SIAv.4.0. UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN Sistem Informasi Akademik Tahun 2013 [MANUAL BOOK] Sistem Informasi AkademikV.4.0. 1
Bab.1 PENDAHULUAN 1. TENTANG SIA V.4.0 Sistem Informasi Akademik atau SIA V.4.0. adalah sistem informasi untuk keperluan akademik, yang dikembangkan berdasarkan kebutuhan pengelolaan akademik yang ada di Universitas Jenderal Soedirman Purwokerto. Sistem Informasi Akademik atau SIA V.4.0.adalah penyempurnaan dari versi sebelumnya yang didalamnya telah memberikan jawaban akan kebutuhan layanan akademik antara lain adanya tools : 2. KEBUTUHAN SISTEM Kebutuhan sistem mininal yang untuk mengopersikan Aplikasi adalah sebagai berikut : 2.1. Hardware Koneksi Internet 2.2. Browser seperti 2
Bab 2. PENGOPERASIAN SISTEM 1. PENGOPERASIAN AWAL 1.1. Memastikan koneksi internet operasional 1.2. Buka browser yang akan digunakan, sampai muncul tampilan menu browser dan address bar, seperti contoh berikut. Adress Bar 1.3. Membuka aplikasi dengan mengetikkan alamat Tampilan Awal 1.4. Atau melalui website resmi UNSOED di www.unsoed.ac.id 3
Klik link SIA 1.5. Tampilan awal Aplikasi Sistem Informasi Akademik terdiri dari 4 bagian besar yaitu : a. Login b. Rekap Unggah Artikel Ilmiah c. Pengumuman d. Update Aplikasi 4
1.6. Setelah masuk tampilan awal aplikasi Sistem Informasi akademik (SIA) UNSOED, hal yang harus dilakukan adalah masuk ke menu aplikasi dengan Login menggunakan Username dan password masing-masing dengan cara klik tombol login yang terletak di bagian kanan atas tampilan awal, sampai muncul isian user name dan password yang harus diisikan. Untuk jelasnya bisa dilihat pada gambar berikut : Klik tombol ini 1. Isikan Username 2. Isikan password 3. Klik tombol ini 5
1.7. Tampilan selanjutnya akan masuk ke tampilan menu yang sesuai dengan username yang digunakan untuk login. Dalam hal ini tampilan menu yang muncul akan sesuai dengan hak akses user name tersebut. 1.8. Ada 6(enam) kategori sesuai dengan hak akses pada aplikasi yaitu, yang artinya ada 6(enam) tampilan menu yang berbeda, yaitu : a. Login/UserAdmin b. Login/User Dosen c. Login/User Mahasiswa d. Login/User Bapendik e. Login/User LPPM f. Login/User PD1 (Pembantu Dekan 1) 2. LOGIN/UserADMIN Tampilan sebagai user admin adalah sebagai berikut Pada tampilan kiri terdapat beberapa fasilitas menu(tools) pulldown, yang masing-masing bisa dibuka dan menampilkan sub menu yang sesuai engan kriteria menu yang ada. Tools tersebut adalah : Favorite Wisuda Rekapitulasi Manajemen Menu Managemen User Calon DO 6 Ekstrak Data Pusat Wisuda MHS KKN Manual
Nilai Mata Kuliah Referensi Artikel Ilmiah Master Untuk detilnya bisa dilihat sebagai berikut : Klik masing-masing tombol untuk menampilkan sub menu berikutnya 7
2.1. Tampilan detil untuk tool Favorite a. Klik tools Data Dosen untuk menambahkan, merubah, menampilkan, menghapus data dosen yang ada dalam SIA b. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Data Dosen 8
Untuk menghapus data dosen Untuk edit data dosen Untuk menampilkan data dosen Untuk membuat data dosen baru c. Klik tools Biodata Mahasiswa untuk menambahkan, merubah, menampilkan, menghapus data mahasiswa yang ada dalam SIA d. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Biodata Mahasiswa Digunakan untuk menampilkan seluruh data dengan No Ujian awal Seperti yang dituliskan. Sebagai contoh 1124, yang tertampil adalah Seluruh data dengan No. Ujian 1124xxxxx e. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Dim f. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Dik User g. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Rekap KRS Per Prodi h. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Log Ubah Nilai 9
i. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Rekap Pengisian Nilai j. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Log Ekstrak Data k. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools IPIPK l. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Log KRS oleh Bapendik m. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Jatah SKS n. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Wali o. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools KRSKHS Admin p. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Sistem Nilai 2.2. Tampilan detil untuk tool Rekapitulasi Tools ini digunakan untuk melihat rekapitulasi dalam bentuk grafik. 10
a. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Jumlah Lulusan Per Tahun b. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Mahasiswa Per Angkatan 11
c. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Mahasiswa Per Fakultas Isikan 4 digit tahun yang akan direkap, kemudian klik tombol proses Akan muncul grafik tahun tersebut per fakultas seperti contoh tampilan di atas. d. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Masa Studi Lulusan Klik salah satu tombol D3, S2, Profesi, Atau Pasca untuk mengetahui masa studi Lulusan yang dimaksud. 12
e. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Masa Studi Lulusan S1 Periode bulan dan tahun kelulusan. Klik tombol Masing-masing bulan ini untuk menampilkan grafikmasa studi Mahasiswa S1 yang lulus pada bulan dantahun tersebut Tombol untuk Fasilitas Print/Cetak f. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Masa Studi Lulusan D3 Periode bulan dan tahun kelulusan. Klik tombol Masing-masing bulan ini untuk menampilkan grafik Masa studi Lulusan D3 yang lulus pada bulan dan Tahun tersebut g. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Masa Studi Lulusan Pasca 13 Tombol untuk Fasilitas Print/Cetak
Periode bulan dan tahun kelulusan. Klik tombol Masing-masing bulan ini untuk menampilkan grafik Masa studi LulusanPasca yang lulus pada bulan dan Tahun tersebut Tombol untuk Fasilitas Print/Cetak h. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Masa Studi Lulusan Profesi Periode bulan dan tahun kelulusan. Klik tombol Masing-masing bulan ini untuk menampilkan grafik Masa studi Lulusan Profesi yang lulus pada bulan dan Tahun tersebut Tombol untuk Fasilitas Print/Cetak i. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Rata-rata IPK Lulusan 14
Periode tahun yang akan ditampilkan Grafiknya. Klik tombol tahun menampilkan grafik pada tahun dimaksud Grafik rata-rata IPK Lulusan pada tahun yang dipilih per fakultas & Pascasarjana Tombol untuk Fasilitas Print/Cetak j. Berikut gambar dan keterangan Tampilan tools Rata-rata IPK Lulusanper Fakultas k. Rekap Jumlah yang telah unggah artikel ilmiah per Fakultas Lulusan pada tahun yang dipilih per fakultas Periode tahun yang akan ditampilkan Grafiknya. Klik tombol tahun menampilkan grafik pada tahun dimaksud Grafik rata-rata IPK Lulusan pada tahun yang dipilih per fakultas & Pascasarjana Tombol untuk Fasilitas Print/Cetak 15
2.3. Tampilan detil untuk tool Manajemen Menu 2.4. Tampilan detil untuk tool Managemen User 2.5. Tampilan detil untuk tool Calon DO 2.6. Tampilan detil untuk tool Nilai Mata Kuliah 2.7. Tampilan detil untuk tool Referensi 2.8. Tampilan detil untuk tool Wisuda 2.9. Tampilan detil untuk tool Ekstrak Data Pusat 2.10. Tampilan detil untuk tool Wisuda MHS 2.11. Tampilan detil untuk tool KKN 2.12. Tampilan detil untuk tool Manual 2.13. Tampilan detil untuk tool Artikel Ilmiah 2.14. Tampilan detil untuk tool Master 16
3. LOGIN/UserDOSEN Tampilan sebagai user Dosen adalah sebagai berikut Dosen yang login 3.1. 3.1.a. Klik ini untuk menampilkan data seluruh Mahasiswa yang masuk dalam Perwalian Dosen ybs. 3.1.b. Klik ini untuk menampilkan data Mahasiswa Perwalian Dosen ybs, yang masih aktif 3.1.c. Klik ini untuk Lock atau Unlock KRS Mahasiswa 3.1.d. Klik ini untuk Persetujuan KRS Mahasiswa 3.1.e. Klik ini untuk Nilai Pengampu 3.2. 3.2.a. Klik ini untuk KRS Pengampu 3.3. 3.3.a. Klik ini untuk Mengubah Password 17
Terdiri dari 3 menu utama, yaitu : 3.1. Perwalian Dosen a. Perwalian[Semua] Klik ini untuk melompat ke halaman dimaksud Klik ini untuk menampilkan riwayat masing-masing mahasiswa Untuk menampilkan sebagian data mahasiswa dengan sort berdasarkan kriteria yang dituliskan di box di atas. Seperti gambar berikut. 18
Ketika Pada kolom NIM dituliskan H1C007, yang kemudian tertampil adalah seluruh data Mahasiswa Yang mempunyai NIM H1C007XXX Ketika Pada kolom Nama Mahasiswa dituliskan Yul, yang kemudian tertampil adalah seluruh data Mahasiswa Yang mempunyai namanya mengandung unsur kata yul. b. Perwalian[Aktif] Ketika login dosen memilih menu Perwalian aktif, yang tertampil adalah sbb: 19
c. Lock/Unlock KRS Menu ini adalah Fasilitas untuk membuka KRS yang terkunci (=Lock : yaitu KRS yang tidak bisa dibuka/dijalankan karena syarat tertentu untuk berhak mengisikan KRS belum terpenuhi. 20
Untuk menampilkan sebagian data mahasiswa dengan sort berdasarkan kriteria yangdituliskan di box di atas. Analogi dengan keterangan pad point 3.1.a. Menunjukkan Status KRS-Mahasiswa Klik tombol ini untuk membuka/merubah (unlock) status KRS mahasiswa. d. Pesetujuan KRS Menu ini adalah Fasilitas untuk persetujuan KRS yang diajukan oleh mahasiswa yang menjadi perwaliannya. Untuk menampilkan sebagian data mahasiswa dengan sort berdasarkan kriteria yangdituliskan di box di atas. Analogi dengan keterangan pad point 3.1.a. Klik tombol ini adalah fasilitas untuk ACC KRS yang diajukan oleh Mahasiwa 21
e. Nilai Pengampu Untuk menampilkan sebagian data mahasiswa dengan sort berdasarkan kriteria yangdituliskan di box di atas. Analogi dengan keterangan pad point 3.1.a. Tombol ini adalah fasilitas untuk menampilkan seluruh Nilai untuk seluruh Matak Kuliah yang telah diambil oleh Mahasiswa Tampilan View Nilai : 22
3.2. Nilai Kuliah Pengampu a. KRS Pengampu Klik tombol ini untuk menampilkan Pilihan Tahun akademik, sbb : klik tombol ini untuk proses menampilkan Rekap KRS per Dosen Pengampu Pilih salah satu tahun akademik tertampil, kemudian Klik proses, dan tampilan akan berubah seperti contoh berikut : Klik tombol ini untuk manampilkan daftar seluruh Mahasiswa yang mengambil mata kuliah tersebut Klik tombol ini untuk menampilkan atau menyimpan data tersebut ke dalam format lain, dalam hal ini format default adalah Excel( *.Xls). 23
3.3. Tools a. Ubah Password Tools ini adalah fasilitas untuk merubabah password. Ketika menu ubah Password diaktifkan, maka tampilan akan berubah sbb : Id User yang tertampil adalah User yang digunakan untuk login. Isikan Password baru yang akan digunakan Isikan kembali pada kotak Ulang password (harus sama) Kemudian klik tombol save untuk menyimpan perubahan dimaksud. 24
4. LOGIN/UserMAHASISWA Tampilan sebagai user Mahasiswa adalah sebagai berikut NIM Mahasiswa yang login 4.1. 4.1.a. Klik ini untuk menampilkan data seluruh Mahasiswa yang masuk dalam Perwalian Dosen ybs. 4.1.b. Klik ini untuk menampilkan data Mahasiswa Perwalian Dosen ybs, yang masih aktif 4.2. 4.2.a. Klik ini untuk Persetujuan KRS Mahasiswa 4.2.b. Klik ini untuk Nilai Pengampu 4.2.c. Klik ini untuk KRS Pengampu 4.3. 4.3.a. Klik ini untuk Mengubah Password 25
4.1. Menu KRSKHS : a. Cetak KSM Klik menu ini untuk Kartu Studi Mahasiswa. Tampilan menu ini adalah sbb : Cetak KSM Nilai Kuliah Klik Cetak KSM untuk mencetak Kartu Studi Mahasiswa. Tampilannya adalah sbb: Klik ombol Cetak untukm mencetak Kartu Studi, dengan menggunakan kertas ukuran A4, mencetak dalam posisi mendatar/landscape. 26
Klik Nilai Kuliah untuk mencetak Daftar Nilai Mahasiswa Per Semester. Tampilannya adalah sbb: XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX IP Mahasiswa, untuk membuka atau merubah file Nilai per Semester ini ke dalam format lain, dalam hal ini default adalah format excel (*.Xls), dengan mengunakan dialog tools pada tampilan berikut. b. KHS Tampilan dan fasilitas untuk KHS sama dengan point 4.1.a. di atas 27
4.2. Menu Artikel Ilmiah a. Entri Artikel Ilmiah b. Unggah File Artikel Sama dengan tampilan di atas, mengunggahnya dengan menekan/klik tombol simpan. 28
c. Cetak Bukti Unggah Artikel Setelah mengisi tampilan 4.2.a dan menekan tombol simpan 4.2.b. maka Mencetak Bukti telah Mengunggah Artikel Ilmiah dengan menu ini, sampai muncul tampilan dalam format (*.pdf), seperti contoh tampilan berikut : NIM NIM NIM NIM NIM NIM Nama Nama Nama Nama Nama Prodi Prodi Prodi Prodi Prodi Judl Judul Judul Judul Judul Judul Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Abstrak Nama dan gelar Pembimbing 1 Nama dan gelar Pembimbing 2 Nama dan gelar Pembimbing 3 DD MMMMM YYYY Nama Mahasiswa NIM 4.3. Tools a. Ubah Password Tools ini adalah fasilitas untuk merubah password. Ketika menu ubah Password diaktifkan, maka tampilan akan berubah sbb : 29
Id User yang tertampil adalah User yang digunakan untuk login. Isikan Password baru yang akan digunakan Isikan kembali pada kotak Ulang password (harus sama) Kemudian klik tombol save untuk menyimpan perubahan dimaksud. 30
5. LOGIN/UserBapedik Tampilan sebagai user Bapedik adalah sebagai berikut BAPENDIK BAPENDIK XXXXX BAPENDIK xxxxxx 31
BAPENDIK 32
5.1. Prasyarat KRS Pada menu ini terdiri dari beberapa sub menu yang digunakan untuk menampilkan beberapa fasilitas yaitu : a. Data Dosen Untuk menampilkan seluruh data Dosen yang ada, disertai dengan fasiliatas untuk mengapus data, update data, view/menampilkan detil masing-masing dosen, dan dilengkapi dengan tools untuk mencari salah satu data dosen dari list yang tertampil sbb : Digunakan untuk menampilkan seluruh data dengan No Ujian awal Seperti yang dituliskan. Sebagai contoh 1124, yang tertampil adalah Seluruh data dengan No. Ujian 1124xxxxx Untuk menghapus data dosen Untuk edit data dosen Untuk menampilkan data dosen Untuk membuat data dosen baru 33
b. Kurikulum c. Mata Kuliah per Semester d. Jadwal Kuliah 34
e. Cetak Absen Klik ini untuk menambah pengajar Klik ini untuk mencetak Absen f. Ruang 35
5.2. KRS/KHS a. Rekap KRS per PRODI Untuk Edit Pengampu Untuk Membuka atau Menyimpan (eksport) data ke format Ms-excel Untuk Menampilakan data Mahasiswa Per Mata Kuliah 36
b. Rekap Pengisian Nilai c. Dosen Sudah Unggah Nilai Klik tombol ini untuk mengeksport data ke format excel Klik ini untuk menampilkan seluruh data 37
d. Dosen Belum Unggah Nilai Klik ini untuk menampilkan seluruh data 38
e. Entri KRS oleh Bapendik f. Cetak KHS 39
Klik detil akan merubah ke tampilan sbb : Klik ini sampai muncul + Klik ini Untuk Mencetak KHS seperti tampilan berikut Untuk Menampilkan data Mahasiswa Per Mata Kuliah g. Unggah Nilai 40
h. Transkrip Isi NIM dimaksud Klik Cari Klik untuk memasukkan ke transkrip, daftar nilai yang sudah dipilih ( ) Klik untuk menghapus dari transkrip daftar nilai yang sudah dipilih ( ) 41
5.3. Dosen Wali a. Entri / Ubah Mahasiswa Per Angkatan b. Pergantian Dosen Wali 42
5.4. Wisuda Bapendik Fakultas Menu ini untuk mengelola dan melihat segala hal yang berhubungan dengan Yudisium dan wisuda, yaitu : a. Rekap SK Yudisium Menampilkan SK Yudisium per Fakultas, sbb : 43
b. Entri SK Yudisium c. Rekap Wisuda 44
d. Daftar SK Yudisium 5.5. Calon DO Menu ini untuk mengelola dan melihat segala hal yang berhubungan dengan Mahasiswa Calon Drop Out, yaitu : a. Entri Calon DO Menu untuk memasukkan Mahasiswa Calon Drop Out 45
b. List Calon DO Menu untuk menampilkan list mahasiswa Calon DO, disertai fasilitas unutk membatalkan(batal Draft). c. IPK Kurangdari 2.0 46
d. List Draft Calon DO 5.6. Ekstrak Data Menu ini untuk meng-ekstrak data dimaksud ke dalam format lain, dalam hal ini format data excel, yaitu : a. Ekstrak Biodata mahasiswa Isikan tahun angkatan Klik untuk proses Klik untuk unduh 47
b. Ekstrak KRS Isikan tahun akademik seperti contoh Klik untuk proses c. Ekstrak IP IPK Klik untuk memilih tahun akademik Klik untuk proses Klik untuk unduh 48
d. Ekstrak Status Mahasiswa Klik untuk memilih tahun akademik Klik untuk proses Klik untuk unduh 5.7. Tools Menu berisi berbagai tools atau alat,antara lain untuk : a. Ubah Password 49
b. Reset Password Mahasiswa - Isikan NIM - Klik Proses c. Data Mahasiswa Klik untuk View detil Klik angka 2,3, dst untuk melihat tampilan halaman tsb. tersebut Klik untuk tampilan hal.berikutnya 50
d. Update Fakultas - Isikan Data yang benar pada kolom yang sesuai - Klik update jika data yang ada sudah benar. 51
6. LOGIN/UserLPPM Masukkan userame dan Passwor yang sesuai. Tampilan sebagai user LPPM adalah sebagai berikut: 52
Pada login user LPPM ini terdiri dari 2(dua) sub menu untuk yaitu : 6.1. List Kuota 53
6.2. Pendaftaran KKN Untuk menampilkan data Untuk edit data Untuk menghapus data 54
7. LOGIN/UserPD1 (Pembantu Dekan 1) Masukkan userame dan Passwor yang sesuai. Tampilan sebagai user PD1 (Pembantu Dekan 1) adalah sebagai berikut: 55
Pada login user PD1 (Pembantu Dekan 1) ini terdiri dari beberapa sub menu yang digunakan untuk menampilkan beberapa fasilitas yaitu : 7.1. Rekap Pengisian Nilai Diisi Tahun Akademik Klik untuk memilih Klik Proses Tampilan akan berubah sbb: 56
7.2. Rekap KRS Per Prodi Isi tahun akademik Klik untuk Proses Klik untuk menampilkan pilihan prodi 7.3. Dosen Sudah Unggah Nilai - Pilih tahun akademik - Klik Proses - Tampilan berubah sbb: 57
- Klik view, untuk menampilkan detil data seperti tampilan berikut : 7.4. Dosen Belum unggah Nilai - Tombol Eksport ke Excel adalah tools untuk menampilkan atau menyimpan data dala format Ms-Excel. - Pilih tahun akademik - Klik Proses - Tampilan berubah sbb: 58
- Klik view, untuk menampilkan detil data seperti tampilan berikut : 59
7.5. Perubahan Nilai - Isi NIM dimaksud, klik Proses - Tampilan akan berubah sbb: - Klik tombol Ubah Nilai, untuk merubah nilai dimaksud - Tampilan akan berubah sbb : 60
- Isikan nilai perubahan - Isikan alasan - Klik tombol Simpan 7.6. Unggah Nilai Oleh PD1 Perhatikan catatan yang ada pada tampilan. Klik Choose, muncul tampilan berikut : 61
Arahkan di Folder mana, file yang akan di-unggah disimpan, kemudian klik open jika file sudah dipilih. 7.7. Penambahan Jatah SKS - Isikan NIM dimaksud, klik tombol Cari - Tampilan berubah sbb : - Isikan pada kolom Jatah Penambahan SKS - Isi Keterangan - Klik tombol Simpan 62
7.8. Daftar Penambahan SKS 7.9. Rekap Wisuda Pilih Periode Wisuda Klik Submit, akan muncul tampilan sbb : 63
Perhatikan ketika melakukan perintah eksport atau eksport semua fakultas, muncul dialog box yang berisikan pilihan untuk menyimpan atau bisa juga membuka file tersebut dalam format excel. Penamaan yang ada adalah default sesuai dengan perioda wisuda. Akan tetapi dalam penyimpanan nama tersebut bisa diubah. 64
7.10. Ubah Pasword 65