Panduan untuk Sekolah Tahapan pengisian data SMA/MA 1. Memasukkan daftar kelas 2. Memasukkan kurikulum Memasukkan mata pelajaran Memasukkan KKM 3. Memasukkan daftar siswa 4. Memasukkan daftar nilai 5. Memasukkan status kelulusan siswa (untuk kelas 12) SMK Memasukkan jurusan Memasukkan daftar kelas Memasukkan kurikulum Memasukkan mata pelajaran Memasukkan KKM Memasukkan daftar siswa Memasukkan daftar nilai Memasukkan status kelulusan siswa (untuk kelas 12) Panduan Pengisian Data Hal. 1
Jurusan Memasukkan Data Jurusan Untuk SMK, daftar jurusan yang ada di sekolah harus dimasukkan terlebih dulu sebelum Anda dapat memasukkan data kelas. Untuk memasukkan jurusan: Pilih menu Jurusan Klik tombol Tambah Jurusan Tambah Jurusan Lengkapi form yang muncul dengan data jurusan Nama jurusan yang akan dimasukkan Akreditasi jurusan Scan dokumen akreditasi untuk jurusan yang sudah terakreditasi Masa belajar (3 atau 4 tahun) Klik tombol Simpan Setelah disimpan, lanjutkan dengan memasukkan jurusan lainnya yang ada di sekolah Anda. Setelah semua jurusan dimasukkan, selanjutnya masukkan daftar kurikulum (curriculum_add.html) di sekolah Anda. Mengubah Data Jurusan Untuk SMK, Anda dapat mengubah data jurusan yang telah dimasukkan sebelumnya. Pilih menu Jurusan Klik pada icon ubah Hal. 2
Perbaiki data jurusan pada form yang muncul Catatan Lama masa belajar hanya dapat diubah jika belum ada kelas yang dimasukkan ke sistem untuk jurusan tersebut. Jika Anda ingin mengubah lama masa belajar tetapi sudah ada kelas yang dimasukkan ke sistem, kelas tersebut harus dihapus terlebih dulu. Menghapus Jurusan Langkah-langkah untuk menghapus jurusan: Pilih menu Jurusan Klik pada icon hapus untuk jurusan yang ingin dihapus Hal. 3
Menambahkan Kurikulum Anda harus memasukkan kurikulum untuk semua kelas di sekolah Anda. Kurikulum dimasukkan untuk tiap semester. Kurikulum yang perlu dibuat disesuaikan dengan daftar kelas yang ada di sekolah Anda. Oleh karena itu, Anda harus memasukkan daftar kelas yang ada di sekolah Anda terlebih dulu sebelum dapat membuat kurikulum. Setelah daftar kelas dimasukkan, sistem PDSS akan menampilkan daftar kurikulum yang perlu dibuat secara otomatis. Tahapan memasukkan kurikulum Klik link Buat Kurikulum Masukkaan daftar pelajaran yang belum ada di daftar pelajaran untuk kurikulum tersebut Masukkan nilai KKM untuk semua mata pelajaran pada kurikulum tersebut Daftar Kurikulum Pilih menu Kurikulum Selanjutnya akan muncul daftar kurikulum jika sudah ada kurikulum yang telah dibuat sebelumnya. Sistem akan menampilkan daftar kurikulum sesuai dengan daftar kelas yang telah dimasukkan Klik pada link Buat Kurikulum untuk membuat kurikulum yang belum dibuat. Klik pada link Lihat Kurikulum untuk melihat detil kurikulum yang sudah dibuat Menghapus Kurikulum Anda tidak perlu menghapus kurikulum, karena daftar kurikulum yang ditampilkan sudah disesuaikan dengan daftar kelas yang ada di sekolah Anda. Jika ada data kurikulum yang tidak sesuai, Anda dapat menambah mata pelajaran (curriculum_course.html) atau menghapus mata pelajaran (curriculum_course.html#delete) dari kurikulum. Hal. 4
Mata Pelajaran Kurikulum Mata pelajaran untuk kurikulum terdiri dari mata pelajaran wajib, ada di semua semester dan otomatis ditambahkan oleh sistem ketika membuat kurikulum mata pelajaran lain, ditambahkan sendiri oleh sekolah Menambahkan Mata Pelajaran Pilih menu Kurikulum Selanjutnya akan muncul daftar kurikulum jika sudah ada kurikulum yang telah dibuat sebelumnya. Klik pada link Buat Kurikulum atau Lihat Kurikulum untuk kurikulum yang sudah dibuat Klik pada tombol Tambah Mata Pelajaran di bawah tabel Daftar Mata Pelajaran Centang mata pelajaran pada kolom pilih untuk mata pelajaran yang ingin ditambahkan ke kurikulum Tekan tombol Simpan Menghapus Mata Pelajaran Mata pelajaran yang bukan termasuk mata pelajaran wajib dapat dihapus setelah ditambahkan (selama belum ada nilai siswa yang dimasukkan untuk mata pelajaran tersebut). Pilih menu Kurikulum Klik pada link Lihat Kurikulum Klik pada icon pada kolom Hapus Mata Pelajaran Tanpa Nilai PPK/Kognitif Ringkasan Jika ada mata pelajaran yang tidak memiliki nilai PPK/kognitif, yang harus Anda lakukan adalah 1. Memberi tanda mata pelajaran tersebut di halaman kurikulum 2. Memasukkan nilai praktek sebagai pengganti nilai PPK/kognitif Memberi Tanda Mata Pelajaran yang Tidak Memiliki Nilai PPK/Kognitif Jika ada mata pelajaran yang tidak memiliki nilai PPK/kognitif, maka Anda harus memberi tanda pada kurikulum untuk mata pelajaran tersebut. Tujuannya adalah agar ketika dilakukan verifikasi dengan rapor asli, ada keterangan bahwa nilai yang dimasukkan adalah bukan nilai PPK/Kognitif. Sedangkan untuk nilai siswa, jika tidak ada nilai PPK/Kognitif, dapat dimasukkan nilai praktek, setelah mata pelajaran tersebut diberi tanda di kurikulum. Pilih menu Kurikulum Selanjutnya akan muncul daftar kurikulum jika sudah ada kurikulum yang telah dibuat sebelumnya. Klik pada link Lihat Kurikulum Pilih tab Nilai PPK/Kognitif Hal. 5
Hapus centang dari mata pelajaran yang tidak memiliki nilai PPK/Kognitif Tekan tombol Simpan Catatan Mata pelajaran muatan lokal tidak perlu dimasukkan ke kurikulum Hal. 6
Memasukkan KKM Sebelum nilai dapat diisi, KKM untuk semua mata pelajaran di kurikulum harus diisi. Ada dua jenis KKM yang dapat diisi 1. KKM kurikulum Nilai KKM kurikulum akan dipakai untuk semua kelas yang menggunakan kurikulum tersebut 2. KKM kelas Jika KKM bisa berbeda antara kelas yang menggunakan kurikulum yang sama, maka nilai KKM dapat diisi untuk tiap kelas Mengisi KKM Kurikulum Pilih menu Kurikulum Selanjutnya akan muncul daftar kurikulum jika sudah ada kurikulum yang telah dibuat sebelumnya. Sistem akan menampilkan daftar kurikulum sesuai dengan daftar kelas yang telah dimasukkan Klik pada link Lihat Kurikulum untuk melihat detil kurikulum yang sudah dibuat. Klik tab Isi/Ubah KKM Masukkan nilai KKM Tekan tombol Simpan Mengisi KKM per Kelas Ikuti langkah di atas sampai memilih tab Isi/Ubah KKM, selanjutnya Pilih tab KKM per Kelas Hal. 7
Pilih kelas yang ingin diisi KKM-nya dari daftar kelas di sebelah kiri Lengkapi daftar KKM Tekan tombol Simpan Lanjutkan untuk kelas lainnya Hal. 8
Kelas Kelas hanya dapat ditambahkan pada periode pengisian PDSS. Kelas yang diselenggarakan pada tahun ajaran Y/(Y+1) hanya bisa dimasukkan pada periode pengisian PDSS tahun Y+1. Sekolah yang baru pertama kali mendaftar di PDSS atau belum pernah memasukkan kelas sebelumnya dapat memasukkan data kelas untuk semua tahun ajaran. Menambahkan Kelas Pilih menu Kelas Klik tombol Tambah Kelas Tambah Kelas Lengkapi form yang muncul dengan data kelas Klik tombol Simpan Setelah Anda menyimpan kelas, lanjutkan dengan memasukkan daftar siswa (class_student_add.html) untuk kelas tersebut. Setelah daftar siswa dimasukkan, lalu masukkan daftar nilai (class_score.html) untuk siswa-siswa di kelas tersebut. Setelah semua nilai dimasukkan, lakukan verifikasi nilai (verification.html) untuk data yang sudah dimasukkan. Menghapus Kelas Untuk menghapus kelas yang sudah dimasukkan Masuk ke halaman Daftar Kelas, dengan mengklik menu Kelas Cari kelas yang ingin dihapus, lalu klik icon hapus pada baris kelas tersebut Memasukkan Kelas Akselerasi Catatan: Ketika mengisi form kelas baru, pilih Akselerasi untuk isian jenis kelas Kelas akselerasi tetap terdiri dari kelas X, XI, dan XII dengan tiap kelas terdiri dari 2 semester (1 semester selama 4 bulan) Kelas XI dan XII dimasukkan dalam tahun ajaran yang sama Kelas hanya dapat dihapus jika belum ada daftar siswa yang dimasukkan untuk kelas tersebut. Jika sudah ada siswa yang dimasukkan, Anda harus terlebih dulu menghapus daftar siswa (class_student_delete.html) untuk kelas tersebut Hal. 9
Hal. 10
Memasukkan Daftar Siswa Daftar siswa dapat dimasukkan dengan cara 1. Mengunggah file Excel berisi NISN dan nama siswa 2. Mengetikkan NISN dan nama siswa satu per satu 3. Khusus tingkat XI dan XII: memilih dari daftar siswa kelas sebelumnya Pilih Kelas Pilih menu Kelas Klik pada nama kelas di daftar kelas yang tampil Mengunggah File Daftar Siswa Klik pada tombol Unggah Daftar Siswa Unduh file template yang disediakan Lengkapi file template dengan daftar NISN dan nama lengkap siswa Unggah kembali file yang telah diisi dengan daftar siswa Mengetikkan NISN dan Nama Lengkap Siswa Klik pada tombol Tambah Siswa Hal. 11
Isi NISN dan nama lengkap siswa pada form yang tampil Tekan tombol Simpan Siswa yang Belum Memiliki NISN Sebagai pengganti NISN sementara, Anda dapat menggunakan Nomor Induk Sekolah (NIS) siswa, dengan ketentuan: NIS siswa harus terdiri dari angka Jika panjang NIS kurang dari 10 angka, tambahkan 0 di belakangnya sehingga panjangnya menjadi 10 angka. Contoh: 881926 menjadi 8819260000 NIS tidak boleh sama dengan NISN siswa lain yang sudah ada di sekolah Jika siswa tersebut sudah mendapatkan NISN, Anda harus segera mengganti NIS tersebut dengan NISN siswa agar NISN siswa dapat diverifikasi dengan data hasil Ujian Nasional. Memilih dari Daftar Siswa Kelas Sebelumnya Klik tombol Centang siswa yang ingin dipilih dari daftar siswa yang muncul. Jika tidak ada daftar siswa yang muncul, artinya daftar siswa dari kelas sebelumnya belum dimasukkan atau semua siswa sudah dimasukkan ke kelas baru. Tekan tombol Simpan. Catatan Riwayat nilai siswa dicek berdasarkan NISN siswa. Pastikan Anda tidak salah memasukkan NISN siswa. Siswa pindahan yang masuk mulai semester 2 dimasukkan dengan cara yang sama. Nilai siswa untuk semester 1 diisi pada menu Nilai Tambahan (student_history.html) Nama siswa yang dipakai adalah yang dimasukkan pertama kali. Jika kemudian Anda memasukkan siswa dengan NISN yang sama tapi dengan nama yang berbeda, yang akan muncul adalah nama yang dimasukkan pertama kali dengan NISN tersebut. Hal. 12
Mengubah Data Siswa Nama dan NISN yang salah dapat diubah, dengan cara: Pilih menu Kelas Klik pada nama kelas di daftar kelas yang tampil Cari siswa yang ingin diubah datanya. Pada baris tersebut, klik icon bergambar pensil Lengkapi form yang muncul Hal. 13
Siswa Pindahan/Tidak Naik Kelas/Pertukaran Pelajar Penjelasan Siswa Pindahan Siswa yang masuk mulai kelas XI tahun ajaran 2014/2013, atau XII tahun ajaran 2014/2016 dan sebelumnya mengikuti pelajaran di sekolah lain. Siswa Tidak Naik Kelas Siswa angkatan 2012 atau 2011 atau angkatan sebelumnya yang pernah tidak naik kelas sehingga saat ini masih berada di kelas XII tahun ajaran 2014/2016 Catatan: Siswa angkatan 2013 yang pernah tidak naik kelas dimasukkan beserta siswa lainnya seperti tertulis pada halaman memasukkan daftar siswa (class_student_add.html) Siswa Pertukaran Pelajar Siswa angkatan 2012 atau 2011 atau angkatan sebelumnya yang pernah mengikuti pertukaran pelajaran sehingga saat ini masih berada di kelas XII tahun ajaran 2014/2016 Nilai Siswa Karena tidak semua kelas dari siswa-siswa di atas dimasukkan pada pengisian data di PDSS, maka nilai untuk kelas yang tidak dimasukkan hanya diisi untuk siswa-siswa tersebut saja. Menambahkan Siswa Untuk memasukkan siswa-siswa di atas, ikuti cara yang sama dengan memasukkan siswa ke kelas (class_student_add.html). Memasukkan Nilai Untuk nilai dari kelas yang tidak dimasukkan ke PDSS, maka nilai harus diisi lewat menu Nilai Tambahan (student_history.html) Nilai dan KKM dimasukkan dalam skala 1-100, dengan maksimum 2 angka di belakang koma Nilai yang dimasukkan hanya nilai PPK atau kognitif saja Nilai dimasukkan untuk semester 1 dan semester 2 Hal. 14
Memasukkan Nilai Pilih menu Kelas Klik pada nama kelas di daftar kelas yang tampil Klik pada tab Nilai Siswa Memasukkan Nilai Per Siswa Klik pada nama siswa Lengkapi daftar nilai untuk semua mata pelajaran Memasukkan Nilai untuk Semua Siswa Klik pada tombol Ubah Nilai (javacript:) Lengkapi daftar nilai untuk semua siswa dan semua mata pelajaran Mengunggah Nilai Klik pada tombol Unggah Nilai (javacript:) Unduh template dengan mengklik tombol Unduh Template Nilai Lengkapi nilai siswa pada template yang diberikan Unggah file yang telah diisi dengan nilai siswa di halaman yang sama Hal. 15
Mengunggah Nilai Nilai dapat dimasukkan dengan tiga cara 1. Dimasukkan untuk siswa tertentu Anda dapat menggunakan cara ini untuk memperbaiki nilai salah satu siswa 2. Diketik untuk semua siswa dan semua mata pelajaran untuk kelas tertentu 3. Diunggah menggunakan template yang telah disediakan Nilai dapat diunggah menggunakan template yang telah disediakan. Caranya: Pilih menu Kelas Klik pada nama kelas di daftar kelas yang tampil Pilih tab Nilai Siswa Klik tombol Unggah Nilai Hal. 16
Nilai bisa diunggah untuk semua mata pelajaran atau salah satu mata pelajaran saja Untuk template yang diinginkan dengan mengklik tombol Unduh Template Nilai Lengkapi template dengan nilai siswa Unggah file yang telah diisi nilai siswa Hal. 17
Mengunduh Nilai Pilih menu Kelas Klik link Unduh pada kolom Unduh untuk kelas yang ingin diunduh nilainya Hal. 18
Nilai Tambahan Jika ada nilai siswa yang tidak dapat dimasukkan lewat menu Kelas karena siswa tersebut adalah siswa pindahan atau siswa tersebut mengikuti kelas yang tidak dimasukkan ke PDSS, maka nilai siswa tersebut harus dimasukkan lewat halaman Nilai Tambahan. Untuk mengakses halaman nilai tambahan, pertama Anda harus membuka halaman riwayat siswa Melalui menu Kelas Pilih kelas dari siswa tersebut Klik pada nama siswa Melalui menu Siswa Pilih tab tahun lulus siswa tersebut Klik pada nama siswa Setelah itu, klik tombol Isi Nilai Rapor Tambahan Lengkapi form yang muncul Klik tombol Selanjutnya. Setelah itu, Anda harus mengisi nilai siswa untuk tahun ajaran dan semester tersebut (kecuali untuk status pertukaran pelajar) Hal. 19
Jika ada mata pelajaran yang belum ada di daftar tersebut, klik tombol Klik pada checkbox untuk mata pelajaran yang ingin ditambahkan, lalu klik tombol Simpan. Lanjutkan dengan mengisi nilai dan KKM. Ulangi langkah-langkah di atas untuk memasukkan nilai untuk semester berikutnya. Hal. 20
Mengeset Status Kelulusan Siswa 1. Pilih menu Kelas 2. Pilih kelas 3. Pilih tab Kelulusan Siswa 4. Klik tombol Ubah Status Kelulusan di sebelah kiri 5. Set status lulus untuk masing-masing siswa Catatan: Siswa harus diset lulus terlebih dulu sebelum dapat mendaftar SNMPTN. Hal. 21
Data Sekolah Melihat Data Sekolah Untuk melihat data sekolah yang Anda isi waktu mendaftar, silakan ikuti langkah-langkah berikut Pilih menu Depan Pilih link Data Sekolah di sebelah kanan atas Mengubah Data Sekolah Untuk memperbaiki data sekolah jika ada kesalahan pengisian, setelah mengikuti langkah-langkah di atas lalu klik tombol Ubah Data Sekolah Ubah sian yang diinginkan Tekan tombol Simpan Hal. 22
Mengunduh Password Siswa Pilih menu Kelas Klik pada nama kelas Di bawah tabel daftar siswa, Anda akan menemukan tombol Unduh Password Siswa. Klik pada tombol tersebut untuk mengunduh daftar password siswa dalam bentuk PDF. Daftar password diprint lalu digunting per siswa. Password diberikan kepada masing-masing siswa. Catatan Password sebaiknya diberikan kepada siswa setelah pengisian nilai selesai sehingga siswa dapat memverifikasi nilai yang sudah dimasukkan. Hal. 23
Mengubah Password Siswa Pilih menu Siswa Cari nama siswa dari daftar yang ditampilkan Klik pada nama siswa Setelah muncul halaman daftar nilai siswa, klik tombol Ganti Password Siswa di bawah daftar nilai siswa Sistem akan memberikan file PDF yang berisi password baru siswa. Anda dapat memberikan password tersebut kepada siswa. Hal. 24