Pengembangan Website BKD Karanganyar untuk Meingkatkan Kualitas Penyediaan Informasi Kepegawaian

Transkripsi

1 Tugas Mata Kuliah Teknologi Informasi dan Komunikasi Pengembangan Website BKD Karanganyar untuk Meingkatkan Kualitas Penyediaan Informasi Kepegawaian Oleh Wawan Widarto NIM Produksi Media Informasi Publik Diploma II Sekolah Tinggi Multi Media MMTC Yogyakarta 2011

2 BAB I PENDAHULUAN Kabupaten Karangayar telah mengembangkan aplikasi E-Government dengan penyediaan informasi secara on-line yang dapat di akses secara mudah oleh masyarakat melalui intrenet. Semua informasi tentang Kabupaten Karanganyar ditampilkan di situs sebagai domainnya. Selain di situs tersebut terdapat pula subdomain dari yang merupakan website dari SKPD (Satuan Kerja Perangat Daerah) di Kabupaten Karanganyar. Keberadaan situs subdomain dari berfungsi untuk melakukan desiminiasi informasi sesuai dengan tupoksi dari masing-masing SKPD yang ada di lingkungan Pemerintah Kabupaten Karanganyar (Kominfo Karanganyar, 2005). Salah satu situs subdomain dari adalah situs milik BKD Kabupaten Karanganyar, sesuai fungsinya sebenarnya situs tersebut merupakan media untuk melakukan fungsi desiminasi sesuai dengan tupoksi dari BKD Kabupaten Karanganyar. Namun untuk sebuah website sebuah lembaga yang mengurusi kepegawaian situs yang dimiliki BKD Kabupaten Karanganyar, sangat jauh dari harapan. Bahkan untuk dikatakan sebuah website, website BKD Kabupaten Karanganyar tak lebih

3 sebuah halaman blog, dengan fitur2 yang dimiliki mirip seperti halaman blogspot (perusahan sebuah penyedia blog gratis). Dengan tampil yang seadanya tersebut membuat website BKD Karanganyar memiliki berbagai keterbatasan, padahal bila dilihat dari tuopoksinya sebuah situs Badan Kebegawaian seharusnya memiliki banyak fitur karena informasi yang harus disajukan sangat beragam, baik buat masyarakat maupun para pegawai yang ada dilingkungan sebuah pemerintahan daerah. Perlunya pengembangan website BKD Karanganyar melatarbelakngi dipilihnya judul Pengembangan Website BKD Karanganyar untuk Meingkatkan Kualitas Penyediana Informasi Kepegawaian. Pebahasan dalam makalah ini mengenai rumusan masalah tentang bagaimana mengembangkan situs website, serta serta setelah itu memalui analisis swot akan dikemukanan roadmap pengembangan website BKD Karanganyar lima tahun mendatang. Dengan adanya pembahasan mengenai rumusan masalah diatas, maka diharapkan akan diperoleh gambaran deskriptif pengembangan website BKD Karanganyar. Untuk selanjutnyan akan disusun roadmap pengembangan pengembangan website BKD Karanganyar untuk lima tahun kedepan. Hal tersebut diharapkan dapat memberikan manfaat yang banyak baik selama proses pembelajaran mengenai pengambangan website BKD Karanganyar baik kepada penulis maupun operator yang selama ini mengelola web BKD Karanganyar.

4 Penelitian yang dilakukan ini bersifat deskriptif analistis untuk mendeskripsikan serta mengkaji data yang diperoleh dari hasil Observasi, Indepth Interview (wawancara mendalam), maupun data dokumentasi dan studi kepustakaan. Lokasi penelitian mengambil lokasi di BKD Karanganyar. Data diambil dari hasil observasi selama bekerja di BKD Karang Angar tersebut dari tahun 2006 sampai sekarang ditambah dengan mendokumentasikan data yang ada yang berhubungan dengan e-government dan pengembangan website pemerintah daerah. Dalam proses analisa, data yang didapat dikumpulkan, diedit dan analisa tentang perkembangan web site dalam penerapan e-government di BKD Karanganyar. Dengan bantuan analisis SWOT data dikelompokan untuk mendapatkan faktor internal dan eksternal apa yang mempengaruhi pengembangan web site dalam penerapan e-government di BKD Karanganyar. Terakhir disusun roadmap pengembangan web site dalam penerapan e-government di BKD Karanganyar untuk lima tahun kedepan.

5 BAB II KERANGKA PEMIKIRAN A. Konsep E-Government E-Government dapat diartikan sebagai suatu mekanisme interaksi baru (moderen) antara pemerintah dengan masyarakat dan kalangan lain yang berkepentingan (stakeholder); dimana melibatkan penggunaan teknologi informasi (terutama internet); dengan tujuan memperbaiki mutu (kualitas) pelayanan publik (Indrajid, 2002). Filosofi dasar dari e-government sendiri merupakan alat dari suatu perubahan system (organisasi, proses bisnis, sdm dan standard operating procedure) dalam pemerintahan. Fungsi utama dari e-government adalah alat bantu dalam penciptaan perubahan dalam pelayanan dari pemerintah kepada masyarakat (Kominfo, 2003). Tujuan implementasi e-government antara lain adalah meningkatkan mutu layanan publik melalui pemanfaatan teknologi IT dalam proses penyelenggaraan pemerintahan. Selain itu juga untuk terbentuknya kepemerintahan yang bersih, transparan, dan mampu menjawab tuntutan perubahan secara efektif. Terakhir adalah perbaikan organisasi, sistem manajemen, dan proses kerja kepemerintahan (Kominfo, 2003).

6 B. Inpres No 3 tahun 2003 Inpres No 3 tahun 2003 ini tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government. Diterbitkannya Inpres ini dengan pertimbangan antara lain : 1. Bahwa kemajuan teknologi komunikasi dan informasi yang pesat serta potensi pemanfaatannya secara luas, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan dan pendayagunaan informasi dalam volume yang besar secara cepat dan akurat; 2. Bahwa pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi dalam proses pemerintahan (e-government) akan meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan; 3. Bahwa untuk menyelenggarakan pemerintahan yang baik (good governance) dan meningkatkan layanan publik yang efektif dan efisien diperlukan adanya kebijakan dan strategi pengembangan e-government; 4. Bahwa dalam pelaksanaannya diperlukan kesamaan pemahaman, keserempakan tindak dan keterpaduan langkah dari seluruh unsur kelembagaan pemerintah, maka dipandang perlu untuk mengeluarkan Instruksi Presiden bagi pelaksanaan kebijakan dan strategi pengembangan e- Government secara nasional.

7 Untuk itu diperintahakan agar mengambil langkah-langkah yang diperlukan sesuai tugas, fungsi dan kewenangan masing-masing guna terlaksananya pengembangan e-government secara nasional dengan berpedoman pada Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-government sebagaimana tercantum dalam Lampiran Instruksi Presiden ini. Serta merumuskan rencana tindak di lingkungan instansi masing-masing dengan berkoordinasi dengan Menteri Negara Komunikasi dan Informasi. Setiap instansi pemerintah pusat dan daerah harus menyusun Rencana Strategis Pengembangan e-government di lingkungannya masing-masing. Rencana Strategis itu dengan jelas menjabarkan lingkup dan sasaran pengembangan e-government yang ingin dicapai; kondisi yang dimiliki pada saat ini; strategi dan tahapan pencapaian sasaran yang ditentukan; kebutuhan dan rencana pengembangan sumber daya manusia; serta rencana investasi yang diperlukan. Untuk menghindari pemborosan anggaran pemerintah, penyusunan rencana investasi harus disertai dengan analisis kelayakan investasi terhadap manfaat sosial-ekonomi yang dihasilkan. C. Situs Web Daerah Situs web pemerintah daerah merupakan salah satu strategi didalam melaksanakan pengembangan e-government secara sistematik melalui tahapan yang realistik dan terukur. Pembuatan situs web pemerintah daerah merupakan tingkat pertama dalam pengembangan e-government di Indonesia dengan

8 sasaran agar masyarakat Indonesia dapat dengan mudah memperoleh akses kepada informasi dan layanan pemerintah daerah, serta ikut berpartisipasi di dalam pengembangan demokrasi di Indonesia dengan menggunakan media internet. Berdasarkan sifat transaksi informasi dan pelayanan publik yang disediakan oleh Pemerintah Daerah melalui jaringan informasi, pengembangan e- government dapat dilaksanakan melalui 4 (empat) tingkatan, yaitu : Tingkat 1 : Persiapan - Pembuatan situs web sebagai media informasi dan komunikasi pada setiap lembaga. - Sosialisasi situs web untuk internal dan publik. Tingkat 2 : Pematangan - Pembuatan situs web informasi publik yang bersifat interaktif. - Pembuatan antar muka keterhubungan dengan lembaga lain. Tingkat 3 : Pemantapan - Pembuatan situs web yang bersifat transaksi pelayanan publik. - Pembuatan interoperabilitas aplikasi dan data dengan lembaga lain. Tingkat 4 : Pemanfaatan - Pembuatan aplikasi untuk pelayanan yang bersifat Government to Government (G2G), Government to Business (G2B), Government to Consumers (G2C).

9 BAB III DATA DAN PEMBAHASAN A. Keberadaan Web Site BKD Karanganyar 1. Tampilan antar Muka Dilihat dari tampilan antar muka website lebih mirip blog dari pada sebuah website bahkan ada kemuripan dengan tampilan dari blogspot (penyedia layanan blog gratis) hal tersebut membuat banyaknya keterbatasan terutama dalam melakukan Desiminasi Informasi. 2. Kualiatas Informasi Dengan tamapilan website setingkat membuat kualitas informasi yang dihasilkan pun jauh dari kata ideal sebuah website kantor pengelola kepegawaian. Website BKD Karanganyar lebih sebuah papan pengumunan online yang cuma berisi tentang penguman prereklutan dan hasil tes penerimaan CPNS, kalau pun ada berita tambahan itu hanya penguman tentang penguman cuti bersama, dan surat-surat edaran tentang kebijakan BKD yang perlu diketahui oleh PNS dilingkungan Pemeritah Kabupaten Karanganyar. Dengan hanya inforamasi diatas dapat dipastikan updating hanya dilakukan saat masa penerimaan CPNS dan saat ada surat edaran.

10 3. Kebijakan Sistem Updating Data Updating data dilakukan oleh operator dari staf BKD yang dtiunjuk oleh Kepala BKD, setiap data yang akan upload ke situs harus berdarakan persetujuan dari kepala BKD. B. ANALISIS LINGKUNGAN STRATEGIS (SWOT) Analisis lingkungan strategis dengan aspek pengembangan ini menggunakan analisis SWOT. Dalam analisis ini akan ditentukan tentang faktor lingkungan internal yaitu kekuatan dan kelemahan. Juga akan ditentukan faktor lingkungan eksternal seperti peluang dan hambatan yang ada. Adapun analisiss SWOT tersebut akan tampak dalam matrik berikut :

11 Gambar 1. Matriks Analisis SWOT Penerapan pengembangan Faktor lingkungan internal Faktor lingkungan eksternal Peluang (O) Arus Globalisasi yang semakin pesat. Banyaknya literatur tentang penyediaan informasi kepegawaian Teknologi informasi yang berkembang pesat, dan mudah didapat. Hambatan (T) Kekhawatiran pencurian data, mengingat pentingnya data kepegawaian. Kekuatan (S) Terdapatnya Operator yang memiliki kualitas yang baik dalam updating data. Perangkat keras, jaringan Kabuaten Karang Ayang sudah mampu untuk penerapan e-government. Strategi SO Bekerja sama dengan pihak ke 3 dalam pengembangan website. Memberikan pelatihan kepada operator untuk pengelolan dan pengembangan website pada tahap lanjutan. Strategi ST Meberikan pelatihan kepada operator tentang sistem kaamanan jaringan dan trasaksi data. Pehauruan sistem jaringan secara berkala baik perangkat keras maupun perangkat lunak. Kelemahan (W) Kurangnya pemahaman ditingkat top manager (Kepala BKD) tehadap pentingnya penyediaan informasi kepegawaian secara online. Tidak adanya regulasi tentang penyediaan informasi kepegawaian. Sitem Sekuriti jaringan yang belum memadai. Strategi WO Study banding tentang pemafaat situs BKD di daerah lain yang telah berkembang. Pemafaatan Steakholer dengan untuk memberikan pengertian pada level top akan petingnya pemanfatan TIK dalam penyampaian informasi kepegawaian. Strategi WT Pengawasan dan evaluasi tentang pengaman jaringan untuk memastikan keamana data..

12 C. Roadmap Pengembangan website BKD Kabupaten Karanganyar Maka dari analisis e-strategi berdasar model SWOT diatas dapat disusun suatu roadmap pengembangan Pengembangan website BKD Kabupaten Karanganyar sebagai berikut : Melakukan Study banding ke BKD di Kota lain terutama yang telah memiliki website dengan sistem informasi yang telah maju Pembuatn SOP Kebijakan sistem informasi kepegawaian secara online. Pembuatan website BKD memiliki fitur yang memungkinkan penyediaan infrmasi seperti pada kebijakan sistem infomasi yg telah disusun.. Pelatihan bagi operator untuk pengelolaan website BKD. Pembaharuan Perangatkat pembangnan sekuriti jaringan. Pembuatn SOP evaluasi sistem informasi per bulan. Pembuatan SOP Pembanguan Simpeg (Sistem Informasi Kepegawaian). Sosialisasi penerapan Simpeg bagi seluruh SKPD yang ada. Pembangunan Simpek melalui media website BKD Karanganyar. SOP updating data kepegawaian dari masing masing SKPD. Pembuatan SOP perawatan dan peremajaan perangkat keras dan aplikasi pengamanan jaringan. Pembuatan SOP Pelatihan operator simpeg dimasing-masing SKPD. Evalusai updating data Simpeng di dimasing-masing SKPD. Evaluasi pengaman jaringan secara berkala. Perencanan Pembangan Website BKD yang Lebih Baik Pembangunan Website BKD Perencaan Penerapan SIMPEG Penerapan SIMPEG Pemastian mutu dan pengembangan website BKD dan aplikasi SIMPEG

13 BAB V PENUTUP A. KESIMPULAN 1. Hasil evaluasi tampilan web BKD Pemeritnah Kabupaten Karanganyar jauh dari harapan bahkan lebih tepatnya adalah blog, sehingga informasi yang ditampilkan sangatlah terbatas, karena itu perlu ada pengembangan web yang lebih baik dan memungkinkan tersedianya fitur-fitur untuk menampilkan informasi kepegawaian bahkan mampu menjalakan SIMPEG (sistem informasi kepegawaian). 2. Perlunya penysunan kebijakan sistem informasi kepegawaian agar dapat dipilah mana informasi yang perlu disampaikan kepada masyarakat dan mana yang rahasia hal ini berkatian data kepegawaian yang merupakan data yang penting. 3. Dari analisis pengembangan website BKD Karanganyar berdasar model SWOT, dapat disusun suatu roadmap pengembangan website BKD Karanganyar tahun yaitu tahap I, Perencanan Pembangan Website BKD yang Lebih Baik; tahap II, Pembangunan Website BKD; tahap III, Perencaan Penerapan SIMPEG; tahap IV, Penerapan SIMPEG; dan tahap V, Pemastian mutu dan pengembangan website BKD dan aplikasi SIMPEG

14 B. REKOMENDASI 1. Pada pelaksanaan tahap I dan II memerlukan kimitmen dan perencaanaa yang matang dalam membanguna website yang baru. 2. Pada pelaksanaan tahap III dan IV membutuhkan membutuhkan investasi yang besar pentingnya keamanan jaringan mengingat pentingnya data kepengawian. 3. Pada pelaksanaan tahap V diperlukan pengawasan dan evaluasi untuk tetap menjamin mutu kualitas infomasi dan aplikasi simpeg.

15 DAFTAR PUSTAKA Indrajit, Richardus E., 2002, Electronic Government, Penerbit Andi, Yogyakarta. Kominfo., 2003, Pokok-Pokok Pikiran Kebijakan Pengembangan Kepemerintahan yang baik dan Manajemen Perubahan, Departemen Komunikasi dan Informatika, tersedia di: kominfo.gi.id Kominfo., 2003, Inpres No 23 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembanngan E-Government, Kementerian Komunikasi dan Informasi, Jakarta.