Tugas Teknologi Komunikasi Informasi PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA DALAM PENERAPAN E-GOVERNMENT DI BAGIAN UMUM SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN BANJARNEGARA makalah Oleh PRIYATIN NIM 8106118082 PROGRAM STUDI KOMUNIKASI INFORMASI PUBLIK KONSENTRASI STUDI PRODUKSI MEDIA INFORMASI PUBLIK SEKOLAH TINGGI MULTI MEDIA MMTC YOGYAKARTA 2012
1 BAB I PENDAHULUAN Pengenalan e-government di Kabupaten Banjarnegara dimulai dengan diklat Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Daerah Keuangan. Diklat diikuti oleh Bendahara Pengeluaran dan 1 orang yang akan menjadi Operator SIMDA nya pada pertengahan tahun 2007. Pelatihan ini dilakukan secara bertahap karena keterbasaan tempat dan agar pelatihannya benar benar dipahami oleh peserta. Mulai dari Bagian Bagian di lingkungan Setda, Badan, Dinas, Kantor di lingkkungan Pemkab Banjarnegara. dilanjutkan Kecamatan, kemudian Puskesmas, dan terakhir UPTD Dinas Pendidikan Kecamatan. Setelah mengikuti pelatihan, setiap instansi menginstal program SIMDA Keuangan ke DPPKAD sebagai server dari data keuangan di Kabupaten Banjarnegara. Kemudian selama enam enam bulan terakhir melakukan ujicoba program SIMDA Keuangan di komputer masing masing SKPD. Selama uji coba ini masih banyak kendala baik pada perangkat, program maupun operatornya. Tetapi selama masa ujicoba ini masih di dampingi oleh BPKP sebagai nara sumber dan pembuat program SIMDA Keuangan di Banjarnegara. Selama masa uji coba laporan keuangan manual tetap dilakukan. Setelah semua perangkat dan operator siap pada awal tahun 2008 SIMDA Keuangan diterapkan dalam pengelolaan administrasi keuangan daerah Kabupaten Banjarnegara. Setiap transaksi keuangan daerah harus melalui SIMDA Keuangan, mulai dari penyusunan RKA SKPD, Pelaksanaan transaksi setiap hari,
2 Laporan Realisasi Anggaran Triwulan, Laporan Keuangan per Semester, RKA Perubahan SKPD, Laporan Keuangan Akhir Tahun. Terdapat beberapa kendala pada program sehingga Bendahara Pengeluaran masih tetap membuat laporan keuangan manual sebagai bahan cros cek antara SIMDA Keuangan dan realisasi setiap hari juga berfungsi sebagai back up data di SIMDA Keuangan. Ulntuk Laporan Barang Milik Daerah sejak tahun 2006 Pemkab Banjarnegara menggunakan Sistem Informasi Barang Daerah dimana setiap instasi memiliki format pelaporan yang sama dengan program yang ada di Bagian Umum sebagai server data Barang Milik Daerah. Pengurus dan Bendahara barang mendapat pelatihan setiap awal tahun secara bertahap cara pelaporan Barang Milik Daerah. Bagian Umum yang menginput data ke program SIMBADA. Pada tahun 2009 dengan adanya perubahan SOTK di lingkungan Pemkab Banjarnegara dimana Barang Milik daerah dikelola oleh Bidang Aset, SIMBADA diganti dengan SIMDA BMD agar lebih mudah melakukan koreksi terhadap laporan barang setiap instansi juga agar lebih mudah dalam peyesuaian dengan laporan keuangan karena program yang digunakan sama. Pelatihan SIMDA Barang dilakukan pada awal tahun 2009, tetapi pada akhir tahun 2009 program SIMDA BMD belum bisa digunakan secara maksimal. Masih terjadi beberapa kendala dalam pembuatan laporan barang milik daerah, program yang diinstal banyk yang tidk bisa digunakan sehingga harus instal
3 ulang. Pengurus dan Bendahara Barang juga merasa kesulitan dalam menginput data karena banyak barang yang tidak ada kodenya. Salah satu elemen sukses pengembangan e-government adalah kapasitas SDM Pemerintah. Artinya adalah kemampuan pemerintah mewujudkan visi e- Government menjadi kenyataan. Untuk itu maka pemerintah hendaknya memiliki sumber daya manusia yang cukup untuk melaksanakan berbagai inisiatif e- Government. Selain itu juga tersedianya sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dan keahlian yang dibutuhkan agar penerapan e-government memberikan manfaat yang luas (Indrajid, 2002). Ironisnya keberadaan SDM di Bagian Umum masih lemah, sehingga menciptakan ketidak harmonisan implementasi e-government di Bagian Umum,dan terkesan tanpa persiapan yang matang. Pentingnya aspek SDM dalam penerapan e-government inilah yang melatarbelakangi dipilihnya judul makalah Pengembangan SDM dalam Penerapan E-Government di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Banjarnegara. Makalah ini akan membahas mengenai masalah antara lain tentang bagaimana pelaksanaan e-government di Bagian Umum Banjarnegara dari aspek SDM? Kemudian dengan menggunakan analisis SWOT akan dikemukakan bagaimana roadmap pengembangan SDM e-government di Bagian Umum 5 tahun ke depan? Dengan adanya pembahasan mengenai rumusan masalah diatas, diharapkan akan diperoleh gambaran deskriptif mengenai pelaksanaan e- Government di Bagian Umum. Untuk selanjutnyan akan disusun roadmap
4 pengembangan e-government di Bagian Umum untuk lima tahun kedepan. Hal tersebut diharapkan dapat memberikan manfaat yang banyak baik untuk proses pembelajaran mengenai pengambangan e-government maupun penerapan e- Government itu sendiri di Bagian Umum. Penelitian yang dilakukan ini bersifat deskriptif analisis untuk mendeskripsikan serta mengkaji data yang diperoleh dari hasil observasi, wawancara, dan dokumentasi data serta studi kepustakaan. Lokasi penelitian di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Banjarnegara. Data diambil dari hasil observasi selama bekerja di Bagin Umum dari tahun 2006 sampai sekarang ditambah dengan mendokumentasikan data yang ada hubungannya dengan e- Government dan wawancara dengan bendahara pengeluaran dan operator SIMDA. Dalam proses analisa, data yang didapat dikumpulkan dan analisa tentang pelaksanaan e-government ditinjau dari aspek SDM. Dengan bantuan analisis SWOT data dikelompokan untuk mendapatkan faktor internal dan eksternal apa yang mempengaruhi pelaksanaan e-government. Terakhir disusun roadmap pengembangan SDM e-government untuk lima tahun kedepan.
5 BAB II KERANGKA PEMIKIRAN A. Konsep E-Government E-Government dapat diartikan sebagai suatu mekanisme interaksi baru (moderen) antara pemerintah dengan masyarakat dan kalangan lain yang berkepentingan (stakeholder), dimana melibatkan penggunaan teknologi informasi (terutama internet), dengan tujuan memperbaiki mutu (kualitas) pelayanan publik (Indrajid, 2002). Filosofi dasar dari e-government sendiri merupakan alat dari suatu perubahan sistem (organisasi, proses bisnis, SDM dan Standard Operating Procedure) dalam pemerintahan. Fungsi utama dari e-government adalah alat bantu dalam penciptaan perubahan dalam pelayanan dari pemerintah kepada masyarakat (Kominfo, 2003). Tujuan implementasi e-government antara lain adalah meningkatkan mutu layanan publik melalui pemanfaatan teknologi IT dalam proses penyelenggaraan pemerintahan. Selain itu juga untuk terbentuknya pemerintahan yang bersih, transparan, dan mampu menjawab tuntutan perubahan secara efektif. Terakhir adalah perbaikan organisasi, sistem manajemen, dan proses kerja kepemerintahan (Kominfo, 2003). Merencanakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan konsep e- Government pada dasarnya adalah menjalankan sebuah manajamen transformasi (change management) yang cukup komplek. Implementasi e-government harus disertai dengan sebuah strategi tranformasi yang baik dan efektif, terutama yang
6 berkaitan dengan pemberian dan penawaran insentif-insentif baru, pembentukan struktur institusi yang mendukung lingkungan perubahan, penyiapan dana yang cukup dan investasi untuk pengembangan keahlian dan kompetensi SDM yang terlibat, dan lain sebagainya (Indrajid, 2002). Dalam penerapan e-goverment perlu pengendalian dan keamanan sistem informasi baik terhadap perangkat keras maupun perangkat lunaknya baik yang disengaja maupun insidental. Gangguan tidak sengaja berupa kesalahan teknis (technical errors) perangkat keras, syntak perangkat lunak, logika program. Gangguan lingkungan (environmental hazards) berupa gangguan alam seperti petir, api, gempa buni dan suhu/temperatur. Dan kesalahan manusia (human errors). Gangguan disengaja dilakukan dengan beberapa cara antara lain : 1. Pencurian terhadap perangkat keras/komputer 2. Komputer digunakan untuk melakukan tindakan kejahatan 3. Komputer digunakan untuk mengancam dengan menanam bom waktu logika 4. Digunakan sebagai perantara kejahatan dengan memasukan no rekening nasabah yang salah Ada beberapa cara untuk mengendalikan gangguan pada e-government yaitu : 1. Melakukan pembinaan secara berkala terhadap Bendahara pengeluaran dan Operator 2. Mengadakan pengecekan secara berkala terhadap program dan pengamanan yang dipakai pada system e-government
7 3. Melakukan perbaikan terhadap gangguan perangkat keras dan lunak yang digunakan pada system e-goverrment Untuk mengamankan data yang ada dalam program yang digunakan dalam e-government dilakukan back up datadan membuat print Out secara berkala (Jogiyanto HM, 2003). B. Inpres No 3 tahun 2003 Inpres No 3 tahun 2003 ini tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government. Diterbitkannya Inpres ini dengan pertimbangan antara lain : 1. Bahwa kemajuan teknologi komunikasi dan informasi yang pesat serta potensi pemanfaatannya secara luas, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan dan pendayagunaan informasi dalam volume yang besar secara cepat dan akurat; 2. Bahwa pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi dalam proses pemerintahan (e-government) akan meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan; 3. Bahwa untuk menyelenggarakan pemerintahan yang baik (good governance) dan meningkatkan layanan publik yang efektif dan efisien diperlukan adanya kebijakan dan strategi pengembangan e-government; 4. Bahwa dalam pelaksanaannya diperlukan kesamaan pemahaman, keserempakan tindak dan keterpaduan langkah dari seluruh unsur kelembagaan pemerintah, maka dipandang perlu untuk mengeluarkan
8 Instruksi Presiden bagi pelaksanaan kebijakan dan strategi pengembangan e-government secara nasional. Untuk itu Pemerintah mengambil langkah-langkah yang diperlukan sesuai tugas, fungsi dan kewenangannya guna terlaksananya pengembangan e- Government secara nasional dengan berpedoman pada Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-government sebagaimana tercantum dalam Lampiran Instruksi Presiden ini. Serta merumuskan rencana tindak lanjut di lingkungan Pemeintahan yang lebih kecil dan berkoordinasi dengan Menteri Negara Komunikasi dan Informasi RI.
9 BAB III DATA DAN PEMBAHASAN A. Sumber Daya Manusia Dalam Pelaksanaan E-Government Bagian Umum dengan jumlah pegawai 86 orang yang terdeiri dari PNS 71 orang, PTT 15 orang, Dengan Pendidikan S1 15 orang, D3 2 orang, SMA 48 orang, SMP 13 orang dan SD 8 orang. Dengan mayoritas pegawai yang pernah menempuh pendidikan tinggi, maka mayoritas pegawai di Bagian Umum sudah mengenal teknologi komputer. Minimal pegawai yang telah mengenal teknologi komputer dapat berperan dalam pemanfaatan komputer dalam menunjang pekerjaan di Bagian Umum. Akan tetapi di Bagian Umum ini tidak ada pegawai yang berlatar belakang pendidikan teknologi informasi. Bendahara pengeluaran dan Operator terus mempelajari program yang digunakan dalam penerapan e-goverment dan memanfaatkan teknologi komputer sehingga dapat menjalankan e-government meskipun tidak memiliki pendidikan Teknologi Informatika Komputer. Pengalokasian sumber daya manusia masih belum sepenuhnya sesuai dengan kemampuan dari masing masing PNS. Sehingga pengelolaan e Goverment di Bagian Umum belum optimal. Hal ini terjadi karena adanya mutasi pegawai yang dilakukan oleh BKD tanpa koordinasi, sehingga jika operatornya pindah tidak ada yang menggantikan, jika pun ada PNS masuk tidak memiliki kemampun menjadi operator sehingga memerlukan waktu untuk belajar lagi.
10 Pada Tahun 2010 ada perekrutan CPNS pranata komputer, tetapi baru menjadi Operator SIMDA Keuangan pada tahun 2011. Pada awalnya juga Operator ini kesulitan karena memang setiap tahun juga sistem operasi SIMDA Keuangan mengalami perubahan dari penambahan aplikasi yang ada. Sehingga setiap Semester perlu diadakan pertemuan rutin antara operator SIMDA Keuangan dengan Operator Server di DPPKAD untuk merefresh kembali pengoperasian program aplikasi SIMDA Keuangan sekaligus cross cek data di masing masing komputer. B. ANALISIS LINGKUNGAN STRATEGIS (SWOT) Dari gambaran umum kondisi pegawai bagian Umum di atas, maka untuk lebih jelasnya dapat dilihat dalam matrik SWOT dibawah. Kemudian dapat dianalisis untuk menentukan strategi pembangunan sumber daya manusia dalam menunjang implementasi e-government. Gambar 1. Matriks Analisis SWOT Pembangunan Sumber Daya Manusia di Bagian Umum Faktor lingkungan internal Faktor lingkungan eksternal Peluang (O) - Lokasi Bagian Umum di lingkungan Kantor Bupati dengan tersedianya jaringan Kekuatan (S) - Sumber daya manusia yang cukup untuk implementasi e- Government. Strategi SO - Implementasi e-govermenth untuk pelayan publik - Pelatihan penggunaan internet untuk menunjang Kelemahan (W) - Tidak adanya pegawai dengan latar belakang pendidikan TI - Tidak adanya kesatuan visi dan misi dalam implementasi e- Government. Strategi WO - Menyatukan visi implementasi e- Government - Membentuk organisasi
11 komuniksi mudah. yang pekerjaan. - Pelatihan pembuatan pengelolaan web dan yang terdiri dari pegawai dengan kepemimpinan e- Government yang solid. Hambatan (T) - Kurangnya fasilitas teknologi informasi. - Kurang perawatan terhadap komputer. Strategi ST - Pengajuan fasilitas Teknologi Informasi - Implementasi good government. Strategi WT - Perawatan perangkat keras yang ada C. Roadmap Pengembangan SDM e-government di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabuten Banjarnegara Maka dari analisis SDM berdasar model SWOT diatas dapat disusun suatu roadmap pengembangan e-government di Bagian Umum sebagai berikut :
12 - Penyatuan visi e-government - Pembentukan organisasi berbasis e- goverment - Pengajuan pegawaii berbasis TI - Kepemimpinan e-government - Pelatihan standar pelayanan berbasis komputer. - Pelatihan, input dan backup data dan data lainnya. - Pelatihan penyusunan laporan harian, bulanan, triwulan, semester dan tahunan. - Pemasangan jaringan internet di Bagian Umum dan aturan penggunaany a. - Pembuatan e-mail, group facebook dan web. - Sosialisasi pemanfaatan e-mail, facebook dan web untuk informasi dan komunikasi antar pegawai dan masyarakat, serta pengiriman laporan ke DPPKAD. - Pelatihan perawatan dan peremajaan perangkat keras dan aplikasi teknologi informasi. - Penggunaan sistem transfer data lintas sektor dan sistem pengamanann ya. - Penggunaan sistem perencanaan pengadaan barang, dan bahan habis pakai menggunakan jaringan internet. - Penggunaan web dan proses update informasinya. - Pemverifikasian pelaksanaan e- Goverment. - Peng evaluasian pelaksanaan dan pengembangan e-government. - Peoptimalisasian pelayanan Publik. Revitalisasi visi, misi, nilai dan budaya Internalisasi dan revitalisasi fokus sasaran Penerapan e- Government tingkat dasar Penerapan e- Government Pemastian mutu pelayanan dan pengembangan e- Government
13 Tahap III tingkat lanjutan Tahap II Tahap V Tahap I 2012 2013 2014 Tahap IV 2015 2016
14 BAB V PENUTUP A. KESIMPULAN 1. Dari gambaran umum kondisi sumber daya manusia di Bagian Umum bahwa Bagian Umum memiliki kekuatan SDM yang cukup banyak untuk mengimplementasikan e-government, hampir semua pegawai bisa mengoperasikan kmputer 2. Sedangkan kelemahan SDM yang tampak antara lain adalah tidak adanya pegawai yang memiliki latar belakang pendidikan TI sehingga penerapan e-government tidak optimal. 3. Dari analisis SWOT dapat disusun roadmap pengembangan SDM di Bagian Umum yaitu tahap I penyatuan visi e-government, tahap II peningkatan kapasitas teknologi informasi, tahap III TI untuk pelayanan publik tingkat dasar, tahap IV implementasi e-government tingkat lanjutan dan tahap V Good Government. B. REKOMENDASI 1. Untuk mempermudah pelaksanaan tahapan pengembangan SDM di Bagian Umum, diperlukan kepemimpinan e-government, setelah itu lakukan penyatuan visi implementasi e-government. 2. Diperlukan PNS dengan latar belakang pendidikanti, sebagai penanggung jawab teknis dan dapat memastikan bahwa komputer dapat berfungsi dengan baik.
15 3. Diperlukan sisten reward and punishmen yang tepat sebagai perangsang peningkatan kinerja agar tercipta lingkungan kerja yang kompetitif namun tetap kondusif dalam implementasi e-government menuju good government.
16 DAFTAR PUSTAKA Indrajit, Richardus E., 2002, Electronic Government, Yogyakarta : Penerbit Andi. HM, Jogiyanto. 2003 Sistem teknologi Informasi, Yogyakarta : Penerbit Andi. Kominfo., 2003, Pokok-Pokok Pikiran Kebijakan Pengembangan Kepemerintahan yang baik dan Manajemen Perubahan, Departemen Komunikasi dan Informatika, tersedia di: http://www. kominfo.gi.id Kominfo., 2003, Inpres No 23 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembanngan E-Government, Kementerian Komunikasi dan Informasi, Jakarta.