SELAMAT DATANG... SOSIALISASI PENGELOLAAN ARSIP PADA BALAI BESAR INSEMINASI BUATAN SINGOSARI KAMIS, 29 SEPTEMBER 2016
BIODATA Nama Lengkap : WAHYU SETIAWAN SH,MH Alamat : TITAN ASRI III/ CC 41 Malang Pendidikan : Magister Hukum Pengalaman Kerja : - Konsultan PT. Solusi Arsip Indonesia - Dosen : Vokasi Universitas Brawijaya Malang Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang Status : Berkeluarga
3 Hidup mungkin hanya dapat dipahami sambil melihat ke belakang, tetapi kehidupan harus dihayati ke depan. Soren Kierkegaard (Denmark, 1813 1855)
4 Perkembangan Arsip Jenis arsip semakin berkembang pesat seiring dengan berkembangnya teknologi Animasi Sketsa Video Diagram e-mail Laporan Surat Gambar Kertas Dokumen/ berkas Spreadsheet e-dokumen Word Processor Audio Peta Presentation
SIKAP TERHADAP KEBERADAAN ARSIP Masa bodoh dan tidak peduli terhadap keberadaan arsip.
PERMASALAHAN PENGELOLAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP Kurang peduli terhadap arsip Arsip Aktif, Arsip Inaktif, atau Bukan Arsip? Tidak mengerti ilmu kearsipan
PERSEPSI MINOR TERHADAP ARSIP? BISA DITANGANI SEMBARANG ORANG TIDAK PERLU DIURUS DENGAN BAIK TIDAK MEMILIKI NILAI SUMBER PENYAKIT PENGGANGGU PEKERJAAN DLL BUKAN SEBAGAI ASET PERTINGGAL SURAT 8
Permasalahan Filling Sistem Dokumen menumpuk Perbedaan antara dokumen/ arsip aktif dan inaktif tidak jelas Tidak adanya tempat khusus untuk mengelola arsip aktif Tidak ada petugas yang khusus mengelola dokumen/ arsip Informasi tidak aman Dokumen disimpan apa adanya Kecepatan dan ketepatan dalam penemuan kembali dokumen kurang tercapai Kurang dalam hal pemeliharaan
ARSIP (Pendekatan Hukum) Pasal 1 UU No. 43 Tahun 2009 arsip ialah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 10
M E N J A M I N TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN Pasal 3 UU 43 tahun 2009 Terciptanya arsip yang baik dan benar Ketersediaan MENJAMIN arsip yang autentik dan tepercaya Terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang handal Perlindungan kepentingan negara dan hak keperdataan Keamanan dan keselamatan arsip Keselamatan aset negara Peningkatan kualitas pelayanan publik 11
DASAR HUKUM 1. UU 43/2009 tentang Kearsipan 2. UU 11/2008 tentang ITE 3. UU 14/2008 tentang KIP 4. UU 23 Th.2014 tentang Pemerintah Daerah 5. PP 28/2012 tentang Pelaksanaan UU 43/2009 6. PP 82/2012 Tentang Penyelenggaraan Sistem Transaksi Elektronik 7. Inpres Nomor 3 Tahun 2003 ttg Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e Government 8. Permenpan dan Reformasi Birokrasi No 6 Tahun 2011 Tentang Pedoman Umum Tata NaskahDinas Elektronik (TNDE) 9. SE Menpan No 5 Tahun 2013 Tentang Penggunaan Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik Pada Instansi Pemerintah
Nilai/Fungsi Arsip Administrative value Legal Value Fiscal Value Research Value Educational Value Bukti yang Alat Untuk untuk berkaitan Alat bukti kepentingan mengambil dengan hukum Pendidikan keputusan Penelitian Terkait sejarah, masa kini & masa depan Keuangan Documentary Value
METODE PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS : 1. Sesuai dengan kondisi organisasi 2. Sederhana 3. Mudah dimengerti 4. Mudah dioperasionalkan 5. Murah aman dan terpelihara
Record Manajemen Arsip In Aktif Penciptaan/ creation Statis Pengguna an/use Pelihara/ maitenance Penyusutan/ disposal
LINGKUP KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF - MEMBUAT DAFTAR ARSIP - MELAKUKAN PENILAIAN ARSIP INAKTIF - MELAKUKAN PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN 16
1. Pengelolaan arsip inaktif harus murah Dengan input yang seminimal mungkin termasuk biaya, sumber daya manusia, alat dan lain-lain namun menghasilkan sesuatu yang besar. Pengelolaan arsip inaktif yang murah dikaitkan dengan ruang simpan/gedung, alat murah, dan mampu menampung banyak arsip dengan biaya operasional yang murah
2. Pengelolaan arsip inaktif harus accessible Accessible artinya arsip dapat ditemukan kembali setiap kali dibutuhkan. Oleh karena itu, dalam pengelolaan arsip inaktif di Pusat Arsip senantiasa harus dikembangkan sistem penemuan kembali yang tepat sehingga dapat menjamin ditemukannya arsip dengan cepat-waktu, tepat-orang, dan tepat-arsip.
3. Pengelolaan arsip inaktif harus menjamin keamanan Records Center merupakan tempat atau fasilitas yang dirancang dan didesain untuk menyimpan arsip inaktif terdapat aktifitas-aktifitas tidak hanya pengolahan arsip tetapi juga aktifitas yang terkait dengan keamanan arsip seperti : a. pemeliharaan, b. pencegahan dan penanggulangan kerusakan arsip, c. kehilangan arsip, d. kebocoran informasi arsip
Tahap awal pengelolaan arsip in aktif : Rekonstruksi / survey Prinsip Asal Usul (Principle of Provenance) yaitu penataan arsip sesuai dengan asal usul arsip ketika masih aktif, artinya arsip-arsip tersebut harus tetap merupakan satu kesatuan informasi yang utuh yang diatur tanpa melepaskan ikatan dari instansi yang menciptakannya. Arsip yang kesasar atau ditemukan di tempat lain harus dikembalikan sesuai dengan asalnya/unit penciptanya.
Prinsip Aturan Asli (Principle of Original Order) penataan arsip disesuaikan dengan penataan arsip ketika masih aktif, artinya dalam melakukan penataan kembali arsip, aturan/struktur arsip yang lama kalau bisa tetap dipertahankan atau sebisa mungkin aturan tersebut dipergunakan sebagai dasar penyusunan kembali. Jika pada saat masih aktif arsip diatur dengan tata naskah maka penataannya harus dikembalikan ke tata naskah.
LINGKUP KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF A. PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF : - MEMBUAT DAFTAR ARSIP - MELAKUKAN PENILAIAN ARSIP INAKTIF - MELAKUKAN PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN 22
B. MERENCANAKAN SARANA DAN PRASARANA KEARSIPAN - STANDARISASI PERALATAN PENYIMPANAN - STANDARISASI RUANG / DEPO PENYIMPANAN ARSIP 23
C. KEBUTUHAN SDM KEARSIPAN MEMPERSIAPKAN KUALITAS DAN KUANTITAS TENAGA KEARSIPAN 24
D. STATUS DAN KEWENANGAN KEARSIPAN ARSIP DINAMIS AKTIF: KEWENANGAN DAN TANGGUNG JAWAB UNIT PENGOLAH/KERJA ARSIP DINAMIS IN AKTIF: KEWENANGAN DAN TANGGUNG JAWAB UNIT KEARSIPAN (pusat arsip instansi/lembaga kearsipan dinas) ARSIP STATIS LEMBAGA KEARSIPAN (PUSAT / DAERAH) 25
PILAR PENYELENGGARAAN KEARSIPAN Political will Penentu Kebijakan Program Lembaga/Unit kearsipan TUJUAN KEARSIPAN YANG DIHARAPKAN Peran Masyarakat Pusat Arsip &Fasilitasnya Finansial Suport Desain sistem Kearsipan SDM: Kompetensi, Komitmen 26