bulan Maret hingga Mei 2006. 1.4 Tujuan Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk mengukur tingkat efektifitas sistem pengendalian internal yang diterapkan PT. INDESSO AROMA Purwokerto khususnya pada sistem pembelian.
4 1.5 Manfaat Penelitian Penulis berharap bahwa penelitian ini akan dapat memberikan manfaat, antara lain : 1. Bagi perusahaan PT. INDESSO AROMA, hasil penelitian ini diharapkan dapat berguna dalam membangun sistem pengendalian internal yang efektif. 2. Bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan, diharapkan bahwa hasil penelitian dapat dijadikan sebagai referensi dalam pengadaan penelitian lain yang sejenis. 3. Bagi penulis, penelitian ini merupakan syarat untuk memperoleh gelar strata (S1) Sarjana Ekonomi, program studi akuntansi di Universitas Kristen Duta Wacana (UKDW). Selain itu, penelitian ini merupakan pengalaman yang sangat berharga karena menambah pengetahuan dan wawasan baru dalam bidang pengetahuan, khususnya bidang akuntansi. 1.6 Kerangka Pemikiran Pada dasarnya PT. INDESSO terbagi 3, yaitu : 1. PT. INDESSO PRIMATAMA sebagai Holding Company. 2. PT. INDESSO AROMA sebagai Manufacturing Company. 3. PT. NIAGATAMA sebagai Trading Company. Dari struktur utama tersebut, penulis melihat bahwa PT. INDESSO AROMA memegang peranan penting karena sebagai Manufacturing Company (perusahaan yang memproduksi). Jika proses manufacturing di PT. INDESSO AROMA
5 bermasalah maka secara otomatis juga akan mengganggu kinerja diperusahaan cabang yang lain. Dalam perusahaan manufaktur, pembelian bahan baku produksi merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi kelancaran proses manufacturing. Pembelian atau pengadaan barang mempunyai resiko materialitas yang tinggi sehingga harus dikendalikan dengan baik agar dapat mencegah tindak kecurangan ataupun kesalahan yang tidak diinginkan. Salah satu strategi yang dapat digunakan untuk mencegah tindak kecurangan adalah dengan penerapan sistem pengendalian internal yang efektif. Secara umum pengendalian intern adalah suatu proses, yang dilaksanakan oleh dewan direksi, manajemen, dan personel lainnya dalam suatu entitas yang dirancang untuk menyediakan keyakinan yang memadai berkenaan dengan pencapaian tujuan dalam kategori berikut : Keandalan laporan keuangan Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku Efektifitas dan efisiensi operasi (Laporan Committee of Sponsoring Organizations / COSO) Berdasarkan laporan COSO dan AU 319 dan diperkuat dengan Consideration of Internal Control In the Financial Statement Audit (SAS 87) mengidentifikasi 5 komponen pengendalian intern yang saling berhubungan, yaitu : (Modern Auditing I, 379) 1. Lingkungan Pengendalian (control environment) Lingkungan pengendalian menetapkan suasana dari suatu organisasi yang mempengaruhi kesadaran akan pengendalian dari orang-orangnya.
6 Lingkungan pengendalian merupakan pondasi dari semua komponen pengendalian intern lainnya yang menyediakan disiplin dan struktur. Sejumlah factor yang membentuk lingkungan pengendalian antara lain : Integritas dan nilai etika Komitmen terhadap kompetensi Dewan direksi dan komite audit Filosofi dan gaya operasi manajemen Struktur organisasi Penetapan wewenang dan tanggung jawab Kebijakan dan praktik sumberdaya manusia 2. Penilaian Resiko (risk assessment) Penilaian resiko untuk tujuan laporan keuangan adalah identifikasi, analisis dan pengelolaan resiko suatu entitas yang relevan dengan penyusunan laporan keuangan yang disajikan secara wajar sesuai dengan prisnsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum. Penilaian resiko oleh manajemen juga harus mencakup pertimbangan khusus atas risiko yang dapat muncul dari perubahan kondisi seperti : Perubahan dalam lingkungan operasi Personel baru System informasi yang baru atau dimodifikasi Pertumbuhan yang cepat Teknologi baru Lini, produk atau aktivitas baru Restrukturisasi perusahaan
7 Operasi di luar negeri Pernyataan akuntansi 3. Informasi dan Komunikasi (information and communication) Sistem informasi dan komunikasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan harus memasukan sistem akuntansi yang terdiri dari metode-metode dan catatan-catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, menganalisis, mengklasifikasi, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi entitas dan untuk memelihara akuntabilitas dari aktiva-aktiva dan kewajibankewajiban yang berhubungan. Komunikasi melibatkan penyediaan suatu pemahaman yang jelas mengenai peran dan tanggung jawab individu berkenaan dengan pengendalian intern atas pelaporan keuangan. 4. Aktivitas pengendalian (control activities) Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa perintah menajemen telah dilaksanakan. Aktivitas pengendalian membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan berkenaan dangan risiko telah diambil untuk tujuan pencapaian entitas. Aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit laporan keuangan dapat dikategorikan dalam berbagai cara. Salah satu cara adalah sebagai berikut : Pemisahan tugas Pengendalian proses informasi a. Pengendalian umum b. Pengendalian aplikasi Pengendalian fisik
8 Riview kinerja 5. Pemantauan (monitoring) Pemantauan adalah suatu proses yang menilai kualitas kinerja pengendalian intern pada suatu waktu. Penilaian melibatkan rancangan pengoperasian pengendalian dengan dasar waktu dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan. Pemantauan dapat dilaksanakan melalui aktivitas yang berkelanjutan dan pengevaluasian periodik secara terpisah. PT. INDESSO AROMA BAG. PEMBELIAN UJI SISTEM PENGENDALIAN INTERN KOMPONEN PENGENDALIAN INTERN DAN UNSUR-UNSUR NYA STANDAR SISTEM DAN PROSEDUR PEMBELIAN DI PT. INDESSO AROMA 1. Membandingkan standar sistem dan prosedur pembelian yang berlaku di PT. INDESSO AROMA dengan komponen pengendalian intern dan unsur-unsurnya. 2. Pengujian kelayakan pengendalian intern. 3. Pengujian tingkat kepatuhan terhadap pengendalian intern. KESIMPULAN Gambar 1.1 Bagan Kerangka Pemikiran
9 Penelitian yang dilakukan di PT. INDESSO AROMA hanya sebatas pada penerapan SPI pada bagian pembelian. Adapun SPI yang diteliti antara lain meliputi : a. Lingkungan pengendalian beserta unsur-unsurnya. b. Penaksiran resiko yang dilakukan. c. Sistem informasi dan komunikasi yang diterapkan. d. Aktivitas pengendalian yang diperlukan. e. Sistem pemantauan. Sistem dan prosedur pembelian pada PT. INDESSO AROMA kemudian dibandingkan dengan teori tentang sistem pengendalian intern dengan cara mengamati secara langsung proses yang terjadi dan wawancara dengan pihakpihak yang terkait. Dari hasil analisis tersebut diharapkan dapat menarik kesimpulan sejauh mana tingkat efektifitas sistem pengendalian internal PT. INDESSO AROMA bagian pembelian. 1.7 Metoda Penelitian Dalam penelitian ini data yang dikumpulkan melalui beberapa cara, yaitu : 1. Data Primer Data primer yang digunakan dalam penelitian ini antara lain didapat melalui : a. Observasi : pengamatan yang dilakukan secara langsung pada obyek penelitian.
10 b. Wawancara : pengumpulan data dengan cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan secara lisan kepada pihak-pihak yang berkaitan. c. Dokumentasi : mengumpulkan dan mempelajari dokumendokumen dan data perusahaan yang berhubungan dengan kegiatan operasi. 2. Data Sekunder Data sekunder diperoleh dengan cara studi kepustakaan yaitu mengambil bahan-bahan yang dibutuhkan dari buku-buku literatur, catatan-catatan kuliah yang berkaitan dengan obyek yang sedang diteliti. 1.8 Analisis Data Dalam menganalisis data, penulis menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif, yaitu dengan cara melakukan pembandingan antara situasi dan kondisi yang sebenarnya terjadi di perusahaan dengan pemahaman yang diperoleh dari studi literatur. Sedangkan dalam menjawab pertanyaan, penulis membandingkan sistem pengendalian internal di PT. INDESSO AROMA dengan landasan teori. Dengan demikian akan diperoleh pemahaman tentang kekuatan dan kelemahan pengendalian dalam perusahaan tersebut. Selanjutnya dilakukan langkah-langkah analisis sebagai berikut : 1. Membandingkan hasil temuan lapangan dengan landasan teori bagian pembelian. 2. Melakukan pengujian kelayakan sistem pengendalian internal
11 Pengujian kelayakan sistem pengendalian internal dilakukan dengan cara melihat jawaban-jawaban wawancara tentang SPI yang terdiri dari jawaban Ya atau Tidak. Jika jawaban yang diperoleh sebagian besar adalah Ya maka dapat dikatakan SPI perusahaan sudah baik. Namun jika jawaban yang diperoleh sebagian besar adalah Tidak berarti SPI perusahaan masih lemah. Guna mendukung analisis ini maka dibuatlah tabulasi untuk mengetahui prosentase pada tiap-tiap kelompok responden sehingga mendapatkan suatu kesimpulan yang logis. Rumus : Keterangan : P Nx P = x 100 % N = Nilai prosentase Nx N = Jumlah data berdasarkan profil konsumen = Jumlah data keseluruhan 3. Pengujian tingkat kepatuhan terhadap SPI Dalam melakukan pengujian tingkat kepatuhan harus melalui 5 fase audit kinerja, yaitu : a. Melakukan survey pendahuluan (the preliminary survey) Tujuan dilakukannya fase ini adalah agar mendapatkan gambaran dan informasi secara umum dalam waktu yang relatif pendek untuk semua aspek organisasi, aktivitas dan sistem yang digunakan. b. Review dan uji pengendalian manajemen (the riview and testing of manajemen control)
12 Dalam fase ini harus ditentukan tujuan audit sebenarnya dan melakukan pengumpulan bukti-bukti serta menemukan inti permasalahan guna menguji pengendalian manajemen. c. Pemeriksaan Rinci (the detail examination) Pada fase ini menentukan pemeriksaan rinci apa yang akan dilakukan dan bagaimana cara melakukannya. Dalam tahap ini bukti yang ditemukan harus kompeten, material dan relevan agar mendapatkan kesimpulan yang bisa diterima pihak-pihak yang berkepentingan. d. Pelaporan (report development) Pada fase ini melaporkan hasil analisis yang dilakukan. e. Rekomendasi (recommendation) Pada fase ini auditor memberikan rekomendasi berupa saran atupun nasehat mengenai hal-hal yang perlu dilakukan oleh klien untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ditemukan. 4. Analisis Flowchart Sistem dan Prosedur Pembelian Dalam menganalisis flowchart sistem dan prosedur pembelian, pertama-tama penulis mempelajari teori tentang bagaimana mendesain flowchart pembelian yang baik. Setelah itu penulis mulai mencari tahu bagaimana flowchart sistem dan prosedur pembelian yang ada di perusahaan tersebut. Tahap selanjutnya penulis mulai membandingkan apakah flowchart sistem dan prosedur pembelian di PT. INDESSO AROMA telah sesuai dengan teori atau belum. Kemudian baru dilakukan penilaian mengenai kelayakan flochart yang ada di PT. INDESSO AROMA.