Tentang Generali Group Compliance Helpline (EthicsPoint) Pelaporan Umum Keamanan Pelaporan Kerahasiaan & perlindungan data Tentang Generali Group Compliance Helpline (EthicsPoint) Apa Itu Generali Group Compliance Helpline? Generali Group Compliance Helpline adalah salah satu alat pelaporan rahasia yang membantu Generali Group menangani masalah terkait praktik atau tindakan yang mungkin melanggar peraturan internal maupun eksternal, termasuk Kode Etik Generali Group. Helpline ini disediakan oleh GCS Compliance Services Europe LTD (anak perusahaan Navex Global Inc. http://www.navexglobal.com/company) Helpline ini menerima laporan dalam bahasa negara tempat Generali Group beroperasi. Mengapa kita memerlukan sistem seperti Generali Group Compliance Helpline? Dengan menciptakan saluran komunikasi yang terbuka, kita dapat meningkatkan lingkungan kerja yang positif dan adil. Sistem pelaporan yang efektif akan meningkatkan upaya kita lainnya untuk mendorong budaya integritas dan pengambilan keputusan yang beretika. Penelitian menunjukkan bahwa saluran bantuan/formulir web yang dikelola secara eksternal sering digunakan oleh karyawan atau pihak ketiga dan merupakan cara yang sangat efektif bagi sebuah organisasi untuk mendeteksi pelanggaran terhadap peraturan dan perilaku tidak etis. Bolehkah saya melaporkan menggunakan Internet atau pun telepon? Dan bagaimana jika saya tidak mendapatkan akses ke Internet? Ya, Anda dapat menyampaikan laporan rahasia baik melalui telepon atau pun Internet. Jika Anda tidak memiliki komputer yang dapat mengakses Internet atau jika Anda merasa tidak nyaman menggunakan komputer, Anda dapat menghubungi Generali Group Compliance Helpline yang tersedia 24 jam sehari, 365 hari setahun. 1
Dapatkah saya melaporkan tanpa menyebutkan nama? Jika diizinkan, Anda dapat memilih untuk melaporkan secara pribadi atau tanpa menyebutkan nama ( 1 ). Namun, bila laporan tanpa nama diterima, Group percaya bahwa investigasi terhadap laporan apa pun akan paling efektif jika identitas dari orang yang menyampaikan laporan tersebut diketahui. Pelaporan Umum Jenis situasi apa yang harus saya laporkan? Sistem Generali Group Compliance Helpline dirancang bagi karyawan dan pihak ketiga untuk melaporkan praktik atau perilaku apa pun yang Anda anggap, dengan iktikad baik, sebagai tidak patut atau tidak sesuai dengan hukum, Kode Etik, atau kebijakan internal lainnya sejauh berikut: Masalah Keuangan, Audit dan Akuntansi, Perbankan, dan Anti-Suap. Untuk melaporkan masalah apa pun lainnya, jangan ragu untuk menggunakan saluran Group atau lokal alternatif (yang diterbitkan di situs web Group atau perusahaan). Laporan harus cukup terperinci dalam menjelaskan keadaan pelanggaran. Apa yang JANGAN dilaporkan melalui saluran ini? Jangan menggunakan Helpline/Webform ini untuk melaporkan kejadian yang mendatangkan ancaman langsung terhadap nyawa atau harta benda. Laporan yang diajukan melalui layanan ini mungkin tidak menerima jawaban segera. Jika Anda memerlukan bantuan darurat, silakan hubungi pihak berwenang setempat Anda. Selain itu jangan menggunakan saluran ini untuk menyampaikan laporan dari pelanggan terkait produk atau layanan yang diberikan kepada mereka oleh Group Companies, karena harus dikelola sesuai dengan prosedur tertentu (silakan lihat situs web perusahaan atau dokumentasi yang terlampir pada kontrak Anda). Saya tidak yakin jika apa yang telah saya amati atau dengar adalah pelanggaran terhadap peraturan internal atau eksternal atau melibatkan perilaku tidak etis, tapi itu hanya terlihat tidak tepat bagi saya. Apa yang harus saya lakukan? Anda dapat bertanya pada Petugas Kepatuhan perusahaan atau menyampaikan laporan melalui Generali Group Compliance Helpline. Jika, sebagai karyawan, saya menyadari adanya pelanggaran, haruskah saya tidak hanya melaporkannya ke manajer saya dan membiarkannya menanganinya? Anda dapat meneruskan kekhawatiran apa pun ke manajer langsung Anda. Namun, mungkin ada situasi saat Anda tidak nyaman melaporkan masalah dengan cara ini atau Anda menganggap tepat untuk menggunakan saluran lainnya. Ini untuk keadaan di mana kami telah menempatkan saluran lain (seperti ( 1 ) Laporan tanpa nama tidak diizinkan di Belgia, Prancis, Luksemburg, Portugal, dan Spanyol. 2
alamat fisik dan alamat email dari fungsi Kepatuhan yang diterbitkan di situs web Grup atau perusahaan) dan kami telah bermitra dengan Generali Group Compliance Helpline. Mengapa saya harus melaporkan apa yang saya ketahui? Apa untungnya bagi saya? Kita semua berhak untuk bekerja di lingkungan yang positif dan dengan hak itu, datang tanggung jawab untuk bertindak dengan cara yang benar dan etis di tempat kerja maupun dalam hubungan dengan pihak ketiga kami. Jadi, kita harus berhak untuk membiarkan orang-orang yang tepat mengetahui apakah seseorang tidak bertindak dengan benar. Pelanggaran dapat mengancam mata pencaharian Group, membahayakan bisnis dan reputasi kami. Apakah manajemen benar-benar menginginkan saya untuk melaporkan? Tentu saja. Bahkan, mereka mengharuskan Anda untuk melaporkan. Anda mungkin memiliki pengetahuan awal tentang suatu kegiatan yang mungkin menyebabkan kekhawatiran. Pelaporan Anda dapat meminimalkan potensi dampak negatif pada perusahaan, orang-orang kami, dan pihak ketiga. Sebagai seorang karyawan, haruskah saya merasa khawatir tentang konsekuensi dari mengajukan laporan? Group sangat melarang tindakan pembalasan terhadap karyawan yang mengajukan laporan dengan iktikad baik, tidak peduli melibatkan siapa laporan itu. Bagaimana jika saya ingat sesuatu yang penting tentang kejadian itu setelah saya mengajukan laporan? Atau bagaimana jika orang yang bertanggung jawab terhadap kasus ini memiliki pertanyaan lebih lanjut untuk saya mengenai laporan saya? Saat Anda mengajukan laporan di Generali Group Compliance Helpline atau Webform, Anda akan menerima nama pengguna yang unik dan diminta untuk memilih kata sandi. Anda dapat kembali ke sistem Generali Group Compliance Helpline atau Webform lagi dan mengakses laporan asli untuk menambahkan perincian lebih lanjut atau menjawab pertanyaan yang diajukan oleh orang yang bertanggung jawab terhadap kasus ini dan menambahkan informasi lebih lanjut yang akan membantu menyelesaikan masalah terbuka. Kami sangat menyarankan agar Anda kembali ke situs dalam waktu yang ditentukan untuk menjawab pertanyaan yang memungkinkan. Jika Anda memilih untuk mengajukan laporan tanpa nama, Anda dapat masuk ke dialog tanpa nama dengan investigator. Apa yang terjadi jika, setelah investigasi, kekhawatiran ternyata tidak berdasar? Jika tidak berdasar atau tidak dapat dibenarkan, petugas Kepatuhan yang sesuai menolak laporan tersebut. Semua dokumentasi terkait laporan apa pun akan disimpan tidak lebih dari yang diperlukan. 3
Apa yang terjadi jika, setelah investigasi, kekhawatiran ternyata akurat? Jika laporan ternyata akurat, maka petugas Kepatuhan yang sesuai mengidentifikasi tindakan perbaikan apa pun yang harus dilaksanakan dan mengevaluasi apakah tindakan disipliner tepat mengingat hukum dan peraturan internal. CEO atau badan administratif yang sesuai akan mengambil keputusan akhir. Semua dokumentasi terkait laporan apa pun akan disimpan tidak lebih dari yang diperlukan. Keamanan Pelaporan Ini adalah pemahaman saya bahwa laporan apa pun yang saya kirim dari komputer perusahaan menghasilkan log server yang menunjukkan bahwa PC saya terhubung dengan setiap situs web, dan tidakkah log ini mengidentifikasi saya sebagai pencetus laporan? Sistem Generali Group Compliance Helpline (EthicsPoint) tidak menghasilkan atau mempertahankan log koneksi internal apa pun dengan alamat IP, sehingga tidak ada informasi yang menghubungkan PC Anda ke Generali Group Compliance Helpline. Jika Anda merasa tidak nyaman membuat laporan pada PC kerja Anda, Anda memiliki pilihan untuk menggunakan PC di luar lingkungan kerja kami (seperti yang terletak di kafe Internet, di rumah teman, dsb.) melalui situs web aman Generali Group Compliance Helpline. Saya merasa khawatir bahwa informasi yang saya berikan ke Generali Group Compliance Helpline pada akhirnya akan mengungkapkan identitas saya. Bagaimana Anda bisa meyakinkan saya bahwa itu tidak akan terjadi? Sistem Generali Group Compliance Helpline (EthicsPoint) dirancang untuk melindungi anonimitas ( 2 ). Namun, bila diizinkan, jika Anda ingin tetap tidak disebutkan namanya, Anda - sebagai pihak pelapor - harus memastikan bahwa isi laporan tidak mengungkapkan identitas Anda secara tidak sengaja. Misalnya, Dari ruang kerja saya berikutnya ke Jan Smith atau Dalam 33 tahun saya. Apakah Helpline melalui telepon juga menjamin anonimitas? Ya ( 2 ). Jika diizinkan, Anda akan diminta untuk memberikan informasi yang sama yang akan Anda berikan dalam laporan berbasis Internet, dan seorang pewawancara akan mengetikkan jawaban Anda ke dalam situs web Generali Group Compliance Helpline (EthicsPoint). Laporan-laporan ini memiliki tindakan keamanan yang sama yang diterapkan padanya selama penyampaian. Bagaimana saya dapat mengidentifikasi diri saya sendiri? Ada bagian di formulir web untuk mengidentifikasi diri Anda sendiri. Jika Anda menghubungi Helpline, Anda dapat mengungkapkan identitas Anda ke pewawancara. ( 2 ) Laporan tanpa nama tidak diizinkan di Belgia, Prancis, Luksemburg, Portugal, dan Spanyol. 4
Kerahasiaan dan perlindungan data Apakah laporan dan data yang disampaikan diperlakukan secara rahasia? Ya, saluran pelaporan khusus mana pun yang Anda gunakan, laporan Anda, tindak lanjutnya, serta data Anda dan laporan dari individu yang bersangkutan akan selalu diperlakukan secara rahasia dan ditangani dengan sangat rapi, sesuai dengan Kebijakan Perlindungan Data Generali Group dan perundangundangan perlindungan data yang berlaku. Informasi apa yang harus saya sertakan dalam laporan? Anda hanya harus menyampaikan informasi yang diperlukan untuk melakukan investigasi terhadap kekhawatiran yang diajukan, misalnya Anda tidak harus menyampaikan informasi tentang kehidupan pribadi atau data sensitif individu (termasuk perincian kesehatan atau kehidupan seksnya) kecuali jika benar-benar diperlukan dan langsung berkaitan dengan kekhawatiran. Anda juga harus menghindari menyampaikan informasi tentang individu yang tidak berkaitan dengan kekhawatiran yang diajukan. Ke manakah laporan-laporan ini dimasukkan? Siapa saja yang bisa mengaksesnya? Laporan dimasukkan langsung pada server aman penyedia layanan pihak ketiga (GCS Compliance Service Europe Ltd.) untuk mencegah kemungkinan pelanggaran terhadap keamanan. Informasi hanya dapat ditinjau dan digunakan oleh individu yang harus mengakses data untuk memenuhi tugas pekerjaannya, sesuai dengan proses pengelolaan tuduhan Generali Group atau bila disyaratkan oleh hukum. Individu-individu ini mungkin meliputi departemen kepatuhan, audit, sumber daya manusia, atau departemen hukum di lingkungan Assicurazioni Generali S.p.A. atau perusahaan Group-nya, serta karyawan atau staf teknis di GCS. Informasi dapat disimpan oleh GCS Compliance Service Europe Ltd, Assicurazioni Generali S.p.A., dan oleh perusahaan-perusahaan Generali Group. Di semua kasus, laporan akan ditangani secara rahasia dan sesuai dengan proses pengelolaan tuduhan Generali Group, yang perinciannya tersedia di bagian Pengelolaan Proses Kekhawatiran. Apakah informasi dialihkan ke luar negeri? Mungkin perlu untuk berbagi perincian laporan di lingkungan Generali Group dan/atau penasihat profesionalnya yang berlokasi di luar negeri. Bila berbagi laporan diperlukan, maka akan selalu sesuai dengan perundang-undangan perlindungan data, dan Assicurazioni Generali S.p.A. serta perusahaanperusahaan Group-nya akan mengambil langkah-langkah yang tepat untuk menjamin kerahasiaan data. 5
Akankah perincian laporan dibagikan ke individu-individu yang disebutkan dalam laporan? Dalam rangka meninjau kekhawatiran secara adil, maka seringkali perlu untuk menginformasikannya kepada si tertuduh, sehingga mereka dapat menanggapi kekahwatiran tersebut. Semua langkah wajar akan diambil guna melindungi identitas Anda. Bagaimana saya bisa mendapatkan akses ke informasi yang saya berikan? Saat Anda menyampaikan kekhawatiran, Anda akan diberikan PIN yang unik dan diminta untuk memasukkan kata sandi. Anda dapat menggunakan informasi ini untuk meninjau dan melengkapi perincian laporan. Anda dapat menjalankan hak akses ke data Anda, atau dalam keadaan tertentu meminta data untuk diubah atau dihapus, dengan masuk ke sistem atau menghubungi saluran bantuan, dan mengajukan permintaan untuk hal ini. Permintaan Anda akan disampaikan ke Petugas Kepatuhan yang sesuai dari Generali Group, yang kemudian akan memberikan Anda perincian kontak untuk departemen yang menangani permintaan Anda. 6