ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA SMK NEGERI 1 BOYOLALI NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Anifah Mei Pratiwi 13.12.7468 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2016
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFOMASI ADMINISTRASI PADA SMK NEGERI 1 BOYOLALI Anifah Mei Pratiwi 1), Yuli Astuti 2), 1) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta 2) Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email : anifah.p@students.amikom.ac.id 1), yuli@amikom.ac.id 2) Abstract - Computers have penetrated the world of education and creating intense competition among the schools. The Computer Systems has provided solutions that will ease the work. Currently the majority of schools still use manual way in terms of administration payment services in the school. As occurs in SMK Negeri 1 Boyolali, causing a buildup of paper, limited data sharing, inequality data, and the lack of data integrity. The difficulty of making the necessary reports for each period, so that the manual system cannot present the data quickly and accurately. Based on these problems, the author aims to provide alternative solutions that make a school administration information system using the Netbeans IDE 8.0.2 and MySQL. This system is expected to simplify and accelerate the process of data processing, including the payment of school administration, to preparing regular reports regarding the pertinent data in SMK Negeri 1 Boyolali. Keywords : School administration information system, SMK Negeri 1 Boyolali 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Kemajuan yang pesat di bidang teknologi informasi komputer, mendorong munculnya inovasi baru dalam penyajian informasi. Sistem Komputer telah memberikan solusi yang akan mempermudah pekerjaan. Dengan menetapkan prosedur pengolahan data yang tepat, sistematis, serta sederhana mampu menyajikan informasi yang cepat dan akurat. Salah satu instansi yang terkena dampak perkembangan teknologi informasi adalah sekolah. Banyaknya jenis pembayaran administrasi yang dibebankan kepada siswa di SMK Negeri 1 Boyolali, pihak sekolah diharuskan untuk tetap memberikan pelayanan yang optimal yaitu mendukung sebuah sistem yang unggul dengan mengedepankan efektifitas dan efisiensi dari sumber daya yang dimiliki pihak sekolah. Pelayanan pembayaran yang diberikan kepada siswa SMK Negeri 1 Boyolali saat ini masih menggunakan cara yang relatif sederhana, masing masing siswa diwajibkan mengisi kwitansi dan membawa buku pembayaran saat melakukan transaksi. Kemudian data dioalah menggunakan cara manual. Hal tersebut menyebabkan penumpukan kertas, keterbatasan berbagi data, ketidaksamaan data, dan kurangnya integritas. Pelayanan yang diberikan menjadi tidak efektif dan sering terjadi antrian panjang saat siswa melakukan pembayaran. Sulitnya membuat laporan yang diperlukan setiap periode, membuat sistem manual tidak dapat menyajikan data secara cepat dan akurat. Berdasarkan permasalahan tersebut, maka penulis bertujuan untuk memberikan pemecahan masalah alternatif yaitu membuat sebuah aplikasi sistem informasi administrasi sekolah menggunakan Netbeans IDE 8.0.2 untuk merancang aplikasinya dan MySQL untuk penyimpanan data yang terstruktur pada SMK Negeri 1 Boyolali. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah disampaikan, maka dapat disimpulkan bahwa rumusan masalah sistem informasi administrasi pada SMK Negeri 1 Boyolali adalah Bagaimana solusi yang tepat untuk mengatasi permasalahan administrasi, agar mempermudah dan mempercepat proses administrasi pembayaran pada SMK Negeri 1 Boyolali? 1.3 Batasan Masalah Agar penelitian lebih terarah dan memudahkan dalam pembahasan maka perlu adanya batasan masalah sebagai berikut: 1. Sistem Informasi administrasi di SMK Negeri 1 Boyolali melayani beberapa jenis pembayaran, meliputi: pembayaran SPP, pembayaran kunjungan industri, pembayaran sumbangan pengembangan, pembayaran uji kompetensi, pembayaran tabungan pelepasan, pembayaran tabungan siswa. 2. Untuk pembuatan aplikasi sistem informasi administrasi SMK Negeri 1 Boyolali, software yang akan digunakan dalam perancangan ini adalah Netbeans IDE 8.0.2 dan MySQL sebagai penyimpanan databasenya. 3. Sistem ini dapat memberikan hak akses terhadap masing masing user, yaitu: Admin, Bendahara, dan Kepala Sekolah. 4. Aplikasi yang dibangun hanya didesain secara stand alone. 1
1.4 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah membantu mengatasi masalah yang terjadi dengan menganalisis dan merancang sebuah aplikasi sistem informasi administrasi untuk SMK Negeri 1 Boyolali menggunakan Netbeans IDE 8.0.2 dan MySQL agar informasi administrasi yang dihasilkan lebih cepat, tepat, dan akurat sehingga pelayanan yang diberikan kepada siswa dan orang tua siswa lebih optimal. 1.5 Landasan Teori 1.5.1 Sistem Mc. Leod (1995) dalam tulisnya Al Fatta, Hanif (2007:4) mendefinisikan sistem sebagai sekelompok elemen elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sumber daya mengalir dari elemen output dan untuk menamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan dengan mekanisme control [1]. 1.5.2 Informasi Menurut Mc Leod (1995), Informasi memiliki definisi sebagai data yang telah diproses atau data yang memiliki arti [1]. Sumber dari informasi adalah data. Data sendiri terdiri dari fakta fakta atau angka angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. 1.5.3 Sistem Informasi Sistem infromasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang diperlukan [2]. 1.5.4 Administrasi Menurut Sondang P. Siagian (2000:4), Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan keputusan keputusan yang telah diambil dan diselenggrakan oleh dua orang tau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya [3]. 1.5.5 Sistem Informasi Administrasi Sistem informasi administrasi adalah kumpulan dari komponen komponen atau elemen elemen yang saling berhubungan untuk melakukan proses pencatatan, pengaturan, pengalokasian suatu kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu dengan menggunakan sarana peralatan dan perlengkapan yang ada [3]. 1.5.6 Unified Modeling Language (UML) Unified Modeling Language (UML) adalah sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar untuk menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan perangkat lunak berbasis Objek atau Object Oriented Programming (OOP) [4]. 1.5.7 NetBeans IDE 8.0.2 NetBeans adalah sebuah aplikasi integrated development Environment (IDE) yang berbasiskan java dari microsystems yang berjalan atas swing. Sebuah IDE merupakan lingkup pemrograman yang diintegrasikan ke dalam suatu aplikasi perangkat lunak yang menyediakan Graphic User Interface (GUI), suatu kode editor atau text, suatu compiler dan suatu debugger [5]. 2. Pembahasan 2.1 Analisis Kebutuhan Sistem 2.1.1 Kabutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional adalah kebutuhan yang menjelaskan proses proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem serta informasi yang harus dihasilkan. Adapun kebutuhan fungsional aplikasi ini sebagai berikut: 1. Admin atau petugas dapat mengolah data admin/petugas, kelas, siswa, tahun ajaran, kelas siswa, beasiswa, penerima beasiswa, jenis pembayaran, pembayaran, dan detail pembayaran. 2. Admin atau petugas dapat mencari dan melihat data kelas, siswa, tahun ajaran, kelas siswa, beasiswa, penerima beasiswa, jenis pembayaran, pembayaran, detail pembayaran. 3. Admin atau petugas dapat menyajikan laporan data siswa, kelas siswa, beasiswa, pembayaran, dan detail pembayaran. 4. Bendahara dapat mencari dan melihat data siswa dan penerima beasiswa. 5. Bendahara dapat melihat laporan data siswa, kelas siswa, beasiswa, pembayaran, dan detail pembayaran. 6. Kepala sekolah dapat melihat laporan data siswa, kelas siswa, beasiswa, pembayaran, dan detail pembayaran. 2.1.2 Kebutuhan Non Fungsional Adapun kebutuhan non fungsional secara operasional aplikasi ini adalah sebagai berikut: 1. Perangkat Keras (Hardware) Kebutuhan minimal hardware dalam menjalankan sistem ini adalah: a. Laptop/CPU dengan processor Intel Core 2Duo 2,4GHz. b. Harddisk dengan ruang penyimpanan 320 GB. c. Memory RAM dengan kapasitas 2GB. d. VGA Intel HD Graphics. 2. Perangkat Lunak (Software) a. Sistem Operasi : Windows 7 b. Software program : NetBeans IDE 8.0.2 c. Web Server : Apache Server d. Database : MySQL e. Web Browser : Google Chrome 2
2.2 Perancangan Sistem 2.2.1 Use Case Diagram Usecase Diagram meunjukkan alur perilaku sistem. Sub sistem ini berkaitan dengan penggunaan luar. Usecase diagram merupakan teknik untuk menganalisa bagaimana sebuah sistem bekerja dan berinteraksi dengan pengguna lain. 2.2.3 Class Diagram Fungsi class diagram adalah untuk menjelaskan tipe dari sebuah sisten dan hubunganya (relatonship) yang dibagi menjadi 3 bagian yaitu class, attribute, dan method yang akan dijalankan. Rancangan class diagram dari aplikasi ini dijelaskan pada gambar berikut: Gambar 3 Class Diagram 2.2.4 Sequance Diagram Sequence diagram merupakan suatu diagram yang menggambarkan interaksi sistem dengan actor berdasarkan usecase diagram. Adapun beberapa sequence diagram dalam sistem perancangan aplikasi ini sebagai berikut: Gambar 1 Usecase Diagram 2.2.2 Activity Diagram Activity diagram menggambarkan aliran-aliran aktivitas apa saja yang terjadi pada sistem yang dirancang. Rancangannya menggambarkan diagram aktivitas dua pengguna yaitu admin/user dan aplikasi sistem informasi administrasi ini. 2.3 Implementasi Sistem 2.3.1 Form Login Gambar 4 Sequance Diagram Pada menu login ini pengguna diminta untuk memasukkan ID user dan password pengguna dengan benar. Pada sistem ini terdapat 3 jenis pengguna yaitu Admin, Bendahara, dan Kepala Sekolah yang masing-masing mempunyai hak akses yang berbeda. Pada halaman ini sistem akan menampilkan kesalahan jika autontifikasi dan validasi tidak berhasil. Gambar 2 Activity Diagram 3
2.3.4 Form Penerima Beasiswa mempunyai hak akses sebagai admin. Halaman berisi tentang data siswa sebagai penerima beasiswa. Gambar 5 Form Login 2.3.2 Form Menu Utama Form menu ini terdiri atas beberapa sub menu yang dapat diakses oleh pengguna. Gambar 8 Form Penerima Beasiswa 2.3.5 Form Pembayaran mempunyai hak akses sebagai admin. Ini adalah halaman utama sebagai pembayaran administrasi siswa sesuai dengan jenis pembayaran. Gambar 6 Form Menu Utama 2.3.3 Form Kelas Siswa mempunyai hak akses sebagai admin. Halaman berisi tentang inputan data siswa yang menempati kelas yang ada. Gambar 9 Form Pembayaran 2.3.6 Form Detail Pembayaran mempunyai hak akses sebagai admin. Halaman ini berisi detail pembayaran yang terjadi saat transaksi. Gambar 7 Form Kelas Siswa Gambar 10 Form Detail Pembayaran 4
3. Kesimpulan dan Saran 3.1 Kesimpulan Berdasarkan uraian yang telah penulis jelaskan, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem ini dapat memproses transaksi pembayaran administrasi secara otomatis degan menginputkan data pembayaran. 2. Dengan adanya sistem ini dapat membantu petugas administrasi dalam pembuatan laporan secara periodik sesuai kebutuhan sekolah. 3. Sistem ini dapat memproses laporan secara lebih cepat dibanding dengan sistem lama. 4. Sistem ini dapat mepercepat waktu pelayanan yang ada pada SMK N 1 Boyolali Yuli Astuti, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) di STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2006. Memperoleh gelar Magister Ilmu Komputer (M.Kom) Program Pasca Sarjana Magister Teknologi Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2012. Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 3.2 Saran Hasil dari penelitian ini masih terdapat banyak kekurangan, yang dapat disempurnakan lagi pada penelitian penelitian berikutnya. Maka, pengembangan sistem ini disarankan untuk menciptakan sistem informasi administrasi yang lebih kompleks disertai fitur laporan yang lebih banyak, sehingga banyak fasislitas dalam sistem ini yang bisa dinikmati kemudahannya bagi pengguna. Saran yang diajukan adalah: 1. Untuk penyempurnaan sistem informasi administrasi SMK Negeri 1 Boyolali ini perlu dikembangankan dengan penambahan fitur cetak nota sebagai bukti pembayaran bagi siswa, karena bukti pembayaran yang diberikan siswa masih menggunakan cara manual. 2. Sistem ini masih membutuhnkan banyak data yang berkaitan dengan transaksi administrasi bukan hanya sebatas pembayaran siswa melaikan arus kas harian serta laporan keuangan yang lebih kompleks sesuai prosedur SAK pada SMK Negeri 1 Boyolali. Daftar Pustaka [1] Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta. [2] Jogiyanto, H.M. 2005. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI : Pendekatan TerstrukturTeori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta. [3] Sondang P, S.(2000). Administrasi Pembangunan Konsep, Dimensi dan Strateginya. Jakarta: Bumi Aksara [4] A., Suhendar, Gunadi. 2008. Visual Modeling Menggunakan UML dan Rational Rose, Informatika, Bandung. [5] Hartati Sri, G. 2007. Pemrograman GUI Swing Java dengan Netbeans 5, Andi Offset, Yogyakarta. Biodata Penulis Anifah Mei Pratiwi, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2016. 5