ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK SD NEGERI 1 PURBOSARI TEMANGGUNG Naskah Publikasi diajukan oleh Septian Dwi Kuncahyo 08.11.2133 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
ANALYSIS AND DESIGN ACADEMIC INFORMATION SYSTEM AT SD NEGERI 1 PURBOSARI TEMANGGUNG ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK SD NEGERI 1 PURBOSARI TEMANGGUNG Septian Dwi Kuncahyo Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT SD Negeri 1 Purbosari is one of the basic education institutions that in the data processing of the teacher and students are still using manual methods. This certainly will make the processing of such data to be less than optimal. Based on these problems the author intends his thesis entitled "Analysis and Design of Academics Information System at SD Negeri 1 Purbosari". Issues to be addressed in this activity is how the problem of managing the data of teachers and students at SDN 1 Purbosari can be overcome with the help of this Java based application. The purpose of this activity is to implement the Java application program to facilitate the processing of database management of teachers and students at SDN 1 Purbosari. The method of collecting data by the method of observation, interviews, and book study. To design their own program through several stages such as feasibility studies, preliminary plans, system analysis, system design and system implementation. The author hopes that this application can help the SDN 1 Purbosari in data processing of the teachers and students in inputting data, search data, and preparing reports to be more effective and efficient. Keywords: Academic Information System, Database Applications, Java, MySQL
I. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi informasi saat ini menuntut setiap instansi baik negeri maupun swasta perlu meningkatkan kualitas sumber daya manusia dalam menjalankan sistem yang sedang berlangsung demi meningkatkan kualitas dan daya saing. Salah satu yang terkena dampak perkembangan teknologi informasi adalah sekolah. Manajemen sekolah yang baik tentu tidak lepas dari data data yang banyak dan dapat berubah sewaktu waktu, dalam hal ini adalah data data para pengajar dan tentunya data para siswa itu sendiri. Perubahan data tersebut harus tersimpan dengan baik, sehingga dapat dengan mudah untuk dicari pada saat dibutuhkan. Hal tersebut mendorong penulis untuk mencari solusi pemecahan masalah tersebut. Dengan kemajuan teknologi informasi, tidaklah sulit untuk merubah system pengolahan data secara manual menjadi system pengolahan data yang terkomputerisasi. Hal tersebut yang melatarbelakangi penulis untuk membuat skripsi dengan judul ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK SD NEGERI 1 PURBOSARI TEMANGGUNG. II. LANDASAN TEORI 2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi 2.1.1. Pengertian Sistem Sistem adalah sebuah tatanan yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional yang saling berhubungan dan secara bersama sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses / pekerjaan tertentu (Kusrini, 2006). Dilihat dari prosedurnya menurut Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald dan Warren D. Stallings, Jr sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu susunan sasaran yang tertentu (Jogiyanto, 2001). Berdasarkan definisi di atas secara umum sistem dapat diartikan sebagai penggabungan antara dua elemen atau lebih yang menjadi satu kesatuan dan saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan. 2.1.2. Karakteristik Sistem Sebuah sistem dapat dikatakan sebagai sistem, apabila mempunyai sifat atau karakteristik tertentu. Menurut Al Fatta (2007) karakteristik sistem tersebut adalah sebagai berikut. 1) Komponen (component) Sistem yang terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,yang bekerjasama membentuk suatu kesatuan.
2) Batasan sistem (boundary) Batasab sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. 3) Linkungan Luar (envirounments) Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempunyai pengaruh pada sistem. 4) Penghubung Sistem (Interface) Merupakan media penghubung antara sistem dengan subsistem yang lain. 5) Masukan (input) Masukan adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Input dapat berupa masukan sinyal maupun perawatan. 6) Keluaran (out put) Keluaran adalah hasil dari input energi yang telah diolah dan diklarifikasikan menjadi keluaran yang berguna. 7) Pengolah Sistem (process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubahmasukkan menjadi keluaran. 8) Sasaran atau Tujuan (goal) Suatu sistem pasti mempunyai sasaran atau tujuan. Suatu sistem dikatakan berhasil jika sistem tersebut mengenai sasaran atau tujuannya. 2.1.3. Pengertian Data Data dapat didefinisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian kejadian nyata atau fakta fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak diacak yang menunjukkan jumlah, tindakan, atau hal (Sutanta, 2004). Data juga sering disebut sebagai bahan mentah informasi. 2.1.4. Pengertian Informasi Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dirasakan akibatnya secara lansung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang (Sutanta, 2004). 2.1.5. Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan, berkumpul besama sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara satu dengan yang lainnya dengan cara cara
tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, input, processing, output berupa informasi (Sutanta, 2004). 2.2. Konsep Dasar Basis Data (Database) 2.2.1. Pengertian Basis Data Dilihat dari berbagai sudut pandang basis data memiliki beberapa pengertian antara lain: a. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah (Kusrini, 2006) b. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa tanpa pengulangan (redundancy) yang tidak perlu untuk memenuhi kebutuhan (Kusrini, 2006). c. Kumpulan file/table/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik (Kusrini, 2006). 2.2.2. Konsep Normalisasi Normalisasi merupakan teknik dalam desain logika sebuah database relasional yang secara tidak langsung berkaitan dengan model data dengan menerapkan aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur table yang normal (Kusrini, 2006). 2.3. Diagram UML (Unified Modelling Language) UML (Unified Modelling Language) adalah sebuah "bahasa" yang telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sebuah model sistem piranti lunak (Dharwiyanti, 2003). 2.4. Perangkat Lunak yang digunakan 2.4.1. Java Java pertama kali diluncurkan pada tahun 1995 sebagai bahasa pemrograman umum (general purpose programming language) dengan kelebihan dia bisa dijalankan di web browser sebagai applet. Java merupakan bahasa pemrograman yang berorientasi objek (OOP) dan dapat dijalankan pada berbagai platform sistem operasi. Perkembangan Java tidak hanya terfokus pada satu sistem operasi, tetapi dikembangkan untuk berbagai sistem operasi dan bersifat open source.
2.4.2. Net Beans IDE 6.8 NetBeans adalah salah satu IDE favorit untuk coding bahasa Java. NetBeans sebagai IDE digunakan untuk memudahkan dalam pemrograman Java sehingga tidak perlu menggunakan pemrograman secara manual menggunakan editor teks dalam pembuatan program. 2.4.3. XAMPP 1.7.3 Xampp merupakan sebuah paket kumpulan software yang terdiri dari apache, mysql, phpmyadmin, php, Perl, Freetype2,dll. Didalam software XAMPP versi 1.7.3 terdapat tiga element yang telah terintegrasi, yaitu Web Server Apache 2.2.14, MySQL 5.1.41, PHP 5.3.1. MySQL 2.4.4. MySQL MySQL merupakan salah satu aplikasi DBMS (Database Management System) yang sudah banyak dikenal dan cukup ampuh dalam pembuatan aplikasi bersekala data menengah. MySQL sendiri merupakan aplikasi yang bersifat gratis (free ware). III. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1. Tinjauan Umum 3.1.1. Profil Sekolah Pertama kali berdiri pada tahun 1953. Sekolah ini duunya merupakan sekolah rakyat. Kemudian pada tahun 1973 sekolah ini berubah menjadi Sekolah Dasar (SD). Berikut rincian mengenai profil SD Negeri 1 Purbosari. Nama Sekolah : Sekolah Dasar Negeri 1 Purbosari Alamat Sekolah : Jl. Jumprit Km 3 Desa : Purbosari Kecamatan : Ngadirejo Kabupaten : Temanggung Provinsi : Jawa Tengah Status Sekolah : Negeri NSS : 101032309012 NPSN : 20321532 Status Akreditasi : B 3.2. Sistem Informasi Akademik Perancangan sistem informasi akademik ini merupakan sarana bagi penulis untuk menempuh tugas akhir skripsi dan merupakan sebuah gagasan yang diharapkan
mampu membantu pihak sekolah khususnya SD Negeri 1 Purbosari yang dalam hal ini penulis jadikan sebagai objek dalam perancangan sistem informasi akademik ini, dalam mengelola data para pengajar dan siswa di SD Negeri 1 Purbosari. Sistem informasi akademik yang akan dibuat ini merupakan sebuah aplikasi desktop yang bersifat stand alone karena program dan database terdapat pada satu komputer yang sama. Sistem informasi ini dibangun menggunakan bahasa pemrograman Java yang diintegrasikan dengan database MySQL. Aplikasi ini akan dijalankan oleh seorang admin yang dalam hal ini adalah bagian tata usaha yang memiliki wewenang dalam mengelola data guru dan siswa di SD Negeri 1 Purbosari. Aplikasi ini memiliki fasilitas insert, update, dan delete data guru, siswa serta nilai siswa secara keseluruhan, yang dilengkapi dengan pencarian data siswa yang terdapat di dalam database. 3.3. Analisis Sistem Analisis dalam hal ini adalah melakukan penelitian terhadap sistem lama, sehingga dari analisis sistem tersebut akan dapat ditarik kesimpulan yang bisa digunakan sebagai tolok ukur sistem yang akan dibangun. Menurut Jogiyanto HM (1993), analisis sistem didefinisikan sebagai: Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan permasalahan, kesempatan kesempatan, hambatan hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan perbaikannya 3.3.1. Analisis Kelemahan Sistem Dalam menganalisis kelemahan sistem terdapat beberapa metode yang dapat digunakan. Dalam hal ini penulis menggunakan metode PIECES (performance, information, economic, control, efficiency, services) yaitu, dengan menganalisa kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan. Dari analisis ini akan didapatkan masalah yang akan menjadi objek bahasan untuk menemukan solusi dari masalah yang ada. 3.3.2. Analisis Kebutuhan Sistem Pembuatan sistem yang baru memerlukan beberapa kebutuhan yang nantinya akan dimanfaatkan dalam proses berjalannya sistem tersebut. Analisis kebutuhan sistem terdiri dari kebutuhan perangkat keras, kebutuhan perangkat lunak, kebutuhan informasi dan kebutuhan pengguna.
3.3.3. Analisis Kelayakan Sistem Studi kelayakan merupakan proses mempelajari dan menganalisa masalah yang ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Dalam membuat sebuah sistem harus ada mekanisme untuk menilai apakah sistem yang akan dibuat layak untuk diterapkan untuk menggantikan sistem yang lama atau tidak. Terdiri dari kelayakan teknologi, kelayakan operasional, dan kelayakan hukum. 3.4. Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau peraturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi, tujuan dari perancangan sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran kepada user dan manajemen tentang sistem yang baru. 3.4.1. Perancangan Proses 3.4.1.1. Flowchart Sistem Berikut adalah flowchart sistem aplikasi sistem informasi akademik yang diusulkan: Gambar 3.2 Flowchart sistem yang diusulkan
3.4.1.2. Perancangan UML UML (Unified Modelling Language) merupakan bahasa standar yang digunakan untuk menjelaskan dan menfisualisasikan artifak dari proses analisis dan desain berorientasi objek. Dengan menggunakan UML, developer dapat melakukan pemodelan secara visual yaitu, penekanan pada penggambaran, bukan didominasi oleh narasi. 1. Diagram Use Case Gambar 3.3 Diagram Use Case 3.4.2. Perancangan Basis Data 3.4.2.1. Normalisasi Normalisasi merupakan cara pendekatan dalam membangun desain logika basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, teteapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal (Kusrini, 2006 hal 40). 3.4.2.2. Relasi Tabel Relasi antar tabel digunakan untuk melihat hubungan setiap tabel yang dibuat. Dalam relasi ini setiap tabel memiliki primary key yang digunakan sebagai penghubung antara satu tabel denga tabel lain. primary key ini akan digunakan sebagi foreign key di tabel lain agar tabel tabel tersebut dapat berhubungan. Berikut relasi tabel dari sistem informasi akademik.
Gambar 3.13 Relasi antar tabel IV. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 4.1. Implementasi Sistem Sistem Informasi Akademik SD Negeri 1 Purbosari merupakan sistem yang digunakan untuk mengelola manajemen data siswa dan guru yang meliputi pengolahan biodata siswa, pengolahan biodata guru, pengolahan data kelas, dan pengolahan data nilai siswa. 4.1.1. Implementasi Basis Data Untuk pembuatan basis data diperlukan aplikasi XAMPP yang merupakan paket aplikasi yang didalamnya terdapat database server MySQL. MySQL inilah yang nantinya akan digunakan sebagai pusat penampungan data (database). 4.1.2. Pengujian Program Pengujian program dilakukan untuk mengetahui apakah langkah dan alur sudah berjalan dengan baik sesuai dengan rancangan yang diharapkan. Tujuan utama dari pengujian program adalah untuk mengetahui apakah masih adanya kesalahan sehingga sistem tidak dapat berjalan sesuai dengan keinginan.
4.2. Manual Program 4.2.1. Halaman Login Gambar 4.6 Halaman Login 4.2.2. Halaman Menu Utama Gambar 4.7 Halaman Menu Utama 4.2.3. Halaman Manajemen Data Guru Gambar 4.8 Halaman Manajemen Data Guru
4.2.4. Halaman Manajemen Data Siswa Gambar 4.9 Halaman Manajemen Data Siswa Gambar 4.10 Halaman Pencarian Data Siswa 4.2.5. Halaman Manajemen Data Nilai Gambar 4.12 Halaman Manajemen Nilai Siswa
4.2.6. Halaman Laporan Gambar 4.16 Laporan Rekap Nilai Siswa V. PENUTUP 5.1. Kesimpulan Dengan aplikasi sistem informasi akademik yang telah dibangun diharapkan dapat membantu pihak Sekolah Dasar Negeri 1 Purbosari dalam hal manajemen pengolahan data khususnya data siswa dan guru dengan lebih baik. Dari hasil pembahasan ujicoba program yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa : 1. Aplikasi sistem informasi akademik SD Negeri 1 Purbosari merupakan aplikasi desktop yang dirancang menggunakan bahasa pemrograman java dengan database MySql. Aplikasi tersebut dibuat dengan menggunakan perangkat lunak NetBeans IDE 6.8 sebagai editor java yang digunakan dalam pembuatan interface dan fungsi program. Sedangkan untuk database yang digunakan adalah XAMPP for windows versi 1.7.3 yang didalamnya sudah terdapat MySQL versi 5.1.41 yang nantinya akan digunakan sebagai penampung data (database) akademik SD Negeri 1 Purbosari. 2. Aplikasi sistem informasi akademik SD Negeri 1 Purbosari diterapkan di komputer sekolah sehingga nantinya akan dapat membantu pihak tata usaha sekolah dalam memanajemen data sekolah. Aplikasi tersebut dilengkapi dengan form input data, olah data, pencarian data, serta mencetak laporan hasil dari pengolahan data sekolah. Diharapkan aplikasi tersebut dapat membantu pihak sekolah dalam mengolah manajemen data sekolah sehingga dapat memberikan informasi lebih akurat serta lebih menghemat waktu, biaya, dan tempat.
5.2. Saran Aplikasi sistem informasi akademik yang telah dibuat merupakan sebuah sarana yang dibangun sebagai media pengolahan data sekolah. Dalam proses pembangunannya, aplikasi tersebut masih banyak kekurangannya, sehingga masih sangat banyak saran yang dapat diberikan untuk pengembangan kedepannya. 1. Sistem yang dibuat hanya sebatas pengolahan data siswa, guru, kelas siswa, jadwal dan nilai. Sehingga masih banyak fitur yang perlu ditambahkan seperti pengolahan pengolahan administrasi keuangan, dan laporan nilai rapor. 2. Tampilan dapat dibuat lebih rapi dan teratur sehingga akan lebih menarik. 3. Rekap data bisa dibuat dalam format PDF atau DOC. 4. Dan masih banyak saran yang dibutuhkan sebagai acuan untuk memperbaiki kesalahan yang ada saat ini guna pengembangan sistem selanjutnya agar lebih baik. DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, H. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi Dharwiyanti, S. 2003. Pengantar Unified Modeling Language (UML). IlmuKomputer.com (diakses pada tanggal 28 januari 2012) Jogiyanto HM. 1993. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan pengelolaan Basis Data.Yogyakarta : Penerbit Andi Sutanta, E.2004.Sistem Basis Data. Yogyakarta : Graha Ilmu..