Daftar Isi Daftar Isi... i Pendahuluan... 1 Petunjuk Umum... 3 Unit Pengguna... 04 Dokumen Yang Diperlukan... 06 Kebutuhan Hardware & Software... 07 Instalasi Aplikasi... 08 Petunjuk Pengoperasian... 13 Prosedur Login... 13 Data... 15 Langkah-langkah Input Data SBK... 17 Cetak... 31 Fasilitas Backup dan Restore Data... 35 i
Backup / Kirim Data... 36 Restore Data... 40 Keluar... 43 Tip dan Trik... 44 Penutup... 52 ii
PENDAHULUAN Undang-Undang Nomor 17 tahun 2003 tentang Keuangan Negara, Pasal 14 ayat (1) dan (2) menyebutkan bahwa dalam penyusunan Rencana Kerja Anggaran dan Kementerian Negara/Lembaga disusun berdasarkan prestasi kerja yang akan dicapai. Selanjutnya dalam pasal 7 ayat (4) PP Nomor 21 Tahun 2003 dinyatakan bahwa Menteri Keuangan menetapkan standar biaya, baik yang bersifat umum maupun yang bersifat khusus bagi Pemerintah Pusat setelah berkoordinasi dengan Kementerian Negara/Lembaga terkait. Standar Biaya Khusus (SBK) adalah standar biaya yang diperlukan untuk menghasilkan sebuah keluaran terhadap kegiatan yang khusus dilaksanakan oleh Kementerian Negara/Lembaga tertentu dan/atau di wilayah tertentu. 1
Salah satu pendekatan dalam penyusunan SBK adalah penganggaran berbasis kinerja, yaitu penyusunan anggaran yang dilakukan dengan memperhatikan keterkaitan antara pendanaan dengan keluaran (output) dan hasil (outcome) yang diharapkan, termasuk efisiensi dalam pencapaian hasil dan keluaran. Dalam rangka mendukung pelaksanaan penyusunan Standar Biaya Khusus (SBK) yang baik dan sesuai dengan Petunjuk Penyusunan Standar Biaya Khusus (SBK), maka dibuatlah Aplikasi Standar Biaya Khusus (Aplikasi SBK). Tata cara penggunaan Aplikasi Standar Biaya Khusus (SBK) terdapat dalam Buku Petunjuk Operasional Aplikasi Standar Biaya Khusus (SBK) ini. 2
PETUNJUK UMUM Aplikasi Standar Biaya Khusus (SBK) merupakan software aplikasi komputer yang dibuat sebagai sarana alat bantu bagi Kementerian Negara/Lembaga untuk menghasilkan Standar Biaya Khusus (SBK) yang baik, sesuai dengan Petunjuk Penyusunan Standar Biaya Khusus (SBK) dan dapat diintegrasikan dalam Aplikasi Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga (RKAKL). TUJUAN DAN MANFAAT Aplikasi Standar Biaya Khusus (SBK) dibuat dengan tujuan sebagai berikut : 1. Mengidentifikasi permasalahan yang muncul pada saat penyusunan Standar Biaya Khusus (SBK) dengan melakukan penyempurnaan 3
menu (content) Standar Biaya Khusus (SBK) dalam Aplikasi Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga (RKAKL). 2. Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan spesifik yang ada pada masingmasing Kementerian Negara/Lembaga. 3. Memberikan kodefikasi kegiatan maupun subkegiatan yang menjadi Standar Biaya Khusus (SBK). Manfaat yang diharapkan atas penerapan Aplikasi Standar Biaya Khusus (SBK) adalah : 1. Mempercepat proses penyampaian usulan Standar Biaya Khusus (SBK) dari Kementerian Negara/Lembaga kepada Departemen Keuangan cq Direktorat Jenderal Anggaran. 2. Mempermudah Kementerian Negara/Lembaga dalam menyusun Standar Biaya Khusus (SBK). 3. Mempermudah penyimpanan data Standar Biaya Khusus (SBK). 4
4. Mempermudah Kementerian Negara/Lembaga dalam menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga (RKAKL). 5. Menyeragamkan format Standar Biaya Khusus (SBK). UNIT PENGGUNA Pada prinsipnya, seluruh unit pada Kementerian Negara/Lembaga dapat menggunakan aplikasi ini. Namun demikian, Pimpinan Sekretariat suatu instansi dapat menunjuk penanggung jawab pelaksanaan penyusunan Standar Biaya Khusus (SBK) pada Kementerian Negara/Lembaga. Selanjutnya, penanggung jawab penyusunan Standar Biaya Khusus (SBK) yang telah ditunjuk tersebut dapat mengkoordinasikan dan menetapkan langkah-langkah teknis lebih lanjut dan mengkoordinasikan 5
pelaksanaan kegiatan dimaksud ke seluruh satker atau instansi vertikal di bawahnya apabila diperlukan. APLIKASI SBK DOKUMEN YANG DIPERLUKAN Dokumen yang perlu disiapkan dan dipenuhi oleh masing-masing Kementerian/Lembaga sebagai dokumen pendukung penggunaan Aplikasi Standar Biaya Khusus sekurang-kurangnya adalah: Term Of Reference (TOR) kegiatan yang diusulkan. Rincian Anggaran Biaya (RAB). Data Pendukung Lainnya yang mengacu pada Standar Biaya Umum (SBU) dan data yang bisa dipertanggungjawabkan. 6
KEBUTUHAN HARDWARE & SOFTWARE Kebutuhan minimum Hardware untuk menjalankan aplikasi Standar Biaya Khusus adalah sebagai berikut : 1) Prosesor Intel Pentium II, AMD, VIA atau yang bersesuaian; 2) Memori RAM 256 MB; 3) Ruang kosong Harddisk 23 MB; 4) Printer Deskjet, Inkjet atau Laserjet. Kebutuhan minimum Software untuk menjalankan aplikasi Standar Biaya Khusus adalah sebagai berikut : 1) Sistem Operasi Microsoft Windows 98, 2000, ME ke atas; 2) Software tambahan untuk printer ( biasanya disediakan bersama printer). 7
INSTALASI APLIKASI Langkah langkah untuk melakukan Instalasi Aplikasi Standar Biaya Khusus Versi 1.0 adalah: Masukkan CD aplikasi ke CD- ROM Double click file install_sbk.exe, kemudian muncul Gambar 1 8
Klik maka akan muncul gambar 2. Pada menu ini user diperbolehkan mengubah folder instalasi (Default: C:\AplDJA\aplSBK 09) klik untuk meneruskan instalasi aplikasi Gambar 2 9
Kemudian muncul gambar 3 Klik untuk membuat shortcut pada desktop, dan akan muncul gambar 4 Gambar 3 Gambar 4 Untuk membuat icon dekstop klik 10
Gambar 5 Gambar 6 Klik untuk mengcopy file ke folder tujuan (Gambar 5) Proses ekstrak sedang berlangsung terlihat dari progres ekstrak (Gambar 6), apabila ingin menghentikan proses ekstrak klik tombol batal. 11
Setelah beberapa saat, maka proses instalasi selesai dan akan muncul gambar 7. Klik untuk mengakhiri instalasi. Setelah instalasi selesai maka akan muncul shortcut. Gambar 7 12
PETUNJUK PENGOPERASIAN PROSEDUR LOGIN Pada dekstop, double klik shortcut Aplikasi Standar Biaya Khusus dan muncul layar aplikasi (Gambar 8) Untuk melakukan login, masukkan user dan password sbk Klik tombol untuk memulai aplikasi Klik tombol untuk batal/keluar aplikasi Gambar 8 13
Apabila login berhasil, akan muncul menu awal Aplikasi Standar Biaya Khusus 2009 seperti Gambar 9. APLIKASI SBK Gambar 9 14
Aplikasi Standar Biaya Khusus terdiri atas empat menu utama, yaitu: Data, Referensi, Fasilitas dan Keluar (gambar 10) APLIKASI SBK Gambar 10 DATA Pada menu ini terdapat pilihan untuk melakukan kegiatan input data SBK, mulai dari tingkat Kementerian negara/lembaga sampai unit eselon I, yang meliputi kegiatan rekam, ubah, hapus data SBK yang dilakukan oleh masing-masing Kementerian negara/lembaga dan pilihan cetak SBK. 15
Menu data memiliki 2 submenu: (Gambar 11) Menu untuk input data SBK meliputi: rekam, ubah, hapus data Menu untuk mencetak rekap SBK dan rinciannya Gambar 11 16
LANGKAH-LANGKAH INPUT DATA SBK Data SBK disusun dari Rincian Anggaran Biaya (RAB). RAB adalah suatu dokumen yang berisi rincian dari komponen-komponen masukan (input) dari kegiatan serta besaran dari masing-masing komponen. Rincian Anggaran Belanja (RAB) merupakan penjabaran lebih lanjut dari unsur perkiraan biaya dalam Kerangka Acuan Kegiatan (Term Of Reference). Sedangkan Kerangka Acuan Kegiatan (Term Of Reference) merupakan gambaran umum dan penjelasan mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan sesuai dengan Tugas dan Fungsi oleh Kementerian Negara/Lembaga. Dalam Kerangka Acuan Kegiatan (Term Of Reference) tercakup latar belakang, maksud dan tujuan, indikator keluaran dan keluaran, cara pelaksanaan kegiatan, pelaksana dan penanggungjawab kegiatan, jadwal kegiatan, dan biaya kegiatan. 17
Untuk memulai aplikasi SBK ini, terlebih dahulu buka menu Data sebagai berikut: Klik (atau tekan alt+d+r pada keyboard) Data Rekam Data SBK dan selanjutnya akan muncul form seperti pada gambar 12. Gambar 12 18
Setelah muncul gambar di atas, ikuti langkah-langkah sebagai berikut: LANGKAH 1 : Menentukan Departemen dan Unit Eselon I K/L Masukkan/pilih kode Departemen dan Unit Eselon I K/L pada kolom dept dan unit, kemudian di layar akan muncul nama Departemen dan Unit Eselon I berkenaan. 19
Atau dengan meng-klik ganda departemen pada form dilayar. 20
Atau dapat jg dilakukan melalui fasilitas pencarian dengan menekan tombol sebagai berikut: APLIKASI SBK Ketik kode Bagian Anggaran atau nama departemen Pada layar akan muncul nama departemen yang dipilih 21
LANGKAH 2 : SBK Level departemen adalah SBK yang akan/dapat digunakan pada seluruh level unit eselon I dari departemen ybs. SBK Level unit eselon I adalah SBK yang hanya dapat digunakan pada unit eselon ybs. Untuk rekam SBK di level Departemen, Klik Departemen yang bersangkutan pada layar. Kemudian Klik tombol Untuk rekam SBK di level unit eselon I, Klik Departemen dan pilih unit eselon I bersangkutan pada layar. Kemudian Klik tombol Setelah itu, lakukan masukkan data sebagai berikut : Masukkan/pilih kode fungsi/subfungsi/program pada kolom yg tersedia atau dengan klik tombol pilih Masukkan/pilih kode Sub kegiatan yang dapat dijadikan SBK dengan klik tombol sebelah kanan kolom isian atau bila merupakan Kegiatan/Subkegiatan baru (Kegiatan/Subkegiatan usulan), masukkan angka 0000, kode Kegiatan/Subkegiatan usulan ini akan ditentukan kemudian (melalui proses penelaahan SBK). 22
Isi kode SBK (4 digit), Untuk setiap level SBK (Departemen atau Eselon I) urut dimulai dari 0001 dstnya, bila isian kode sama dengan yang telah ada maka masuk sebagai modus ubah SBK tsb (bukan rekam SBK baru). Isi kode lokasi (propinsi,kab/kota) atau pilih dalam daftar dengan klik tombol disebelah kanan kolom. Isi indikator keluaran dari SBK pada kolom indikator. Isi satuan SBK pada kolom satuan, harus diisi dengan lengkap/tidak disingkat misalnya : dokumen, angkatan, eksemplar. Isi keterangan SBK pada kolom keterangan. Isi banyaknya kegiatan yang akan dilaksanakan pada kolom volkeg. Isi satuan kegiatan pada kolom satkeg, satuan kegiatan dapat disingkat, contoh : Dokumen disingkat DOK. Utk kolom harga satuan & jumlah akan dihitung otomatis oleh aplikasi. 23
Contoh SBK usulan untuk SBK Level Departemen Gambar 14 24
Setelah klik tombol untuk menyimpan isian (atau untuk membatalkan isian dan tombol ), akan muncul menu rekam akun seperti tampak gambar dibawah ini, setelah pilih akun klik simpan. APLIKASI SBK 25
Kemudian isi detil akun seperti tampak digambar dibawah ini : Ketik H untuk Header 26
COPY SBK Untuk mencopy SBK yang telah direkam beserta detilnya ke dalam SBK baru, terlebih dulu klik SBK yang akan dicopy, kemudian klik tombol hingga muncul menu seperti gambar dibawah ini SBK asal SBK tujuan 27
Ketentuan Copy SBK : 1) Jika kode SBK tujuan belum ada, maka akan dibuat kode SBK baru beserta detilnya. 2) Jika kode SBK tujuan sudah ada dan tidak mempunyai detil, maka hanya detil SBK yang akan dicopy. 3) Jika kode SBK tujuan sudah ada dan mempunyai detil, pilih metode REPLACE atau APPEND. REPLACE = Hapus detil SBK yang sudah ada dan isi dengan hasil copy detil. APPEND = Detil SBK asal akan ditambahkan apa adanya ke detil SBK tujuan. 28
Di bawah ini adalah daftar tombol-tombol yang dapat digunakan untuk membantu proses input/output aplikasi SBK : Merekam data SBK meliputi rekam SBK, Akun, Detil Akun Mengubah hasil rekam data SBK Menghapus data SBK beserta seluruh detilnya. Menyimpan hasil input detil SBK Membatalkan proses update Copy data SBK lingkup Departemen (lihat ketentuan copy SBK) Untuk mencetak hasil ke printer klik tombol ini. 29
Untuk melihat hasil input detil dalam layar klik tombol ini. Untuk memulai proses backup/restore APLIKASI SBK Keluar dari menu aktif aplikasi SBK 30
CETAK SBK Untuk melihat hasil input dari aplikasi SBK, disediakan fasilitas cetak, dengan pilihan cetak untuk rekapitulasi SBK dan detil rincian SBK. Untuk mengaksesnya dengan cara mengklik menu Data Cetak SBK. Selain lewat menu tersebut, untuk mencetak dan tayang layar SBK yang sedang aktif dilayar, dapat dilakukan melalui tombol dan didalam menu rekam data SBK. 31
Tampilan menu Cetak SBK Menu cetak SBK memerlukan input kode departemen dan kode SBK yang hendak di cetak. 32
REFERENSI Fasilitas referensi disediakan untuk kebutuhan informasi dan acuan terhadap data yang dibutuhkan dalam aplikasi SBK. ketik referensi yang akan dicari 33
Dalam menu referensi di berikan fasilitas pencairan untuk memudahkan mendapatkan informasi/acuan yang dibutuhkan. Dalam form referensi dapat dikategorikan referensi antara lain : 1. Departemen/Unit : Dikelompokkan dalam Departemen dan unit eselon I masing-masing. 2. Lokasi,Kab/Kota Dikelompokkan dalam lokasi berdasarkan Propinsi,Kab/Kota. 3. Fungsi, Sub Fungsi, Program Dikelompokkan dalam kelompok fungsi, sub fungsi dan program masing-masing 4. Sub Kegiatan Dikelompokkan kedalam sub kegiatan yang mengikat pada SBK. 5. Akun 34
Akun dapat dikelompokkan kedalam jenis belanja, group akun dan akun detil sesuai BAS. Selain melalui fasilitas pencairan, referensi juga dapat dirinci dengan cara double klik referensi sampai kelompok referensi yang paling detil. FASILITAS Fasilitas merupakan menu yang disediakan untuk proses Backup dan Restore data SBK. Fasilitas Backup dan Restore data digunakan untuk menghasilkan file hasil input data SBK. Fasilitas ini sangat bermanfaat untuk memudahkan 35
transfer data saat proses penelaahan SBK dengan Direktorat Jenderal Anggaran. Sehubungan dengan itu, maka ada dua tujuan kegiatan Backup dan Restore Data tersebut, yaitu: Pertama, untuk mengamankan data dengan cara menyimpan file ke media lain, sehingga dapat digunakan di kemudian hari apabila dibutuhkan Kedua, membuat backup data untuk dikirimkan ke unit/instansi vertikal di atasnya yang berfungsi sebagai pengumpul data BACKUP DATA Untuk melakukan backup data, pilih menu Fasilitas Backup data. Pilihan data backup meliputi : Tahun Anggaran, Departemen dan Unit eselon I Departemen ybs. 36
Pilihan Tahun Anggaran, Departemen, Unit Eselon I Folder tujuan, defaultnya : C:\BK_RKAKL2009 37
Untuk tujuan backup dapat dipilih ( defaultnya di C: \BK_RKAKL2009 ) berdasarkan drive, folder dengan cara mengklik tombol APLIKASI SBK 38
Berikut contoh tampilan hasil proses backup : Karakteristik format hasil file backup adalah sduaaabb.dja dengan penjelasan sbb : 1. sdu : file data SBK 2. AAA : kode Departemen 3. BB : kode Unit Eselon I, misal : 01,04 dstnya, 00 merupakan backup SBK seluruh unit eselon departemen. 39
Contoh : sdu01503 adalah file backup Departemen 015(keuangan) dengan kode unit eselon I : 03(Ditjen Anggaran). APLIKASI SBK RESTORE DATA Restore data merupakan kegiatan untuk mengembalikan / memasukkan kembali data backup ke sistem aplikasi SBK. Restore juga dilakukan secara bertingkat sesuai karakteristik file hasil backup. Untuk melakukan restore data, pilih menu fasilitas Restore Data. Setelah muncul form restore data SBK arahkan ke folder dimana file backup disimpan. File backup tersebut bisa berada di harddisk atau di tempat penyimpanan yang lainnya. Apabila file tersebut ditemukan maka akan terlihat pada form restore seperti gambar berikut : 40
Tentukan folder dan jenis file backup yang akan di restore Jumlah record dan pilihan file backup yang akan di restore isi file backup 41
Setelah klik tombol maka akan muncul tampilan dibawah ini yang menandakan proses restore berhasil. Untuk melihat hasilnya silahkan masuk ke menu rekam data SBK. 42
KELUAR Untuk keluar dan menutup Aplikasi silahkan pilih menu keluar Keluar Program. 43
TIP DAN TRIK AKSES DATA/DETIL SBK PADA APLIKASI RKAKL Seperti sudah dijelaskan sebelumnya, kedudukan Standar Biaya Khusus (SBK) diletakkan pada level subkegiatan. Dengan demikian perekaman data SBK pada aplikasi RKAKL akan mengikuti alur yang ada pada format RKAKL, yaitu dengan mengisi satker, fungsi, subfungsi, program dan kegiatan. Untuk subkegiatan yang tidak masuk dalam kategori SBK, maka perekamannya ditambahkan data mata anggaran/akun dan detil akunnya. Tetapi untuk subkegiatan yang menjadi SBK, data mata anggaran/akun dan detil akunnya tidak perlu direkam lagi karena sudah direkam pada aplikasi SBK. 44
Untuk memulai perekaman, tekan tombol rekam dan isikan kode subkegiatan. Apabila kode subkegiatan yang hendak direkam tidak diketahui, tekan tombol browse subkegiatan (dengan tanda ) maka muncul daftar seluruh subkegiatan. Pencarian kode subkegiatan dapat dilakukan dengan mengetikkan (sebagian) uraian subkegiatan pada isian cari. Pilih kode yang dimaksud dengan menekan enter pada keyboard atau double click pada mouse. Apabila tombol browse subkegiatan ditekan maka akan muncul daftar subkegiatan berikut SBK-nya (bila ada). Untuk membedakan mana subkegiatan yang termasuk SBK atau bukan, maka diberikan tanda berupa warna hijau pada nomenklatur SBK seperti tampak pada gambar. 45
Data SBK yang muncul pada layar di atas tergantung dari masing-masing kementerian/lembaga (K/L), artinya nomenklatur SBK 46
akan berubah sesuai K/L yang menaungi satker yang bersangkutan. Dan apabila suatu K/L tidak mempunyai data SBK, maka daftar di atas hanya menampilkan nomenklatur subkegiatan. Selanjutnya apabila ada data SBK yang hendak direkam, arahkan cursor ke baris SBK dan pilih tombol keluar dibaris paling bawah. Otomatis data yang menyangkut indicator subkegiatan, volume dan satuan akan terisi (diambil dari data SBK). Namun volume yang terisi tersebut merupakan volume pada tahun anggaran yang hendak diusulkan (2009) sehingga volume output pada kerangka KPJM (2007, 2008, 2010) diisi secara manual. Tekan tombol simpan untuk mengakhiri perekaman. Namun sesaat kemudian, aplikasi akan memberikan pesan seperti yang tampak pada gambar di bawah. 47
Apabila tombol yang dipilih No, maka akun dan detilnya direkam secara manual oleh operator. Namun bila tombol yang dipilih Yes, maka akun dan detilnya akan direkam secara otomatis (diambil dari data SBK). 48
Bebarapa hal yang perlu diperhatikan menyangkut akses data SBK yaitu : Perlu diketahui bahwa perekaman akun/mata anggaran pada aplikasi SBK tidak menyertakan kantor bayar (KPPN). Oleh karena informasi tersebut diperlukan pada pengisian aplikasi RKAKL, maka kode KPPN akan diambil dari referensi tabel satker. Jenis sumber dana dianggap semuanya berasal dari rupiah murni. Apabila ada sumber dana yang tidak berasal dari rupiah murni, maka setelah akses data SBK, sumber dana pada mata anggaran/akun yang bersangkutan diganti sesuai dengan kebutuhan dilapangan (misalnya PNBP). Beberapa SBK mempunyai format satu nomenklatur tetapi diterapkan pada berbagai provinsi, misalnya SBK yang menyangkut audit/pemeriksaan diberbagai provinsi. Untuk Kementerian/Lembaga yang SBK-nya mengacu pada beberapa lokasi/provinsi, maka 49
aplikasi otomatis akan mengakses data SBK yang lokasinya sesuai dengan lokasi kegiatan yang direkam pada aplikasi RKAKL. Jumlah volume keluaran pada subkegiatan di atas sepenuhnya diambil dari volume keluaran yang tercantum pada SBK. Apabila volume keluaran yang tercantum pada SBK berisi/berjumlah satu satuan (misalnya, SBK Penyelenggaraan Program Diploma III Kebendaharaan Negara yang memerlukan biaya 3.675.000 pertahun persiswa untuk tingkat III). Maka aplikasi RKAKL akan mengarahkan cursor ke arah volume subkegiatan. Ini artinya operator diminta untuk mengisi volume subkegiatan yang bersangkutan, kemudian aplikasi akan mengalikan volume dan jumlah uang pada detil SBK dengan volume yang baru saja diisi oleh operator yang bersangkutan. Untuk selanjutnya operator dipersilakan memanipulasi data di atas selama masih dalam batas pagu anggaran dan alokasi per jenis belanja. Manipulasi data SBK (bila dilakukan) dan ternyata melebihi pagu 50
SBK, maka aplikasi akan memberikan pesan yang menyatakan bahwa manipulasi data SBK telah melampaui pagu yang disepakati. Perlu diketahui, level subkegiatan diatas mempunyai komponen pilihan grup mak (akun). Untuk konsistensi data dan monitoring data SBK dikemudian hari, pilihan grup mak di atas sebaiknya diisi tanpa grup mak. 51
PENUTUP Demikian manual aplikasi ini dibuat dengan harapan menjadi pedoman dan referensi bagi user pada saat menjalankan Aplikasi SBK ini. Apabila ditemukan masalah atau ada materi yang ingin didiskusikan lebih lanjut, anda dapat menghubungi Help Desk Tim Aplikasi SBK ( Setya Budi dan Mardiono) pada nomor dan alamat email tersebut di bawah ini: Telepon 021 34357102 Fax. 021 3868061 E-mail : idubsb@gmail.com E-mail : dion1975@gmail.com 52