Step By Step Menggunakan Yahoo! Mail

Step By Step Menggunakan Yahoo! Mail Oleh : Siyamta Email : [must_yamta@yahoo.com, yamta@vedcmalang.or.id] 1. Pengertian Email (Electronic Mail) merupakan suatu proses dan cara pengiriman pesan atau gambar melalui internet. Apabila kita berkomunikasi menggunakan e-mail, maka kita mengetikkan pesan yang akan kita kirim pada program komputer yang khusus untuk keperluan ini misalnya Yahoo! Mail, Plasa, Outlook Express atau software lainnya. 2. Cara Kerja Email Pada dasarnya email sama dengan surat biasa (snail mail) yang harus melewati beberapa kantor pos sebelum sampai ke tujuannya. Pada saat email dikirimkan oleh seseorang melalui komputer yang tersambung ke internet, maka sebuah email masuk ke beberapa komputer lain di sepanjang jaringan internet yang disebut dengan mail server. Ketika email tersebut sampai ke server yang menjadi tujuan (seperti yang ditunjuk pada alamat email, kepada siapa kita menulis email), maka email tersebut disimpan pada sebuah emailbox. Pemilik alamat email baru dapat mendapatkan email itu kalau yang bersangkutan mengecek emailbox-nya. Untuk dapat menerima email, kita harus memiliki sebuah account pada suatu email server, yang berada pada sebuah Internet Service Provider (ISP). Hal ini dapat dianalogikan dengan alamat sebuah rumah. Pada surat biasa (snail mail) kita hanya dapat menerima surat apabila kita berada di alamat kita, sedangkan pada email, kita dapat menerima di mana saja kita berada, asalkan tersambung dengan internet. Saya dapat mengecek email yang datang ke alamat email saya must_yamta@yahoo.com, yang normal-nya saya buka di VEDC Malang. Pada saat saya sedang berada di Bandung atau di manapun yang ada koneksinya ke internet, maka saya dapat mengirim dan mengecek email tersebut. Hal itu dapat dilakukan karena apabila kita dapat mengontak sebuah email server di mana kita punya account email, maka kita dapat mengambil/men-download semua email yang ditujukan kepada alamat email yang kita miliki. Untuk itu kita mesti memperhatikan protokol 1

penerimaan dan pengiriman email. Protokol di sini maksudnya adalah sebuah prosedur standard untuk mengatur transmisi data di antara komputer yang terhubung dalam jaringan internet. Untuk pengiriman, protokolnya adalah Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), sedangkan untuk penerimanya digunakan Post Office Protocol (POP). Setiap email server memiliki SMTP dan POP yang berbeda-beda. Proses pengiriman email (email sending) dapat digambarkan seperti Gambar 1 berikut ini. Gambar 1. Proses pengiriman email 2

Proses penerimaan email (email receiving) dapat digambarkan sebagai berikut. Gambar 2. Proses penerimaan email Pada Gambar 1 di atas dapat dijelaskan bahwa saya sedang membuka program email (Yahoo! Mail) menggunakan email account must_yamta@yahoo.com. Saya menuliskan email, kemudian saya kirimkan ke alamat m_yamta@yahoo.com. Yahoo! Mail akan mengirimkan pesan melalui TCP port 25. Pada ISP yang lain, server SMTP juga masih menggunakan port yang sama. Pesan tersebut akan tetap ditampung dalam POP 3 server sampai m_yamta@yahoo.com mengambilnya dari mailbox. Pada Gambar 2 terjadi proses penerimaan email dari user lain. Pengambilan email dari POP 3 server dilakukan melalui TCP port 110. 3

3. Anatomi Alamat Email Apabila kita membaca alamat sebuah snail mail, maka kita dapat membayangkan seberapa jauh lokasi si pengirim surat dari kita. Alamat email terdiri dari dua bagian yaitu dipisahkan dengan tanda axon (@) misalnya alamat : must_yamta@yahoo.com Di sebelah kiri @ disebut user name (must_yamta), yang menunjuk pada identitas pemilik alamat email. User name dapat berupa nama pemilik, singkatan nama, nickname, nomor, atau apapun juga. User name juga menjadi nama bagi emailbox yang dimiliki seseorang di sebuah mail server. Bagian sebelah kanan @ (yahoo.com) disebut domain name, yang menunjukkan identitas mail server di mana seorang user memiliki emailbox. Domain name biasanya menunjukkan nama perusahaan atau organisasi pemilik sebuah account. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada contoh berikut ini. liputan6@sctv.co.id (Crew acara Liputan6 di SCTV) kompas@kompas.com (Surat Kabar Harian Kompas) Selain itu, dari bagian paling belakang dari sebuah email kita dapat memperoleh beberapa arti mengenai pemiliknya..com, biasanya ini dimiliki oleh perusahaan komersial atau usaha bisnis lainnya,.edu, menunjukkan bahwa pemiliknya adalah sebuah universitas atau institusi pendidikan,.gov, dimiliki oleh instansi pemerintah,.mil, dimiliki instansi militer. Bagi email server yang letaknya di luar Amerika, seringkali alamat emailnya diberi identitas sesuai nama negaranya. Sebagai contoh id (Indonesia), au (Australia), uk (United Kingdom), ca (Canada), nz (New Zaeland), dan sebagainya. 4. Variasi Bentuk Komunikasi Dengan Email Dalam beberapa hal email memang meniru snail mail, meskipun jelas email memiliki banyak kelebihan lain. Hal ini terlihat jelas pada bentuk komunikasi yang dapat 4

dilakukan dengan email. Bentuk komunikasi dengan email dibedakan menjadi 5 seperti berikut ini. a. Point to Point Maksudnya adalah mengirimkan email langsung ke sebuah alamat tertentu. Di Indonesia terdapat kesepakatan di antara mereka yang sering berkirim email bahwa cara ini dinamakan japri, singkatan dari jalur pribadi. b. Carbon Copy / CC Pengertian carbon, di sini analog dengan bila kita mengetik surat (dengan mesin tik konvensional) menggunakan kertas karbon untuk mendapatkan salinannya. Maksudnya adalah sebuah email, selain ditujukan ke sebuah alamat utama juga dikirimkan tembusannya ke alamat lain. Biasanya alamat utama kita tuliskan pada bagian yang diawali dengan TO, sedangkan alamat tembusannya kita tuliskan pada bagian CC. c. Blind Carbon Copy / BCC Ini adalah variasi dari CC. Orang yang menerima email yang alamatnya dituliskan pada bagian TO oleh pengirim, dapat melihat kepada siapa atau kepada alamat email mana saja email tersebut dikirimkan sebagai tembusan. Dengan cara ini user lain dapat langsung melihat pada bagian CC. Kadang-kadang ada kebutuhan untuk mengirimkan sebuah email kepada seseorang tapi kita tidak ingin orang tersebut mengetahui bahwa kita juga mengirimkan tembusannya kepada alamat orang lain, yang biasanya digunakan BCC. Beberapa email client menyediakan bagian BCC, selain TO dan CC. Pada Outlook Express versi 5.01 bagian BCC baru dapat tampak bila kita masuk ke sebuah email baru dan mengklik pilihan View dan All Headers. d. Distribution List Distribution list adalah sebuah cara komunikasi dengan menggunakan email secara satu arah. Biasanya ini dibuat oleh orang yang berkepentingan untuk menyebarluaskan informasi tertentu (pengumuman, berita harian, update mengenai perkembangan suatu proyek, buletin, jurnal, dan sebagainya), tetapi tidak mengharapkan adanya respon dari para penerima emailnya. Untuk itu yang 5

harus dilakukan adalah membuat sebuah alamat tertentu khusus untuk keperluan ini. Bila pengelola distribution list mengirimkan sebuah email ke alamat tersebut, maka alamat itu akan mem-forward email tadi ke semua alamat email yang menjadi pelanggan (subscriber) dari distribution list. e. Discussion List Discussion list seringkali juga disebut mailing list atau lebih populer dengan milis. Pengertiannya hampir sama dengan distribution list hanya memungkinkan siapa saja yang tergabung menjadi subscriber untuk mengirimkan respon terhadap sebuah email. Akan tetapi belum tentu semua orang dapat begitu saja mengikuti sebuah milis. Kadang-kadang ada milis untuk kalangan yang terbatas, sementara banyak yang terbuka untuk siapa saja. Untuk dapat bergabung ke dalam sebuah milis pertama-tama seseorang mesti melakukan proses subscription (mendaftar) dengan suatu prosedur tertentu. Seringkali proses ini tidak memerlukan intervensi seorang administrator yang mengelola milis, baik untuk menyetujui atau menolak permohonan menjadi anggota milis. Milis yang seperti itu tentu adalah sebuah milis yang terbuka bagi siapa saja untuk bergabung. Kadang-kadang ada juga milis yang mempersyaratkan calon anggota untuk memberikan keterangan mengenai jati dirinya sebelum permohonan bergabung disetujui. Bila seorang administrator milis menyetujui permohonan untuk bergabung, biasanya tak lama kemudian akan dikirimkan informasi mengenai tatacara pengiriman email dan keterangan-keterangan lainnya tentang milis tersebut; tujuan milis, yang boleh dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan, cara keluar dari milis, alamat email administrator, dan sebagainya. Agar lebih memahami tentang bagaimana cara membuat email, mengecek email, mengirim email, mengirim file tambahan (attach file) dan mengirimkan kartu ucapan (send an ecard), maka dijelaskan pada materi berikut ini. 6

5. Membuat Alamat Email Agar seseorang mempunyai alamat email, maka dapat dilakukan dengan langkahlangkah sebagai berikut. a. Nyalakan Komputer b. Aktifkan Internet, misalnya Internet Explorer. c. Masuk di halaman situs Internet misalnya http://mail.yahoo.com d. Maka akan keluar tampilan seperti pada Gambar 3 dibawah ini. Gambar 3. Halaman awal http://mail.yahoo.com e. Setelah itu pilih Sign Up Now. 7

f. Akan muncul tampilan seperti berikut ini. Gambar 4. Pemilihan jenis layanan dari Yahoo! Mail g. Akan muncul tiga buah menú pilihan, yaitu : Yahoo! Mail (gratis), Order Yahoo! Mail Plus (membayar) sebesar $19.99/year, Order Personal Address (membayar) sebesar $35/year. h. Pilih Sign Up for Yahoo! Mail, kemudian kita diharuskan untuk mengisi form registrasi yang telah disediakan oleh Yahoo! Mail, seperti pada Gambar 5. 8

i. Saudara diwajibkan untuk mengisi form registrasi dibawah ini secara lengkap. Gambar 5. Form registrasi isian dari Yahoo! Mail 9

j. Form registrasi tersebut adalah sebagai berikut. Mengisi First name : Nama depan, dan juga Last name : nama belakang. Kalau seorang hanya mempunyai nama satu kata saja (aliran satu kata), maka dapat ditulis dobel/sama. Pilihlah Preferred content, untuk defaultnya adalah Yahoo! Us. Mengisi Gender (Male atau Female) mengisi Yahoo! ID : Isikan dengan nama keren saudara, misalnya : m_yamta. Secara otomatis default alamatnya adalah yahoo.com (@yahoo.com). Yahoo! ID terdiri dari huruf a-z, angka 0-9 dan tanda penghubung garis bawah (underscores). Password : Isi passwordnya dengan karakter, angka atau gabungan dari keduanya. Password tidak boleh lupa, karena kalau seandainya lupa, maka kita nanti akan kerepotan dan tidak dapat membuka alamat email yang kita buat. Tulislah password sebanyak dua kali pada kolom yang berbeda, dengan password yang sama. Security Question : Digunakan apabila kita lupa terhadap password, maka kita dapat mengikuti petunjuk dengan security tersebut. Pada contoh di atas saya contohkan What is your pet s name? Kita jawab misalnya : meong. Mengisi tanggal kelahiran dengan format : Bulan, Tanggal dan Tahun kelahiran. Isi sesuai dengan kondisi saudara. Mengisi ZIP / Postal Code : Isikan kode pos. Mengisi Alternate Email ( optional ) : Tidak wajib diisi atau boleh diisi jika sudah punya alamat Email. Industry : Pilihlah industri yang sesuai dengan saudara. Title : Isi dengan nama jabatan saudara pada industri atau lembaga tempat bekerja. Specialization : Isilah sesuai dengan spesialisasi saudara bekerja. Mengetikkan kode yang sama seperti tertulis di dalam kotak-kotak dibawahnya. Pada contoh di atas adalah menulis kata nlp6a. Setelah semuanya selesai, maka tekanlah menu I Agree, sehingga akan terlihat informasi seperti pada Gambar 6. 10

k. Menu tampilan setelah ditekan I Agree adalah sebagai berikut. Gambar 6. Informasi registrasi email sukses l. Menu tampilan setelah Continue to Yahoo! Mail, adalah sebagai berikut. Gambar 7. Halaman Yahoo! Mail setelah pembuatan email berhasil 11

6. Mengecek Email Untuk mengecek suatu email, maka ikuti langkah-langkah sebagai berikut. a. Masuk dihalaman situs Internet misalkan http://mail.yahoo.com b. Maka akan keluar menu seperti dibawah ini. c. Isilah Yahoo ID dan juga Passwordnya, kemudian tekan enter, seperti Gambar 8 berikut ini. Gambar 8. Menu login ke Yahoo! Mail untuk mengecek email 12

d. Klik pada Check Mail, seperti dibawah ini. Gambar 9. Halaman Check Mail 1 e. Setelah klik pada Check Mail, akan muncul menu seperti dibawah ini. Gambar 10. Halaman Check Mail 2 13

f. Pada Gambar 10 di atas terlihat ada 1 surat yang masuk, untuk melihat isi surat tersebut, maka klik pada tulisan dibawah Subject sehingga muncul menu berikut ini. Gambar 11. Melihat isi Mail yang masuk pertama kali dari Yahoo! Mail 14

7. Mengirim Email Untuk mengirimkan suatu Email, maka ikuti langkah-langkah sebagai berikut. a. Masuk di halaman situs Internet misalnya http://mail.yahoo.com b. Maka akan keluar menu seperti Gambar 10 dibawah ini. c. Ketik Yahoo ID dan juga Passwordnya. Gambar 12. Menu login ke Yahoo! Mail mengirim email 15

d. Pilih Compose, seperti pada Gambar 13 di bawah ini. Gambar 13. Pemilihan tombol Compose e. Mengisikan tujuan (To), Subject dan isi email yang akan dikirimkan. Gambar 14. Mengisikan tujuan, subject dan isi email 16

f. Form yang wajib diisi pada Gambar 14 di atas adalah To (kepada siapa email akan dikirimkan), Subject, CC dan BCC apabila diperlukan, isi daipada email / pesan yang akan dikirimkan ke alamat tujuan. g. Setelah semuanya lengkap, maka pilih send, sehingga akan muncul menu seperti pada Gambar 15 dibawah ini. Gambar 15. Informasi pengiriman mail berhasil Pada gambar di atas muncul pesan, yang intinya message atau email telah berhasil dikirimkan ke alamat must_yamta@yahoo.com. 17

8. Attach Files Di dalam email ada fasilitas yang namanya attach yang artinya kita dapat melampirkan / menambahkan file tambahan pada email tersebut. Kita dapat menambahkan file yang berupa tulisan atau gambar atau gabungan dari keduanya. Untuk dapat melakukan attach file langkahnya sebagai berikut. a. Masuk dihalaman situs Internet misalnya http://mail.yahoo.com b. Maka akan keluar menu seperti Gambar 16 dibawah ini. c. Ketik Yahoo! ID dan juga Passwordnya. Gambar 16. Menu login ke Yahoo! Mail 18

d. Pilih tombol Compose. Gambar 17. Pemilihan menu compose e. Isilah form yang telah disediakan, kemudian tekan tombol Attach File. Gambar 18. Pemilihan menu Attach File 19

f. Pilih tombol browse untuk mencari file yang akan di Attachkan. Gambar 19. Pemilihan menu Browse g. Klik Browse untuk mencari file yang akan saudara Attachkan. Gambar 20. Pemilihan file yang akan diattachkan 20

h. Contoh pemilihan file yang akan diattachkan. Gambar 21. File yang akan diattachkan i. Proses Attach Files, tunggu sampai proses selesai. Gambar 22. Proses Attach Files 21

j. Informasi file yang telah saudara Attachkan, klik Continue to Message. Gambar 23. Informasi file yang sudah diattachkan k. Klik Send untuk mengirim file yang saudara Attachkan. Gambar 24. Pengiriman Attach file 22

g. Setelah pesan terkirim, maka akan muncul pesan seperti dibawah ini. Gambar 25. Informasi pengiriman message telah berhasil 23

Daftar Pustaka [1] Siyamta (2005), Berkomunikasi Dengan Email (Pelatihan Imbal Swadaya PPPGT/VEDC Malang ), Malang, PPPGT/VEDC Malang. [2] http://mail.yahoo.com. [3] http://us.rd.yahoo.com/ mail_us/dcompose/?http://greetings.yahoo.com. [4] http://www.howstuffworks.com. [5] http://www.bogor.net. 24