MANAJEMEN SAINS 1.1. Pendekatan Manajemen Sains untuk Memecahkan Masalah Manajemen sains merupakan penerapan ilmiah yang menggunakan pendekatan ilmiah untuk memecahkan masalah manajemen. Langkah-langkah untuk memecahkan masalah dengan menggunakan pendekatan manajemen sains adalah sebagai berikut: 1. Pengamatan atau observasi Pada langkah ini, masalah yang terdapat dalam organisasi atau sistem terlebih dahulu diidentifikasi secara seksama dan terus menerus sehingga masalah yang ada dapat diketahui pada saat terjadi atau bahkan diantisipasi sebelum terjadi. Pihak yang biasanya dapat mengidentifikasi masalah adalah manajer karena manajer bekerja rutin di tempat dimana masalah dapat terjadi. Walaupun begitu kadangkala masalah diidentifikasi oleh seorang pakar manajemen sains yakni orang yang secara teknis menguasai teknik-teknik manajemen sains dan terlatih untuk memecahkan permasalahan dengan menggunakan teknik-teknik manajemen sains. 2. Definisi masalah Pada saat diketahui bahwa masalah telah terjadi, masalah tersebut harus bisa dijabarkan dengan singkat dan jelas. Oleh karena itu definisi masalah harus meliputi batasan-batasan masalah dan tingkatan dimana masalah tersebut mempengaruhi unit organisasi / sistem lainnya. Adanya suatu masalah berarti secara tidak langsung menyatakan bahwa tujuan perusahaan tidak dapat dicapai dalam beberapa hal. Oleh karenanya tujuan organisasi harus ditentukan dengan jelas. Tujuan perusahaan yang telah dirumuskan akan membantu mengetahui masalah sebenarnya. 3. Pembuatan model Suatu model manajemen sains merupakan penyajian yang ringkas dari situasi maslaah yang sedang berjalan. Penyajian model yang dimaksud dapat berupa grafik, diagram, atau bahkan yang paling sering digunakan adalah dengan menggunakan suatu set hubungan matematis yang menggunakan angka dan simbol. 1 Manajemen Sains
Misalnya, model yang digunakan untuk menghitung total laba dari penjualan barangbarang yang diproduksi oleh perusahaan X dengan biaya produksi sebesar Rp.5, dan harga jual Rp.20 adalah: Z = 20x 5x (1) Dalam persamaan tersebut, x menunjukkan unit barang yang diproduksi dan telah dijual. Z menyatakan total laba dari hasil penjualan barang, sementara 20 dan 5 merupakan suatu parameter atau nilai konstan. Nilai parameter biasanya berasal dari data atau informasi yang diperoleh dari lingkungan masalah. Lebih lanjut diasumsikan produk yang diproduksi oleh perusahaan X terbuat dari besi dan perusahaan mempunyai persediaan 100 pon besi. Jika diperlukan 4 pon besi untuk membuat tiap unit produk maka diperoleh: 4x = 100 pon besi (2) Persamaan (2) memberikan informasi bahwa setiap unit yang diproduksi akan menggunakan 4 pon besi dari 100 pon besi yang tersedia. Sehingga, diperoleh suatu sistem persamaan berikut: Z = 20x 5x 4x = 100 Selanjutnya, persamaan laba (Persamaan (1)) disebut sebagai fungsi tujuan, sedangkan persamaan sumber daya (Persamaan (2)) disebut fungsi kendala atau batasan. Dengan kata lain, suatu perusahaan ingin memaksimalkan laba (Z) sebanyak mungkin, namun untuk memperoleh laba yang tidak terhingga dibatasi oleh persediaan besi. Agar lebih jelas, sistem persamaan tersebut ditulis ulang dalam bentuk berikut: Memaksimalkan Z = 20x 5x Batasan 4x = 100 2 Manajemen Sains
Model terakhir inilah yang selanjutnya akan diselesaikan. Ingat kembali bahwa model tersebut merupakan model permasalahan manajer dalam menentukan unit yang harus diproduksi. Dan seperti yang telah dimisalkan di awal bahwa x merupakan jumlah unit yang akan diproduksi. Jadi setelah nilai x diperoleh, maka nilai tersebut menunjukkan keputusan yang potensial dan direkomendasikan. 4. Cara pemecahan model Pada saat model telah disusun dalam manajemen sains, maka selanjutnya model tersebut diselesaikan dengan menggunakan teknik matematis. Tentu saja penyelesaian akan berbeda untuk setiap jenis model yang dibangun. Perhatikan kembali model yang dibangun berikut: Memaksimalkan Z = 20x 5x Batasan 4x = 100 Dengan menggunakan konsep aljabar sederhana maka diperoleh harga x sebagi berikut: 4x = 100 maka x = 25 Subtitusi x = 25 ke Z = 20x 5x sehingga diperoleh harga z = 375. Jadi, jika manajer perusahaan X memutuskan untuk memproduksi 25 unit produk, produksi akan menerima keuntungan sebesar Rp.375. Ingat bahwa nilai variabel keputusan tidak menunjukkan suatu keputusan yang aktual melainkan hanya berupa informasi, anjuran, atau pedoman, yang dapat digunakan untuk membantu manajer dalam membuat keputusan. 5. Pelaksanaan hasil pemecahan Tahap ini merupakan tahap yang penting namun sering kali diabaikan. Karena tidak selalu setiap model yang dikembangkan atau solusi yang diperoleh dapat langsung bisa digunakan. Seringkali orang yang bertanggung jawab melaksanakan model bukanlah orang yang juga mengebangkan model tersebut, sehingga bisa jadi orang yang 3 Manajemen Sains
menggunakan tidak sepenuhnya paham bagaimana model tersebut bekerja atau apa yang harus dilakukan. Terkadang juga, orang enggan untuk mengubah cara mereka untuk melakukan sesuatu atau mencoba hal hal yang baru. Perlu dicermati bahwa suatu model atau solusi dapat saja diabaikan apabila model tersebut tidak dijelaskan dengan hati-hati atau tidak diperlihatkan manfaatnya. Dan apabila hal itu terjadi, dimana model manajemen sains dan solusinya tidak diimplementasikan, maka semua usaha dan sumber daya yang dicurahkan dalam mengembangkan model akan menjadi sia-sia. 1.2. Pembuatan Model: Analisis Titik Impas (Break Even) Tujuan dari analisis break even adalah untuk menentukan jumlah unit produk (atau volume produksi) yang akan dijual dan diproduksi sehingga pendapatan total akan sama dengan biaya total. Titik dimana pendapatan total sama dengan biaya total disebut titik break even. Pada titik break even, keuntungan sama dengan nol. Titik break even memberikan acuan dalam menentukan berapa unit yang dibutuhkan untuk menghasilkan keuntungan. Ada tiga komponen dalam analisis break even yaitu: a. Volume. Volume adalah tingkat pendapatan atau produksi perusahaan. Volume dapat dinyatakan sebagai jumlah unit (kuantitas) yang diproduksi dan dijual, sebagai volume penjualan dalam dolar, atau sebagai persentase dari kapasitas yang tersedia. b. Biaya. Biaya dalam hal ini dibagi menjadi dua yaitu biaya tetap dan biaya variabel. Biaya tetap (fixed cost) biasanya tidak tergantung pada volume produksi atau penjualan. Atau dengan kata lain, biaya tetap tidak akan pernah berubah dalam suatu batasan tertentu meskipun jumlah unit yang diproduksi bertambah. Contoh biaya tetap misalnya sewa pabrik dan peralatan, pajak, gaji staf dan manajemen, asuransi, iklan, biaya pemeliharaan pabrik, listrik, dan sebagainya yang jika dijumlahkan akan menajdi total biaya tetap. Sementara itu, biaya variabel (variable cost) ditetapkan untuk tiap unit dimana biaya variabel sangat tergantung pada jumlah unit yang diproduksi. Contoh 4 Manajemen Sains
biaya variabel yang dimaksud misalnya biaya bahan baku dan sumber daya, biaya angkut, biaya pengepakan, dan lain sebagainya. Total biaya produksi dihitung dengan menggunakan persamaan berikut: TC = cf + vcv dengan TC = total cost atau total biaya cf = total biaya tetap v = volume (jumlah unit) yang dijual cv = biaya variabel per unit VCv = total biaya variabel Contoh 1: Perusahaan X memproduksi celana jeans dengan mengeluarkan biaya sebagai berikut: Biaya tetap = $ 10.000 Biaya variabel = $ 8 per unit celana Jika diasumsikan volume pendapatan, v, adalah 400 unit celana, maka biaya total yang harus dikeluarkan perusahaan adalah TC = cf + vcv = 10.000 + (400)(8) = $ 13.200. c. Keuntungan Keuntungan total adalah selisih antara pendapatan total dan biaya total. Keuntungan biasa disimbolkan dengan Z. Pendapatan total (total revenue) diperoleh dengan mengalikan antar volume dan harga per unit. Pendapatan total = vp dengan v = volume p = haga perunit Dengan demikian, keuntungan total dapat dirumuskan sebagai berikut: Z = vp (cf + vcv) Perhatikan kembali Contoh 1. Diketahui cf = $ 10.000; cv = $ 8 Jika diasumsikan, harga celana jeans adalah $ 23, maka p = $ 23. Akan ditentukan harga v. 5 Manajemen Sains
Untuk Z = vp (cf + vcv), dengan Z = 0, maka dengan mudah diperoleh volmue break even sebagai berikut: c f 10000 v 666,7 p c 23 8 pasang celana jeans. v Penyelesaian dengan Menggunakan Grafik Dengan memplot garis biaya total TC = 10.000 + 8v; dan garis total pendapatan vp = 23v, maka diperoleh grafik sebagaimana terlihat pada Gambar 1. Perpotongan antara kedua garis tersebut (666.67, 15333.33) disebut break even point. Gambar 1. Model Break Point Berdasarkan Gambar 1, misalkan celana jeans yang dijual untuk tiap bulannya adalah 400 unit, dengan harga satuan $ 23. Maka: Z = vp (cf + vcv) = 400(23) (10.000 + (400)8) = 9200 13200 = -4.000 Artinya, ketika perusahaan tersebut hanya memproduksi 400 unit celana jeans perbulannya, maka akan mengalami kerugian sebesar $ 4.000. Secara sederhana dapat dituliskan kembali secara matematis sebagai berikut: Perusahaan akan Rugi: apabila volume < volume break even (volume < 666,67) Perusahaan akan impas: apabila volume = volume break even (volume = 666,67) Perusahaan akan Untung: apabila volume > volume break even (volume > 666,67) 6 Manajemen Sains