1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Rumah sakit sebagai salah satu fasilitas pelayanan kesehatan adalah bagian dari sumber daya kesehatan yang sangat diperlukan dalam mendukung penyelenggaraan upaya kesehatan. Penyelenggaraan pelayanan kesehatan di rumah sakit mempunyai karaketristik dan organisasi yang kompleks, sehingga dalam memberikan pelayanan kesehatan harus didukung oleh kinerja yang baik dari setiap petugas rumah sakit. Kinerja yang baik tersebut akan berdampak terhadap pelayanan yang diberikan. Pelayanan rumah sakit yang memenuhi standar merupakan harapan bagi setiap institusi rumah sakit. Standar adalah keadaan ideal atau tingkat pencapaian tertinggi dan sempurna yang dipergunakan sebagai batasan penerimaan minimal (Azwar, 1996). Dalam pelayanan kesehatan, standar sangat membantu petugas untuk mencapai pelayanan yang berkualitas. Standar pelayanan adalah pedoman yang harus diikuti dalam menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan antara lain, standar prosedur operasional, standar pelayanan medis, dan standar asuhan keperawatan (Komisi Akreditasi Rumah Sakit, 2001). Untuk mendapatkan mutu pelayanan harus dipahami suatu standar pelayanan. Adanya standar operating procedure (SOP) / prosedur tetap (Protap), seperti SOP pelayanan kesehatan di dalam gedung puskesmas, SOP posyandu, dan sebagainya dalam analisis lingkungan memiiki kekuatan atau strength (Sutisna, 2011). Prosedur tetap rekam medis terdiri dari 4 (empat) dasar yang harus ada di masing-masing unit rekam medis yaitu persyaratan di tiap-tiap unit,
2 sarana, prasarana, dan prosedur (Depkes RI, 1997). Dalam melakukan pekerjaannya, unit rekam medis membutuhkan prosedur tetap/ Standar Operating Procedure (SOP) sebagai acuan atau petunjuk dalam melakukan pekerjaan. Prosedur tetap rekam medis disusun agar petugas dapat menjaga konsistensi dan tingkat kinerja serta memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas terkait. Prosedur tetap harus dibuat dengan dasar pertimbangan yang jelas dan menggunakan bahasa yang mudah dipahami serta disesuaikan dengan keadaan di pelayanan kesehatan sehingga dalam melaksanakan tugasnya setiap petugas tidak menjadi raguragu. Dalam jangka panjang prosedur tetap dapat dijadikan sebagai langkah perbaikan kinerja pelayanan dan kinerja organisasi berdasarkan konsep manajemen kinerja. Evaluasi standar operasional prosedur (prosedur tetap) adalah sebuah analisis yang sistematis terhadap serangkaian proses pelaksanaan dan aktifitas yang telah dibakukan dalam bentuk standar operasional prosedur dari sebuah organisasi dalam rangka menentukan efektifitas tugas dan fungsi organisasi secara keseluruhan. Evaluasi dapat dilakukan dengan mengacu pada penyempurnaan prosedur yang telah ditetapkan atau berkaitan dengan penerapannya. Tujuannya adalah untuk melihat kembali tingkat keakuratan dan ketepatan SOP yang sudah disusundengan proses penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi sehinggaorganisasi dapat berjalan secara efisien dan efektif (Lampiran Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara, 2008). Surat keterangan medis menurut IDI (1994) adalah surat-surat keterangan yang dikeluarkan berdasarkan kesimpulan dari hasil
3 pemerikasaan seorang dokter tentang keadaan tubuh dan jiwa manusia. Kesimpulan-kesimpulan tersebut mempunyai akibat sosial tertentu bagi orang yang diperiksa, karena biasanya juga menyangkut kepentingan pihak ketiga. Surat keterangan medis menurut Amir (1997) adalah surat yang dibuat atas dasar keterangan dari seorang dokter tentang keadaan atau penyakit seorang pasien yang sebenarnya, yang biasanya akan digunakan untuk kepentingan-kepentingan pasien. Jenis-jenis keterangan medis adalah keterangan medis untuk kepentingan peradilan (Visum et Repertum), keterangan medis untuk kepentingan non peradilan (referensi/rujukan; konsultasi; expertise), bidang asuransi (misal keterangan dokter), bidang administrasi (keterangan sakit, keterangan kematian, kuitansi, dll). Berdasarkan studi pendahuluan pada tanggal 16 Januari 2013 di Instalasi Rekam Medis RSUD Kota Yogyakarta, melalui wawancara dengan salah satu petugas rekam medis, diketahui bahwa di Instalasi Rekam Medis RSUD Kota Yogyakarta sedang melakukan kegiatan evaluasi terhadap pelaksanaan prosedur tetap pelayanan surat keterangan medis, khususnya untuk surat keterangan medis non pengadilan. Kegiatan evaluasi dilakukan karena prosedur tetap pelayanan surat keterangan medis berkaitan dengan masalah hukum sehingga penting dan perlu dipertanggungjawabkan. Selain itu, ditemukan bahwa prosedur tetap tersebut belum lengkap karena belum dicantumkannya standar waktu pembuatan surat keterangan medis dan gambar alur kegiatan pelayanan surat keterangan medis. Kelengkapan prosedur merupakan bagian standar pelayanan. Berdasarkan Undang- Undang No.44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, jika standar pelayanan rumah sakit dapat tercapai maka akan meningkatkan mutu pelayanan dan
4 akan berpengaruh terhadap pencapaian nilai akreditasi rumah sakit. Dengan adanya hal tersebut, maka peneliti tertarik untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan prosedur tetap pelayanan surat keterangan medis di Instalasi Rekam Medis RSUD Kota Yogyakarta. Prosedur tetap merupakan pedoman yang dapat memberikan acuan bagi pola kerja yang terarah dan pada pelatihan tenaga akan berperan penting, sehingga pelatihan akan terarah dan petugas perlu mencoba, agar pada saatnya sudah mahir (Sabarguna, 2005). Alur kegiatan pada prosedur tetap ini sangat penting untuk dijadikan acuan bagi petugas rekam medis untuk melaksanakan kegiatan pelayanan surat keterangan medis. Menurut Lampiran Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (2008), pelaksanaan penerapan SOP harus secara terus menerus dipantau sehingga proses penerapannya dapat berjalan dengan baik. Masukan-masukan dalam setiap upaya monitoring akan menjadi bahan yang berharga dalam evaluasi sehingga penyempurnaan-penyempurnaan terhadap SOP dapat dilakukan secara cepat sesuai kebutuhan. Oleh karena itu, peneliti lebih memfokuskan pada evaluasi proses, pemanfaatan, dan ketepatan waktu pelaksanaan prosedur tetap pelayanan surat keterangan medis. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah pelaksanaan prosedur tetap pelayanan surat keterangan medis di Instalasi Rekam Medis RSUD Kota Yogyakarta?.
5 C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Mengevaluasi pelaksanaan prosedur tetap pelayanan surat keterangan medis di Instalasi Rekam Medis RSUD Kota Yogyakarta. 2. Tujuan Khusus 1. Mengevaluasi proses, pemanfaatan, dan ketepatan waktu pelaksanaan pelayanan surat keterangan medis di Instalasi Rekam Medis RSUD Kota Yogyakarta. 2. Membuat usulan draft prosedur tetap pelayanan surat keterangan medis. 3. Manfaat Penelitian 1. Manfaat Praktis a. Bagi Rumah Sakit Hasil dari penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dan pertimbangan untuk pengambilan keputusan selanjutnya bagi rumah sakit terkait pelaksanaan prosedur tetap pelayanan surat keterangan medis di Instalasi Rekam Medis RSUD Kota Yogyakarta. b. Bagi Peneliti Hasil dari penelitian ini dapat menambah ilmu pengetahuan dan wawasan secara langsung di rumah sakit dengan menerapkan teori yang diperoleh dari institusi pendidikan. 2. Manfaat Teoritis a. Bagi Institusi Pendidikan Dapat menjadi bahan referensi untuk membandingkan teori yang ada dengan praktek di lapangan.
6 b. Bagi Peneliti Lain Dapat digunakan sebagai acuan atau referensi dalam pengembangan penelitian selanjutnya yang memiliki bahasan penelitian yang serupa dengan penelitian ini. 4. Keaslian Penelitian Penelitian tentang Evaluasi Proses, Pemanfaatan, dan Ketepatan Waktu Pelaksanaan Prosedur Tetap Pelayanan Surat Keterangan Medis di Instalasi Rekam Medis RSUD Kota Yogyakarta orang lain. Namun penelitian yang serupa pernah dilakukan, antara lain : 1. Dara Hastarini (2012 nyusunan Prosedur Tetap Pengisian Berkas Rekam Medis di RSU Mitra Paramedika Yo Tujuan penelitian ini adalah membantu proses penyusunan prosedur tetap tata cara pengisian berkas rekam medis serta dapat memberikan masukan pada pihak rumah sakit mengenai tata cara pengisian berkas rekam medis. Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan rancangan cross sectional. Hasil penelitian adalah RSU Mitra Paramedika Yogyakarta belum memiliki prosedur tetap pengisian berkas rekam medis dan akibatnya pegawai kurang baik dalam melakukan pekerjaan karena tidak adanya acuan sehinggga berkas rekam medis sering terisi kurang lengkap. Persamaan penelitian adalah sama-sama menggunakan jenis penelitian deskriptif kualitatif dengan rancangan cross sectional dan cara memperoleh data dengan menggunakan metode observasi, wawancara, dan studi dokumentasi serta pokok bahasan yang sama yaitu prosedur
7 tetap. Perbedaan penelitian adalah penelitian Hastarini (2012) menyusun prosedur tetap pengisian berkas rekam medis, sedangkan penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi proses, pemanfaatan dan ketepatan waktu pelaksanaan pelayanan surat keterangan medis, serta membuat usulan draft prosedur tetap pelayanan surat keterangan medis. 2. Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rumah Sakit Santa Elisabeth Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui uraian pekerjaan kegiatan penyimpanan di unit rekam medis Rumah Sakit Santa Elisabeth Bantul. Hasil penelitian yaitu isi prosedur tetap penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Santa Elisabeth Bantul belum sesuai dengan uraian pekerjaan pada bagian penyimpanan karena ada prosedur yang tidak sesuai. Prosedur yang tidak sesuai adalah menyortir berkas rekam medis menurut kelompok umur, seharusnya prosedur tersebut dicantumkan di prosedur penyusutan agar uraian pekerjaan jelas. Persamaan penelitian adalah sama-sama menggunakan metode penelitian deskriptif kualitatif dengan rancangan cross sectional dan cara memperoleh data dengan menggunakan metode observasi, wawancara, dan studi dokumentasi serta pokok bahasan yang sama yaitu prosedur tetap. Perbedaan penelitian adalah penelitian Kuswijayanto (2010) bertujan mengevaluasi prosedur tetap penyimpanan berkas rekam medis yang ada di Rumah Sakit Santa Elisabeth Bantul, sedangkan penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi proses, pemanfaatan dan ketepatan
8 waktu pelaksanaan pelayanan surat keterangan medis, serta membuat usulan draft prosedur tetap pelayanan surat keterangan medis. 3. Masfuah (2009) dengan judul penelitian, Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan pembuatan prosedur tetap rekam medis dan dapat memberikan usulan prosedur tetap rekam medis. Hasil yang diperoleh adalah visi misi rumah sakit, visi misi rekam medis dan kebijakan rumah sakit di Rumah Sakit Islam Cawas belum dibuat, pembuatan prosedur tetap rekam medis diperoleh dua prosedur tetap yaitu pengelolaan sensus harian rawat inap serta penyimpanan dan pengambilan berkas rekam medis. Persamaan penelitian ini dengan penelitian Masfuah (2009) terletak pada metodologi penelitian yang digunakan yaitu menggunakan metode penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif dan teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu dengan wawancara, pengamatan (observasi) dan studi dokumentasi, serta pokok bahasan yang sama yaitu prosedur tetap. Perbedaan penelitian ini adalah penelitian Masfuah (2009) membahas tentang pelaksanaan pembuatan prosedur tetap rekam medis dan memberikan usulan prosedur tetap rekam medis di Rumah Sakit Islam Cawas, sedangkan penelitian ini bertjuan untuk mengevaluasi proses, pemanfaatan dan ketepatan waktu pelaksanaan pelayanan surat keterangan medis, serta membuat usulan draft prosedur tetap pelayanan surat keterangan medis.