Mata Kuliah Teori Organisasi dan Manajemen Pengetahuan KNOWLEDGE SHARING MANAGEMENT PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI Disusun oleh: Ahmad S Hasibuan P056101341.46 Dosen: Dr. Ir. Arif Iman Suroso MSc (CS) MB-IPB PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSITUT PERTANIAN BOGOR 2011
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Perpustakaan Perguruan Tinggi Merupakan sebuah sarana penunjang yang didirikan untuk mendukung kegiatan Civitas Akademik, dimana Perguruan Tinggi itu berada. Dalam buku pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi disebutkan bahwa, Perpustakaan Perguruan Tinggi merupakan unsur penunjang Perguruan Tinggi dalam kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dalam rangka menunjang kegiatan Tri Darma tersebut, maka perpustakaan diberi beberapa fungsi diantaranya ; fungsi edukasi, sumber informasi, penunjang riset, rekreasi, publikasi, deposit dan iterpretasi informasi (2004:3-4). Berdasarkan pada Peraturan Pemerintah/PP No.5 tahun 1980 tentang pokok-pokok organisasi universitas atau institute, bahwa Perpustakaan Perguruan Tinggi termasuk kedalam Unit Pelayanan Teknis (UPT), yaitu sarana penunjang teknis yang merupakan perangkat kelengkapan universitas atau institute dibidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. (Pawit M. Yusuf, 1991:102-103). perpustakaan modern telah didefinisikan kembali sebagai tempat untuk mengakses informasi dalam format apa pun, apakah informasi itu disimpan dalam gedung perpustakaan tersebut atau tidak. Dalam perpustakaan modern ini selain kumpulan buku tercetak, sebagian buku dan koleksinya ada dalam perpustakaan digital (dalam bentuk data yang bisa diakses lewat jaringan komputer). Untuk melihat keberhasilan dari perpustakaan pada perguruan tinggi perlu dilakukan penilaian kinerja pada perpustakaan yang bersangkutan. Terdapat beberapa cara untuk melakukannya dan salah satunya dengan mengukur berbagai kriteria seperti kepuasan pengguna, presentase populasi target yang memanfaatkan perpustakaan, biaya per pengguna, ketersediaan buku atau judul,tingkat penggunaan, fasilitas, dan lain sebagainya. Dengan mengevaluasi kinerjanya, perpustakaan diharapkan akan terus meningkatkan dirinya. Shixing (2005) menuliskan dengan keterbatasan dana yang 2
dimiliki perpustakaan dan dengan tuntutan pengguna yang semakin meningkat, bahkan adanya ancaman mulai terpinggirkannya perpustakaan oleh Internet, dibutuhkan alat yang tepat bagi perpustakaan perguruan tinggi untuk tetap dapat berkompetisi. Manajemen pengetahuan merupakan salah satu alat yang dapat menolong perpustakaan dalam kondisi ini. Sesuai tujuan manajeman pengetahuan yaitu penggunaan pengetahuan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi agar dapat berkompetisi, diharapkan penerapannya akan dapat meningkatkan kinerja perpustakaan perguruan tinggi. Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) merupakan sumber atau penempatan dari sekurang-kurangnya empat jenis asset pengetahuan (orang, proses, struktur dan stakeholder atau dukungan dari luar organisasi, dan teknologi) sehingga mereka dapat menciptakan nilai bagi individu, organisasi, komunitas dan masyarakat. Knowledge Management mendefiniskan pengetahuan sebagai kemampuan untuk tindakan efektif apa yang berperan dan tidak hanya apakah itu (informasi). 1.2. Tujuan Penulisan Melihat fungsi dari penerapan manajemen pengetahuan (knowledge management) dalam perpustakaan perguruan tinggi. 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Teori Organisasi Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi dan bekerja atas dasar yang relatif terus-menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan (Robbins, 1994). Perkataan dikoordinasikan secara sadar mengandung pengertian manajemen. Kesatuan sosial berarti bahwa unit itu terdiri dari orang atau kelompok orang yang berinteraksi satu sama lain. Sebuah organisasi mempunyai batasan yang relatif dapat diidentifikasi. Batasan dapat berubah dalam kurun waktu tertentu dan tidak selalu jelas, namun sebuah batasan yang nyata harus ada agar kita dapat membedakan antara anggota dan bukan anggota. Sutarto (2002) dalam buku lain berpendapat bahwa organisasi adalah sistem saling pengaruh antar orang dalam kelompok yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Ada berbagai faktor yang dapat menimbulkan organisasi, yaitu orang-orang, kerja sama, dan tujuan tertentu. Berbagai faktor tersebut tidak dapat saling lepas berdiri sendiri, melainkan saling kait menjadi suatu kebulatan. 2.2. Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) Menurut Nonaka (1991), manajemen pengetahuan adalah usaha mengumpulkan, mengorganisasi, menciptakan pengetahuan baru, menyebarkannya ke organisasi, dan memanfaatkan pengetahuan tersebut dalam teknologi dan produk yang baru. Pengetahuan organisasi merupakan perpaduan pengetahuan individu dan kelompok yang dikelola menjadi keunggulan organisasi. Manajemen pengetahuan merupakan proses yang terus menerus harus dilakukan oleh perusahaan. Proses tersebut akan menjadi satu budaya organisasi yang akan membentuk organisasi yang berbasis pengetahuan. Keterlibatan manajemen pengetahuan bersumber pada hambatan penciptaan pengetahuan individu dan hambatan organisasi yang terkait dengan paradigma perusahaan. 4
Ketidakmampuan organisasi dalam mengelola pengetahuan dapat mengakibatkan gagalnya organisasi melakukan inovasi berkelanjutan. Di dalam buku lain, Djohar (2000) berpendapat bahwa manajemen pengetahuan adalah proses bagaimana organisasi menghasilkan kemakmuran dari sisi intelektual. Knowledge-based assets yakni sesuatu yang bernilai tanpa dimensi fisik yang melekat pada orang, atau diperoleh dari proses, sistem dan budaya yang berkaitan dengan organisasi, merek, pengetahuan individu, hak kekayaan intelektual (intelectual property), lisensi, serta pengetahuan organisasi (pangkalan data, pemahaman mengenai proses-proses organisasi dan relationship). Kemakmuran dapat diperoleh jika organisasi dapat menggunakan pengetahuan untuk menciptakan proses yang lebih efektif dan efisien. Selain itu, perusahaan menggunakan pengetahuan untuk menciptakan nilai atau manfaat bagi konsumen dengan mendorong inovasi pengembangan produk yang unik. Beberapa manfaat dari penerapan manajemen pengetahuan berdasarkan pendapat Skyrme dan Amidon (1997), sebagai berikut: 1. Mengetahui dan menyadari nilai dari aset-aset yang sulit dinilai. 2. Memiliki kesempatan untuk meningkatkan nilai tambah pada proses bisnis utama. 3. Menyebarluaskan praktek yang benar, dengan berbagi pengetahuan dari pengetahuan individual dan bagian dari organisasi. 4. Mengembangkan pengetahuan mengenai konsumen, sehingga mampu mengantisipasi keinginan konsumen. Hal tersebut dilakukan dengan melakukan interaksi yang intensif dengan konsumen ataupun distributor. 5. Meningkatkan efisiensi dalam organisasi. Informasi yang sistematik dapat menyediakan kebutuhan eksternal, disisi lain, pengetahuan internal telah diketahui sehingga dapat mengidentifikasi kesenjangan pengetahuan yang ada. 6. Membangun kompetensi untuk mengantisipasi kebutuhan yang tidak terduga. 7. Menjadikan organisasi yang inovatif. 8. Mempercepat proses aliran pengetahuan. Infrastruktur teknologi yang efektif membantu menghubungkan pengetahuan karyawan sehingga pengetahuan lebih mudah diakses dan mengalir lebih cepat dari seseorang yang mengetahui kepada seseorang yang membutuhkan. 5
Di samping berbagai manfaat yang dapat diperoleh, penerapan manajemen pengetahuan di perusahaan juga memiliki beberapa hambatan. Menurut Gupta dan Govindarajan sebagaimana dikutip oleh Pendit (2001), hambatan-hambatan dalam penerapan manajemen pengetahuan, sebagai berikut: 1. Penciptaan pengetahuan Catatan keberhasilan masa lampau dapat menyebabkan organisasi merasa bahwa organisasi telah mengetahui keputusan yang terbaik. Dengan kata lain, pegawai tidak diberi kesempatan mengambil keputusan. Artinya, tidak ada wadah bagi ide-ide baru. 2. Akuisisi pengetahuan Bagaimana mengintegrasikan dan mendayagunakan pengetahuan eksternal. 3. Mempertahankan pengetahuan Pegawai keluar dari organisasi membawa pengetahuan bersamanya. 4. Mengidentifikasi pengetahuan Ada anggapan bahwa orang yang sukses tidak perlu belajar dan orang yang tidak sukses tidak memiliki ide. 5. Aliran pengetahuan keluar dari pemiliknya Adanya anggapan tentang Apa keuntungannya buat saya?. 6. Perpindahan pengetahuan Ketidakcocokan antara struktur pengetahuan dan struktur saluran transmisi. 7. Aliran pengetahuan masuk ke pegawai Keengganan untuk mengakui superioritas teman kerja. Turban (2002) berpendapat bahwa siklus dari manajemen pengetahuan terdiri dari: 1. Create knowledge Pengetahuan diciptakan sebagaimana manusia menentukan cara baru dari melakukan sesuatu atau mengembangkan cara tindak (know how). 2. Capture knowledge Pengetahuan baru harus diidentifikasi sesuai dengan nilainya, dan disajikan dalam suatu cara yang layak. 3. Refine knowledge 6
Pengetahuan baru harus diletakkan secara kontekstual sehingga dapat ditindaklanjuti. 4. Store knowledge Pengetahuan yang berharga harus disimpan dalam format yang layak pada knowledge repositories sehingga anggota organisasi lainnya dapat mengakses pengetahuan tersebut. 5. Manage knowledge Pengetahuan harus dikelola dan dimutakhirkan seperti perpustakaan. 6. Disseminate knowledge Pengetahuan harus dibuat dan tersedia dalam format yang berguna bagi semua anggota organisasi yang membutuhkan dari tempat mana saja dan setiap waktu. 7
BAB III PEMBAHASAN ` Perpustakaan pada perguruan tinggi adalah hal yang sangat vital untuk menunjang semua kegiatan belajar mengajar bagi semua sivitas yang ada di perguruan tinggi tersebut. Banyak hal yang harus dilakukan agar perpustakaan ini dapat berfungsi sebagaimana mestinya dan salah satu yang harus dikakukan adalah sharing manajemen pengetahuan. Saling berbagi diantara SDM perpustakaan dapat dilakukan dengan berbagai cara seperti berbagi pengetahuan dari hasil seminar/pelatihan/workshop, berbagi cerita dari bukubuku yang sudah dibaca, berdiskusi melalui milis perpustakaan, menulis opini, artikel atau apa saja yang bisa dibaca dan diambil manfaatnya oleh SDM perpustakaan yang lain. Saling berbagi diantara SDM perpustakaan dengan para penggunanya dapat dilakukan dengan cara pengisian form saran dan kritik, survey, maupun open forum. Budaya pengetahuan dalam dunia pendidikan sekarang ini tidak hanya mencakup pada pengetahuan buku secara fisik, banyak jendela informasi yang dapat digali secara elektronik. Hal tersebut tidak lepas dari peranan universitas sebagai institusi pencetak sumber daya manusia berkualitas dan sebagai tempat yang mudah dimasuki teknologi terkini. Hal terpenting saat ini adalah kemudahan memperoleh dan akses. Dalam suatu institusi pendidikan, penyediaan akses informasi 24 jam memang pantas untuk diterapkan. Teknologi komunikasi dan informasi yang ada sekarang akan terus berkembang dan semakin memungkinkan peserta didik untuk mengakses berbagai bahan pengetahuan dari sumber lain yang dapat menguatkan suatu bahan pengetahuan. Untuk itu user dalam hal ini adalah mahasiswa harus mampu mencari informasi dari sumber yang dapat dipercaya kemudian menyaring, mengolah, dan menggunakan informasi tesebut untuk memunculkan suatu ide pemikiran yang baru. Dengan sharing diharapkan akan semakin menajamkan pengetahuan dan mengelolanya dengan berdaya guna. Seorang yang berbagi pengetahuan tidak akan kehilangan pengetahuan yang dimilikinya, tetapi justru 8
melipatgandakan nilai dari pengetahuan tersebut, apabila sudah dimiliki dan dimanfaatkan oleh banyak orang. Semangat untuk saling berbagi merupakan sebuah budaya yang harus ditumbuhkan oleh perpustakaan perguruan tinggi yang ingin menerapkan manajemen pengetahuan dengan efektif. Budaya sharing juga dapat ditumbuhkan antara lain dengan cara: Perpustakaan menciptakan iklim yang mendukung keterbukaan Perpustakaan menumbuhkan keinginan para SDMnya untuk tidak berhenti belajar Perpustakaan mau terbuka terhadap setiap kritik dan saran Adanya saling percaya dan saling mendukung diantara para SDM perpustakaan Saling menghargai pendapat orang lain Budaya sharing yang terwujud dengan baik diantara para warga perpustakaan, akan bertambah kuat dengan dukungan kerjasama antar perpustakaan. Peningkatan pesat teknologi informasi dan peningkatan luar biasa dalam bidang pengetahuan membuat tidak memungkinkannya perpustakaan mencakup keseluruhan pengembangan pengetahuan. Untuk itu perpustakaan perlu saling bekerjasama dan bergandeng tangan untuk saling berbagi. Bentuk kerjasama antar perpustakaan dapat dilakukan mulai dari kerjasama pembinaan koleksi, kerjasama layanan, sampai kerjasama penyediaan fasilitas. Kerjasama pembinaan koleksi dapat dimulai dari kerjasama pengadaan koleksi. Dorongan kerjasama pengadaan timbul karena adanya peningkatan penerbitan koleksi yang tidak mungkin diikuti hanya oleh satu perpustakaan saja. Menurut Basuki (1991) ada dua model kerjasama pengadaan yaitu spesialisasi subyek dan pengadaan khusus untuk pustaka tertentu. Kerjasama pembinaan koleksi juga bisa dilakukan dengan kerjasama pertukaran koleksi, penyimpanan koleksi, pengolahan koleksi dan penyusunan katalog induk. 9
Kerjasama layanan dapat dilakukan dengan kerjasama peminjaman antar perpustakaan dan kerjasama pemberian jasa informasi. Dalam kerjasama penyediaan fasilitas memungkinkan pengguna dari sebuah perpustakaan menggunakan fasilitas dari perpustakaan lain. Fasilitas yang bisa digunakan oleh pengguna dari perpustakaan lain biasanya berupa pemanfaatan database jurnal, baca koleksi di tempat, fotokopi, penelusuran informasi, bahkan juga meminjam koleksi. Dengan kerjasama antar perpustakaan, koleksi yang tadinya hanya dapat dinikmati oleh pengguna perpustakaan itu saja dapat dinikmati oleh pengguna di luar perpustakaan bersangkutan. Hal ini berarti adanya distribusi pengetahuan yang lebih luas. Distribusi pengetahuan yang lebih luas ini, berarti akan mempercepat aliran pengetahuan. 10
BAB IV KESIMPULAN Dengan keterbatasan dana yang dimiliki perpustakaan dan dengan tuntutan pengguna yang semakin meningkat, bahkan adanya ancaman mulai terpinggirkannya perpustakaan oleh Internet, dibutuhkan alat yang tepat bagi perpustakaan perguruan tinggi untuk tetap dapat berkompetisi. Manajemen pengetahuan merupakan salah satu alat yang dapat menolong perpustakaan dalam kondisi ini. 11
DAFTAR PUSTAKA Anonim, 2011. Knowledge Management Bagi Sistem Informasi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. 2 oktober 2011. <http://www.ubb.ac.id/menulengkap.php?judul=mengenal%20lebi H%20DEKAT%20PERPUSTAKAAN%20PERGURUAN%20TINGGI %20ATAU%20UNIVERSITAS&&nomorurut_artikel=341> Anonim, 2011. Mengenal Lebih Dekat Perpustakaan Perguruan Tinggi Atau Universitas. 2 oktober 2011. <http://duniaperpustakaan.com/2010/03/08/knowledge-managementbagi-sistem-informasi-perpustakaan-universitas-gadjah-mada/> Basuki, Sulistyo. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramaedia, 1991. Djohar, S. 2000. Knowledge Management. Majalah Manajemen. Juni 2000. Nonaka, I. 1991. The Knowledge Creating Company. Harvard Business Review. Vol. 69. Pendit, P.L. 2001. Manajemen Pengetahuan dan Profesional Informasi: Harapan, Kenyataan dan Tantangan. Makalah untuk Kuliah Program Studi Ilmu Perpustakaan, Informasi dan Kearsipan. 18 September 2001. Pusat Studi Jepang, Universitas Indonesia. Robbins, SP. 1994. Teori Organisasi: Struktur, Desain dan Aplikasi (Alih Bahasa oleh Jusuf Udaya). Jakarta: Arcan. Sutarto. 2002. Dasar-dasar Organisasi. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. Shixing, Wen. Implementing Knowledge Management in Academic Libraries: A Pragmatic Approach. University of Michigan Library. 2005. 1 Oktober 2011 <http://www.white-clouds.com/iclc/cliej/cl19wen.htm> Skyrme, D. dan D. Amidon. 1997. The Knowledge Agenda. The Journal of Knowledge Management. Vol. 1 No. 1. September 1997. Turban, L. dan Chung. 2002. Electronic Commerce, A Managerial Perspective. International Edition. Prentice Hall. United State of America. Nusantari, A. 2009. Penerapan Manajemen Pengetahuan Untuk Meningkatkan Kinerja Perpustakaan Perguruan Tinggi. 1 oktober 2011 12
<http://www.pnri.go.id/lists/list%20majalah%20online/attachments/1 20/Anita_Nusantari_Penerapan_Manajemen.pdf> 13