PENERAPAN PENJADWALAN EARLIEST DUE DATE PESANAN CAT DINDING PADA UD. ACA GRAHA ABSTRAKS Sirrul Bari Arifandi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya Malang Jl. MT. Haryono 165 Malang Sebagai satu-satunya toko material di Kecamatan Cerme Bondowoso yang menyediakan hingga ribuan jenis warna cat dinding, UD. Aca Graha selama ini melakukan produksi cat menggunakan mesin mixer dan shaker dengan menerapkan metode EDD pada mesin tersebut. Berdasarkan fakta yang terjadi di lapangan metode EDD yang diterapkan tidak maksimal sehingga sering terjadi keterlambatan pengiriman pada waktu-waktu tertentu. Untuk mengetahui seberapa jauh penerapan metode EDD pada mesin mixer dan shaker di UD. Aca Graha, dilakukan dengan menggunakan ratarata hitung sederhana (unwighted average) sehingga rata-rata waktu penyelesaian dan waktu keterlambatan dapat diketahui, dimana metode EDD yang diterapkan disana tidak menghitung rata-rata waktu penyelesaian dan waktu keterlambatan. Kata Kunci: toko material, earliest due date, unweighted average 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penjadwalan adalah proses atau cara pengorganisasian, pemilihan dan penentuan waktu dalam penggunaan sumber daya untuk melaksanakan aktivitas yang diperlukan dalam menghasilkan output yang diinginkan, dengan memenuhi waktu yang ditetapkan Perusahaan yang melakukan kegiatan operasional, walaupun sudah melakukan proses dengan baik, sumber daya yang tepat, input yang baik, tujuan yang jelas, tidak serta merta menghasilkan apa yang diharapkan. Proses bisnis yang baik akan menentukan proses apa saja yang harus dilakukan oleh unit tertentu. Berbicara mengenai cat dinding, khususnya di lingkungan desa seperti beberapa desa di Kecamatan Cerme Kabupaten Bondowoso, dulu masyarakat beranggapan bahwa cat dinding hanya dimanfaatkan untuk memberikan kesan kerapian tampilan rumah saja. Namun pada saat ini, seiring dengan perkembangan zaman, masyarakat juga memperhatikan fungsi lain cat dinding/tembok, yaitu memperindah tampilan suatu ruangan atau rumah. Saat ini pemberian warna pada ruang bisa dikatakan penuh variasi, bisa 2 macam warna atau lebih. Ini berbeda dengan jaman dulu yang terlihat lebih monoton dalam pemberian warna dinding yang biasanya hanya dengan satu macam warna. Dalam menentukan cat dinding yang akan digunakan untuk suatu ruangan, sangat penting memilih cat dinding berkualitas, mempunyai ketahanan yang baik untuk lapisan luar dinding, berfungsi melindungi dinding dari korosi atau pengaruh cuaca luar. Penjadwalan yang menggunakan metode Earliest Due Date diterapkan di UD. Aca Graha, khusus untuk pemesanan cat dinding dengan mesin mixer dan shaker saja. Peneliti menemukan masalah yang sesuai dengan topik penelitian ini pada UD. Aca Graha khususnya untuk masalah akurasi pemesanan cat yang menggunakan mesin mixer dan shaker
pada saat permintaan besar yaitu pada bulan ramadhan. Dasar pertimbangan memilih UD. Aca Graha adalah sebagai berikut ; Metode penjadwalan yang digunakan adalah metode Earliest Due Date (sesuai topik penelitian) Satu-satunya toko material di Kecamatan Cermee yang menyediakan pesanan cat dengan menggunakan mesin mixer dan shaker. Diperoleh informasi dari pemilik UD. Aca Graha bahwa dalam Bulan Ramadhan selalu saja ada keluhan/komplain dari konsumen mengenai kualitas cat yang dihasilkan oleh mesin mixer dan shaker (4-6 complain) per bulan sehingga perlu dikerjakan lagi dan berakibat memperpanjang waktu penyelesaian. Dari kasus pada UD. Aca Graha inilah peneliti tertarik untuk meneliti tentang Penerapan Penjadwalan Earliest Due Date Pesanan Cat Dinding Pada UD. Aca Graha. 1.2 Rumusan Masalah Dari latar belakang yang dijelaskan oleh peneliti, maka rumusan masalahnya adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana pelaksanaan dan penerapan metode EDD untuk proses/produksi cat campuran di UD. Aca Graha? 2. Bagaimana bisa terjadi penumpukan pesanan dan keterlambatan pengiriman pesanan pada bulan ramadhan? 3. Bagaimana pelaksanaan metode EDD yang baik dan sesuai dengan teori metode EDD? 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah ; 1. Mengetahui pelaksanaan metode EDD untuk pesanan cat campuran di UD. Aca Graha. 2. Mengetahui sebab terjadinya keterlambatan penyelesaian pesanan cat campuran di bulan Ramadhan. 3. Memberikan saran perbaikan dalam pelaksanaan metode EDD. 1.4 Manfaat Penelitian Bagi UD. Aca Graha sebagai masukan untuk penyempurnaan penerapan EDD supaya pesanan dikirim lebih tepat waktu dan sesuai dengan harapan konsumen. Bagi peneliti lain penelitian ini diharapkan dijadikan Sebagai bahan referensi bagi peneliti selanjutnya dalam mencari alternatif pemecahan masalah khususnya yang meneliti tentang masalah penjadwalan. 2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Penelitian Terdahulu Jurnal penelitian terdahulu yang relevan dengan penelitian ini sebagai masukan dan perbandingan dengan studi yang dilakukan peneliti berkaitan dengan penjadwalan metode Earliest Due Date yaitu jurnal internasioanal Sunita Gupta (2011), Kenneth R. Baker (2013), dan jurnal nasional Agus Rudyanto Moch. Arifin (2010). Jurnal tersebut sama-sama meneliti bagaimana metode penjadwalan Earliest Due Date dalam penerapannya di dalam perusahaan. Perbedaannya, untuk jurnal yang ditulis oleh Sunita Gupta lebih
mengarah pada penggunaan penjawalan Earliest Due Date untuk mengatasi jumlah pesanan yang menumpuk dengan menggunakan analisis deskriptif. Penelitian Kenneth R. Baker adalah membandingkan Sequencing Stochastic Model dengan Earliest Due Date, dimana metode EDD menghasilkan penjadwalan yang optimal dibanding Sequencing Stochastic Model. Penelitian Agus Rudyanto Moch. Arifin lebih mengarah pada penggunaan penjawalan Earliest Due Date untuk meminimalkan maximum tardiness dengan menggunakan metode analisis paired comparison (t-test). Sedangkan studi yang diangkat dalam penelitian ini lebih memfokuskan pada Earliest Due Date untuk mengatasi keterlambatan pada pesanan puncak di bulan ramadhan saja. 2.2 Tinjauan Teori EDD (Earlies Due Date), pekerjaan yang jadwal waktu selesainya paling pendek diprioritaskan terlebih dulu. Metode ini sering diterapkan pada perusahaan yang menyesuaikan operasi bergantung pada masuknya pesanan pekerjaan yang akan diproses, dan barang secepatnya akan disampaikan pada pemberi pekerjaan. Proses seperti ini yang dilakukan pada UD. Aca Graha. 2.3 Alur Pelaksanaan Penelitian Pertama mengidentifikasi masalah yaitu dilakukan pada bulan ramadhan, selanjutnya merumuskan masalah sebab-sebab terjadinya keterlambatan pada bulan ramadhan, kemudian tinjauan pustaka mengumpulkan berbagai reverensi yang sesuai dengan topik penelitian, kemudian mengumpulkan data dengan cara melakukan wawancara dengan pemilik perusahaan, kemudian pengolahan data dan analaisis EDD dilakukan dengan membandingkan penerapan di lapangan dengan teori, kemudian bagian terakhir adalah kesimpulan dan saran dari penelitian ini. 3. METODA PENELITIAN 3.1 Jenis Penelitian Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif. Penelitian dilakukan terhadap permasalahan yang ada dalam lingkungan operasional UD. Aca Graha dengan tujuan mendapatkan informasi terjadinya masalah sebagai bahan pertimbangan untuk mencari solusi yang lebih baik dari keadaan sebelumnya. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan/menggambarkan secara sistematis, mengenai aktifitas produksi (pencampuran cat) UD. Aca Graha dengan metode EDD, sebab terjadinya keterlambatan serta alternative solusi. 3.2 Obyek Penelitian Penelitian ini dilakukan pada toko material UD. Aca Graha yang berlokasi di Desa Cermee Jl. Simpang lima no. 09 Kecamatan Cermee Kabupaten Bondowoso. Sesuai dengan judul skripsi ini, penelitian yang diangkat yaitu masalah keterlambatan pengiriman pesanan cat campuran pada mesin mixer dan shaker khusus di bulan ramadhan. 3.3 Metode Pengumpulan Data Sebagai upaya memperoleh data yang dibutuhkan, metode pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah dengan terjun langsung di lapangan dengan mengumpulkan data melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi. Setelah permasalahan dirumuskan dengan baik, maka langkah berikutnya adalah mencari teori-teori yang dapat digunakan sebagai landasan telaah untuk penelitian ini. Teori tersebut didapatkan dari buku
perkuliahan, jurnal, dan informasi dari internet yang berkaitan dengan pokok permasalahan penelitian ini. Teori yang digunakan dalam penelitian ini adalah teori penjadwalan dengan metode EDD. Sedangkan jurnal terdahulu yang digunakan ada dua jurnal internasional dan satu jurnal lokal. 3.4 Sumber Data Data yang diperoleh dalam penelitian ini adalah data kuantitatif dan kualitatif, yaitu data yang berupa informasi tentang pesanan campuran cat yang masuk penjadwalan mesin shaker dan mixer, catatan penjualan dan. komplain. Sumber data yang di gunakan dalam proses pengumpulan data adalah : 1. untuk data primer diperoleh dari 2 narasumber, yaitu pemilik perusahaan, operator mesin shaker dan mixer, serta kasir. 2. Data sekunder diperoleh melalui dokumentasi ( jumlah penjualan, banyaknya komplain atas keterlambatan pengiriman). Juga sejumlah informasi diperoleh dari buku teks maupun penelitian terdahulu. 3.5 Alat Analisis Data Dalam penelitian deskriptif analitik ini, data yang diperoleh dalam penelitian dianalisis dengan pendekatan EDD dan bantuan statistik deskriptif rata-rata hitung sederhana ( unweighted average) yaitu menentukan rata-rata waktu penyelesaian pekerjaan, dan ratarata keterlambatan waktu penyelesaian. Dalam metoda EDD diperlukan data: Banyaknya pesanan dalam waktu interval tertentu (satu hari;satu minggu;satu bulan) Waktu proses yang diperlukan untuk tiap pesanan Waktu jatuh tempo pesanan Langkah metode EDD adalah sbb: Mengurutkan mengerjakan pesanan berdasar waktu jatuh tempo tercepat pertama, ke dua dan seterusnya. Menentukan ada tidaknya penyelesaian pekerjaan dan lamanya keterlambatan Menghitung rata-rata penyelesaian pesanan berdasar total pesanan yang masuk dibandingkan dengan banyaknya pesanan Menghitung rata-rata keterlambatan penyelesaian pesana 3.6 Sumber Informasi Sumber informasi diperoleh dari orang yang memenuhi kriteria: Memiliki pengalaman pribadi sesuai dengan permasalah yang diteliti Orang yang bersangkutan berusia dewasa Sehat jasmani dan rohani Memiliki pengetahuan permasalahan yang diteliti Bersedia diwawancara Pada penelitian ini yang menjadi sumber informasi adalah pemilik UD. Aca Graha dan operator mesin mixer dan shaker, serta kasir. Alasan pemilihan pemilik usaha atau pengelola usaha sebagai sumber informasi karena dianggap sangat mengetahui kondisi sebenarnya dari usaha yang telah dijalankan, sedangkan operator mesin pencampur memahami tentang kapasitas mesin maupun waktu yang tersedia untuk operator. Ketiga orang tersebut memenuhi kriteria yang di inginkan. 4. HASIL PENELITIAN Dalam memperoses pesanan yang masuk, pertama-tama UD.Aca Graha mengumpulkan pesanan. Bila dalam jangka waktu tertentu sudah terkumpul jumlah minimum yang dapat dikerjakan
dilakukan urutan proses pengerjaan. Pada bulan ramadhan ternyata jumlah pesanan selalu melebihi kapasitas mesin. Kapasitas mesin mixer dan shaker adalah 14 kaleng cat @ 5kg dengan waktu proses @ 5menit per kaleng. Pada tanggal 27 Juli 2014 banyaknya pesanan yang masuk dalam 1 jam adalah 45 kaleng sama dengan banyaknya pesanan tanggal 30 Juli 2013; pesanan bulan ramadhan ini mencapai 3 kali kapasitas mesin dan operator. Dari jumlah pesanan yang masuk per jam. UD. Aca Graha mengurutkan proses pengerjaan berdasar waktu penyelesaian paling cepat sampai dengan yang paling lama. Penerapan EDD UD. Aca Graha adalah sebagai berikut: Tabel 4.2a Untuk perbaikan penerapan metode EDD sesuai teori adalah sebagai berikut Tabel 4.2c Tabel 4.2d Tabel 4.2b Apa yang sudah dilakukan UD. Aca Graha berdasar metode EDD sudah benar, namun perusahaan tidak mengetahui dengan cermat berapa ratarata lama pengerjaan per pemesan dan juga tidak menghitung dengan cermat berapa rata-rata lama terjadinya keterlambatan tiap pemesan. Dengan demikian perusahaan hanya menyampaikan waktu penyelesain secara standart ( perkaleng 7 menit ) tanpa memberi informasi tentang lamanya keterlambatan dan kapan tepatnya barang bisa diserahkan. Lama 30 menit pembeli di persilakan menunggu dan yang lebih dari 30 menit diminta pulang dengan
janji perusahaan akan mengirim bila sudah selesai, namun perusahaan tidak bisa memastikan kapan barang dapat diterima. Kondisi ini tentunya mengecewakan konsumen karena mengalami ketidak pastian tinggi dan juga meningkatan biaya logistic perusahaan, terutama biaya transportasi mengatar kerumah. Walaupun konsumen tetap loyal membeli di UD. Aca Graha, namun dalam jangka panjang bila ada toko pesaing yang punya mesin yang sama ada kecederungan konsumen beralih ke perusahaan pesaing. Untuk memastikan keterlambatan dan penyampain waktu yang tepat UD. Aca Graha perlu menghitung rata-rata penyelesaian lama pesanan dan keterlambatan pesanan dengan formula menggunakan rata-rata hitung sederhana hasil perbaikan penerapan metode EDD tercamtum pada table 4.2c dan 4.2d Dari perbaikan metode EDD dapat diketahui lama pengerjaan dan keterlambatan tiap pesanan. Perlu diperhatikan bahwa untuk kelompok pesanan yang penyelesaiannya membutuhkan waktu yang sama urutan pengerjaan didasarkan pada First in First Serve. Dari contoh 4.2d misalnya, untuk pemesan no 1 sampai no 7 bisa menunggu karena waktu pesanan diselesaikan maksimum 30 menit, untuk pemesan no 8 sampai no 12 di kirim paling lambat 2 ½ jam sejak pengerjaan sedangkan untuk pemesan no 13 sampai no 17 akan disampaikan paling lambat 3 jam pada hari itu juga. Dengan kelengkapan infornmasi tersebut, konsumen mendapat kepastian kapan barang akan diterima, sehingga membantu konsumen untuk membuat keputusan lebih tepat apakah meminta tukang untuk mengecat hari itu atau menunda hari berikutnya. 5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan 1. UD. Aca Graha menjalankan urutan pengerjaan pesanan cat campuran dengan metode EDD sudah sesuai namun perlu dilengkapi dengan estimasi ratarata penyelesain pengerjaan dan rata-rata penyelesaian keterlambatan pekerjaan. 2. Menerapkan cara hitung ratarata penyelesaian dan keterlambatan menurut teori EDD adalah penting. Dengan demikian UD. Aca Graha memiliki informasi yang lebih jelas mengenai pesanan cat sehingga pembeli dapat mengetahui kapan cat pesanannya akan di buat, kapan selesainya, dan jika terlambat apa alasannya. 3. Pesanan yang datang per hari pada bulan ramadhan melebihi kapasitas mesin dan operator sehingga terjadi keterlambatan penyampaian kepada pemesan. Pada bulan ramadhan besarnya pesanan per hari bisa mencapai 3x lipat dibanding maksimum kapasitas mesin dan operator per hari. 4. Pada hari-hari normal metode EDD berjalan dengan baik dan hampir tidak ada keterlambatan penyelesaian cat kecuali pada bulan ramadhan saja dikarenakan pesanan/order lebih besar dari pada kapasitas mesin dan operator. 5.2 Saran 1. Dalam jangka pendek sebaiknya UD. Aca Graha menambah satu operator sebagai tenaga musiman khusus pada bulan ramadhan.
Dengan menambah satu operator memberikan manfaat: Meningkatkan kepuasan konsumen karena menurunkan keterlambatan Meningkatkan kepercayaan konsumen Memelihara loyalitas konsumen 2. Mencari mitra kerja yang menyediakan jasa mesin pencampur khusus untuk bulan ramadhan sehingga bisa meniadakan keterlambatan. Terhadap calon mitra kerja sebaiknya dilakukan kerja sama untuk pengembangan mesin rakitan sehingga sesuai dengan harapan UD. Aca Graha. Edisi Kedelapan, Prentice Hall, New Jersey Herjanto, Eddy, 2007. Manajemen Operasi, Cetakan Ketiga, Grasindo, Jakarta. Lestari, Riani Dwi, 2012. Yuk Kenali Jenis dan Fungsi Cat, (online), (economy.okezone.com, diakses 25 Nopember 2014) Prawirosentono, Suryadi, 2007. Manajemen Operasi, Edisi Keempat, Bumi Aksara, Jakarta. Untuk perbaikan agar supaya UD. Aca Graha bisa menyampaikan informasi lebih akurat penyelesaian pengerjaaatan dari pihak pemesan, perlu melengkapi informasi tentang rata-rata lama waktu penyelesaian dan keterlambatan waktu informasi ini bermanfaat untuk meningkatkan kepercayaan konsumen. PUSTAKA Arifin, Agus Rudyanto Moch. (2010) Penerapan Metode Earliest Due Date Pada Penjadwalan Produksi Paving Pada Cv. Eko Joyo (jurnal) Baker, Kenneth R. (2013) Setting Optimal Due Dates in a Basic Safe Scheduling Model (journal) Gupta, Sunita (2011) Single Machine Scheduling With Distinc Due Dates Under Fuzzy Environment (journal) Heizer, Jay dan Render, Barry, 2006. Operation Management,