Peraturan Rektor Nomor : 24 Tahun 2016 Tata Naskah Dinas
Peraturan Rektor Nomor : 24 Tahun 2016 Permenristekdikti No. 51 Tahun 2015 Tata Naskah Dinas di Kemenristekdikti PermenANRI No. 2 Tahun 2014 Pedoman Tata Naskah Dinas Permenpan No. 80 Th 2012 Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah Permendikbud No. 6 Tahun 2013 Permenristekdikti No. 20 Tahun 2015 TIDAK BERLAKU LAGI
Hirarki Undang-Undang
Tata Naskah Dinas? Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang Universitas, logo, dan cap dinas. 4
1. peraturan; 2. keputusan; 3. instruksi; 4. surat edaran; 5. surat dinas; 6. nota dinas; 7. memo; 8. surat undangan; 9. surat tugas; 10. nota kesepahaman; 11. surat perjanjian; 12. surat kuasa; 13. surat perintah; 14. surat keterangan; 15. surat pengumuman; 16. berita acara; 17. surat pengantar; 18. surat pernyataan; 19. laporan; 20. telaahan staf; 21. notula rapat; dan 22. prosedur op. standar. Jenis Naskah Dinas 1. peraturan; 2. keputusan; 3. instruksi; 1. surat dinas; 2. nota dinas; 3. memo; 4. surat undangan; 5. surat tugas; 6. surat keterangan; 7. notula rapat; 8. telaah staf;
No. JENIS N.D. Pengertian 1 Peraturan p Naskah Dinas yg bersifat mengatur 2 Keputusan Naskah Dinas berupa penetapan yg tidak bersifat mengatur 3 Instruksi Perintah berupa petunjuk or arahan ttg pelaks. kebijakan atau peraturan perundang-undangan 4 Pros.Op.Standar. ND yg memuat serangkaian Petunjuk ttg cara dan urutan kegiatan tertentu. 5 Surat Edaran Pemberitahuan ttg hal tertentu yg penting dan mendesak 6 Surat Tugas ND berisi penugasan dr Pejabat berwenang ke seseorang utk melaksanakan kegiatan 7 Nota Dinas ND yg bersifat Internal dr. Atsn ke bwhan/sebaliknya/setara berisi catatan/psn singkat ttg persoalan kedinasan 8 Memo Sama dgn diatas tapi dari Atasan ke bawahan 9 Surat Dinas ND yg berisi hal penting berkenaan dg Adm. Pemerintahan 10 Surat Undangan ND berisi pemberitahuan kpd Pejabat / seseorang utk menghadiri acara di waktu dan tempat ttt ND berisi kesepakatan bersama ttg obyek yg mengikat antara dua pihak utk melaks. 11 Nota Kesephman tindakan/perbuatan hukum ND berisi kesepakatan bersama ttg obyek yg mengikat antara dua pihak utk melaks. 12 Surat Perjanjian tindakan/perbuatan hukum ND berisi kewenangan penerima kuasa utk bertindak/melakukan sesuatu keg. atas nama pemberi 13 Surat Kuasa kuasa ND berisi perintah utk melaks. Pekerjaan ttt, dari atasan/pejabat yg berwenang kpd bawahan/pegawai 14 Surat Perintah lainnya 15 Surat Keterangan ND berisi inf./keterangan mengenai hal atau seseorang utk kepentingan kedinasan ND berisi laporan ttg kejadian/peristiwa mengenai waktu, tempat, ket. & hal lain yg berhubu.dg 16 Berita Acara kejadian tsb 17 Surat Pengantar ND utk mengantar/menyampaikan surat, dokumen, barang dan atau bahan lain yg dikirimkan 18 Surat Pernyataan ND yg menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertgjwban atas pernyataan tsb. 19 Surat Pengumuman ND yg berisi pemberitahuan suatu hal yg ditujukan ke para pegawai atau masy. umum 20 Laporan ND yang memuat pemberitahuan ttg suatu kegiatan. Uraian dr staf ke atasan memuat analisis singkat & jelas suatu persoalan dg memberikan jalan 21 Telaahan staf keluar/pemechn 22 Notula Rapat Uraian hasil pembahasan dan/atau segala sesuatu yg disampaikan dalam suatu rapat
1. Surat Dinas Naskah dinas yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan Bagian-bagian surat dinas : a. Kepala surat b. Pembuka surat c. Isi surat, dan d. Penutup surat
Kepala surat Kepala naskah dinas PTN dicantumkan : lambang PTN sesuai Statuta - 080/O/2002, nama Kementerian, Times New Roman 14 nama PTN, Times New Roman 14 dicetak lebih tebal alamat lengkap disertai kode pos, tilp, fax, laman T.R 12 garis penutup ; - tebal ukuran 2¼ pt, - 4,5 cm dari tepi atas kertas
Kepala Naskah Dinas Contoh : Kepala naskah dinas Universitas KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Jalan Veteran, Malang 65145, Indonesia Telp. +62341-551611, 575777, Fax. 565420 http://www.ub.ac.id E-mail : rektorat@ub.ac.id Contoh : Kepala naskah dinas Fakultas KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS BRAWIJAYA FAKULTAS HUKUM Jalan MT. Haryono no. 169, Malang, Indonesia Telp. +62341-553898, 575777, Fax. 566505 http://www.ub.ac.id E-mail : hukum@ub.ac.id
Pembuka surat Pembuka surat terdiri dari : - nomor surat ; - lampiran ; nomor urut, kode surat dan tahun nomor urut tdk dikombinasikan huruf Ditulis dg kata, diawali huruf kapital jika tdk ada, tdk perlu ditulis - hal ; berisikan inti keseluruhan surat - tanggal ; - alamat tujuan ; ditulis dikanan lurus nomor surat tidak disertai tempat pembuatan didahului frasa Yth. nama tempat tdk didahului kata di
Isi Surat Isi surat terdiri dari : - pendahuluan ; merupakan pembuka, ditulis singkat & jelas ditulis dibawah dan sejajar dg alamat surat - Isi pokok ; uraian dari inti surat - Kalimat penutup ; kalimat yg mengakhiri isi surat dinas
Penutup surat Penutup surat terdiri dari : a. Nama jabatan ; Bagian kanan bawah dg huruf kapital setiap awal kata, dan diakhiri tanda baca koma b. Nama pejabat ; Ditulis dibawah sejajar dg nama jabatan, menggn. Huruf Kapital setiap awal tanpa tanda kurung dan Garis bawah c. Singkaktan NIP ; Sejajar dgn nama Pejabat dan mengg. Huruf kapital Tanpa diakhir titik dan diikuti dg Nomor tanpa jarak d. Cap dinas ; Dibubuhkan dg menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Jalan Veteran, Malang 65145, Indonesia Telp. +62341-551611, 575777, Fax. 565420 http://www.ub.ac.id E-mail : rektorat@ub.ac.id Nomor : 2568/ UN10.B20/ TU/ 2016 Lampiran : Satu Lembar H a l : Pemberitahuan 13 September 2016 Yth. Kepala Kantor Urusan Internasional Universitas Brawijaya Malang Sehubungan dengan surat saudara nomor : 282-09/UN10.32/LL/2016 perihal pengajuan pembuatan Keputusan Rektor tentang pendirian Portsmouth-Brawijaya Center for Global Health, Population and Policy ( PB Centre ), dengan ini kami beritahukan bahwa sesuai Peraturan Rektor tentang OTK UB sebagaimana terlampir, seharusnya yang mengajukan adalah ketua LPPM. Namun demikian sambil pengajuan saudara kami proses, dimohon agar diajukan kembali sesuai ketentuan diatas. Demikian atas perhatian dan kerjasama yang baik diucapkan terima kasih. Kepala BUK, Tembusan : Kepala LPPM UB Drs. Syarif Utomo, M.M. NIP 195812201981031003
Lambang Universitas Brawijaya Makna Lambang Universitas adalah sebagai berikut : 1. Lambang secara keseluruhan menggambarkan corak atau watak dari Universitas Brawijaya. 2. Jiwa kepeloporan, seperti yang dimiliki oleh Raden Wijaya (Prabu Brawijaya), dilukiskan dengan warna kuning emas, yang bermakna kebijakan dan kejayaan. 3. Sifat universal, dilukiskan dengan warna biru bersinar. 4. Menjunjung tinggi falsafah Pancasila, digambarkan dalam bentuk segilima berwarna kuning emas. 5. Berani membongkar segala sesuatu yang tidak benar, digambarkan dalam bentuk mahkota candra kapala. 6. Penegak tertib hukum, digambarkan dalam bentuk gada. 7. Berani mengatakan segala sesuatu yang dianggap tidak benar, digambarkan dalam bentuk senjata cakra. 8. Segalanya dilakukan dengan kesucian yang disertai pula tugas pemelihara atau pembina sesuai dengan sifat Wisynu, yang dilambangkan dalam bentuk fanka atau siput. 9. Percaya dan meyakini benar-benar bahwa zat hidup itu ada, yang dilukiskan dalam bentuk lampu. 10. Keseluruhan lambang tersebut menggambarkan penjiwaan watak Raden Wijaya (Prabu Brawijaya) yang senantiasa dilandasi moral Pancasila.
Lambang yang selama ini sering digunakan
(lambang pada kepala naskah dinas fakultas/unit kerja) Selama ini dalam setiap pembuatan kepala naskah dinas masing-masing fakultas memberikan tambahan nama Fakultas di dalam lambang Universitas Brawijaya, padahal sebenarnya hal tersebut tidak diperkenankan. (Dalam Peraturan Rektor Nomor 7 Tahun 2014 tentang Naskah Dinas, lambang pada kepala naskah dinas fakultas/unit masih terdapat nama fakultas/unit)
2. Nota Dinas ND yg bersifat Internal, berisi pesan singkat ttg pokok persoalan kedinasan dari atasan ke bawahan/sebaliknya atau setingkat Bagian-bagian nota dinas : a. Kepala b. Pembuka c. Isi, dan d. Penutup
Pembuka nota dinas Pembuka nota dinas terdiri dari : - frasa nota dinas ; - nomor ; - tujuan ; - asal ; - hal ; ditulis dibawah kepala nota dinas huruf kapital secara simetris Ditulis dibawah dan sejajar dengan frasa nota dinas dengan huruf kapital diikuti dengan nomor didahului frasa Yth. ditulis disebelah kiri dibawah nomor ditulis dibawah Yth. didahului kata dari diikuti tanda baca titik dua ditulis disebelah kiri dibawah asal diikuti tanda baca titik dua
Isi Nota Dinas Isi nota dinas terdiri dari : - pendahuluan ; merupakan pembuka, ditulis singkat & jelas ditulis dibawah dan sejajar dgn hal - Isi pokok ; uraian dari inti nota dinas - Kalimat penutup ; kalimat yg mengakhiri isi nota dinas
Penutup nota dinas Penutup nota dinas terdiri dari : a. Tanggal ; b. Nama jabatan ; c. Nama pejabat ; d. Singkaktan NIP ; e. Cap dinas ; ditulis dikanan bawah, dibawah baris akhir isi dan tanpa didahului nama tempat Bagian kanan bawah dg huruf kapital setiap awal kata, dan diakhiri tanda baca koma Ditulis dibawah sejajar dg nama jabatan, menggn. Huruf Kapital setiap awal tanpa tanda kurung dan Garis bawah Sejajar dgn nama Pejabat dan mengg. Huruf kapital Tanpa diakhir titik dan diikuti dg Nomor tanpa jarak Dibubuhkan dg menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Jalan Veteran, Malang 65145, Indonesia Telp. +62341-551611, 575777, Fax. 565420 http://www.ub.ac.id E-mail : rektorat@ub.ac.id NOTA DINAS Nomor : 2568/ UN10.A3/ KM/ 2016 Yth. : Rektor Dari : Wakil Rektor III H a l : Permohonan Penerbitan SK Program Afirmasi Angkatan Tahun 2012, 2013, 2014 dan 2015 pada Semester Genap TA 2015/2016 Dengan ini kami mohon diterbitkannya Surat Keputusan Rektor tentang Program Afirmasi Angkatan Tahun 2012, 2013, 2014 dan 2015 pada semester Genap TA. 2015/2016 (daftar terlampir) dengan jumlah mahasiswa sebanyak 53 (Lima Puluh Tiga) orang. Demikian permohonan kami, atas perhatian Bapak disampaikan terima kasih. 13 September 2016 Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan, Tembusan : Kabag. Umum Prof. Dr. Ir. Arief Prajitno, MS. NIP 195502131984031001
3. Memo ND yg bersifat Internal, berisi catatan singkat ttg pokok persoalan kedinasan dari atasan ke Bagian-bagian Memo : a. Kepala b. Pembuka c. Isi, dan d. Penutup
Pembuka Memo Pembuka memo terdiri dari : - frasa memo; - tujuan ; ditulis dibawah kepala memo huruf kapital secara simetris didahului frasa Yth. ditulis disebelah kiri dibawah memo - asal ; ditulis dibawah Yth. didahului kata dari diikuti tanda baca titik dua
Isi Memo Isi memo terdiri dari : Isi pokok ; uraian singkat dari inti memo
Penutup Memo Penutup memo terdiri dari : a. Tanggal ; b. Nama jabatan ; c. Nama pejabat ; d. Singkaktan NIP ; e. Cap dinas/jabatan ; ditulis dikanan bawah, dibawah baris akhir isi dan tanpa didahului nama tempat Bagian kanan bawah dg huruf kapital setiap awal kata, dan diakhiri tanda baca koma Ditulis dibawah sejajar dg nama jabatan, menggn. Huruf Kapital setiap awal tanpa tanda kurung dan Garis bawah Sejajar dgn nama Pejabat dan mengg. Huruf kapital Tanpa diakhir titik dan diikuti dg Nomor tanpa jarak Tidak dibubuhi Cap dinas atau Cap jabatan
4. Undangan ND yg berisi pemberitahuan kpd Pejabat atau atau seseorang utk menghadiri acara pada waktu dan tempat yg telah ditentukan Bagian-bagian Undangan : Bentuk surat : Bentuk kartu : a. Kepala a. Kepala b. Pembuka b. Isi, dan c. Isi, dan c. Penutup d. Penutup
Undangan berbentuk surat - Kepala ; sebagaimana surat dinas - Pembuka ; sebagaimana surat dinas - Isi ; Pendahuluan : sebagaimana surat dinas Isi : uraian dari inti undangan dg menyebutkan hari, tanggal, waktu, tempat dan acara serta dapat menyebutkan pakaian yg hrs digunakan Kalimat penutup - Penutup ; sebagaimana surat dinas
Undangan berbentuk kartu - Kepala ; - Isi ; lambang PTN : secara simetris nama jabatan yg mengundang, dicetak lengkap dibawah lambang secara simetris dan dapat di tambah frasa beserta suami/istri uraian dari inti undangan dg menyebutkan hari, tanggal, waktu, tempat dan acara serta dapat menyebutkan pakaian yg hrs digunakan - Penutup ; permohonan jawaban atau konfirmasi melalui telepon
5. Surat Tugas ND yg berisi penugasan dari Pejabat yang berwenang kpd seseorang utk melaksanakan suatu kegiatan Bagian-bagian Surat Tugas : a. Kepala b. Pembuka c. Isi, dan d. Penutup
Pembuka Surat Tugas Pembuka Surat Tugas, baik yang berbentuk lembaran maupun kolom, terdiri dari : - Frasa S. Tugas ; Ditulis dibawah kepala surat dengan huruf kapital secara simetris - nomor surat ; ditulis dibawah frasa s. tugas secara simetris diawali dg huruf Kapital
Isi Surat Tugas Isi surat tugas bentuk lembaran terdiri dari : 1. Nama jabatan pemberi tugas ditulis disebelah kiri dibawah nomor 2. Nama ditulis dibawah dan sejajar dg awal frasa nama jabatan pemberi tugas. 3. Berikut berturut-turut : NIP, pangkat dan golongan, jabatan ditulis dibawah frasa nama 4. Maksud, tanggal dan tempat penugasan ditulis dibawah dan sejajar dg frasa jabatan serta didahului kata untuk
Isi Surat Tugas Isi surat tugas bentuk kolom terdiri dari : 1. Nama jabatan pemberi tugas ditulis disebelah kiri dibawah nomor 2. Kolom isian S. Tugas berisi ; - nomor - nama - NIP - Pangkat dan golongan - jabatan yg diberi tugas ditulis dibawah dan sejajar dengan kalimat awal nama jabatan pemberi tugas. 3. Maksud, tanggal dan tempat penugasan ditulis dibawah kolom sejajar dg nomor isi kolom serta didahului kata untuk
Penutup Surat Tugas Penutup surat tugas dibuat dg menggunakan tata cara sebagaimana penutup surat dinas. Apabila ada tembusan, dibuat sama dg tata cara sebagaimana surat dinas
6. Telaahan staf Uraian tertulis dari staf kpd atasan yang memuat analisis singkat dan jelas suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/ pemecahan yang disarankan Bagian-bagian telaah staf : a. Kepala b. Pembuka c. Isi, dan d. Penutup
a. Kepala telaahan staf : sebagaimana tata cara kepala S. dinas b. Pembuka telaahan staf terdiri dari : 1. Kata telaahan staf, dan 2. Judul telaahan Ditulis dibawah kepala telaahan dg huruf Kapital
c. Isi telaahan staf terdiri dari : 1. persoalan; 2. praanggapan; 3. fakta yang mempengaruhi; 4. analisis; 5. kesimpulan; dan 6. saran. c. Penutup telaahan staf terdiri dari : 1. tempat pembuatan telaahan; 2. tanggal pembuatan telaahan; 3. nama jabatan pembuat telaahan; 4. tanda tangan; 5. nama pembuat telaahan; dan 6. NIP pembuat telaahan.