BAB II LANDASAN TEORI II.1 Auditing II.1.1 Pengertian Auditing Boynton, Johnson, & Kell (2003:5) mendefinisikan auditing sebagai berikut: Report of the Committee on Basic Auditing Concepts of the American Accounting Association (Accounting Review, vol. 47) memberikan definisi Auditing sebagai suatu proses sistematis untuk memperoleh serta mengevaluasi bukti secara objektif mengenai asersi-asersi kegiatan dan peristiwa ekonomi, dengan tujuan menetapkan derajat kesesuaian antara asersi-asersi tersebut dengan kriteria yang telah diterapkan sebelumnya serta penyampaian hasil-hasilnya kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Mengacu pada wikipedia (2010), definisi audit adalah sebagai berikut: Audit is an evaluation of a person, organization, system, process, enterprise, project or product. The term most commonly refers to audits in accounting, but similar concepts also exist in project management, quality management, and energy conservation. Messier, Glover dan Prewitt yang diterjemahkan oleh Nuri (2005:16) menulis Auditing adalah suatu proses sistematis mendapatkan dan mengevaluasi bukti-bukti secara objektif sehubungan dengan asersi atas tindakan dan peristiwa ekonomi untuk memastikan tingkat kesesuaian antara asersi-asersi tersebut dan menetapkan kriteria serta mengkomunikasikan hasilnya kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Berdasarkan dua definisi para ahli diatas, dimana dua diantaranya terdapat kesamaan pengertian, penulis menyimpulkan auditing adalah proses untuk mendapatkan 6
bukti dari peristiwa atau kegiatan ekonomi perusahaan, kemudian mengevaluasi bukti tersebut, apakah telah sesuai dengan kriteria yang seharusnya, dan hasilnya akan diinformasikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. II.1.2 Tujuan Audit Boynton et.al (2003:229) menjelaskan, Tujuan audit spesifik berdasarkan asersi manajemen sebagai berikut: 1. Keberadaan dan kejadian (Existence and Occurrence/EO) 2. Kelengkapan (Completense/C) 3. Hak dan kewajiban (Rights and Obligations/RO) 4. Penilaian atau alokasi (Valuation or Allocation/VA) 5. Penyajian dan pengungkapan (Presentation and Disclosure/PD) Menurut Jerry (2009), audit dibagi menjadi audit eksternal dan audit internal. Tujuan audit eksternal adalah memberikan pendapat mengenai kewajaran keadaan keuangan dan hasil usaha perusahaan/unit suatu organisasi. Tujuan audit internal membantu semua anggota manajemen dalam mengelola secara efektif pertanggungjawabannya dengan cara menyediakan analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar-komentar yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan yang ditelaah. II.1.3 Temuan Hasil Audit Kata temuan (finding) diartikan sebagai himpunan informasi-informasi mengenai kegiatan, organisasi, kondisi atau hal-hal yang lain yang telah dianalisa atau dinilai serta 7
diperkirakan akan menarik atau berguna untuk pihak yang berwenang. Menurut Bayangkara, IBK (2008:175), Penyusunan temuan yang baik harus mencakup: 1. Kondisi (condition) Merupakan keadaan yang menggambarkan kenyataan yang terjadi di perusahaan. Audit operasional memerlukan temuan fakta awal dalam tahap pekerjaan lapangan (field work). Ketika temuan fakta digunakan untuk menyatakan suatu kondisi, auditor perlu memeriksa dan menguji operasi dan data terkait untuk membuat fakta lebih jelas. Pernyataan kondisi ini memberikan titik referensi kepada temuan yang berkaitan dengan kriteria yang ada. 2. Kriteria (criteria) Adalah ukuran atau standar yang harus diikuti atau kondisi yang seharusnya ada dan merupakan standar yang harus dipatuhi oleh setiap bagian dalam perusahaan, yang dapat berupa kebijakan yang telah ditetapkan manajemen, kebijakan perusahaan sejenis atau kebijakan industri, dan peraturan pemerintah. 3. Sebab (cause) Merupakan tindakan-tindakan yang menyimpang dari standar yang berlaku dan apa penyebab terjadinya kondisi tersebut di perusahaan serta bagaimana terjadinya. Temuan audit tidaklah lengkap sampai auditor secara penuh mengidentifikasi penyebab atau alasan terjadinya penyimpangan dari kriteria. Faktor paling utama dari temuan audit yaitu menentukan penyebab kelemahan. Penyebab ini adalah alasan mengapa kegiatan operasi menjadi tidak efisien, efektif dan ekonomis. 4. Akibat (effect) 8
Merupakan dampak dari tindakan-tindakan yang menyimpang dari standar yang berlaku. Salah satu tujuan utama dalam melaksanakan audit operasional adalah mendorong manajemen operasional melakukan tindakan positif untuk mengoreksi temuan atas kekurangan operasional yang diidentifikasi oleh tim audit. 5. Rekomendasi (recommendation) Menjelaskan apa yang harus dilakukan untuk mengatasi kelemahan masalah yang dikemukakan dalam temuan. Rekomendasi haruslah masuk akal diikuti dengan sebuah penjelasan mengapa kondisi ini terjadi, penyebabnya, dan apa yang harus dilakukan untuk mencegah berulang hal itu. II.2 Audit Operasional II.2.1. Pengertian Audit Operasional Tunggal A.W (2008:11) mendefinisikan audit operasional adalah suatu teknik untuk secara teratur dan sistematis menilai atau mengukur efektivitas dan efisiensi atau pekerjaan membandingkan dengan standar perusahaan dan dunia usaha dengan mengerahkan tenaga yang bukan ahli dalam bidang yang diteliti dengan tujuan untuk meyakinkan manajemen bahwa sasarannya dilaksanakan dan menemukan keadaaan yang dapat ditingkatkan atau diperbaiki. Menurut Bayangkara IBK (2008:2), audit operasional adalah rancangan secara sistematis untuk mengaudit aktivitas-aktivitas, program-program yang diselenggarakan, atau sebagian dari entitas yang bisa diaudit untuk menilai dan melaporkan apakah sumber daya dan dana telah digunakan secara efisien, serta apakah tujuan dari program 9
dan aktivitas yang telah direncanakan dapat tercapai dan tidak melanggar ketentuan aturan dan kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan. Menurut Fajar (2010), audit operasional adalah proses yang sistematis untuk mengevaluasi efisiensi dan efektivitas kegiatan suatu organisasi dalam prosesnya untuk mencapai tujuan organisasi tersebut, dan keekonomisan operasi organisasi yang berada dalam pengendalian manjemen serta melaporkan kepada orang-orang yang tepat atas hasil-hasil evaluasi tersebut beserta rekomendasi untuk perbaikan. Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa audit operasional adalah suatu proses penelitian aktivitas dari program-program yang diselenggarakan perusahaan, dan juga meneliti apakah sumber daya yang ada telah berlaku sesuai dengan standar yang berlaku pada perusahaan/kriteria yang ada untuk dapat terus dilaksanakan perbaikannya. II.2.2 Tahap-tahap Audit Operasional Bayangkara, IBK (2008:10), menyatakan bahwa Tahap-tahap yang dilakukan dalam audit manajemen terdiri dari lima tahap, yaitu: 1. Audit Pendahuluan Audit pendahuluan dilakukan untuk mendapatkan informasi latar belakang terhadap objek yang diaudit. Pada audit ini juga dilakukan penelaahan terhadap berbagai peraturan, ketentuan, dan kebijakan berkaitan dengan aktivitas yang diaudit, serta menganalisis berbagai informasi yang telah diperoleh untuk mengidentifikasi hal-hal yang potensial mengandung kelemahan pada perusahaan yang diaudit. 2. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen 10
Pada tahapan ini auditor melakukan review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen objek audit, dengan tujuan untuk menilai efektivitas pengendalian manajemen dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan. 3. Audit Terinci Pada tahap ini auditor melakukan pengumpulan bukti yang cukup dan kompeten untuk mendukung tujuan audit yang telah ditentukan. Pada tahap ini juga dilakukan pengembangan temuan untuk mencari keterikatan antara satu temuan dengan temuan yang lain dalam menguji permasalahan yang berkaitan dengan tujuan audit. 4. Pelaporan Tahapan ini bertujuan untuk mengkomunikasikan hasil audit termasuk rekomendasi yang diberikan kepada berbagai pihak yang berkepentingan. 5. Tindak Lanjut Sebagai tahap akhir audit manajemen, tinjak lanjut bertujuan untuk mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melaksanakan tindak lanjut (perbaikan) sesuai dengan rekomendasi yang diberikan. II.2.3 Tujuan Audit Operasional Menurut Agoes (2004:175), Tujuan umum audit operasional antara lain: 1. Untuk menilai kinerja (performance) dari manajemen dan berbagai fungsi yang ada dalam perusahaan. 2. Untuk menilai apakah berbagai sumber daya (manusia, mesin, dana, harta lainnya) yang dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis. 11
3. Untuk menilai efektifitas perusahaan dalam mencapai tujuan (objective) yang telah ditetapkan oleh top manajemen. 4. Untuk dapat memberikan rekomendasi kepada top manajemen untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penerapan pengendalian intern, sistem pengendalian manajemen, dan prosedur operasional perusahaan, dalam rangka meningkatkan efisiensi, ekonomi, dan efektifitas dari kegiatan operasional perusahaan. Tujuan utama audit operasional adalah untuk membantu pihak manajemen dalam menemukan dan memecahkan beragam masalah dengan cara merekomendasikan berbagai tindakan perbaikan yang diperlukan. II.2.4 Jenis jenis Audit Operasional Tunggal, A.W. (2008:28) menyatakan, Jenis-jenis audit operasional terdiri dari: 1. Fungsional Seperti yang tersirat dari namanya audit operasional berkaitan dengan sebuah fungsi atau lebih dalam suatu organisasi, misalnya fungsi pemasaran, fungsi pembayaran, fungsi penggajian suatu divisi atau untuk perusahaan secara keseluruhan. Keunggulan audit fungsional adalah memungkinkan adanya spesialisasi oleh auditor. Auditor-auditor tertentu dalam staf audit intern dapat mengembangkan banyak keahlian dalam suatu bidang, seperti rekayasa produksi. Sehingga mereka dapat lebih efisien untuk memeriksa dalam bidang itu. Kekurangan audit fungsional adalah tidak dievaluasinya fungsi yang saling berkaitan. 12
2. Organisasi Audit operasional atas suatu organisasi menyangkut keseluruhan unit organisasi seperti departemen, cabang, atau anak perusahaan. Penekanan dalam suatu audit organisasi adalah seberapa efisien dan efektif fungsi-fungsi yang saling berinteraksi. Rencana organisasi dan metode-metode untuk mengkoordinasikan aktivitas yang ada, sangat penting dalam audit jenis ini. 3. Penugasan Khusus Penugasan audit operasional khusus timbul atas permintaan manajemen. Audit ini dapat terjadi sewaktu-waktu, dapat pula dalam suatu pelaksanaan audit operasional secara fungsional maupun organisasional, pemeriksa diminta untuk melakukan audit operasional yang bersifat khusus. Sebagai contoh, pada saat audit operasional terhadap fungsi gudang, persiapan pihak manajemen memberi penugasan khusus kepada pemeriksa untuk menjadi pengawas langsung terhadap karyawan bagian gudang dalam melakukan stock opname persediaan dan melakukan audit terhadap kuantitas barang dagangan yang direkrut oleh pembelinya, jadi audit semacam ini meliputi hal-hal yang luas. II.2.5 Karakteristik Audit Operasional Menurut Tunggal A. W. (2008:37), Karakteristik Audit Operasional adalah sebagai berikut: 1. Audit Operasional adalah prosedur yang bersifat investigatif. 2. Mencakup semua aspek perusahaan. 3. Yang diaudit adalah seluruh perusahaan, atau salah satu unitnya (bagian penjualan, bagian perencanaan, produksi, dan sebagainya), atau salah satu 13
subklasifikasinya (pengendalian persediaan, sistem pelaporan, pembinaan pegawai, dan sebagainya). 4. Penelitian dipusatkan pada prestasi atau keefektifan dari perusahaan, unit, atau fungsi yang diaudit dalam menjalankan misi, tanggung jawab, dan tugasnya. 5. Pengukuran terhadap keefektifan didasarkan pada bukti atau data dan standar. 6. Tujuan utama audit operasional adalah memberikan informasi kepada pimpinan tentang efektif-tidaknya perusahaan, suatu unit, atau suatu fungsi. Diagnosis tentang permasalahan dan sebab-sebabnya, dan rekomendasi tentang langkahlangkah korektifnya merupakan tujuan tambahan. II.2.6 Manfaat Audit Operasional Tunggal, A.W. (2008:42) menyatakan, Manfaat audit operasional adalah sebagai berikut: 1. Memberikan informasi operasi yang relevan dan tepat waktu untuk pengambilan keputusan. 2. Membantu manajemen dalam mengevaluasi catatan-catatan, laporan-laporan dan pengendalian. 3. Memastikan ketaatan terhadap manajerial yang ditetapkan, rencana-rencana, dan prosedur dan persyaratan peraturan Pemerintah. 4. Mengidentifikasi area permasalahan potensial pada tahap dini untuk menentukan tindakan preventif yang akan diambil. 5. Menilai ekonomisasi dan efisiensi penggunaan sumber daya termasuk memperkecil pemborosan. 14
6. Mengetahui efektifitas untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaan yang telah diterapkan. 7. Menyediakan tempat pelatihan untuk personal dalam seluruh fase operasi perusahaan. II.3 Pengertian Ekonomis, Efisiensi, dan Efektifitas Menurut pendapat Bayangkara, IBK (2008:12), Definisi efektifitas, efisiensi, dan ekonomis dapat didefinisikan sebagai berikut : 1. Efektifitas Diartikan bahwa produk akhir suatu kegiatan operasi telah mencapai tujuannya baik dari segi kualitas hasil kerja, kuantitas hasil kerja maupun dari batas waktu yang ditargetkan. 2. Efisiensi Adalah bertindak dengan cara yang dapat meminimalisasi kerugian atau pemborosan sumber daya dalam melaksanakan suatu kegiatan operasi perusahaan atau menghasilkan suatu produk atau jasa. 3. Ekonomis Adalah cara penggunaan suatu barang atau jasa secara berhati-hati dan bijak agar diperoleh hasil yang terbaik atau memanfaatkan segala kekayaan perusahaan secara baik, sehingga tidak terjadi suatu pemborosan. 15
II.4 Sistem Pengendalian Internal II.4.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal Menurut Murtanto (2005:19) menyatakan, Pengendalian internal adalah sebuah proses, dipengaruhi oleh dewan direktur, manajemen dan personil lain dari entitas tersebut, dirancang untuk memberi jaminan yang masuk akal sehubungan dengan pencapaian tujuan dalam kategori berikut: (a) efektifitas dan efisiensi operasi, (b) kehandalan pelaporan keuangan, dan (c) kepatuhan pada hukum dan regulasi yang berlaku. Sedangkan menurut Warren, Reeve, dan Fess (2006:235) mendefinisikan, Pengendalian internal (internal control) adalah kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan penggunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan telah diikuti. Berdasarkan dua pemahaman diatas, penulis menyimpulkan bahwa pengendalian internal adalah suatu kebijakan atau prosedur yang dibuat oleh perusahaan untuk memastikan bahwa pelaksanaan operasional perusahaan dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan. II.4.2 Tujuan Sistem Pengendalian Internal Menurut Arens & Loebbecke (2003:258) Manajemen dalam merancang struktur pengendalian intern mempunyai kepentingan-kepentingan sebagai berikut: 1. Keandalan pelaporan keuangan Manajemen bertanggung jawab dalam menyiapkan laporan keuangan bagi investor, kreditor dan pengguna lainnya. Manajemen mempunyai kewajiban 16
hukum dan profesional untuk menjamin bahwa informasi telah disiapkan sesuai standar laporan, yaitu prinsip akuntansi yang berlaku umum. 2. Mendorong efisiensi dan efektifitas operasional Pengendalian dalam suatu organisasi adalah alat untuk mencegah kegiatan dan pemborosan yang tidak perlu dalam segala aspek usaha, dan untuk mengurangi penggunaan sumber daya yang tidak efisien dan efektif. 3. Ketaatan pada hukum dan peraturan Banyak sekali hukum peraturan yang harus diikuti oleh perusahaan, beberapa diantaranya berkaitan dengan akuntansi, misalnya UU lingkungan hidup dan UU perburuhan, sedangkan peraturan lain yang sangat berkaitan erat dengan akuntansi contohnya adalah UU perpajakan dan UU Perseroan Terbatas. Menurut Warren et al (2006:236) Tujuan pengendalian internal memberikan jaminan yang wajar bahwa: 1. Aktiva dilindungi dan digunakan untuk pencapaian tujuan usaha. 2. Informasi bisnis akurat. 3. Karyawan mematuhi peraturan dan ketentuan. II.4.3 Unsur-unsur Sistem Pengendalian Internal Mengacu pada pendapat Murtanto (2005:26) menjelaskan Pengendalian internal terdiri dari lima komponen. Lima komponen ini diturunkan dari cara penyelenggaraan bisnis oleh manajemen dan terpadu dengan proses manajemen. Lima komponen tersebut adalah: 17
1. Lingkungan Pengendalian Inti setiap bisnis adalah orangnya atau atribut individu mereka, termasuk integritas, nilai etika dan kompetensi serta lingkungan operasi mereka. Orangorang tersebut merupakan mesin yang mendorong entitas dan merupakan pondasi segala sesuatu. 2. Penilaian Risiko Entitas harus menyadari dan menangani risiko yang dihadapi. Maka entitas harus menetapkan tujuan, terpadu dengan kegiatan penjualan, produksi, pemasaran, keuangan dan lainnya sehingga organisasi beroperasi secara serasi. Entitas juga harus menetapkan mekanisme untuk mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola risiko yang berkaitan. 3. Kegiatan Pengendalian Kebijakan dan prosedur pengendalian harus ditetapkan dan dilaksanakan untuk membantu menjamin bahwa tindakan yang teridentifikasi oleh manajemen sebagai tindakan yang perlu untuk menangani risiko pada pencapaian tujuan entitas dilaksanakan secara efektif. 4. Informasi dan Komunikasi Kedua sistem ini memungkinkan orang-orang dalam entitas perolehan dan bertukar informasi yang diperlukan untuk mengadakan, mengelola dan mengendalikan operasinya. 5. Pemantauan Proses keseluruhan harus dimonitor dan modifikasi dibuat bila perlu. Dengan demikian sistem tersebut dapat bereaksi secara dinamis sambil melakukan perubahan bila kondisi memungkinkan. 18
II.5 Penjualan II.5.1 Pengertian Penjualan Hongren, Harrison, & Robinson yang diterjemahkan Secokusumo, T.H. (2002:222) Menjelaskan bahwa Jumlah pendapatan yang dihasilkan oleh seorang pedagang dari penjualan persediaannya disebut pendapatan penjualan, yang biasa disingkat menjadi penjualan. Warren, Reeve, dan Fess (2006:300) mendefinisikan, Penjualan adalah jumlah yang dibebankan kepada pelanggan untuk barang dagang yang dijual, baik secara tunai maupun kredit. Pendapat penulis mengenai arti dari penjualan adalah adanya penyerahan jasa atau produk dari si empunya jasa dan produk, kepada pihak yang memerlukan produk dan jasa tersebut, dimana pihak yang membutuhkan sepakat untuk memberikan timbal balik atas apa yang telah diterimanya berupa sejumlah uang yang telah disepakati. II.5.2 Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Kegiatan Penjualan Tunai dan Kredit Menurut Mulyadi (2001), Fungsi yang terkait dengan penjualan tunai dan kredit adalah: 1. Fungsi Gudang Dalam sistem penjualan ini, fungsi gudang melakukan perhitungan persediaan (stock opname), menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan. 2. Fungsi Penjualan 19
Dalam sistem penjualan, fungsi penjualan bertanggung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan, kemudian mengisi faktur penjualan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman melaksanakan penyerahan barang kepada pelanggan. 3. Fungsi Kredit Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab atas pemberian kartu kredit kepada pelanggan terpilih. 4. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang sesuai jumlah yang dipesan, mutu, dan spesifikasi yang sesuai dengan surat perintah pengiriman yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan. 5. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk memastikan barang tersedia dengan mengkonfirmasinya kepada fungsi gudang, melakukan pengecekkan terhadap piutang yang kemudian mencatat transaksi piutang pelanggan ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur penjualan yang diterima dari fungsi pengiriman. 6. Fungsi Penagihan Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat surat tagihan secara periodik kepada pelanggan yang membeli secara tunai atau kredit. II.5.3 Siklus Penjualan Kredit Siklus penjualan kredit dengan penerimaan kas yang dikemukakan oleh Arens & Loebbecke (2003:359) adalah sebagai berikut: 20
a. Pemrosesan pesanan pelanggan Permintaan barang oleh pelanggan merupakan permintaan untuk membeli barang dengan ketentuan tertentu. Permintaan pesanan pelanggan menghasilkan pesanan penjualan. b. Persetujuan penjualan secara kredit (Granting Credit) Sebelum barang dikirimkan, seorang yang berwenang dalam perusahaan harus menyetujui penjualan secara kredit ke pelanggan atas penjualan kredit tersebut. Seleksi yang tidak ketat dalam persetujuan kredit sering kali menyebabkan besarnya piutang tak tertagih. c. Pengiriman barang Kebanyakan perusahaan mengakui penjualan saat barang dikirimkan. Nota pengiriman disiapkan pada saat pengiriman dan dokumen pengiriman diperlukan untuk kepastian penagihan atas pengiriman ke pelanggan. d. Penagihan ke pelanggan dan pencatatan penjualan Aspek terpenting dalam penagihan adalah meyakinkan bahwa seluruh pengiriman diperlukan untuk kepantasan penagihan atas pengiriman ke pelanggan mencakup pembuatan faktur penjualan rangkap dan secara simultan memuktahirkan berkas transaksi penjualan dan berkas induk piutang. e. Pemroresan dan pencatatan penerimaan kas Dalam pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas, perhatian utama adalah memungkinkan dicuri sebelum penerimaan kas dicatat. Pertimbangan utama dalam penerapan penerimaan kas adalah seluruh kas disetor ke bank dalam jumlah yang benar dengan tepat waktu dan dicatat di berkas termasuk 21
penerimaan kas, yang digunakan untuk membuat jurnal kas memperbaharui berkas induk piutang usia. II.5.4. Prosedur Penjualan Urutan Prosedur dalam penjualan menurut Iriyadi (2004) adalah sebagai berikut : a. Prosedur Order Penjualan b. Prosedur Persetujuan Kredit c. Prosedur Memproduksi Pesanan d. Prosedur Pengiriman e. Prosedur Penagihan f. Prosedur Pencatatan II.6 Unsur Pengendalian Intern Atas Fungsi Penjualan Transaksi penjualan dapat berupa tunai maupun kredit, baik penjualan barang atau jasa, dimana Mulyadi (2001:471) mengemukakan bahwa unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penjualan tunai adalah : Organisasi 1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas. 2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. 3. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 4. Penerimaan order pembelian diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai. 22
5. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap lunas pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut. 6. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit. 7. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap: sudah diserahkan pada faktur penjualan tunai. 8. Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai. Praktik yang Sehat 9. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan. 10. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya. 11. Perhitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern. Dan Mulyadi (2001:220) juga mengemukakan bahwa unsur pengendalian intern untuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut: Organisasi 1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit 2. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit. 3. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas. 4. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, fungsi akuntansi. Tidak ada 23
transaksi penjualan kredit yang dilakukan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 5. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan membubuhkan tanda tangan pada kredit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman). 6. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada kredit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman). 7. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap sudah kirim pada kopi surat order pengiriman. 8. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut. 9. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan. 10. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo kredit) 11. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat. Praktik yang Sehat 24
12. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. 13. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan. 14. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut. 15. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening control piutang dalam buku besar. II.7 Tujuan Audit Operasional atas Fungsi Penjualan Menurut Guy, Alderman, dan Winters yang diterjemahkan oleh Paul, A. A. (2003:55) menyatakan bahwa Tujuan menyeluruh dari audit atas penjualan adalah untuk menentukan bahwa penjualan yang dilaporkan dalam laba rugi telah disajikan sacara layak sesuai dengan prinsip akuntansi yang diterima umum. Dengan kata lain, auditor perlu mengumpulkan bukti bahwa tidak ada salah saji material dalam laporan keuangan untuk penjualan. Tujuan audit operasional terkait dengan penjualan menurut Arens dan Loebbecke yang diterjemahkan oleh Jusuf A.A. (2003:363), antara lain : 1. Penjualan yang tercatat adalah pengiriman aktual yang dilakukan kepada pelanggan non fiktif (keberadaan). 2. Penjualan yang ada telah dicatat (kelengkapan). 3. Penjualan yang dicatat adalah untuk jumlah barang yang dikirim dan ditagih serta dengan benar (akurasi). 25
4. Transaksi penjualan diklasifikasikan dengan pantas (klasifikasi). 5. Penjualan dicatat dalam waktu yang tepat (tepat waktu). 6. Transaksi penjualan dimasukkan dengan pantas dalam berkas induk dan diikhtisarkan dengan benar (posting dan pengikhtisaran). II.8 Hubungan Antara Audit Operasional dan Internal Control Arens & Loebbecke (2003:766) menyatakan bahwa hubungan antara audit operasional dengan sistem pengendalian intern adalah sistem pengendalian intern dibentuk untuk membantu mencapai sasaran perusahaan, dan sasaran penting semua organisasi adalah efesiensi dan efektifitas. Ada dua perbedaan penting dalam evaluasi dan pengujian pengendalian intern untuk audit keuangan dan operasional: tujuan evaluasi dan pengujian pengendalian intern tersebut, dan ruang lingkup normal dari evaluasi pengendalian intern. 26