MODUL 1 MANAJEMEN PROYEK DAN MICROSOFT PROJECT Manajemen Proyek Definisi Manajemen Manajemen menurut Stoner adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan terhadap usaha-usaha para anggota organisasi dengan menggunakan sumberdaya organisasi lainnya agar tercapai tujuan organisasi yang ditetapkan. Adapun menurut Terry adalah suatu proses yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan yang memanfaatkan ilmu pengetahuan dan seni untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dari 2 definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa di dalam manajemen tercakup hal-hal: 1. Perencanaan 2. Pengorganisasian 3. Pelaksanaan 4. Pengawasan Proyek Proyek adalah suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang dibatasi oleh waktu dan sumberdaya yang tersedia. Manajemen Proyek Manajeman proyek adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen secara sistematis pada suatu proyek dengan menggunakan sumberdaya secara efektif dan efisien agar tujuan proyek tercapai secara optimal. Dalam setiap proyek ada 3 hal penting: 1. Time, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek yang didalamnya terdapat schedul berbagai kegiatan 2. Money, anggaran proyek berdasarkan biaya SDM, peralatan dan bahan-bahan dalam pelaksanaan proyek 3. Scope, tujuan akhir dan kegiatan-kegiatan di dalam proyek tersebut Microsoft Project Microsoft Corporation mengembangkan software untuk mempermudah manajemen proyek yang software tersebut dikenal dengan Microsoft Project. Microsoft Project menyimpan dan mengolah informasi-informasi proyek berupa: skedul pekerjaan dan pembiayaan berdasarkan variabel-variabel pelaksanaan proyek tersebut. Versi yang digunakan dalam modul ini adalah Microsoft Project 2002. Microsoft Project dapat berjalan di berbagai versi Windows, seperti 1-1
Windows 98/SE, Windows NT 4.0, Windows XP, Windows Milenium Edition, Windows 2000 dan versi-versi yang lebih baru. Dalam Microsoft Project ada 3 bagian penting: 1. Menu View, menu untuk memilih tampilan pada Microsoft Project yaitu: Calendar, menampilkan proyek dalam format kalender Gantt Chart, rencana proyek dalam bentuk daftar pekerjaan yang akan dilakukan dalam pelaksanaan proyek Network Diagram, menampilkan/merencanakan proyek dalam bentuk network diagram Task Usage, menampilkan rencana proyek dalam bentuk jam kerja SDM dan jumlah material yang digunakan Tracking Gantt, menampilkan diagram rencana proyek dengan kenyataan pelaksanaan Resource Graph, menampilkan grafik alokasi dan overalokasi resources Resource Sheet, tabel sumber daya proyek seperti pekerja dan material Resource Usage, menampilkan penggunaan sumberdaya proyek More View, menampilkan berbagai jenis informasi yang berkaitan dengan proyek. 2. Gantt Chart, yang berisi daftar pekerjaan 3. Char Bar, merupakan gambaran rencana proyek dalam diagram batang berdasarkan waktu tiap pekerjaan Latihan 1.1. Installasi Microsoft Project Untuk bisa menggunakan Microsoft Project, tentunya kita harus menginstall terlebih dahulu software tersebut. Langkah-langkahnya adalah: 1. Pengecekan sistem operasi Pastikan bahwa sistem operasi yang Anda pakai bisa diinstall Microsoft Project. Microsoft Project 2002 jalan di sistem operasi: Windows 98/SE, Windows NT 4.0, Windows XP, Windows Milenium Edition, Windows 2000 dan versi Windows yang lebih baru. Hasil Pengecekan Sistem Operasi : 2. Pengecekan space hardisk Microsoft Project 2002 memerlukan space hardisk sebesar : 105 MB untuk installasi tipe typical 310 MB untuk installasi tipe full installation Lakukan pengecekan sisa space hardisk Anda melalui Windows Explorer. Klik kanan drive tempat Microsoft Project akan diinstall (misalkan drive C) 1-2
Klik Properties, sehingga tampil informasi sisa space hardisk Anda Hasil Pengecekan Sisa space : hardisk 3. Memulai installasi dengan mengklik file setup.exe. Pilihlah tipe installasi complete jika space kosong hardisk Anda mencukupi Tempatkan path direktori Microsoft Project di C:\Program Files\Microsoft Office\ seperti pada gambar di bawah ini: Gambar 1.1. Tipe Installasi dan path direktori Microsoft Projek Gambar 1.2. Kebutuhan installasi dan space yang tersedia 1-3
Setelah Anda yakin bahwa Microsoft Project dapat terinstall di komputer Anda, tekanlah tombol install sehingga tampil gambar sebagai berikut: Gambar 1.3. Proses installasi Hasil proses installasi Installasi : sukses/gagal? 4. Setelah selesai proses intallasi berhasil, restartllah komputer Anda. Latihan 1.2. Memulai Microsoft Project Setelah berhasil menginstall Microsoft Project, maka kita bisa memulai untuk menggunakannya. 1. Menjalankan Microsoft Project Start Program Microsoft Project 1-4
Gambar 1.4. Menjalankan Microsoft Project 2. Pilihlah New From Template General Template Project Templates Software Development Gambar 1.5. Project baru dengan menggunakan template Setelah proses pemilihan template selesai maka akan terlihat diagram proyek dengan menggunakan template. 1-5
Gambar 1.6. Mengelola proyek dengan Microsoft Project 3. Menyimpan file dalam Microsoft Project, File Save As, isikan nama file proyek Anda, misalkan software development Gambar 1.7. Menyimpan file proyek 4. Melihat properties proyek, File Properties Ada beberapa informasi yang terdapat dalam file proyek 1-6
Gambar 1.8 Properties dalam file proyek General Type file, menyatakan jenis file Location, menyatakan lokasi file Size, menyatakan ukuran file Created, menyatakan tanggal dibuat Modified, menyatakan tanggal perubahan Accessed, menyatakan tanggal terakhir file diakses Summary, informasi dalam summary diisikan sendiri oleh pengguna Title, menyatakan informasi judul proyek Subject, menyatakan informasi judul yang lebih spesifik dari proyek Author, menyatakan informasi pemilik proyek Manager, menyatakan informasi manajer proyek tersebut Company, menyatakan informasi perusahaan yang menangani proyek tersebut Category, menyatakan informasi kategori proyek Keywords, menyatakan informasi kata yang akan berguna saat pencarian file Comments, menyatakan informasi sesuatu komentar yang berguna saat pencarian file Hyperlink, menyatakan informasi hubungan dengan file lain jika ada 1-7
Statistik, berisi data-data pemakaian file tersebut Created, menyatakan tanggal dibuat Modified, menyatakan tanggal perubahan Accessed, menyatakan tanggal terakhir diakses Printed, tanggal pencetakan Last save by, menyatakan user terakhir yang melakukan penyimpanan Revision number, menyatakan banyaknya perubahan Total editing time, menyatakan waktu yang diperlukan dalam mengedit Contents, berisi informasi: Start, menyatakan waktu mulainya proyek dilaksanakan Finish, menyatakan waktu selesai proyek dilaksanakan Duration, menyatakan jumlah hari proyek Work, menyatakan jumlah jam kerja Cost, menyatakan jumlah biaya proyek % Complete, menyatakan prosentase proyek selesai sampai saat ini % Work Complete, menyatakan prosentase jam kerja sampai saat ini Custom, berisi data-data yang dapat diisi sendiri sesuai kebutuhan 5. Mengakhiri Microsoft Project, File Exit 6. Membuka file Microsoft Project, File Open tentukan file yang akan dibuka Gambar 1.9. Membuka file proyek 7. Menyeting dokumen, File Page Setup Dari sini Anda bisa melakukan seting halaman, margin header dan footernya 1-8
8. Mencetak file proyek, File Print Gambar 1.10. Menyeting halaman dokumen Gambar 1.11. Mencetak file proyek Pada Print Range: Pilihlah All jika semua halaman akan dicetak dan Page(s) From To jika Anda akan mencetak hanya halaman dalam rentang tersebut. Pada Timescale: Pilihlah All jika semua tanggal proyek akan dicetak dan Dates From To jika Anda akan mencetak dokumen proyek pada rentang tanggal tersebut. 1-9
Pilihlah Print left column of pages only jika Anda hanya akan mencetak bagian tabel Gantt. Masukan jumlah rangkap cetakan Anda pada Number of Copies Sebelum printer mencetak dokumen, Anda bisa melihat tampilan hasilnya pada print preview seperti pada gambar di bawah ini Gambar 1.12. Print Preview sebuah file proyek 1-10