BAB IV RENCANA IMPLEMENTASI 4.1 Rencana Implementasi dan Action Plan 4.1.1 Rencana Implementasi Berdasarkan hasil analisa proses pengembangan produk baru di Bio Farma maka dapat diambil solusi yang terbaik adalah dengan melakukan organizational development yaitu melalui collaborative dan training & development, dimana hal tersebut dapat menjadikan proses pengembangan produk baru sebagai aksi tingkat korporasi. Strategi Bio Farma Riset Sebagai Aksi Tingkat Korporasi Kondisi Ideal Rencana Jangka Pendek Project Base Tim Koordinasi & Kerjasama Antar Divisi Gambar 4.1 Konsep Rencana Implementasi 61
4.1.2 Action Plan Dalam pelaksanaan organizational development diatas, dapat diusulkan beberapa action plan yang dapat dilakukan oleh perusahaan dimana halhal tersebut dapat mengatasi permasalahan yang terjadi dalam proses pengembangan produk baru yang nantinya akan mengoptimalkan kinerja dari R&D. Organizational Development Action plan ini terdiri dari collaborative dan training & development, dimana hal tersebut harus dilakukan oleh perusahaan agar permasalahan dalam proses pengembangan produk dapat ditanggulangi. - Collaborative action Collaborative merupakan suatu metoda yang terdiri dari proses, tingkah laku dan conversation yang berkaitan dengan kolaborasi antar personil. Action ini mempunyai tujuan untuk meningkatkan kesuksesan suatu tim dalam memecahkan suatu masalah, dimana nantinya akan meningkatkan performance proyek yang sedang dikerjakan dan yang akan datang. Action ini dilakukan untuk meningkatkan integrasi antar personil dalam suatu tim. Sebagaimana diketahui bahwa kurangnya integrasi antar personil merupakan permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan. Sehingga tindakan collaborative sesuai dengan gambar 4.1 dimana proyek-proyek yang dilakukan akan membentuk suatu tim (project base teams) yang diketuai oleh seorang team leader sehingga hal ini dapat mendukung strategi yang akan diterapkan oleh Bio Farma. Diharapkan dengan adanya pembentukan tim-tim yang berkolaborasi maka tidak akan lagi terjadi miss communication antar personil yang terlibat. Sebaiknya dalam pelaksanaanya diterapkan 62
juga cross-functional team. Seperti yang telah diuraikan diatas, tim-tim yang dibentuk merupakan personil dari berbagai divisi yang ada di perusahaan, seperti personil dari divisi marketing, logistik, dan teknik. Mengingat adanya diversitas dalam tim maka dibutuhkan metoda cross-functional team. Dalam hal ini akan terjalin komunikasi across pada sesama anggota tim. Jadi tidak ada istilah pembatasan komunikasi antar divisi. Hubungan baik harus selalu dijaga antar divisi dalam perusahaan sehubungan dengan keputusan pada proses pengembangan produk yang dijalankan. - Training & Development Training dilakukan dalam rangka untuk meningkatkan human capital perusahaan. Kesempatan training ini sebaiknya diberikan kepada personil yang terlibat langsung dengan proyek pengembangan suatu produk yaitu mulai dari karyawan yang memiliki background Master, Sarjana maupun Analis. Hal ini dilakukan dengan melakukan pelatihan kepada personil-personil yang berada dalam suatu tim dengan tujuan untuk mensukseskan terciptanya suatu produk baru, sehingga tidak akan terjadi lack of knowledge pada beberapa personil. Selain itu dengan adanya training pada setiap personil maka akan adanya sharing dan brainstorming dari proses yang sedang dikembangkan untuk mendapatkan hasil terbaik. Selain itu manfaat lain dari adanya training ini adalah efisiensi dan efektifitas sumber daya. Dalam pelaksanaan training & development ini memerlukan pembuatan timeline aktivitas agar dapat memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan action plan dari rencana implementasi. 63
Timeline dari pelaksanaan training & development dapat dilihat pada table 4.1. Selain itu implementasi lainnya yang dapat dilakukan diantaranya yaitu: - Keterbatasan bahan baku dan alat merupakan permasalahan yang terjadi pada perusahaan karena proses pengadaannya yang memakan waktu lama (keterlambatan dari supplier). Hal ini dikarenakan perusahaan tergantung pada supplier tunggal. Oleh karena itu, perusahaan harus mencari supplier-supplier lain yang memiliki barang dan kualitas yang sama dengan supplier sebelumnya. Dimana harus ditekankan kepada supplier-supplier tersebut untuk menjaga komitmen agar dapat mengirim barang tepat pada waktunya. Dikarenakan permasalahan yang terjadi disebabkan oleh pihak luar perusahaan maka sebaiknya menjalin hubungan yang baik dengan supplier, sehingga dampaknya tidak akan terjadi keterlambatan dalam mengirim barang. - Menggalakkan kolaborasi dengan industri-industri farmasi di Indonesia. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir adanya keterbatasan bahan baku karena pengadaannya yang membutuhkan waktu lama. Hal ini dapat dilakukan agar perusahaan farmasi tidak mengalami keterlambatan dalam proses pengembangan produk baru dikarenakan penyediaan bahan baku impor yang lama. Kolaborasi yang dapat dilakukan adalah dengan membentuk suatu industri kimia yang memproduksi bahan-bahan baku yang digunakan oleh industri farmasi yang ada di Indonesia, sehingga bahan baku tidak tergantung dari supplier luar negeri. Selain itu, hal ini dapat mengurangi biaya produksi karena biaya impor bahan baku dapat ditiadakan dimana 64
nantinya akan berdampak pada penentuan harga produk (kompetitif dengan para pesaing). 4.1.3 Evaluasi Untuk mengetahui apakah rencana implementasi tersebut berhasil atau tidak, maka diperlukan suatu evaluasi dari implementasi yang telah dilakukan. Evaluasi ini didapat dari secara kualitatif maupun kuantitatif, dimana data kualitatif didapatkan dengan cara observasi dan data kuantitatif didapatkan misalnya dengan pembagian kuesioner sehingga dengan adanya analisis data tersebut dapat diketahui indikator keberhasilannya. Pelaku evaluasi ini sebaiknya dilakukan oleh personil yang terkait dengan proses pengembangan produk baru, seperti team leader. 4.2 Sumber Daya Yang Dibutuhkan 4.2.1 Sumber Daya Manusia Untuk dapat mengimplementasikan solusi yang diberikan, diperlukan sumber daya yang mendukung, agar dapat terlaksana dengan baik. Sumber daya yang dimaksud adalah yang langsung berkaitan dengan proses pengontrolan dan penanganan pengembangan produk baru. Dimana sumber daya tersebut harus memiliki kemauan dan motivasi tinggi untuk maju, memiliki skill & knowledge dalam menganalisa dan mendesign proses pengembangan produk baru agar permasalahan dalam hal keterlambatan pengembangan produk baru dapat diatasi sehingga hasil kinerja dari R&D akan optimal yaitu menghasilkan produk baru tepat pada waktunya dan sesuai dengan keinginan pasar. Selain itu, sumber daya manusia yang dibutuhkan harus memiliki kapabilitas dalam 65
R&D performance management dan KPI systems untuk melakukan proses pengembangan produk baru dengan baik dan terencana dan dapat menyelesaikan permasalahan yang terjadi dengan solusi yang disepakati bersama. 4.2.2 Sumber Keuangan Inovasi/pengembangan produk baru disatu sisi sangat penting bagi perusahaan untuk meningkatkan daya saing dan revenue baru namun sisi lain juga beresiko menimbulkan cost yang besar. Sumber pendanaan untuk investasi dalam pengembangan produk baru diperoleh dari dana sendiri yang berasal dari penyusutan dan cadangan serta Pinjaman Jangka Pendek. Untuk mengatasi kekurangan dana investasi, perusahaan akan mengupayakan sumber dana dari luar dengan biaya yang relatif murah. 66
Tabel 4.1 Timeline Pelaksanaan Implementasi No Task Name Start Finish Duration 1 Rencana implementasi 01/07/08 29/7/08 28d 2 Masa persiapan 30/7/08 13/09/08 45d 3 Pelaksanaan training 23/09/08 23/07/09 300d Critical chain project management workshop 23/09/08 25/09/08 2d Design of experiments workshop 21/10/08 23/10/08 2d Leadership skills 04/11/08 05/11/08 1d Lean project management workshop 02/12/08 04/12/08 2d Managing product development 16/12/08 19/12/08 3d Product development team/integrated product team workshop 06/01/09 07/01/09 1d R&D performance measurement and KPI systems 03/02/09 05/02/09 2d Team building and team launch workshop 03/03/09 05/03/09 2d Transfer knowledge about the new vaccine 10/03/09 10/06/09 90d Cell culture and development of new vaccine workshop 23/6/09 23/7/09 30d 4 Implementasi training 04/08/09 04/09/09 30d Triwulan III 2008 Triwulan IV 2008 Triwulan I 2009 Triwulan II 2009 Triwulan III 2009 Juli Agustus September Oktober November Desember Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September 67