PANDUAN PERMOHONAN MENGHADIRI PERSIDANGAN/BENGKEL/LAWATAN RASMI KE LUAR NEGARA (PEMBIAYAAN TPLN/GERAN PENYELIDIKAN) 1. PENGENALAN Panduan ini menjelaskan syarat, kriteria dan prosedur permohonan menghadiri persidangan/bengkel/lawatan rasmi rasmi ke luar negara bagi staf Universiti Sains Malaysia dengan pembiayaan Tabung Persidangan Luar Negara (TPLN) atau geran penyelidikan. 2. DEFINASI 2.1. Persidangan Merangkumi semua seperti persidangan, seminar, simposium, kongres, kolokium, forum yang berkaitan dengan penyelidikan sebagai pembentang oral, poster, penceramah undangan, panel, pengerusi panel dan peserta. 2.2. Lawatan Rasmi Bermaksud perjalanan bagi tujuan penyelidikan seperti lawatan rasmi, menjalankan penyelidikan, mesyuarat, perbincangan, rundingan dan sebagai wakil universiti/delegasi dalam tempoh kurang dari 14 hari. 2.3. Geran Penyelidikan Bermaksud geran penyelidikan yang terdapat dan diuruskan oleh Bahagian Penyelidikan & Inovasi, Universiti Sains Malaysia seperti berikut: a. Geran Insentif b. Geran USM Jangka Pendek c. Geran Universiti Penyelidikan d. Geran PGRS e. Geran Sciencefund MOSTI f. Geran Sciencefund MOA g. Geran FRGS h. Geran Agensi Luar i. Insentif Pelajar Siswazah j. Insentif KPI PTJ 3. TABUNG PERSIDANGAN LUAR NEGARA 3.1. Kelayakan Kelayakan untuk permohonan pembiayaan di bawah Tabung Persidangan Luar Negara adalah seperti berikut: Bahagian Penyelidikan & Inovasi, Universiti Sains Malaysia Jun 2010 1
a) Terbuka kepada staf akademik dan pentadbiran/profesional yang berstatus tetap dan kontrak sahaja. b) Sebagai pembentang oral sahaja c) Permohonan hanya dipertimbangkan sekali sahaja dalam tempoh satu tahun. d) Keutamaan akan diberikan kepada pemohon yang tidak mempunyai geran penyelidikan. 3.2. Nilai Bantuan Bantuan kewangan yang boleh dipertimbang serta diluluskan adalah dalam bentuk subsidi seperti berikut: a) Yuran Yuran persidangan yang ditetapkan oleh pihak penganjur atau sebagainya. b) Tambang Bantuan perjalanan yang termurah dan terdekat. Penerbangan udara dengan kelas ekonomi sahaja. c) Penginapan Penginapan adalah mengikut kadar yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti seperti dalam Lampiran A. d) Subsisten Subsisten adalah mengikut kadar yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti seperti dalam Lampiran A. 3.3. Tuntutan Semua tuntutan hendaklah dimajukan ke Bahagian Penyelidikan & Inovasi selewatnya 14 hari selepas tarikh kembali. 4. GERAN PENYELIDIKAN 4.1. Kelayakan a) Permohonan menghadiri persidangan/bengkel/lawatan rasmi ke luar negara adalah berdasarkan kriteria dan syarat geran penyelidikan yang ditetapkan penaja masing-masing. 4.2. Perbelanjaan Dan Tuntutan a) Perbelanjaan menggunakan geran penyelidikan adalah mengikut syarat yang ditetapkan penaja geran, kadar kelayakan pemohon dan juga tertakluk kepada baki peruntukan semasa geran. Bahagian Penyelidikan & Inovasi, Universiti Sains Malaysia Jun 2010 2
b) Semua tuntutan perbelanjaan hendaklah dihantar terus ke Jabatan Bendahari melalui perakuan PTJ masing-masing bersama dengan surat/catatan kelulusan dari Bahagian Penyelidikan & Inovasi. 5. TATACARA PERMOHONAN 5.1. Borang Permohonan Permohonan adalah melalui borang permohonan BPLN seperti di Lampiran B dan perlu disertakan lengkap dengan dokumen sokongan berkaitan seperti di bawah: a) Surat jemputan, pengesahan penerimaan kertas kerja dan status penyertaan b) Abstrak/Kertas kerja c) Risalah/Dokumen persidangan/bengkel/lawatan rasmi yang mempunyai maklumat yuran serta program d) Penyata kewangan terkini geran penyelidikan atau pengesahan bantuan kewangan yang diterima daripada penganjur/pihak luar. Permohonan mestilah dihantar ke Bahagian Penyelidikan & Inovasi 60 hari SEBELUM tarikh perjalanan. 5.2. Perakuan Dan Kelulusan Semua permohonan perlu mendapat perakuan Dekan/Pengarah atau wakil yang diturunkan kuasa sebelum dimajukan ke Bahagian Penyelidikan & Inovasi. Permohonan yang tidak diperakukan tidak akan diproses dan akan dikembalikan kepada pemohon. 5.3. Wang Pendahuluan Pemohon boleh mendapatkan wang pendahuluan melalui Jabatan Bendahari dengan mengisi borang berkaitan dan dilampirkan bersama dengan surat/catatan kelulusan daripada Bahagian Penyelidikan & Inovasi. 5.4. Tambang Perjalanan 5.5. Visa Tempahan tiket penerbangan adalah melalui agensi penerbangan yang berdaftar dengan Universiti Sains Malaysia sahaja seperti Lampiran B. Penggunaan syarikat penerbangan selain dari MAS, Firefly dan Air Asia perlu mendapat kelulusan terus daripada Naib Canselor. Urusan mendapatkan visa adalah tanggungjawab pemohon. Bahagian Penyelidikan & Inovasi akan membantu menyediakan surat sokongan bagi memudahkan urusan dalam perkara ini. Bahagian Penyelidikan & Inovasi, Universiti Sains Malaysia Jun 2010 3
5.6. Perlindungan Insuran Perlindungan insuran adalah ditanggung oleh pihak Universiti Sains Malaysia atau melalui geran penyelidikan. 6. TEMPOH PERJALANAN 6.1 Tempoh perjalanan menghadiri persidangan/bengkel/lawatan rasmi ke luar negara adalah mengikut tarikh persidangan/bengkel/lawatan rasmi dengan tambahan satu hari. 6.2 Jika pemohon melebihi tempoh perjalanan yang ditetapkan, Bahagian Penyelidikan & Inovasi tidak akan bertanggungjawab atas semua kos yang terlibat. Permohonan melebihi tempoh perjalanan hanya akan dipertimbangkan atas sebab bencana atau kemalangan yang tidak dapat dielakkan dengan justifikasi. 7. KERTAS KERJA 7.1 Pemohon diwajibkan menghantar satu salinan kertas kerja pembentangan atau penerbitan/prosiding yang dihasilkan ke Perpustakaan Universiti 20 hari selepas kembali dari persidangan. 8. PEMBATALAN PERMOHONAN 8.1 Sekiranya berlaku pembatalan perjalanan ke luar negara samada oleh pihak penganjur atau pemohon sendiri, makluman secara bertulis perlu dihantar ke Bahagian Penyelidikan & Inovasi. 8.2 Bahagian Penyelidikan & Inovasi tidak akan bertanggungjawab terhadap sebarang tuntutan kos, perbelanjaan atau kos lain yang dikenakan disebabkan kegagalan pemohon memaklumkan kepada Bahagian Penyelidikan & Inovasi bagi pembatalan perjalanan ke luar Negara tersebut. 9. MAKLUMAT TAMBAHAN 9.1 Bagi perjalanan ke luar negara yang tidak dinyatakan di atas, permohonan adalah melalui Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Jabatan Pendaftar Kampus Induk, Jabatan Pendaftar Kampus Kejuruteraan, Kampus Kesihatan atau IPPT untuk kelulusan. 9.2 Semua pemohon masih tertakluk kepada peraturan dan perbelanjaan kewangan seperti ditetapkan pihak Universiti dan kegagalan mematuhi peraturan ini boleh dikenakan tindakan sewajarnya seperti surcaj atau lainlain tindakan tatatertib. 9.3 Sebarang pindaan akan dibentangkan semula di Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Penyelidikan untuk perakuan sebelum dimajukan ke Jawatankuasa berkaitan untuk kelulusan lanjut. Bahagian Penyelidikan & Inovasi, Universiti Sains Malaysia Jun 2010 4
LAMPIRAN A KADAR ELAUN MAKAN, PANOUAN SEWA HOTEL DAN ELAUN LOJING SEMASA BERTUGAS RASMI 01 LUAR NEGERI 1~~~ategOri Negara EI aun M a ~ an Pendohuluan Oi,! Elaun Lojing I (RM) Sewa Hotel (RM) I. (RM) I Kategori I j 175 400 100 Kategori II! 195 440 120 i Kategori III 215 480 140 Kategori IV 235 520 ~! r 160 I Ka~goriV I 255 560 180 ~-- r---:~--:-:----=~-------~ Kategori, Afghanistan Chile Kiribati Nepal Portugal Tuvalu Bangladesh Colombia Laos North Korea Samoa Vietnam Bolivia Ecuador Maldives Pakistan Sri Lanka Bulgaria Fiji Mauritius Peru Tanzania I IC~a'-Cm:.:;;b:.:;;o-=-d:..::ia~ I:.:.:n=d.:.:ia=--...!'M...Y?nmar Phiii PP:.:;;in:.:::e.::..s T:.:;;o:.,:.:ng=a=--- ~ Kateg<.,;;oc;;..r":.:;;I1..:..,.' Angola Hungary Morrocco Paraguay South Africa Uganda Argentina Indonesia Mozambique Poland Solomon Uruguay Botswana Lesotho Namibia Republik Czech Island Vanuatu Ethiopia Madagascar Nauru Republic Swaziland Zimbabwe Ghana Malawi New Zealand Slovak Taiwan Greece Mali Papua New Senegal Thailand r-g_u_in_e_a M...:..:.a:.:;;lta=-- -=G-"u:.:c. inc:.;:e:..::a'--- S_e...y'--c_h_e_"e'-s Tunisia Kategori III Albania Balarus Georgia Kooya ~.~----.-. Mongolia Sudan Algeria Brunei Gibraltar Kuwait Netherland TajikistaA Armenia Darussalam Iraq Kyrgyzstan Norway Turkmenistan Australia China Ireland Lebanon Qatar Ukraine Austria Cuba Jamaica Libya Romania Uzbekistan Azerbaijan Cyprus Jordan Luxembourg Ru ssia Bahrain EgYt:>t Kazakstan Moldova Se ain Kategori IV Belgium Canada France Niger ---~-~--~------1 Singapore Venezuela Bosnia- Croatia Gambia Nigeria Surinam Yemen Herzegovina Dahomey Germany Saudi Arabia Swi tzerland Zambia Brazil Denmark Guyana Serbia & Syr ia Montenegro Barbados Dubai Finland Iran Italy Ja p an KategoriY Mexico Sweden Oman Trinidad & Sou t h Ko rea Toba g LI.:...;H:..=o..:.:.ng>Z...:...K=o..:.:.ngi2..._~--:..M:.::a::..::c:::.:::a:::u ~S.::.t.-=L:..::u~c!!::ia~ T~u~rk~ ~U_S~A~ Uni E ted mirates Arab Uni ted Kingdom ~I'
Lampiran B No Kod Rujukan: (Untuk kegunaan Bahagian Penyelidikan & Inovasi) BPLN BORANG PERMOHONAN MENGHADIRI PERSIDANGAN/ BENGKEL/LAWATAN RASMI KE LUAR NEGARA (PEMBIAYAAN TPLN/GERAN PENYELIDIKAN) (Sila kemukakan permohonan ini 60 HARI sebelum tarikh menghadiri persidangan/seminar/ bengkel/lawatan rasmi ke luar negara) SENARAI SEMAK No. Perkara / Dokumen Pemohon Sila Tanda Bahagian P&I 1 Borang permohonan lengkap dan ditanda tangani oleh pemohon 2 Surat jemputan/dokumen pengesahan penerimaan kertas kerja 3 Abstrak/Kertas Kerja 4 Brosur/Risalah yang mempunyai kenyataan tentang yuran serta program persidangan/seminar/bengkel 5 Pengesahan bantuan kewangan yang diterima daripada Penganjur/Pihak Luar sekiranya berkenaan 6 7 Penyata kewangan terkini dari Jabatan Bendahari (Jika menggunakan geran penyelidikan) Pengesahan/perakuan dari Ketua Projek, sekiranya pemohon adalah Penyelidik Bersama 8 Perakuan dari Dekan/Ketua Jabatan Catatan:............ Bahagian Penyelidikan & Inovasi April 2010 1
BAHAGIAN A - MAKLUMAT PEMOHON 1. Nama:... Profesor Prof. Madya Dr. Y.Bhg. Dato /Datin Encik/Puan/Cik 2. No. Kad Pengenalan / Pasport: 3. Jawatan:.. 4. Status Jawatan: Tetap Sementara Kontrak 5. Tarikh Mula Perkhidmatan : Tamat (Jika berkenaan):.. 6. Pusat Tanggungjawab:.. 7. Persidangan/Seminar/Bengkel/Lawatan Rasmi di Luar Negara yang Pernah Dihadiri Dalam Tempoh 2 Tahun Yang Lepas: (Sila sertakan lampiran jika ruang tidak mencukupi) Bil. Perkara / Tajuk Tarikh Tempat Status Penyertaan Penaja Pembiayaan Jumlah Pembiayaan BAHAGIAN B - TUJUAN / MAKLUMAT KE LUAR NEGARA 1. Nama Persidangan / Seminar / Bengkel / Lawatan Rasmi: (Sila sertakan brosur / risalah / jemputan)........ 2. Tujuan: Pembentang Oral Pembentang Poster Peserta Penceramah Undangan Ahli Mesyuarat Pemerhati Pengerusi / Rapporteur Fasilitator Lawatan Rasmi Lain lain (Nyatakan):... Bahagian Penyelidikan & Inovasi April 2010 2
3. Tajuk Kertas Kerja yang akan dibentangkan: (Sila sertakan dokumen pengesahan penerimaan kertas kerja)........ 4. Tempat (Bandar & Negara):... 5. Tarikh Persidangan / Seminar / Bengkel / Lawatan Rasmi: Dari... hingga... (... hari ) 6. Nama Penganjur:... 7. Dijemput* Memohon Sendiri *Sila sertakan dokumen sokongan berkaitan BAHAGIAN C - MAKLUMAT KEWANGAN 1. Sumber Pembiayaan: Tabung Persidangan Luar Negara (TPLN) Geran Penyelidikan Jangka Pendek / Insentif / Sciencefund / FRGS / RU / Agensi Luar (Sila potong mana yang tidak berkenaan) i) No. Akaun :...... ii) Tempoh Geran; Mula:... Tamat:... Pihak Luar / Penganjur i) Nama Pembiaya:... ii) Jenis Pembiayaan: Penuh Separa Lain-lain (Nyatakan):... 2. Perincian kewangan yang diperlukan. (Sila tandakan ( ) pada yang berkenaan) Perkara Diperlukan Tidak Diperlukan Catatan Bahagian P&I Vot 29000: Yuran Pendaftaran Amaun:... Vot 21000: i) Tambang Perjalanan Udara* ii) Penginapan iii) Subsisten * Penggunaan syarikat penerbangan selain dari MAS Airlines, Firefly dan Air Asia perlu mendapat kelulusan Naib Canselor terus. Bahagian Penyelidikan & Inovasi April 2010 3
BAHAGIAN D - PERAKUAN PEMOHON Saya mengesahkan bahawa maklumat di atas adalah benar dan semua dokumen sokongan yang berkenaan telah dilampirkan bersama permohonan ini. Tanda Tangan:..... Tarikh:... BAHAGIAN E - PERAKUAN DEKAN / KETUA JABATAN Diperakukan Tidak Diperakukan Catatan / Komen:... Tanda Tangan:..... Tarikh:... (Nama & Cop rasmi) BAHAGIAN F - KELULUSAN TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Lulus Dengan pembiayaan TPLN / Geran Penyelidikan Dengan pembiayaan Penganjur / Pihak Luar / Sendiri Tidak Diluluskan Catatan / Komen:... Tanda Tangan:..... Tarikh:... (Nama & Cop rasmi) Nota: Kelulusan mutakhir perjalanan ke luar negara adalah tertakluk kepada perakuan dan kelulusan rasmi Naib Canselor Bahagian Penyelidikan & Inovasi April 2010 4
BAHAGIAN G KELULUSAN NAIB CANSELOR Diluluskan Tidak Diluluskan Catatan / Komen:... Tanda Tangan:..... Tarikh:... (Nama & Cop rasmi) Bahagian Penyelidikan & Inovasi April 2010 5