1 RESOURCE MODEL FOR AGENT USE AS A TOOL EVENT IN INFORMATION SYSTEM DEVELOPMENT IN INSTITUTIONS NON-FORMAL PAYROLL Leo SukmaWijaya Undergraduate Program, Economy Faculty, 2010 Gunadarma University http://www.gunadarma.ac.id Keywords: REA, Payroll Information Systems. ABSTRACT This research s aimed to provide a description of the accounting information system design techniques using REA diagram for payroll cycle Primagama Education Institutions Branch Cilandak KKO and making the early stages database be in the form of tables, attributes, and programs. The data used are observation, interview and literature study. In this study, the author uses descriptive analysis is to analyze problems with a way to describe through the use of REA model in the diagrams. Based on the results of REA model making can we know that to create charts REA through the stages (1). They need to note the activities that occurred at the Primagama Education Institutions Branch Cilandak KKO, (2). Identify the event and organizing these activities, (3). Identify resources and agents involved in these activities, and (4). Identify the relationship between resource, event and agent. The events that happened is the service request guidance, to do teach, and receive payment. Further, resources are influenced by events, namely the student guidance, teacher s resources, and also the cash resources. While agents that involved are student s guidance, marketing, academic, and staff. After maked with the REA model formed tables amount 16, the number of tables were calculated from the number of entities which amounted to 10 and 6 relationship N: M..
2 PENDAHULUAN Kebutuhan akan informasi pada saat ini sangat penting dalam semua kegiatan, salah satunya adalah kegiatan bisnis. Manfaat dari informasi yang didapatkan untuk kegiatan bisnis adalah sebagai dasar dari pengambilan keputusan. Dengan adanya sistem informasi, penyajian informasi yang sangat dibutuhkan tersebut bisa dengan cepat didapat / tepat waktu, akurat, dan relevan. Sampai saat ini telah banyak literature sistem informasi yang membahas mengenai keunggulan metodologi berorientasi objek dalam berbagai aplikasi sistem informasi, termasuk didalamnya proses dalam melakukan analisis dan perancangan sistem informasi, bahkan dunia pemrogramanpun mulai beralih dari pendekatan terstruktur menjadi pendekatan objek. Para pengembang sistem yang telah berpengalaman dalam menggunakan metodologi pengembangan sistem mengakui keunggulan dari metodologi ini, yaitu pemodelan menjadi lebih mudah dan lebih efisien karena dapat dipergunakan kembali (reusability), dan dapat mengintegrasikan berbagai aplikasi dari berbagai sumber (interoperability). Walaupun metode ini masih terhitung baru, tetapi dalam perkembangannya metode ini telah banyak digunakan untuk kepentingan pembuatan program berbasis objek. Melihat telah meluasnya program-program aplikasi maupun bahasa pemrograman yang berbasis objek dan pendekatan pengembangan sistem mempunyai hubungan yang erat dengan implementasi sistem yang diwujudkan di dalam bentuk pemrograman, sehingga dipandang perlu untuk memperkenalkan metode berorientasi objek dalam sistem informasi akuntansi terutama untuk pengelolaan database perusahaan. Pendekatan yang umum digunakan dalam pengembangan sistem sejak tahun 1950-an sampai dengan 1970-an adalah pendekatan yang menekankan pada pengembangan terstruktur dengan menggunakan alat-alat pembuatan model proses seperti diagram alir (flowchart), dan diagram arus data (Data flow diagram) yang kemudian berkembang pada tahun 1980-an bergeser menjadi pendekatan model data menggunakan Diagram hubungan entitas (Entity Relationship Diagram) dan dilengkapi dengan pembuatan kamus data (Data Dictionary). Namun sejak tahun 1990-an kecenderungan telah berubah pengembangan sistem melakukan kombinasi antara model proses dan data menjadi model objek (object oriented). Dapat dikatakan bahwa metodologi pendekatan objek merupakan hasil evolusi dari banyak metodologi sebelumnya, seperti metodologi prosedural, sekuensial, konkurensi maupun modular. Perananan sistem informasi untuk akuntansi sangat besar, karena merubah dari pencatatan yang manual ke pencatatan yang terkomputerisasi. Pada organisasi kecil yang hanya mengolah data keuangan saja, SIA (sistem informasi akuntansi) hampir mewakili semua SIM (sistem informasi manajemen). Pada organisasi besar, SIA merupakan subsistem dari SIM dan merupakan subsistem yang terbesar dari SIM. Penggunaan model untuk merancang sistem informasi sangat diperlukan sebagai dasar, yaitu : model Entity Relationship Diagrams, Data Flow Diagrams (DFD), flowchart, dll. Dimana dimasing-masing model mempunyai kelebihan dan kekurangan. Dari berbagai model tersebut tidak satupun yang bisa menangkap data yang bersifat non keuangan.pada tahun 1982, McCarthy mengembangkan model REA (Resources Events Agents) yang digunakan untuk merancang sistem informasi akuntansi. Dimana model ini dapat menangkap infomasi keuangan, non keuangan, dan relasi antara proses bisnis.
3 TINJAUAN PUSTAKA Sistem Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Menurut Moscove, suatu sistem adalah suatu entitiy ( kesatuan) yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan (disebut subsistem) yang bertujuan untuk mencapai tujuantujuan tertentu. Menurut Murdick, suatu sistem adalah kumpulan elemenelemen yang dijadikan satu untuk tujuan umum. Sedangkan menurut penulis, sistem adalah kumpulan jaringan kerja dari bagian-bagian yang saling berhubungan dan menjadi satu untuk menyelesaikan sasaran tertentu. Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkat manajemen. Suatu SIM adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi. Menurut Frederick H. Wu SIM adalah kumpulan-kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen. Sistem Informasi Akuntansi Akuntansi merupakan bahasa dalam bisnis. Setiap perusahaan menerapkan sebagai alat komunikasi. SIA adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi finansial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen). DFD DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem terstruktur. DFD digunakan oleh analis untuk mendokumentasikan desain logika suatu sistem yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna.dfd memungkinkan pengguna mengetahui konsep analis sistem mengenai masalah yang dihadapi pengguna. ERD Model E-R diperkenalkan oleh Peter Chen pada tahun 1976 dan digunakan serta dikembangkan oleh Kroenke. Model E-R didokumentasikan dengan E-R Diagram (ERD). Kroenke berpendapat bahwa model data digunakan untuk mendokumentasikan kebutuhan user dan kebijakan perusahaan dalam rangka merancang database secara logis dengan menggunakan model E-R atau Semantic-Object.
4 Contoh ERD Elemen ERD Model REA Model REA adalah suatu alat pemodelan konseptual yang khusus dirancang untuk melengkapi struktur dalam perancangan database SIA. Dalam model REA ditentukan : entitiy apa yang harus disertakan dalam database SIA dan bagaimana susunan relationship antara entitiy dalam database SIA. Tipe entitiy dalam model REA dibedakan dalam tiga kategori, yaitu : Resources, Event, dan Agents. Resources didefinisikan sebagai sesuatu yang memiliki nilai ekonomis bagi organisasi tersebut. Contoh resources adalah kas, inventaris, peralatan, persediaan, gudang, pabrik, dan tanah. Events menunjukkan aktivitas-aktivitas bisnis, dimana manajemen ingin mengumpulkan informasi untuk tujuan perencanaan atau pengawasan. Sebagai contoh, aktivitas penjualan akan mengurangi persediaan dan aktivitas penerimaan kas akan menambah jumlah kas. SIA harus dirancang untuk memperoleh dan menyimpan informasi aktivitas tersebut. Sedangkan agents adalah orang dan organisai yang berpartisipasi dalam aktivitas dan kepada siapa informasi diserahkan untuk tujuanperencanaan, pengawasan, dan pengevaluasiaan. Contoh agents adalah pegawai, pelanggan, dan pemasok.
5 The REA Pattern Menyusun Diagram REA Dalam rangka menyusun diagram REA diperlukan informasi tentang: resource, event, agent dan kebijaksanaan perusahaan. Informasi tersebut dapat diperoleh dengan mewawancarai pihak manajemen. Karena aktivitas perencanaan, pengawasan, dan pengevaluasian yang ditangani manajemen untuk setiap perusahaan berbeda. Untuk menggambarkan diagram REA, kertas dibagi tiga kolom, satu kolom untuk setiap entity. Gunakan kolom kiri untuk resource, kolom tengah untuk event, dan kolom kanan untuk agent. Penggambaran event sebaiknya diurutkan dari atas ke bawah berdasarkan aktivitas. Langkah-langkah untuk menyusun diagram REA suatu siklus transaksi adalah : 1. Tentukan pasangan aktivitas yang saling memberi dalam siklus tersebut. Model REA terdiri dari sepasang event, satu menambah resource dan yang lain mengurangi resource. Tentukan eventevent bisnis yang perlu dimodelkan dalam siklus tersebut. 2. Tentukan resource yang dipengaruhi oleh event dan agent yang berpartisipasi pada event tersebut. Setelah event ditentukan, resource yang dipengaruhi oleh event tersebut ditentukan. Resource digambarkan pada kolom resource. Kemudian gambarkan relationship antara entity resource dengan entity event. Langkah selanjutnya menentukan agent yang berpartisipasi dalam event. Akan selalu terdapat paling sedikit satu internal agent dan external agent yang terlibat dalam event. Gambarkan relationship untuk menunjukkan agent mana yang berpartisipasi dalam event tertentu. Sedapat mungkin penggambaran agent tidak ganda. 3. Tetapkan cardinality untuk setiap relationship. Cardinality yang ditentukan harus mencerminkan perusahaan dan praktek bisnis yang dimodelkan. Manfaat REA Diagaram REA digunakan sebagai dokumentasi pelengkap, yang berguna untuk mendokumentasikan pembentukan advanced SIA. Diagram REA menyediakan dua informasi database SIA, yang tidak ditujukan oleh bentuk dokumentasi lain. Informasi yang disajikan oleh diagram REA adalah relationship antara data dan praktek bisnis perusahaan. Diagram REA secara tegas menggambarkan relationship antara bermacammacam data item yang disimpan dalam database akuntansi. Kardinalitas diagram REA menyajikan informasi yang berguna untuk menggambarkan prinsip dan kebijaksanaan perusahaan yang dimodelkan. Menaksirkan
6 dengan benar cardinality diagram REA membutuhkan pemahaman secara tepat yang menunjukkan orang atau organisasi tertentu. Hal yang sama setiap kejadian dari entity agent menunjukkan orang atau organisasi tertentu. Hal yang sama setiap kejadian suatu entitiy event menunjukkan aktivitas atau transaksi bisnis spesifik. Kardinalitas (Cardinality) Hubungan kardinalitas menunjukkan berapa banyak kejadian pada suatu entitas dalam suatu hubungan yang dapat dihubungkan dengan satu kejadian dari entitas lain dalam hubungan tersebut. Kardinalitas sering dinyatakan sebagai pasangan bilangan (X:Y). X menyatakan hubungan kardinalitas minimum dan Y menyatakan hubungan kardinalitas maksimum. Hubungan kardinalitas minimum menunjukkan jumlah baris yang paling sedikit dalam suatu hubungan. Kardinalitas minimum bisa 0 atau 1. Kardinalitas minimum 0 maksudnya setiap baris dalam tabel tidak perlu dihubungkan ke beberapa baris pada tabel lain. Kardinalitas minimum 1 menunjukkan bahwa setiap baris dalam tabel tersebut harus dihubungkan dengan paling sedikit satu baris dari tabel lain. Hubungan kardinalitas maksimum menunjukkan jumlah baris terbanyak dalam hubungan. Kardinalitas maksimum bisa 1 atau N, simbol tersebut menunjukkan setiap baris dalam tabel dapat dihubungkan dengan beberapa baris pada tabel lain. Kardinalitas maksimum 1 menunjukkan bahwa satu baris dari tabel dapat dihubungkan ke paling banyak satu baris dari tabel lain. Kardinalitas maksimum N menunjukkan bahwa satu baris dari tabel dapat dihubungkan dengan lebih dari satu baris dari tabel lain. Tipe hubungan tergantung pada kardinalitas maksimum yang menghubungkan setiap entity, ada lima tipe ralationship yaitu: 1. Ralationship zero-to-one (0:1) pada saat kardinalitas masksimum dari suatu entitas adalah 0 dan kardinalitas maksimum dari entitas lain adalah 1. 2. Relationship zero-to-many (0:N) pada kardinalitas maksimum dari suatu entitas adalah 0 dan kardinalitas maksimum dari entitas lain adalah N. 3. Relationship one-to-one (1:1) pada saat kardinalitas maksimum setiap entitas adalah 1. 4. Relationship one-to-many (1:N) pada saat kardinalitas maksimum dari suatu entitas adalah 1 dan kardinalitas maksimum dari entitaslai adalah N. 5. Relationship many-to-many (N:N) pada saat kardinalitas maksimum kedua entitas adalah N. Pembahasan dan Hasil Penelitian METODE PENELITIAN Bagian Yang Terlibat dan Pekerjaan Bagian-bagian yang ada di Pekerjaan bagian Lembaga Pendidikan Primagama 1. Marketing - Mempromosikan juga data jumlah siswa bimbingan 2. Akademik - Mangatur belajar mengajar 3. Staff - Mendata kegiatan atau transaksi yang berlangsung Lembaga Pendidikan Primagama Cabang Cilandak KKO rincian penggajian pada pengajar adalah dari ; (1) grade, (2) Kelas mengajar, (3) tambahan. Sedangkan dokumen yang digunakan kartu hadir, sebagai bukti telah hadir selama
7 mengajar. Alur kegiatan layanan dimulai oleh pendaftaran yang datang dengan menanyakan pengenalan yang terjadi pada jasa yang ditawarkan mereka pada bagian pendaftaran, kemudian pendaftaran memberitahukan pada bagian konsultasi perihal penempatan kelas siswa baru hingga berlangsung kegiatan belajar yang ikuti oleh siswa sampai akhir program yang menhasilkan siswa yang siap dalam menghadapi masalah belajar disekolahnya. ABSENSI PENGAJAR TINGKATAN PENGAJAR STAF GAJI PENGAJAR Alur Penggajian Alur kegiatan penggajian dimulai oleh absensi pengajar yang hadir dengan mengisi form hadir masuk karyawan sesuai tingkatan mengajar yg telah ditetapkan bagian akademik sesuai grade mengajar kemudian staff merekap absensi kehadiran pengajar untuk gaji pengajar setiap bulannya. Proses Layanan Utama Proses Layanan utama yang terdapat pada Lembaga Pendidikan Primagama adalah: 1. Proses Layanan Marketing Karena layanan utama dari Lembaga Pendidikan Primagama adalah jasa bimbingan belajar maka, proses marketing ini berperan penting untuk membayar gaji pengajar dan karyawan. 2. Proses Layanan Akademik Lembaga Pendidikan Primagama, dalam mengatur jadwal mengajar membagi sesuai tingkatan kemampuan pengajar sehingga mendapatkan tenaga dari pengajar dan dari tenaga tersebut menghasilkan jasa. 3. Proses Layanan Staff Dengan mendata setiap kegiatan yang berlangsung, maka imbal balik yang didapatkan oleh perusahaan adalah Laporan keuangan yang disampaikan ke pada manajemen untuk mengambil keputusan.
8 ENTERPRISE VALUE CHAIN LEVEL INFLOW JASA BIMBINGAN SISWA OUTFLOW BUSINESS PROCESS DECOMPOTITION LEVEL MARKETING AKADEMIK STAFF PENGAJAR KONSULTAN TASK LEVEL SPECIFICATION 1. PERENCANAAN PENGAJAR 2. SUPERVISI PENGAJAR 3. EVALUASI PENGAJAR 1. PERENCANAAN KONSULTAN 2. SUPERVISI KONSULTAN 3. EVALUASI KONSULTAN Dekomposisi Dari Proses Bisnis Rancangan Sistem Informasi Pembahasan rancangan sistem informasi layanan ini terfokus pada perancangan database konseptual menggunakan model REA dan aplikasi program. Perancangan diawali dengan penjabaran aktivitas-aktivitas yang terjadi pada siklus penggajian. Aktivitas Penggajian Lembaga Pendidikan Primagama 1. Pengajar datang untuk mendapatkan kelas mengajar pada tingkatan kelas yang sudah ditetapkan dari bagian akademik Lembaga Pendidikan Primagama. 2. Untuk pengajar melakukan pengecekan jadwal mengajar yang ada di bagian akademik. 3. Setelah diketahui jadwal mengajar pada bagian akademik, pengajar mengajar pada kelas yang sudah dijadwalkan. 4. Setiap selesai mengajar, pengajar disarankan untuk mengisi kartu hadir pengajar yang dibuatkan oleh bagian akademik. 5. Selanjutnya setiap minggu ke 4, bagian akademik menyerahkan kartu hadir pengajar pada staff. 6. Kartu hadir yang diterima staff dari bagian akademik direkap untuk diserahkan oleh pengajar. 7. Setelah melakukan rekap oleh staff, pengajar dapat mengambil gajinya stiap tanggal 25 akhir bulan secara tunai. Model REA Aktivitas Sebelum mengambarkan model REA, ada beberapa langakah yang perlu dilakukan.langkah-langkah membuat model REA adalah: A. Mengidentifikasi dan mengorganisir peristiwa-peristiwa operasi (events) yang harus dimasukkan kedalam model tersebut menurut urutan kejadiannya. Peristiwa-peristiwa operasi dalam aktivitas jasa ini adalah : 1. Adanya permintaan jasa dari siswa bimbingan 2. Mengatur jadwal pengajar 3. Mengajar sesuai tingkatan yang telah ditetapkan 4. Menerima pembayaran Dari empat peristiwa operasi tersebut kita padatkan menjadi tiga kegiatan, yaitu : 1. Permintaan jasa dari siswa bimbingan (2 kegiatan, yaitu permintaan jasa dari siswa bimbingan dan Mengatur jadwal dijadikan satu)
9 2. Mengajar sesuai tingkatan yang telah ditetapkan 3. Menerima pembayaran M SHIFT M TENTOR 1 M AKADEMIK MODUL MENGAJAR 1 1 BIMBINGAN GIVE TAKE DUALITY SISWA 1 M KWITANSI KAS 1 1 LAP. KEU PEMBAYARAN 1 M REKAP STAFF Peristiwa Yang Terjadi B. Mengidentifikasi sumber daya (resources) dan agen-agen (agents) yang terlibat dalam setiap peristiwa operasi. Dari proses jasa pelayanan Lembaga Pendidikan Primagama, dapat kita lihat sumber daya yang dipengaruhi oleh peristiwa mengajar adalah penggunaan siswa bimbingan, sumber daya pengajar, dan juga sumber daya kas yang bertambah akibat peristiwa ini. Adapun, agen-agen yang terlibat dalam aktivitas jasa pelayanan Lembaga Pendidikan Primagama adalah: 1. Siswa bimbingan 2. Marketing 3. Akademik 4. Staff C. Mengidentifikasi hubungan diantara sumber daya, peristiwa dan agen. Dalam tahap ini dibangun rancangan model REA aktivitas jasa Lembaga Pendidikan Primagama. Dalam rancangan ini terdapat tiga sumber daya yaitu siswa bimbingan, sumber daya pengajar, dan juga sumber daya kas. Didalam pandangan rantai nilai, relasi antara tiga sumber daya tersebut identik dengan give-get relationship, apabila salah satu sumber daya mengalami perubahan maka akan berdampak sama pada peubahan sumber daya yang lainnya. Sumber daya jasa berelasi dengan beberapa peristiwa operasi, yaitu: 1. Siswa bimbingan melakukan permintaan jasa 2. Marketing melakukan jasa promosi dan pendaftaran 3. Pengajar melakukan jasa mengajar 4. Staff Sumber daya kas berelasi dengan satu peristiwa operasi yaitu menerima pembayaran dimana pembayaran dilakukan secara tunai. Pembuatan DFD
10 JASA MENGAJAR SISWA BIMBINGAN MENERIMA SISWA BIMBINGAN AKADEMIK SISWA BIMBINGAN JASA KONSULTASI STAFF MENERIMA PEMBAYARAN KAS GAJI PENGAJAR Diagram Zero Untuk Proses Penggajian Pembuatan Diagram REA RESOURCES EVENTS AGENTS MELAYANI PERMINTAAN SISWA BIMBINGAN JASA PENGAJAR PENGAJAR KELAS BIMBINGAN KONSULTAN MELAKUKAN JASA PELAYANAN STAFF SISWA BIMBINGAN KAS MENERIMA PEMBAYARAN Diagram REA Berdasarkan Proses Penggajian Setelah diketahui kegiatan / aktivitas yang terjadi, sumber daya, dan pelaku yang terlibat, selanjutnya adalah menempatkan entity resources pada sisi kiri, entity event ditengah, dan entitiy agents pada sisi sebelah kanan. Pada sisi kiri atau entity resources didapatkan entity jasa, pengajar, dan kas. Untuk sisi tengah didapatkan entity events melayani permintaan siswa bimbingan, melakukan jasa pelayanan, dan menerima pembayaran. Sedangkan disisi kanan, didapatkan entity agents siswa bimbingan, staff, konsultasi, dan mengajar kelas bimbingan.
11 RESOURCES EVENTS AGENTS 0 : N MELAYANI PERMINTAAN 1 : 1 1 : 1 0 : 1 0 : 1 0 : N JASA PENGAJAR PENGAJAR KELAS BIMBINGAN KONSULTAN 0 : N 0 : N MELAKUKAN JASA PELAYANAN STAFF 1 : 1 1 : 1 SISWA BIMBINGAN 1 : 1 1 : 1 KAS 1 : 1 MENERIMA PEMBAYARAN Diagram REA Dengan Kardinalitas Pembuatan Database Diagram REA yang dihasilkan terdiri dari sepuluh entity dan enam relationship N:M ( jasa dan melayani permintaan siswa bimbingan, pengajar dan melayani permintaan siswa bimbingan, jasa dan melakukan jasa pelayanan, pengajar dan melakukan jasa pelayanan, melayani permintaan siswa bimbingan dan melakukan jasa pelayanan, melakukan jasa pelayanan dan menerima pembayaran). Sehingga dalam menerapkan diagram REA ke database relational masingmasing entity dan relationship N:M dijadikan tabel, yang jumlahnya ada enam belas tabel. Langkah selanjutnya mencantumkan atribut pada masing-masing tabel, tentukan atribut primary key untuk setiap tabel. Langkah terakhir adalah mengimplementasikan relationship 1:1 dan 1:N dengan atribut foreign key. Tabel 4.2 Tabel dan Atribut Database Awal NO NAMA TABEL ATRIBUT ( Primary Key, foreign key, dll) 1. Jasa Kode Jasa, Nama Jasa, Tarif 2. Pengajar Kode Pengajar, Nama, Alamat, pendidikan, Tingkatan Pengajar 3. Kas Nomor Akun, Tanggal Transaksi, DK, Saldo 4. Melayani Permintaan Siswa Bimbingan No Permintaan, Tanggal Pendafataran, No No Siswa Bimbingan, Kelas siswa Bimbingan, Bimbingan konsultasi 5. Melakukan Jasa Pelayanan No SJP, Tanggal Pengajar, Kelas Mengajar, Kelas Bimbingan Konsultasi, Jam mengajar 6. Menerima Pembayaran No Faktur, Tanggal Transaksi, No Pegawai Kasir, Tingkatan Kelas, TotalPembayaran 7. Mengajar Kelas Bimbingan No Pengajar, Nama Pengajar, Tanggal Lahir, Alamat, Gaji, No Telp, No KTP
12 8. Konsultan No Pengajar, Nama Pengajar, Tanggal Lahir, Alamat, Gaji, No Telp, No KTP 9. Staff No Staff, Nama Staff, Tanggal Lahir, Alamat, Gaji, No Telp, No KTP 10. Siswa Bimbingan No SB, Nama Siswa, Alamat, Kelas, No. Telp Bimbingan 11. Jasa-Melayani Permintaan Siswa Kode Jasa,No Permintaan Bimbingan 12. Jasa-Melakukan Jasa Pelayanan Kode Jasa, No SJP 13. Pengajar -Melayani Permintaan Siswa Bimbingan Kode Pengajar, No Permintaan 14. Pengajar-Melakukan Jasa Pelayanan Kode Pengajar, No SJP 15. Melayani Permintaan Siswa Bimbingan- Melakukan Jasa Pelayanan 16. Melakukan Jasa pelayanan-menerima pembayaran No Permintaan, No SJP No SJP, No Faktur Setelah dibuat model REA, sekarang saatnya membuat databaserelational dengan cara membuat tabel sesuai dengan jumlah entity dalam model REA dan relationship N:M. Setelah keenam belas tabel tersebut dibuat, maka dibuatlah atribut dari tabel tersebut yang mewakili tabel tersebut dan atribut tabel (primary key) harus memiliki nilai yang unik (contoh: tabel jasa, primary key-nya adalah kode jasa). Setelah pembuatan atribut, selanjutnya adalah mengimplementasikan relationship 1:1 dan 1:N dengan memasukan primary key suatu entity sebagai foreign key pada entity lain, contoh pengimplementasian 1:N adalah table melayani permintaan siswa bimbingan dengan tabel konsultan, primary key dari staff yaitu No Staff menjadi foreign key pada tabel melayani permintaan siswa bimbingan yang ditandai dengan kata yang ditulis miring. Contoh pengimplementasian 1:1 hampir sama dengan 1:N yakni dengan cara membuat primary key pada suatu entity sebagai foreign key pada entity lain. Contoh dari pengimplementasian 1:1 adalah tabel melayani permintaan siswa bimbingan dengan tabel staff dimana primary key pada tabel satff dijadikan foreign key pada tabel melayani permintaan siswa bimbingan yang ditandai dengan kata yang ditulis miring pada tabel tersebut. Perhitungan Penggajian Perhitungan penggajian pada Lembaga Pendidikan Primagama Cabang Cilandak KKO mempunyai 3 perbedaan dalam proses perhitungannya, yaitu : grade A, B, dan C. Perhitungan Penggajian Secara Manual A. grade A Nama Tentor : Ahmad Riyadi Tanggal : 7-Ags-10 Bidang Studi : Matematika Halaman : 1 Grade : A Cabang Asal : Cilandak Pendapatan
13 Jumlah Honor 1. SD = 6 x Rp. 43,000 = Rp. 58,000 2. SMP = 5 x Rp. 43,000 = Rp. 15,000 3. SMU = 9 x Rp. 45,000 = Rp. 405,000 Jumlah Honor = Rp. 878,000 Potongan (Transport/Kelebihan Grade/Telat) = Rp. - Tambahan (Konsis) = Rp. - Jumlah Yang Diterima = Rp. 878,000 B. grade B Nama Tentor : Ahmad Riyadi Tanggal : 7-Ags-10 Bidang Studi : Matematika Halaman : 1 Grade : B Cabang Asal : Cilandak Pendapatan Jumlah Honor 1. SD = 6 x Rp. 35,000 = Rp. 210,000 2. SMP = 0 x Rp. 35,000 = Rp. - 3. SMU = 0 x Rp. 37,000 = Rp. - Jumlah Honor = Rp. 210,000 Potongan (Transport/Kelebihan Grade/Telat) = Rp. - Tambahan (Konsis) = Rp. - Jumlah Yang Diterima = Rp. 210,000 C. Grade C Nama Tentor : Ahmad Riyadi Tanggal : 7-Ags-10 Bidang Studi : Matematika Halaman : 1 Grade : C Cabang Asal : Cilandak
14 Pendapatan Jumlah Honor 1. SD = 2 x Rp. 29,000 = Rp. 58,000 2. SMP = 5 x Rp. 29,000 = Rp. 145,000 3. SMU = 2 x Rp. 31,000 = Rp. 62,000 Jumlah Honor = Rp. 265,000 Potongan (Transport/Kelebihan Grade/Telat) = Rp. - Tambahan (Konsis) = Rp. - Jumlah Yang Diterima = Rp. 265,000 Perhitungan Penggajian Secara Program Dalam pembuatan alur program perhitungan ini menggunakan struktur navigasi dimana pengertian struktur navigasi adalah struktur atau alur cerita dari suatu program yang merupakan rancangan hubungan dan rantai kerja dari beberapa area yang berbeda dan dapat membantu mengorganisasikan seluruh elemen-elemen yang digunakan dalam p ro gra m pe rhi tunga n ga ji dengan pemberian perintah dan pesan. Menentukan struktur navigasi merupakan hal yang sebaiknya dilakukan sebelum membuat suatu aplikasi. Pada struktur navigasi user termasuk struktur navigasi non linear karena, pada struktur non linear diperkenankan membuat penjejakan bercabang. Percabangan ini berbeda dengan percabangan pada struktur hirarki. Pada percabangan non linear walaupun terdapat percabangan tetapi tiap-tiap tampilan mempunyai kedudukan yang sama tidak ada pada master page, slave page,dan halaman pendukung.
15 LOGIN HOME PROFILE PENULIS SISTIMATIKA PENULISAN KALKULAKTOR EXIT PERHITUNGAN GRADE A PERHITUNGAN GRADE B PERHITUNGAN GRADE C ISI PROFILE ISI SISTIMATIKA HASIL PERHITUNGAN HASIL PERHITUNGAN HASIL PERHITUNGAN HASIL PERHITUNGAN AKHIR Struktur Navigasi Program
4.2.7 Struktur Penggajian Untuk menjamin ketentuan pelaksanaan dan kegiatan dalam melaksanakan tugasnya, maka setiap tentor dalam mengajar wajib melaksanakan dan memelihara hubungan konsultasi dan kerja sama dengan bagian akademik. Dengan demikian sistem penggajian harus mendapatkan penanganan dan pengawasan yang khusus agar tidak terjadi penyimpangan dan penyalahgunaan dalam pembayaran gaji. Proses pembayaran gaji pada pengajar yang dilakukan secara tetap per bulan dan dibayarkan setiap akhir bulan dengan jumlah yang berbeda-beda menurut mengajar dan konsultan akan tetapi pengajar dapat menerima gaji dipertengahan jika ada keperluan mendadak. Nilai gaji pokok ditentukan oleh grade atau jabatan dan masa kerja. Gaji yang diterima karyawan terdiri: A. Honor Tentor Grade A dengan tingkatan SD dan SMP sebesar Rp. 43.000 serta SMA Rp. 45.000 Grade B dengan tingkatan SD dan SMP sebesar Rp. 35.000 serta SMA Rp. 37.000 Grade C dengan tingkatan SD dan SMP sebesar Rp. 29.000 serta SMA Rp. 31.000 16
17 B. Potongan Kebijakan master price dan kepala cabang untuk memberikan potongan potongan kepada pengajar sangat dipertimbangkan sekali, untuk kelalaian pengajar dikenakan potongan Rp. 10.000 untuk setiap melakukan kelalaian yang sudah ditetapkan oleh primagama. Pengajar dapat mengambil gaji sewaktu- waktu jika dalam keadaan tertentu dan disetujui oleh master price yang direkomendasikan oleh kepala cabang, gaji yang akan di ambil sesuai pengajar yang sudah mengajar. Gaji yang sudah di ambil oleh pengajar, jumlahnya akan dimasukan ke potongan sesuai jumlah yang di terima. C. Tambahan (Konsis) Pengajar akan mendapatkan tambahan gaji jika sudah melakukan jasa konsultan kepada siswa bimbingan. Untuk jadwal konsultasi sangat tidak menentu karna tidak semua siswa melakukan jasa konsultasi. Selain menerima jasa konsultasi pengajar juga mendapatkan tambahan gaji sebelum hari raya idul fitri dan natal, namun untuk angka nominalnya disesuaikan dengan kondisi keuangan, kondisi seperti ini yang sering kali dikeluhkan oleh pengajar. Untuk staf, marketing, akademik, dan karyawan diberikan tambahan yang berbeda sesuai ketentuan yang berlaku pada setiap cabang primagama. 4.2.8 Perlakuan Akuntansi atas Gaji A. Penilaian (Penghitungan Gaji) Gaji dihitung dengan memformulasikan elemen-elemen yang ada pada gaji. Dari semua elemen yang ada, hanya elemen potongan lah yang menjadi factor pengurang besarnya nilai gaji. Sedangkan elemen lainnya merupakan faktar penambah besarnya nilai Gaji. Gaji dapat diformulasikan sebagai berikut : [Gaji Pokok] - [Potongan] + [Tambahan/konsis] Dengan formula ini, besarnya biaya gaji yang akan timbul dapat ditentukan. B. Pengakuan Atas Gaji Gaji yang dibayarkan dengan tunai diakui pada saat pembayaran dilaksanakan, gaji yang dibayarkan dalam bentuk tunai (cash) diakui pada saat gaji diserahkan. Besarnya biaya gaji yang diakui adalah sebesar nilai hasil formulasi di atas. C. Pencatatan (Jurnal Penggajian) Gaji dicatat pada saat pengakuannya, yaitu : sesuai tanggal yang tertera di slip gaji. Adapun jurnal atas gaji adalah sebagai berikut : Biaya Gaji (debit) Rp. 878.000 Kas (kredit) Rp. 878.000 D. Pelaporan Gaji Pada Laporan Rugi Laba, Gaji termasuk di dalam kelompok besar biaya operasional dan dinyatakan di dalam akun Biaya Gaji, yang nantinya akan mempengaruhi besar-kecilnya laba atau rugi perusahaan/instasi. Pernyataan Laba rugi akan memberi kontribusi terhadap Akun laba ditahan (retained earning) pada Neraca. 4.3 Rangkuman Hasil Penelitian Dari hasil pembuatan model REA dapat kita ketahui bahwa untuk membuat diagram REA melalui tahap: 1. Perlunya diketahui aktivitas-aktivitas yang terjadi 2. Mengindentifikasi event dan mengorganisir kegiatan tersebut 3. Mengindentifikasi resource dan agent yang terlibat dalam kegiatan tersebut 4. Mengindentifikasi hubungan antara resource, event dan agent. Dari diagram REA dapat dibuat database dengan membuat tabel-tabel sesuai
18 dengan entity yang terbentuk. Dari diagram tersebut ada sepuluh entity (jasa, pengajar, kas, melayani permintaan siswa bimbingan, melakukan jasa pelayanan, menerima pembayaran, staff, pengajar, mengajar kelas bimbingan, dan siswa bimbingan). Melihat adanya enam relationship N:M, maka keenam relationship N:M tersebut harus dibuat tabel, sehingga tabel yang akan dibuat berjumlah enam belas tabel yang nama masingmasing tabel sesuai dengan nama entity nya. Keenam belas table tersebut adalah : NO Tabel 4.3 Rangkuman Nama-Nama Tabel Yang Terbentuk NAMA TABEL 1. Jasa 2. Pengajar 3. Kas 4. Melayani Permintaan Siswa Bimbingan 5. Melakukan Jasa Pelayanan 6. Menerima Pembayaran 7. Mengajar Kelas Bimbingan 8. Konsultan 9. Staff 10. Siswa Bimbingan 11. Jasa-Melayani Permintaan Siswa Bimbingan 12. Jasa-Melakukan Jasa Pelayanan 13. Pengajar - Melayani Permintaan Siswa Bimbingan 14. Pengajar - Melakukan Jasa Pelayanan 15. Melayani Permintaan Siswa Bimbingan - Melakukan Jasa Pelayanan 16. Melakukan Jasa pelayanan - Menerima pembayaran SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan hasil pembuatan model REA dapat kita ketahui bahwa untuk membuat diagram REA melalui tahap: 1. Perlunya diketahui aktivitas-aktivitas yang terjadi di Lembaga Pendidikan
19 Primagama Cabang Cilandak KKO. 2. Mengindentifikasi event yaitu melayani permintaan, melakukan jasa pelayanan, dan menerima pembayaran serta mengorganisir kegiatan tersebut. 3. Mengindentifikasi resource yaitu jasa dan pengajar kemudian agent yaitu pengajar, konsultan, siswa, dan staff yang terlibat dalam kegiatan tersebut. 4. Mengindentifikasi hubungan antara resource, event dan agent. Setelah dibuatnya model REA langkah selanjutnya membuat tabel untuk database dengan cara mebuat 10 entity yang muncul dalam model REA dan 6 relationship N:M menjadi tabel yang sesuai dengan nama entity yang muncul, sehingga jumlah keseluruhan ada 16 tabel yang masing-masing tabel mempunyai atribut yang menggambarkan tabel secara jelas. Saran Dengan adanya sistem informasi maka dapat membantu pemilik dalam membuat keputusan karena tepatnya informasi (akurat), relevan, dan tepat waktu. Untuk penelitian berikutnya, dari database tersebut perlunya dilakukan normalisasi agar menghindari dari masalah anomaly update, insert, dan delete.
20 DAFTAR PUSTAKA Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta. Bodnar, George H., dan Hopwood, William S., 2006, Sistem Informasi Akuntansi, edisi 9, ANDI, Yogyakarta. Jogiyanto H.M., 2005, Analisis & Desain Sistem Informasi : pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta. Kieso, Donald E., Weygandt, Jerry J.,Warfield, Terry D., 2005, Intermediate Accounting, Eleventh Edition, John Wiley & Sons, New Jersey. McCarthy, W, E. The REA Modelling Approach to Teaching Accounting Information System. Issues in Accounting Education, Vol. 18, No. 4, hal 427-441. Oviliani Yenty Yuliana, Pendekatan Model REA dalam Perancangan Database Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan, Jurnal Akuntansi & Keuangan, Vol. 3, No. 1, Mei 2001, Universitas Kristen Petra, hal. 67-88. Ramadhan Kurniadi, 2008, Pendekatan Model REA Dalam Perancangan Sistem Informasi Berdasarkan Proses Bisnis Pabrik Tahu Sumedang Pa Dana Sebagai Pemasok Kepada Carrefour, Skripsi Sarjana FE Universitas Gunadarma, Depok. Romney, Marshall B. dan Paul John Steinbart, 2006, Accounting Information System (Sistem Informasi Akuntansi), Buku Satu, Edisi Kesembilan, Salemba Empat, Jakarta.