- Naskah Amandemen Pertama PEDOMAN DASAR ORGANISASI The Association of Indonesian Postgraduate Students and Scholars in Australia (AIPSSA) Mukadimah Pada hakekatnya, berorganisasi merupakan intuisi dan dorongan alamiah yang dimiliki individu dan/atau kelompok. Melalui organisasi tersebut, individu dan/atau kelompok bersama-sama menentukan, mengelola dan mencapai tujuan yang ingin diraih. Sebagai suatu kelompok yang dinamis, para pelajar pascasarjana dan cendikiawan Indonesia di Australia Barat menyadari dan memahami pentingnya suatu organisasi. Organisasi yang dimaksud adalah yang mampu menjadi wahana pencapaian tujuan bersama dan mewakili kepentingan individu-individu yang ada di dalamnya. Untuk tujuan itulah disusun wadah organisasi the Association of Indonesian Postgraduate Students and Scholars in Australia. Menyadari bahwa peleburan diri dan kepentingan sebagaimana disebutkan di atas didasarkan pada itikad baik untuk kepentingan yang lebih besar, maka diperlukan suatu aturan tertulis yang bisa menjamin kepastian hak-hak dasar para pihak yang terlibat dalam organisasi ini yang akan diatur secara seksama tanpa mengabaikan hak organisasi itu sendiri.
BAGIAN KESATU ORGANISASI Pasal 1 Nama dan Bentuk Organisasi 1. Organisasi ini dinamakan the Association of Indonesian Postgraduate Students and Scholars in Australia berkedudukan di Perth, Australia Barat, yang untuk selanjutnya disebut AIPSSA. 2. Organisasi ini dibentuk untuk dan dijalankan oleh para pelajar pascasarjana Indonesia yang sedang menempuh pendidikan di Australia Barat. Pasal 2 Sifat dan Tujuan Organisasi 1. Organisasi ini bersifat majemuk, otonom, non-partisan dan nirlaba. 2. Tujuan organisasi ini adalah untuk menyediakan forum dan wahana bagi aktivitas akademik dan sosial anggota-anggotanya. Pasal 3 Sasaran Kegiatan Organisasi Sebagai organisasi akademik dan sosial, AIPSSA mengkoordinir berbagai kegiatan bagi anggota-anggotanya untuk membangun jejaring, menambah wawasan dan pengetahuan, memberi kesempatan bertukar pikiran mengenai topik-topik keilmuan yang sedang ditekuni, serta memperkuat hubungan sosial diantara anggotanya. Organisasi ini juga menjalin berbagai kerjasama untuk memperluas akses dan komunikasi yang memberikan manfaat bagi anggotanya.untuk mencapai tujuannya, maka organisasi ini:
1. Melakukan penghimpunan karya penelitian dan hasil karya para pelajar pascasarjana dalam sebuah database elektronik. 2. Memberikan kemudahan akses terhadap informasi, dan komunikasi dari dan ke seluruh anggota. 3. Mengadakan seminar dan diskusi ilmiah dan populer. 4. Memfasilitasi kegiatan akademik para pelajar pascasarjana dalam bentuk seri-seri seminar kecil, tutorial dan pelatihan keilmuan. 5. Mengadakan aktivitas sosial, keolah-ragaan, seni, dan budaya untuk pelajar, keluarga, dan masyarakat Indonesia khususnya serta masyarakat Australia di Western Australia pada umumnya, yang bertujuan untuk mempererat persahabatan dan hubungan kekeluargaan. 6. Memupuk kerjasama dengan badan-badan atau pihak-pihak yang mempunyai minat/kepentingan/kegiatan yang berguna baik di dalam maupun di luar Australia. 7. Memupuk kerjasama dengan badan-badan komersial yang ada baik di dalam maupun di luar Australia. 8. Menyediakan layanan informasi dan bantuan advokasi kepada para pelajar pascasarjana Indonesia di Western Australia. 9. Mengadakan kegiatan-kegiatan lain yang sesuai dengan dasar dan tujuan organisasi. BAGIAN KEDUA ANGGOTA Pasal 4 Kategori Anggota Anggota AIPSSA terdiri atas anggota biasa, anggota luar biasa, dan anggota kehormatan. Anggota biasa adalah:
1. Para pelajar Indonesia yang sedang menempuh pendidikan pascasarjana di lembaga-lembaga pendidikan tinggi di Australia Barat. 2. Warga negara Indonesia yang sedang melakukan aktivitas penelitian dan keilmuan di lembaga-lembaga pendidikan tinggi di Australia Barat. Anggota luar biasa adalah: Anggota yang karena posisi dan kedudukannya tidak dapat digolongkan sebagai anggota biasa. Yang termasuk ke dalam golongan ini adalah angota biasa yang telah menyelesaikan aktivitas studi atau penelitiannya di Australia Barat. Anggota kehormatan adalah: 1. Wakil Pemerintah RI yang ditempatkan di Konsulat RI Perth (ex-officio).,. 2. Individu-individu yang dipandang layak untuk menjadi anggota kehormatan dengan suara terbanyak dalam rapat pengurus Pasal 5 Syarat Keanggotaan Untuk menjadi anggota biasa, terdapat syarat dan ketentuan sebagai berikut: 1. Warga Negara Indonesia yang mendaftarkan diri sebagai anggota 2. Sedang menempuh pendidikan pascasarjana, atau kegiatan akademik yang setara, di Western Australia. 3. Membayar Iuran Pokok Keanggotaan. Iuran pokok ini hanya berlaku untuk keanggotaan baru. Jika seorang anggota luar biasa melanjutkan kembali studi atau aktivitas akademik lainnya di Western Australia dan hendak mendaftar kembali sebagai anggota biasa, Iuran Pokok Keanggotaan ini tidak wajib dibayarkan.
4. Membayar Iuran Wajib Tahunan. Pasal 6 Hak Anggota Anggota AIPSSA memiliki hak sebagai berikut: Anggota Biasa: 1. Akses berkomunikasi dalam mailing list, akses terhadap database, dan akses terhadap newsletter rutin. 2. Mendapatkan potongan harga dari institusi-institusi komersial di Perth yang menjalin kerjasama dengan AIPSSA 3. Mengikuti aktivitas sosial dan budaya yang diselenggarakan oleh AIPSSA 4. Mengikuti aktivitas akademik yang diselenggarakan oleh AIPSSA 5. Menghadiri rapat umum anggota tahunan 6. Hak untuk memilih dan dipilih dalam pemilihan umum ketua 7. Hak interpelasi, yakni hak bertanya dan meminta penjelasan terhadap jalannya program dan kegiatan organisasi kepada ketua dan seluruh jajaran pengurus pada periode kepengurusan yang sedang berjalan. 8. Hak atas informasi, yaitu transparansi informasi dan akuntabilitas arus pendanaan dan kegiatan finansial organisasi. 9. Hak berpendapat dan menyampaikan pikiran dalam suasana yang terbuka dan demokratis. Anggota luar biasa dan anggota kehormatan: 1. Akses berkomunikasi dalam mailing list, akses terhadap database, dan akses terhadap newsletter rutin. 2. Mengikuti aktivitas sosial dan budaya yang diselenggarakan oleh AIPSSA. 3. Mengikuti aktivitas akademik yang diselenggarakan oleh AIPSSA.
4. Menghadiri rapat umum anggota tahunan. 5. Hak berpendapat dan mengeluarkan pikiran secara terbuka dan demokratis. Pasal 7 Kewajiban Anggota Seluruh anggota AIPSSA memiliki kewajiban untuk mematuhi peraturan dan pedoman organisasi, dan bagi anggota biasa, terdapat kewajiban tambahan untuk: 1. Membayar iuran pokok keanggotaan. 2. Membayar iuran wajib tahunan. Pasal 8 Hilangnya Status Keanggotaan Seseorang tidak lagi menjadi anggota AIPSSA jika: 1. Menyatakan diri keluar sebagai anggota. 2. Tidak mendaftarkan diri kembali sebagai anggota biasa dan/atau tidak membayar iuran wajib selama satu tahun. 3. Melakukan tindakan yang mengganggu sifat dan tujuan serta peraturan dan pedoman organisasi. 4. Meninggal dunia.
BAGIAN KETIGA PENGURUS Pasal 9 Susunan Pengurus 1. AIPSSA dikelola oleh seorang Ketua Umum, seorang Sekretaris Jenderal, seorang Bendahara, dan Ketua-ketua Divisi. 2. Pengurus mengemban tugas selama masa satu tahun terhitung sejak tanggal 1 Januari hingga 31 Desember. 3. Pengurus organisasi ini adalah para pelajar pascasarjana Indonesia di Western Australia dengan sisa masa studi minimal selama periode kepengurusan. 4. Pemilihan Ketua Umum bersifat langsung sesuai dengan pedoman Pemilihan Umum Ketua AIPSSA yang tertuang dalam ketentuan Pedoman ini. 5. Ketua Umum dipilih oleh anggota biasa. 6. Pada saat dipilih, Ketua Umum harus sudah tinggal di Western Australia minimal enam bulan dan memiliki waktu sekurang-kurangnya satu tahun untuk dapat mempimpin kepengurusan. 7. Ketua terpilih berwenang membentuk kepengurusan untuk membantu pelaksanaan tugas. 8. Ketua Umum terpilih harus mampu menjabarkan dan melaksanakan garis-garis program organisasi. 9. Divisi-divisi dalam AIPSSA dibuat berdasarkan upaya pencapaian sifat dan tujuan organisasi yang disesuaikan dengan kebutuhan kontekstual dan situasional. 10. Garis koordinasi dan komando dalam komunikasi organisasi AIPSSA adalah: Ketua Umum Ketua-ketua Divisi Sekretaris Jenderal Bendahara Garis komando Garis koordinasi
Pasal 10 Fungsi dan Tugas Pengurus 1. Ketua Umum berperan sebagai representasi organisasi AIPSSA kepada pihak luar. Dalam fungsi dan tugasnya, Ketua Umum memimpin jalannya organisasi dan pertemuan-pertemuan organisasi serta kegiatan-kegiatan di dalam dan di luar tubuh organisasi. Ketua Umum wajib menjalankan keputusan-keputusan yang ditetapkan bersama dalam organisasi dan badan pengurus. Ketua Umum berkewajiban memberikan pertanggungjawabannya di akhir periode kepengurusan kepada anggota organisasi secara transparan dan informatif. 2. Sekretaris Jenderal berfungsi merancang program kerja organisasi sebagai penjabaran tujuan dan sasaran organisasi bersama dengan jajaran pengurus, melaksanakan fungsi koordinasi, pengawasan, dan pendampingan terhadap pengurus organisasi dalam pelaksanaan program kegiatan yang telah disusun dalam masa kepengurusan. Dalam hal Ketua Umum berhalangan, maka Sekjen menggantikan fungsi Ketua Umum. 3. Bendahara bertanggungjawab atas semua persoalan finansial dan pengelolaan lalu lintas anggaran serta transaksi keuangan organisasi. Bendahara mempunyai tugas untuk bersama-sama dengan semua divisi menggagas dan menyelenggarakan pola pencarian dana bagi organisasi. Bendahara mempunyai kewajiban untuk membuat dan menyediakan neraca finansial organisasi baik kepada pengurus maupun kepada anggota. Dalam hal Ketua Umum dan Sekjen berhalangan, maka Bendahara menggantikan fungsi kedua pejabat tersebut dalam kapasitas tanggungjawab Ketua Umum dan Sekjen. 4. Para Ketua Divisi memimpin divisi-divisi yang memiliki fungsi-fungsi khusus. Tugas, fungsi, dan jumlah divisi ini ditetapkan sesuai dengan kebutuhan.
BAGIAN KEEMPAT KEUANGAN Pasal 11 Sumber Keuangan Sumber keuangan organisasi adalah: 1. Iuran pokok keanggotaan dan iuran wajib tahunan yang besarnya ditentukan dalam rapat organisasi setiap tahun. 2. Sumbangan sukarela dari seluruh anggota. 3. Sumbangan dari instansi pemerintah dan sumber-sumber lain yang tidak mengikat. 4. Sumber-sumber pendapatan lain yang sah. Pasal 12 Pertanggungjawaban Keuangan Seluruh pendapatan dan pengeluaran organisasi harus dapat dipertanggungjawabkan akuntabilitasnya dengan disertai bukti-bukti transaksi kepada seluruh anggota secara terbuka.
BAGIAN KELIMA PENGAMBILAN KEPUTUSAN Pasal 13 Forum Pengambilan Keputusan Rutin Pengambilan keputusan rutin dalam kepengurusan AIPSSA dilakukan dalam forumforum sebagai berikut: 1. Mailing list Pengurus Mailing list ini merupakan forum untuk mengkomunikasikan berbagai agenda persoalan yang berkembang dalam aktivitas AIPSSA sehari-hari. Keputusankeputusan yang harus diambil secara lekas oleh Ketua Umum AIPSSA didiskusikan dengan seluruh jajaran Pengurus melalui mailing list ini. 2. Rapat Rapat Pengurus AIPSSA terdiri atas: 2.1. Rapat rutin Pengurus yang diselenggarakan sebanyak 4 kali dalam periode kepengurusan. 2.2. Rapat yang dilakukan di luar rapat rutin, apabila dibutuhkan untuk membahas agenda khusus dan agenda kegiatan AIPSSA. Rapat ini dihadiri oleh para Pengurus dan para anggota panitia apabila dibentuk suatu kepanitiaan untuk mengelola kegiatan tertentu. Pasal 14 Rapat Umum Tahunan 1. Rapat Umum Tahunan (RUT) diadakan pada setiap hari Minggu kedua bulan November
2. RUT dihadiri oleh anggota AIPSSA baik anggota biasa, luar biasa, maupun kehormatan. 3. RUT bertujuan untuk mendengarkan pertanggungjawaban Ketua Umum, melakukan pemilihan Ketua Umum untuk jabatan periode selanjutnya, dan membahas hal-hal yang dipandang perlu untuk penataan kelembagaan organisasi ini seperti misalnya perubahan atas Pedoman Dasar Organisasi. BAGIAN KEENAM REKRUITMEN PENGURUS Pasal 15 Pemilihan Ketua Umum 1. Ketua Umum AIPSSA dipilih secara langsung oleh anggota biasa AIPSSA dalam RUT. 2. Pemilihan Ketua Umum AIPSSA ini diselenggarakan oleh sebuah Panitia Pemilihan Umum (PPU) yang dibentuk oleh dan bertanggung jawab kepada Pengurus periode berjalan. 3. Ketua dan anggota PPU dipilih dengan suara terbanyak pada rapat pengurus. 4. Pada hari pertama bulan Oktober, Pengurus mengumumkan susunan Panitia Pemilihan Umum (PPU) yang selanjutnya akan menyelenggarakan proses pemilihan Ketua Umum AIPSSA. Pemilihan umum Ketua Umum AIPSSA diselenggarakan dengan tatacara sebagai berikut: 1. Penjaringan Bakal Calon a. Tahap ini berlangsung selama seminggu pada minggu ketiga bulan Oktober. b. Dua minggu sebelum dimulainya tahap ini, PPU akan mengumumkan kepada anggota AIPSSA bahwa dalam waktu dekat akan dilaksanakan pergantian Ketua Umum.
c. Bakal calon yang berhak untuk dicalonkan adalah anggota biasa yang bukan Ketua Umum AIPSSA, tidak pernah menjadi Ketua Umum AIPSSA, dan bukan Ketua dan Anggota PPU. d. Seluruh anggota biasa dapat menyampaikan usulan bakal calon kepada PPU melalui mailing list anggota, baik dengan mencalonkan dirinya sendiri atau menominasikan nama lain untuk bakal calon Ketua Umum. 2. Penentuan Calon a. Setelah tahap penjaringan bakal calon selesai, tahap berikutnya adalah penentuan calon Ketua Umum yang berlangsung selama seminggu pada minggu keempat bulan Oktober. b. Dalam tahap ini, semua bakal calon yang muncul di tahap pertama diminta menegaskan kesediaan atau ketidaksediaan untuk dicalonkan sebagai Ketua Umum secara terbuka di mailing list anggota dengan mengisi formulir elektronik yang dibuat oleh PPU. 3. Sosialisasi Calon Ketua Umum dan Prosedur Pemilihan a. Individu-individu yang telah menyatakan kesediaannya untuk dicalonkan sebagai Ketua Umum diminta segera mengirimkan daftar riwayat hidup, visi ringkas dengan disertai foto diri untuk selanjutkan dikirimkan kepada PPU. b. PPU menyampaikan riwayat hidup dan visi calon Ketua Umum kepada publik melalui mailing list AIPSSA. c. Dalam tahap ini setiap calon Ketua Umum mendapat kesempatan satu kali untuk melakukan kampanye di mailing list anggota. d. Seluruh anggota biasa AIPSSA diberikan kesempatan waktu selama seminggu untuk mempelajari individu-individu calon Ketua Umum sebagai pertimbangan dalam pemilihan langsung nantinya. e. Dalam tahap ini pula, anggota biasa juga dimungkinkan untuk melakukan dialog terbuka secara langsung dengan para kandidat calon Ketua Umum di mailing list anggota.
f. Dialog terbuka ini harus tetap menjunjung tinggi semangat persahabatan, menegakkan etika berpendapat, menghargai segala perbedaan pendapat, menyampaikan pikiran secara kritis-konstruktif, obyektif, dan demokratis. Petunjuk praktis dialog publik ini akan ditentukan oleh PPU. g. PPU menetapkan dan mengumumkan aturan pelaksanaan dialog publik dan aturan pelaksanaan pemberian dan penghitungan suara. 4. Pemberian Suara dan Penghitungan Suara a. Pada hari Minggu kedua bulan November, anggota biasa AIPSSA memberikan suara dalam RUT. b. Anggota yang akan melaksanakan hak pilihnya diwajibkan membawa dan menunjukkan kartu anggota AIPSSA yang sah untuk kemudian ditukar dengan surat suara kepada PPU di tempat pemilihan umum. c. Pemberian suara tidak dapat diwakilkan. d. Pemberian suara dilakukan dengan menuliskan satu nama calon Ketua Umum di atas kertas suara yang disediakan oleh Panitia Pemilihan. e. Calon dengan suara terbanyak ditetapkan sebagai Ketua Umum AIPSSA periode selanjutnya. f. PPU mengelola pemberian suara bagi anggota biasa yang berhalangan untuk memberikan suara secara langsung. 5. Jika proses pemilihan umum sebagaimana yang dimaksud pada butir 2-4 tidak dapat menghasilkan dan menetapkan calon Ketua Umum, Ketua Umum AIPSSA membentuk sebuah Presidiun yang terdiri dari Ketua Umum dan para Ketua Chapter. Pembentukan Presidium ini dapat pula dilengkapi dengan para bakal calon ketua yang muncul dalam tahap penjaringan bakal calon sebagaimana dimaksud dalam butir 1 serta anggota PPU. 6. Presidium dimaksud dalam butir 5 di atas menunjuk satu orang calon Ketua Umum untuk selanjutnya ditetapkan dalam forum RUT menjadi Ketua Umum AIPSSA yang baru.
7. Ketua Umum terpilih disahkan dengan surat keputusan yang ditanda-tangani oleh Ketua Panitia Pemilihan Umum. Pasal 16 Penunjukan Ketua Umum 1. Dalam hal luar biasa dimana proses sebagaimana dimaksud dalam pasal 15 tidak dapat dilaksanakan, maka Ketua umum AIPSSA yang baru, dipilih dan ditetapkan oleh sebuah Presidium. 2. Presidium dimaksud dalam butir 1 dibentuk oleh Ketua Umum dengan beranggotakan Ketua Umum dan para Ketua Chapter. 3. Ketua Umum terpilih disahkan dengan surat keputusan yang ditanda-tangani oleh seluruh anggota Presidium. Pasal 17 Penentuan Pengurus Jajaran Pengurus (Sekretaris Jenderal, Bendahara, dan Ketua-ketua Divisi) dipilih dan ditetapkan oleh Ketua Umum terpilih dengan mempertimbangkan aspek kapabilitas dan komitmen. BAGIAN KETUJUH ATURAN TAMBAHAN Hal-hal yang tidak tercantum dalam Pedoman Dasar Organisasi ini, akan diatur dalam peraturan khusus yang ditetapkan oleh rapat Pengurus atas masukan anggota. Adapun isi peraturan-peraturan khusus tidak boleh bertentangan dengan Pedoman Dasar Organisasi. Perubahan mendasar atas Pedoman Dasar Organisasi hanya dilakukan atas dasar kebutuhan anggota dan ditentukan dalam forum
pengambilan pendapat dalam bentuk referendum atas perubahan Pedoman Dasar Organisasi melalui mailing list dan/atau Rapat Umum Tahunan anggota. BAGIAN KEDELAPAN PENUTUP 1. Pedoman Dasar Organisasi ini dibuat berdasarkan hasil referendum anggota yang ditetapkan pada tanggal 28 Maret 2005. Pedoman Dasar Organisasi ini berlaku sejak disahkan pada rapat Badan Pekerja Ad-Hoc pada tanggal 28 Mei 2005 di Perth, Australia Barat. Ditetapkan di Perth, Western Australia pada tanggal 28 bulan Mei tahun 2005 Tertanda Badan Pekerja Ad-Hoc 1. Anne Nurbaity (Ketua merangkap anggota) 2. Rachmah Ida (Koordinator Pelaksana merangkap anggota) 3. T. Reza Ferasyi (Anggota) 4. Abdul Gaffar Karim (Anggota) 5. Djajadi (Anggota) 6. Amin Wibowo (Anggota) 7. DR. Suharsono (Anggota) 8. Riaty Raffiudin (Anggota) 9. Anas Hidayat (Anggota) 10. Arif Hartono (Anggota) 2. Perubahan atas naskah Pedoman Dasar Organisasi ini dilakukan berdasarkan hasil referendum anggota yang telah dilaksanakan melalui mailing list AIPSSA dari tanggal 20 sampai dengan 25 November 2006, dan telah ditetapkan dalam Rapat Umum Tahunan pada tanggal 7 Januari 2007.