BAB II PROJECT INITIATION 2.1. Pendahuluan Project Initiation (inisiasi proyek) adalah tahap awal suatu proyek dimulai, ini mengawali sebuah proyek yang dapat memberikan gambaran global suatu proyek dalam bentuk defenisi proyek yang memperlihatkan tujuan proyek, mekanisme proyek. 2.1.1 Tujuan Proyek Menentukan tujuan proyek secara rinci Mengidentifikasi faktor-faktor penentu keberhasilan untuk melaksanakan proyek Menentukan ruan lingkup proyek, jadwal proyek, kebutuhan sumber daya proyek secara garis besar, asumsi proyek, serta batasan-batasan proyek sebagai acauan dalam membuat perencanaan manajemen proyek Menentukan kreteria keberhasilan proyek 2.1.2 Mekanisme Proyek Pemilik proyek memberikan penugasan (assignment) kepada manager proyek dan tim proyek. Manajer proyek dan tim proyek secara bersama-sama membuat defenisi proyek dan disetujui oleh pemilik proyek. Defenisi proyek akan dijadikan sebagai acuan atau landasan dalam pembuatan perencanaan manajemen proyek. 2.2. Batasan Pembahasan Tujuan dari project defenisi adalah untuk memahami dengan baik masalah-masalah yang dihadapi oleh user dalam memperkirakan scope, biaya dan waktu penyelesaian proyek. Ada 3 aktivitas utama yang harus dilakukan pada Fase Definisi :
Pertama harus memahami dengan baik masalah-masalah yang dihadapi oleh user dan apa saja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah tersebut Kedua Dapat memutuskan proyek akan dilaksanakan atau tidak. Jika keputusannnya adalah melaksanakan proyek, maka harus dapat menganalisis semua risiko-risiko yang mungkin terjadi yang dapat menggagalkan proyek tersebut. Analisis ini sangat membantu dalam penulisan PROPOSAL yang berisi rincian menganai proyek apa yang akan ditawarkan, kapan, dan berapa biayanya (termasuk biaya untuk risiko-risiko yang mungkin terjadi). Ketiga Dapat memberikan perkiraan-perkiraan kepada user dalam bentuk PROPOSAL. Pada tahap definisi, proposal ini hanya proposal analisis saja, sekedar menganalisa dari proyek yang akan dibangun, selanjutnya proposal ini akan menjadi PROPOSAL PENGEMBANGAN 2.3 Persiapan Dokumen Dokumen yang harus dipersiapan pada inisiasi proyek ini antara lain adalah : 1. Surat Penugasan atau SK Direksi sebagai acuan dalam pembuatan project defenisi, surat ini akan dijadikan sebagai landasan secara hukum untuk membuktikan keabsahan proyek yang akan dilaksanakan. Contoh surat penugasan
SURAT TUGAS No.,,,,,,/,,,,,,/,,,,,,/,,,,,,,,,/ Yang bertanda tangan dibawah ini: 1. Nama : NIP : Jabatan : Direktur Alamat : Menugaskan kepada: 1. Nama : NIP : Jabatan : Pemilik Proyek Alamat : 2. Nama : NIP : Jabatan : Manajer Proyek Alamat : Untuk melaksanakan kegiatan proyek <Nama Proyek> dilaksanakan bertempat di tahun. Proyek akan Kepada yang bersangkutan dimohon untuk berkoordinasi. Setelah melaksanakan tugas, saudara diwajibkan membuat laporan dan disampaikan kepada Direktur. Demikian harap dilaksanakan sebaik-baiknya. <Tempat>,<Tgl,bln,Tahun> Direktur <Nama> NIP:
2. Pendefenisian Proyek Contoh template dokumen pendefensian proyek (boleh dengan template selain ini) a. Cover < NAMA PROYEK > PENDEFINISIAN PROYEK <TAHUN> SAMPUL b. Daftar Isi DAFTAR ISI... DOKUMEN KONTROL... INFO UMUM... A. Permasalah... B. Deskripsi Produk... C. Faktor Penentu Keberhasilan... D. Keuntuntungan diharapkan... E. Teknologi yang Digunakan... F. Deskripsi Proyek... G. Perencanaan Aktivitas Secara Global... H. Batasan... I. Asumsi... c. Dokumen Kontrol
Daftar perbaikan dokumen Tanggal Penulis Versi Referensi Mengetahui Nama Jabatan Tanda Tangan d. Info Umum Nama Proyek :... Pemilik Proyek :... Manajer Proyek :... Gambaran Proyek Deskripsi Singkat :... Predecessor :... Successor :... A. Permasalahan Berilah deskripsi singkat mengenai permasalah pada proyek yang akan dibangun B. Deskripsi Produk/Servis C. Faktor Penentu Keberhasilan
Deskripsi faktor-faktor yang mendukung keberhasilan dan kegagalan proyek D. Keuntungan Diharapkan Deskripsikan keuntungan yang diharapkan dari proyek yang akan dilaksanakan E. Teknologi yang Digunakan Deskripsikan teknologi yang digunakan untuk mendukung pelaksanaan proyek ua F. Deskripsi Proyek Berikan deskripsi proyek secara umum yang meliputi : Maksud dan tujuan proyek Hasil yang diinginkan Jadwal Estimasi / perkiraan proyek Estimasi sumberdaya yang diperlukan G. Perencanaan Aktivitas Secara Global Berisikan aktivitas-aktivitas yang akan dikerjakan untuk memenuhi fase inisialisasi dan fase perencanaan. Aktivitas tersebut adalah aktivitas global saja.
Contoh Format No Aktivitas Deskripsi Aktivitas Jumlah Hari Estimasi Biaya Total H. Batasan Deskripsi batasan-batasan proyek secara umum I. Asumsi Deskripsikan asumsi-asumsi proyek secara umum 2.4. Contoh dan Penjelasan Berikut ini merupakan contoh dari format diatas yang mendefiniskan proyek yang akan dibangun.
1. Contoh Surat Tugas SURAT TUGAS No. 1234/F11.1/LL/2015/ Yang bertanda tangan dibawah ini: 3. Nama : Kolbi Ghosa NIP : 02113456 Jabatan : Direktur Alamat : Jl. Cadas No 45 Jambi Menugaskan kepada: 2. Nama : Ariel Nando NIP : 03123548 Jabatan : Pemilik Proyek Alamat : Jl. Perintis 07 Jambi 4. Nama : Raffi Irman NIP : 04111121 Jabatan : Manajer Proyek Alamat : Jl. Pepaya No. 77 Jambi Untuk melaksanakan kegiatan proyek Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian PT. Sejahtera tahun 2015 Proyek akan dilaksanakan bertempat di PT Sejahtera. Kepada yang bersangkutan dimohon untuk berkoordinasi. Setelah melaksanakan tugas, saudara diwajibkan membuat laporan dan disampaikan kepada Direktur. Demikian harap dilaksanakan sebaik-baiknya. Jambi,10 Oktober 2015 Direktur Fadil Erisal NIP: 99000123
A. Contoh Pendefinisian Proyek PROYEK PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PT. SEJAHTERA PENDEFINISIAN PROYEK 2015
Contoh Daftar Isi DAFTAR ISI halaman DAFTAR ISI... i DOKUMEN KONTROL... ii INFO UMUM... iii A. Permasalah... 1 B. Deskripsi Produk... 2 C. Faktor Penentu Keberhasilan... 5 D. Keuntuntungan diharapkan... 7 E. Teknologi yang Digunakan... 8 F. Deskripsi Proyek... 10 G. Perencanaan Aktivitas Secara Global... 11 H. Batasan... 12 I. Asumsi... 14 Contoh Dokumen Kontrol Daftar perbaikan dokumen Tanggal Penulis Versi Referensi 12-10-2015 Raffi Irman 1.0 Surat Penugasan dari Direktur Mengetahui Nama Jabatan Tanda Tangan Ariel Nando Pemilik Proyek
Contoh Info Umum Nama Proyek Pemilik Proyek Manajer Proyek Gambaran Proyek :Pembangunan Informasi Kepegawaian :Arien Nando :Raffi Irman Deskripsi Singkat :Membangun Sistem Penggajian dan Sistem Absensi Secara Otomatis Predecessor :... Successor :... Contoh A. Permasalahan Berikuti ini adalah deskripsi singkat permasalahan sistem informasi kepegawaian (Pengajian dan absensi) yang ada: Deskripsi Permasalahan Perkembangan teknologi informasi dan informasi serta kebutuhan proses penggolahan data yang selalu miningkat, maka sangat dibutuhkan untuk segera mengujudkan otomatisasi sistem penggajian dan sistem absensi di perusahaan, disebabkan untuk mengontrol kenerja pegawai yang cenderung menurun. Sistem ini nantinya dapat mengontrol kinerja pegawai dan memberikan transparansi penggajian pegawai yang jelas, sehingga tidak ada keraguan bagi pegawai untuk bekerja, yang selama ini menjadi faktor kinerja mereka menurun atas ketidak transparannya gaji yang mereka terima. Proyek ini bernama Proyek Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian B. Deskrip Produk / Servis Deskripsi singkat Produk 1. Mengeluarkan daftar gaji pegawai 2. Mencetak slip gaji pegawai 3. Mencetak Data Induk pegawai 4. Melakukan absensi karyawan secara otomatis (finger print) 5. Mengeluarkan daftar absensi pegawai beserta jam kerja
6. Mencetak absensi tiap pegawai yang digunakan sebagai laporan ke bagian kepegawaian. C. Contoh Penentu Keberhasilan Berikut ini adalah faktor-faktor yang mendukung keberhasilan proyek dan faktor-faktor yang mungkin menghambat. 1. Komitmen dan dukungan dari pihak menajemen 2. Komitmen dan dukungan dari tim proyek 3. Ketersedian sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing-masing 4. Kerja sama yang baik dari semua pihak yang terlibat dalam proyek 5. Kontinuitas pelaksanaan proyek 6. Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek 7. Dokumenasi proyek yang baik dan lengkap 8. Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai D. Contoh Keuntungan diharapkan Dari sisi perusahaan 1. Lebih mudah melihat cash flow keuangan yang berkaitan dengan masalah penggajian 2. Mudah untuk melakukan pengontrolan terhadap kenerja pegawai 3. Terjadi peningkatan produktivitas perusahaan 4. Pertanggungjawaban perusahaan terhadap gaji pegawai akan lebih mudah. Dari sisi pegawai 1. Mudah mengecek jumlah gaji yang diperoleh 2. Nyaman, slip gaji dapat dicetak dan dapat memberikan rician gaji yang diterima 3. Absensi lebih mudah (hanya meletakan jari) 4. Pembuatan laporan absen ke pegawaian lebih mudah E. Contoh Teknologi yang digunakan 1. Komputer server Pentium 4 2. Komputer server Pentium 3
3. Sistem operasi komputer server : MS windows Server 2000 4. Sistem operasi komputer client: MS Windows XP 5. Software Development : Borland Delphi XP 6. Database: Oracle Database 8.05 7. Finger print F. Contoh Deskripsi Proyek A. Tujuan Proyek Membangun sistem yang dapat memberikan informasi yang berkaitan dengan permasalahan kepegawaian, khususnya gaji dan absensi, dengan penyelesaian masalah absensi dibuat secara otomatis oleh sistem, sehingga akan memberikan kemudahan bagi perusahaan dan pegawai. B. Hasil yang Diinginkan 1. Mengeluarkan daftar gaji pegawai 2. Mencetak slip gaji pegawai 3. Mencetak daftar induk pegawai 4. Absensi pegawai secara otomatis 5. Mengeluarkan daftar absensi pegawai beserta jumlah jam kerja 6. Mencetak absensi tiap pegawai untuk digunakan sebagai laporan ke pihak kepegawaian. C. Contoh Jadwal Proyek dikerjakan selama kurun waktu 115 hari, dengan rincian kerja sebagai berikut: 1. Membangun segala kegiatan pendukung 2. Perawatan selama kurun waktu tertentu 3. Pertemuan (meeting awal, meeting regular tim proyek dan meeting penutupan) D. Contoh Estimasi Perkiraan Biaya Biaya yang dibutuhkan untuk membangun sistem ini diperkirakan sebesar Rp. 75.000.000 (Tujuh puluh lima juta rupiah)
Contoh estimasi sumber daya yang diperlukan No Sumber Daya Jumlah 1 Manusia (Sistem Analis, 8 Programer, Operator) 2 Finger Print 1 3 Komputer Server + Clien Sudah tersedia 4 Printer Sudah tersedia G. Contoh Perencanaan Aktivitas Secara Global No Deskripsi Aktivitas Jumlah Hari Estimasi Biaya (Juta) 1 Analisa dan desain sistem 9 3,6 2 Desain Aplikasi 7 2,1 3 Pemrograman 55 22 4 Testing 5 2 5 Instalasi 2 1,6 6 Dokumentasi 70 7 7 Training 2 1,2 8 Administrasi 80 6 9 Pemeliharaan 20 2 10 Tambahan Kerja + Meeting + Lain-lain 15 27,5 Total 115 75 Terbilang : Tujuh Puluh Lima Juta Rupiah
H. Contoh Batasan 1. Proyek fokus pada pembangunan sistem informasi sampai pada pemeliharaan dalam kurun waktu tertentu 2. Tidak membahas quality control & quality assurance secara khusus 3. Tidak membahas resiko proyek, hanya terbatas pada resiko perubahan 4. Biaya hanya pada tim proyek (tidak termasuk manajer proyek) + biaya lain-lain I. Contoh Asumsi 1. Pengadaan tidak ada masalah, sumber daya non personil sudah tersedia dan sesuai dengan spesifikasi proyek. 2. Human resource dan SDM sudah tersedia sesuai dengan spesifikasi proyek 3. Anggota tim proyek SDM professional yang disewa untuk proyek 4. Manajer proyek adalah personil dari dalam perusahaan sendiri. 5. Struktur organisasi sudah ditetapkan 6. Pemilik proyek dan manajer proyek sudah ditunjuk/ditetapkan beserta anggota tim proyek.