AKTIFITAS-AKTIFITAS UTAMA LOGISTIK Keterangan gambar 1 Tahap 1. Baseline (dasar) Posisi dari kebebasan fungsional yang lengkap dimana masing-masing fungsi bisnis seperti produksi dan pembelian melakukan aktifitas mereka sendiri-sendiri dan terpisah dari fungsi bisnis yang lain. Contoh produksi mengoptimalkan harga per unit dengan memproduksi barang yang sama/ sejenis dalam jangka waktu panjang tanpa mengabaikan persediaan dan lokasi penyimpanan, market demand, serta modal yang dikeluarkan. Tahap 2. Integrasi Fungsional Perusahaan telah menyadari perlunya penggabungan antara fungsi-fungsi yang melakukan aktivitas hampir sama. Contoh antara bagian distibusi dan manajemen persediaan atau pembelian dengan pengendalian material. Tahap 3. Integrasi secara internal Diperlukan pengadaan dan pelaksanaan perencanaan kerangka kerja end-to-end. Tahap 4. Integrasi secara eksternal Integrasi supply chain yang sebenarnya dengan konsep menghubungkan dan koordinasi yang dicapai pada tahap 3 yang diperluas dengan bagian supplier dan customer. Konsep Pemasaran Merupakan sebuah filsafat manajemen pemasaran yang menangani pencapaian tujuan secara organisasional yang bergantung pada kebutuhan dan keinginan target pasar serta pemberian rasa puas kepada pelanggan sesuai dengan yang diinginkan secara lebih efektif dan efisien dibandingkan para pesaing. 4P dalam pemasaran: 1. product produk tepat 2. price harga tepat 3. place tempat tepat 4. promotion promosi tepat MANAJEMEN LOGISTIK 1
Aktifitas-aktifitas Utama Logistik Ada 13 aktifitas utama logistik, yaitu: 1. Customer service (pelayanan pelanggan) 2. Demand forecasting (peramalan permintaan) 3. Inventory management (manajemen persediaan) 4. Logistics communications (komunikasi logistik) 5. Material handling (penanganan material) 6. Order processing (proses pemesanan) 7. Packaging (pengemasan) 8. Dukungan komponen dan jasa 9. Pemilihan lokasi dan gudang 10. Procurement/ Purchasing 11. Reverse logistics 12. Transportasi 13. Gudang dan penyimpanan 1. Customer service (pelayanan pelanggan) Definisi Customer Service: suatu proses yang berlangsung di antara pembeli, penjual, dan pihak ketiga yang menghasilkan nilai tambah untuk pertukaran produk atau jasa dalam jangka waktu pendek seperti transaksi tunggal ataupun jangka panjang seperti hubungan berdasarkan kontrak. Nilai tambah ini juga terbagi pada masing-masing kelompok transaksi atau kontrak, yang dalam keadaan lebih baik pada penyelesaian transaksi dibandingkan sebelum transaksi. Dengan demikian, customer service merupakan proses penyediaan keuntungan nilai tambah yang penting pada supply chain dengan cara efektif. 2. Demand forecasting (peramalan permintaan) Ramalan permintaan manajemen logistik menentukan berapa banyak dari tiap barang yang diproduksi perusahaan yang harus diangkut ke berbagai pasar. Manajemen logistik juga harus mengetahui dimana asalnya permintaan sehingga dapat menempatkan dan menyimpan produk dengan jumlah yang tepat di setiap area pasar. Perkiraan akurat tentang permintaan yang akan datang memungkinkan manajer logistik untuk menyediakan sumber (anggaran belanja) pada aktifits-aktifitas yang akan melayani permintaan tersebut. 3. Manajemen persediaan (Inventory Management) MANAJEMEN LOGISTIK 2
Aktifitas pengendalian persediaan (inventory control activity) bersifat kritis karena membutuhkan finansial atas pemeliharaan persediaan produk yang cukup untuk mempertemukan kebutuhan pelanggan dengan kebutuhan produksi. Bahan baku dan komponennya, WIP (work in process), dan persediaan barang jadi, semuanya menghabiskan ruang fisik, waktu kerja dan modal. Uang yang diinvestasikan pada persediaan tidak tersedia untuk dipergunakan. Alasan pengadaan persediaan dalam perusahaan: Memungkinkan perusahaan mencapai skala ekonomis. Menyeimbangkan persediaan dan permintaan. Memungkinkan spesialisasi produksi. Melindungi ketidakpastian permintaan dan siklus pemesanan. Bertindak sebagai penyangga/ buffer di antara interface yang bersifat kritis dalam rantai supply (supply chain). Buffer pada supply chain meliputi: Supplier - Procurement Procurement - Production Production - Marketing Marketing Distribution Distribution Intermediary/Retail Intermediary/Retail Consumer 4. Logistics communications (komunikasi logistik) Komunikasi merupakan jaringan vital di antara seluruh proses logistik dan pelanggan perusahaan. Komunikasi yang akurat pada saat yang tepat merupakan dasar dari keberhasilan manajemen logistik. E-commerce meliputi serangkaian peralatan dan teknik yang digunakan untuk menjalankan bisnis dalam lingkungan paperless. Internet mengijinkan perusahaan untuk transfer informasi secara murah dan efektif ke seluruh dunia, dengan menjadikan e-commerce sebagai kunci kontributor pada integrasi supply chain. EDI (electronic data interchange): pertukaran dokumen yang disusun dalam bentuk format yang diproses secara mekanis dengan kata lain satu komputer dihubungkan secara langsung dengan komputer lain. MANAJEMEN LOGISTIK 3
Company records Industry data Management data Gambar Customer 11. orders Aliran Informasi Logistik Customer data Order processing system Common database Order performance Freight payment system Order performance Transportation history Inventory management Customer master file Damage reports & product return report Inventory Credit information Transportation administration Order status System configuration Product movement to customer Product tracking and forecasting reports Standard cost Performance and cost reports for physical distribution MANAJEMEN LOGISTIK 4
Barcode: adalah sekumpulan batang parallel yang memiliki lebar bervariasi dan spasi yang bervariasi diantara batang-batang tersebut. Informasi yang terkandung di dalamnya berupa huruf, numeric, dan karakter khusus lainnya. Barcode ini dapat terbaca dengan melakukan scan pada lampu khusus. Point-of-Sale Data (POS): mempermudah scan barcode dari barang yang telah terjual, biasanya diterapkan di bagian retail. Data ini diteruskan ke supplier yang tepat sehingga bisa dilakukan penambahan persediaan berdasarkan jumlah produk yang terjual. ERP (Enterprise Resource Planning) Alat transaksi perusahaan yang mengambil data dan mengurangi aktifitas manual yang digabungkan dengan proses finansial, persediaan, dan informasi pemesanan pelanggan. Sistem ini mencapai integrasi tinggi dengan menggabungkan data tunggal, mengembangkan pemahaman akan data apa yang seharusnya digabungkan dan membuat seperangkat aturan pengambilan data. Perusahaan Jerman, SAP AG adalah pelopor software ERP ini yang juga dikenal dengan nama R/3. Inti dari software adalah jaringan database server yang berkecepatan tinggi yang dirancang untuk menangani informasi sejumlah besar database secara efisien. Contoh: karyawan mengirim transaksi pengiriman barang dalam modul Penjualan dan Distribusi. Transaksi tersebut dengan segera masuk ke Account Payable Departmen Keuangan dan Manajemen Persediaan pada modul Manajemen Material. Bisa juga dengan departemen lainnya yang saling berhubungan satu sama lain. Tabel 1. Modul-modul aplikasi SAP R/3 MANAJEMEN LOGISTIK 5
SAP Application Program Cross application (CA) Project System (PS) Logistic General (LO) Human Resources (HR) Personnel Administration (HR-PA) Production Planning (PP) Materials Management (MM) Quality Management (QM) Business Process Technology (CA BPT) CAD Integration (CA CAD) Project Planning (PS PLN) Prject Execution/ Integration (PS EXE) Logistic Information System (LO LIS) Master Data (LO MD) Workforce Planning (PP WFP) Time Management (PA TIM) Incentive Wages (PA INW) Sales and Operation Planning (PP SOP) Master Planning (PP MP) Capacity Requirement Planning (PP CRP) Material Requirement Planning (PP MRP) Kanban/ Just-in-Time Production (PP KAB) Repetitive Manufacturing (PP REM) Assembly Orders (PP ATO) Production Planning for Process Industries (PP-PI) Plant Data Collection (PP-PDC) Material Requirement Planning (MM MRP) Purchasing (MM PUR) Inventory Management (MM IM) Warehouse Management (MM WM) Electronic Data Interchange (MM EDI) Planning Tools (QM PT) Inspection Processing (QM IM) Quality Control (QM QC) Quality Certificates (QM CA) Sumber: Richard B.Case, Nicholas J. Aquilano, and F. Robert Jacobs, Production and Operation Management, 8 th ed. (Burr Ridge, IL: Richard D. Irwin,1998), p.655 5. Penanganan Material (Material Handling) MANAJEMEN LOGISTIK 6
Penangan material berubungan dengan setiap aspek gerakan atau aliran bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi dalam pabrik atau gudang. Tujuan penanganan material adalah: Menyederhanakan dan menghapus system penanganan apapun yang memungkinkan. Meminimalkan jarak tempuh. Meminimalkan barang setengah jadi. Menyediakan aliran yang serentak bebas dari bottleneck. Meminimalkan kerugian akibat pembuangan, kerusakan, dan pencurian. Perusahaan mengeluarkan biaya setiap saat dilakukan penanganan barang. Bila dirasakan penanganan tidak memberikan nilai bagi sebuah produk, seharusnya dibuat seminimum mungkin. 6. Proses Pemesanan (Order Processing) Komponen order processing terbagi dalam 3 kelompok: 1. Elemen operasional (operational elements) Meliputi order entry atau perubahan pesanan, scheduling, persiapan pengiriman pesanan dan invoicing. 2. Elemen komunikasi (communication elements) Meliputi modifikasi pesanan, penyelidikan status pesanan, tracing, koreksi kesalahan dan permintaan informasi produk. 3. Kredit dan elemen pengumpulan (credit and collection elements) Meliputi pemeriksaan kredit dan proses penerimaan atau pengumpulan rekening. 7. Pengemasan (packaging) Pengemasan memiliki peran ganda yaitu: Melindungi produk dari kerusakan ketika akan disimpan atau diangkut. Pengemasan yang pantas dapat memudakan penyimpanan serta pemindahan produk, sehingga mengurangi biaya penanganan material. Fungsi spesifik pengemasan ada 6, yaitu: 1. Penahanan (containment) 2. Proteksi (protection) 3. Pembagian (apportionment) MANAJEMEN LOGISTIK 7
4. Pengunitan (unitization) 5. Kenyamanan (convenience) 6. Komunikasi (communication) 8. Komponen-komponen dan Pelayanan Pendukung (parts and service support) Salah satu aktifitas pemasaran perusahaan adalah memberikan pelayanan pasca penjualan kepada pelanggan, seperti penyediaan bagian-bagian pengganti ketika produk rusak atau tidak berfungsi sebagaimana semestinya. Hal ini sangat penting bagi aktifitas service dan bagian logistik bertanggung jawab meyakinkan bahwa bagian-bagian tersebut tersedia kapan dan dimana pelanggan membutuhkannya. 9. Seleksi lokasi pabrik dan tempat penyimpanan/ gudang (plant and warehouse site selection) Pergudangan merupakan bagian integral dari semua sistem logistik yang berperan penting dalam melayani pelanggan dengan total biaya seminimal mungkin, juga merupakan jaringan primer diantara produser dan pelanggan yang digunakan untuk menyimpan persediaan selama seluruh bagian proses logistik berjalan. Pada umumnya tempat penyimpanan persediaan diperlukan untuk: Mencapai transportasi yang ekonomis Mencapai produksi yang ekonomis Mendapat keuntungan dari diskon pembelian dengan kuantitas banyak dan pembelian duluan. Memelihara sumber persediaan Mendukung kebijakan pelayanan pelanggan perusahaan Mengantisipasi kondisi perubahan pasar (seperti musiman, fluktuasi permintaan, kompetisi). Mengatasi perbedaan ruang dan waktu yang berada di antara produsen dan konsumen Menetapkan setidak-tidaknya biaya total logistik seimbang dengan tingkat pelayanan pelanggan yang diinginkan Mendukung program just in time dari supplier dan pelanggan. MANAJEMEN LOGISTIK 8
10. Purchasing (Procurement) Tujuan dari purchasing : Memberikan aliran material, persediaan dan pelayanan yang berkesinambungan yang dibutuhkan untuk menjalankan organisasi. Meminimalkan investasi persediaan dan kerugian. Menjaga dan memperbaiki kualitas Menemukan atau mengembangkan kemampuan supplier Menstandarisasi, dimana kemungkinan barang dibeli Pembelian barang yang diperlukan dan pelayanan pada tingkat biaya total terendah. Mengembangkan posisi organisasi yang kompetitif Mencapai keharmonisan, hubungan kerja yang produktif dengan area fungsional lainnya dalam organisasi. Menyempurnakan sasaran pembelian dan kemungkinan tingkat biaya administrative yang terendah. 11. Reverse Logistics Penanganan barang-barang retur baik berupa salvage dan scrap disposal, merupakan bagian dari proses yang berkaitan erat dengan reverse logistics, dan merupakan komponen logistik yang memerlukan perhatian lebih. Barang-barang diretur bisa dikarenakan kerusakan produk, kadaluarsa, kesalahan pengiriman, trade-ins, dan alasan-alasan lain. Biaya reverse logistics cenderung lebih tinggi dibandingkan biaya forward logistics. 12. Transportasi Fungsi transportasi berhubungan dengan bagian luar dan dalam departemen logistik. Dengan bagian finansial (freight bills/ biaya pengiriman), engineering (pengemasan, transportasi peralatan), manajemen persediaan (bahan baku, komponen, gudang jadi), hokum (kontrak gudang dan alat angkut), produksi (pengiriman tepat waktu), purchasing (pemilihan supplier), marketing/ sales (standar pelayanan pelanggan), receiving (klaim, dokumentasi), dan pergudangan (supply peralatan, penjadwalan). MANAJEMEN LOGISTIK 9
13. Pergudangan dan Penyimpanan (warehousing and storage) Produk harus disimpan dalam pabrik atau pada suatu tempat sebelum dijual. Semakin lama waktu antara produksi dan konsumsi, semakin besar pula tingkat atau jumlah persediaan yang dibutuhkan. Aktifitas pergudangan dan penyimpanan meliputi keputusan mengenai apakah fasilitas penyimpanan seharusnya milik sendiri, dikontrakkan atau disewakan, perencanaan dan perancangan fasilitas penyimpanan, pertimbangan produk gabungan, prosedur pengamanan dan pemeliharaan, pelatihan personalia dan pengukuran produktivitas. MANAJEMEN LOGISTIK 10