BAB III ANALISA MASALAH

BAB III ANALISA MASALAH 3.1. Sekilas Tentang SMK PUSPITA BANGSA Pemahaman terhadap cakupan wilayah layanan SMK. Letak SMK PUSPITA BANGSA berada di kecamatan Ciputat yang merupakan daerah perbatasan dengan Jakarta wilayah Selatan, yang wilayah-wilayahnya tersebut terdapat 50 SLTP baik negeri maupun swasta. Untuk itu kami berkesimpulan bahwa keberadaan SMK PUSPITA BANGSA sangat strategis untuk menampung lulusan-lulusan SLTP di wilayah-wilayah tersebut. Adapun daya tampung SMK PUSPITA BANGSA sampai dengan tahun pelajaran 2005/2006 hanya 15 kelas dengan ratio 40 siswa perkelas(lantai1 : 5 kelas, lantai 2 : 8 kelas, lantai 3 : 6 kelas) sedangkan animo lulusan SLTP yang ingin masuk berkisar antara 150 sampai 200 pertahun, sehingga terasa layanan SMK PUSPITA BANGSA kepada lulusan masih sangat kurang. Oleh karena itu mulai tahun pelajaran 2005/2006 SMK PUSPITA BANGSA merencanakan penambahan daya tampung 1 kelas : 40 orang siswa sebagai wujud kepedulian warga SMK PUSPITA BANGSA kepada masyarakat sekitar. Mulai tahun pelajaran 2003/2004 dan seterusnya daya tampung menjadi 15 kelas pertahun. Dengan komposisi Pariwisata : 6 kelas, Akuntansi : 2 kelas, Sekretaris : 3 kelas, Penjualan : 4 kelas. 15

16 3.2. Struktur Organisasi Adapun struktur organisasi pada SMK PUSPITA BANGSA adalah sebagai berikut : -Dinas Pend&Kebud -Depnaker Kepala Sekolah Pengurus YPB Majelis Sekolah Komite Sekolah PKS Kurikulum TU Keuangan Tata usaha PKS Kesiswaan Piket Wali Kelas Ketua Program Pembina Osis Bina Rohis Pembina Seni KO Mading Bina Kar.Ilmiah Bina PMR Kebersihan Unit Produksi Dewan Perpustakaan Pramubakti Produktif Adaptif Normatif Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMK PUSPITA BANGSA 3.3. Tugas dan Fungsi Organisasi Adapun tugas dan fungsi organisasi SMK PUSPITA BANGSA berdasarkan strukturnya adalah sebagai berikut : A. KEPALA SEKOLAH Fungsi dan tugas Kepala Sekolah : 1. Fungsi Kepala Sekolah : Kepala Sekolah sebagai fasilitator, adminitrator, supervisor, dan motivator kegiatan sekolah.

17 2. Tugas Kepala Sekolah : a. Sebagai pejabat eksekutif tertinggi dan sebagai pengawas utama bagi dewan guru, staf dan karyawan sekolah. b. Selaku pimpinan dalam melaksanakan tugas sekolah. c. Mengusulkan pengangkatan dan pemberhentian guru dan karyawan sekolah kepada yayasan melalui Kabag. Pendidikan. d. Mewakili sekolah baik kedalam maupun keluar dalam bidang kependidikan sekolah yang dipimpinnya. e. Menjadi anggota rapat pleno yayasan. B. WAKIL KEPALA SEKOLAH BIDANG KURIKULUM 1. Fungsi Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum : Sebagai pelaksana harian dalam menangani kegiatan sekolah yang mencakup dalam penanganan kurikulum pendidikan yang berpedoman pada peraturan yang berlaku dalam membantu penanganan kegiatan perangkat kerja pembantu Kepala Sekolah. 2. Tugas Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum : a. Pembuatan jadwal kegiatan sekolah. b. Membantu penyusunan program kerja sekolah. c. Mengatur proses pembelajaran yang meliputi : - Membuat jadwal kegiatan sekolah. - Membantu penyusunan program kerja sekolah. - Mengatur dan memantau proses pembelajaran. - Mengkoordinasikan kegiatan guru piket harian. d. Menyusun program kerja tahunan, semester berdasarkan kalender pendidikan. e. Mengatur penyusunan administrasi pembelajaran. f. Mengatur pelaksanaan evaluasi hasil belajar siswa.

18 g. Membuat laporan kemajuan hasil belajar siswa. h. Bertanggung jawab dan membuat laporan atas tugas yang dilaksanakannya. i. Menyusun program kegiatan teori dan praktek berdasarkan pada kurikulum. C. WAKIL KEPALA SEKOLAH BIDANG KESISWAAN 1. Fungsi Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan : Sebagai pelaksana yang memberikan pelayann, bimbingan dan penyuluhan kepada siswa, guna meningkatkan prestasi, kualitas serta mempunyai pandangan yang lebih luas dalam mempersiapkan masa depan siswa yang bersangkutan. 2. Tugas Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan : a. Menyusun pelaksanaan program bimbingan dan penyuluhan yang meliputi : waktu kegiatan, metode bimbingan dan penyuluhan, peralatan yang diperlukan, teknis pengelolaan data hasil bimbingan dan penyuluhan. b. Mengadakan koordinasi dengan wali kelas. c. Mengadakan evaluasi pelaksanaan BP. d. Memberikan saran dan pembinaan bagi siswa yang perlu mendapatkan layanan khusus serta menelusuri bakat dan karier siswa. e. Membuat laporan rutin dan laporan absensi dan kasus yang terjadi. D. PEMBINA OSIS 1. Fungsi Pembina Osis : Sebagai pelaksana yang membantu dalam pengembangan kreatifitas siswa. 2. Tugas Pembina Osis : a. Menyusun program pembinaan kesiswaan.

19 b. Memberikan bimbingan, pengarahan, dan pengendalian kegiatan siswa dalam rangka menciptakan disiplin dan tata tertib sekolah. c. Memberikan pengarahan dalam pemilihan pengurus osis. d. Melaksanakan pembinaan pengurus osis dalam berorganisasi. e. Membuat laporan kegiatan secara berkala. E. PEMBINA KARIR SISWA 1. Fungsi Pembina Karir : Sebagai pelaksana kegiatan keterampilan siswa dalam mempersiapkan peserta untuk mengikuti lomba keterampilan siswa(lks). 2. Tugas Pembina Karir : a. Membuat rencana kegiatan pembinaan. b. Mengamati dan menseleksi siswa berprestasi dan berbakat serta terampil dalam melaksanakan tugas. c. Melaksanakan pembinaan terhadap siswa berbakat. d. Mengadakan konsolidasi dengan ketua program dalam pembinaan karir siswa. e. Memberikan rekomendasi kepada ketua program tentang siswa yang layak untuk diikut sertakan dalam lomba keterampilan siswa. f. Membuat laporan tentang hasil pembinaan karir siswa. F. KETUA PROGRAM 1. Bidang Keahlian atau dalam hal ini Program Keahlian dipimpin oleh ketua program(kapog) yang bertanggung jawab kepada kepala sekolah.

20 2. Tugas pokok ketua program adalah membantu pimpinan sekolah dalam hal : a. Menyusun daftar program diklat dan distribusinya. b. Menyusun kalender akademis SMK PUSPITA BANGSA. c. Bersama dengan dewan guru maupun diskripsi program diklat. d. Menyusun program penilaian bagi siswa dan mengawasi pelaksanaannya. e. Mengatur pelaksanaan termasuk pengaturan guru, termasuk implementasinya. f. Membantu pimpinan sekolah dalam penyusunan program pembinaan dan pengembangan guru termasuk implementasinya. g. Membantu wakil kepala sekolah bidang kurikulum dalam penyusunan jadwal pekerjaan. h. Menyusun program hubungan kerja sama dan instansi atau institusi pasangan. G. TATA USAHA Bertugas dan bertanggung jawab memperlancar kegiatan sekolah dalam bidang administrasi guru, karyawan dan siswa. H. SPP SPP(Sumbangan Pembangungan Pendidikan) atau disebut juga dengan dewan sekolah terdiri dari ketua. Bendahara dan para stafstafnya yang bertugas mengurus tentang SPP serta mengawasi dan mengurusi keuangan sekolah. I. GURU BP(Bimbingan dan Penyuluhan) Bertugas dalam menangani kasus siswa yang mempunyai masalahmasalah didalam maupun diluar sekolah, serta membantu dalam pengembangan siswa.

21 J. WALI KELAS Bertugas dan bertanggung jawab memecahkan masalah para siswa yang bermasalah pada proses nilai dalam pelajaran. K. DEWAN GURU Bertugas untuk membuat rencana pengajaran, mempersiapkan bahan pengajaran, materi pelajaran, serta memberikan tugas dan bimbingan kepada siswa sesuai dengan bidangnya masing-masing. L. SISWA Bertugas untuk belajar dengan sungguh-sungguh, mentaati peraturan sekolah dan menghormati guru. 3.4. Kendala Yang Dihadapi Bahwa pengolahan pembayaran uang SPP(Sumbangan Pembangunan Pendidikan) membutuhkan waktu yang relatif lama, karena dikelola secara manual dengan menggunakan beberapa buku besar, maka penulis mencoba membantu mengatasi masalah yang dialami oleh sekolah selama ini dengan merancang suatu data sehingga laporan dapat diselesaikan secara cepat dan tepat. Proses pembayaran uang SPP yang dilakukan secara manual sehingga menimbulkan permasalahan antara lain : 1. Pembayaran uang SPP melakukan proses perhitungan pembayaran berulang serta sistem yang digunakan terhadap pendataan pembayaran uang SPP kurang efisien karena masih dilakukan secra manual. 2. Pelayanan yang kurang cepat, karena data siswa tidak disusun secara urut sesuai dengan nomor induk siswa dan berdasarkan urutan atau tingkatan tiap kelas sehingga dibutuhkan waktu yang cukup lama dalam pencarian data.

22 3.5. Prosedur Pembayaran Uang SPP Prosedur pada sistem pembayaran uang SPP pada SMK PUSPITA BANGSA, yaitu : 1. Prosedur pembayaran uang SPP. Prosedur pada sistem pembayaran uang SPP dapat menyerahkan kartu pembayaran uang SPP kepada bagian loket pembayaran, kemudian kartu akan distempel dan diparaf, setelah itu diserahkan kembali kepada siswa berserta kartu pembayaran uang SPP. 2. Prosedur laporan. Bagian TU akan memberikan laporan yang akan diserahkan pada kepala sekolah, dari laporan tersebut dapat diketahui siswa yang telah membayar uang SPP. 3.6. Sistem Yang Diusulkan Setelah melihat sistem yang sedang berjalan dan telah dilakukan penganalisaan, sistem yang ada pada SMK PUSPITA BANGSA sudah cukup baik, tetapi guna membatasi masalah yang ada maka dilakukan design sistem yang baru dengan menggunakan komputerisasi. Tujuannya adalah selain untuk mengatasi masalah yang ada, juga untuk mempercepat pemrosesan pembayaran.