Manajemen Waktu Proyek Materi 5 Manajemen Proyek TI 1 MPTI- Manajemen Waktu
Pentingnya Jadwal Proyek Para Manajer sering menyebut tantangan terbesarnya adalah menyelesaikan proyek tepat waktu Rata-rata waktu molor tahun 2005 adalah 222%, dan pada tahun 2010 turun menjadi hanya 163 % Waktu mempunyai fleksibilitas paling kecil. Bagaimanapun dia akan terlewati Isu mengenai jadwal adalah alasan utama penyebab konflik dalam proyek, khususnya pada paruh kedua proyek 2
Conflict Intensity Conflict Intensity Over the Life of a Project 0.40 0.35 0.30 0.25 0.20 0.15 0.10 Average Total Conflict Schedules Priorities Manpower Technical opinions Procedures Cost Personality conflicts 0.05 0.00 Project Formation Early Phases Middle Phases End Phases 3
Proses-proses : Proses Manajemen Waktu Proyek Definisi Aktivitas Pengurutan aktivitas Perkiraan lama aktivitas Pembuatan Jadwal Pengendalian Jadwal 4
Pendefinisian Aktivitas Jadwal proyek dibuat berdasarkan dokumen-dokumen dasar pada tahap inisiasi proyek : Piagam Proyek : meliputi tanggal mulai dan tanggal berakhir dan informasi budget Pernyataan Scope dan WBS Pendefinisian Aktivitas meliputi membuat WBS yang lebih detil dan tambahan penjelasan untuk memahami semua pekerjaan yang akan dikerjakan, sehingga kita bisa membuat membuat estimasi durasi(lama) waktu yang realistis 5
Pengurutan Aktivitas Mencakup review aktivitas dan menentukan saling ketergantungan aktivitas-aktivitas Ketergantungan utama: aktivitas yang terkait secara alami dalam pekerjaan; hard logic Discretionary dependencies: ditentukan oleh tim proyek; soft logic External dependencies: mencakup hubungan antara aktivitas proyek dan aktivita non-proyek Ketergantungan aktivitas harus ditentukan untuk keperluan analisis jalur kritis (critical path analysis) 6
Diagram jaringan proyek Teknik yang disukai untuk menujukkan urutan aktivitas Diagram Jaringan Proyek : skema hubungan logis atau urutan dari aktivitas-aktivitas proyek 7
Sample Activity-on-Arrow (AOA) Network Diagram for Project X 8
Arrow Diagramming Method (ADM) Juga disebut diagram jaringan proyek : Activity-On-Arrow (AOA) Aktivitas dilambangkan dengan panah Bulatan-bulatan atau lingkaran-lingkaran adalah titik-titik mulai dan selesainya Hanya dapat menunjukkan ketergantungan finish-to-start (akhir-keawal) 9
10 Proses membuat Diagram AOA 1. Tentukan semua aktivitas yang berawal di node 1. Gambarkan node akhirnya dan tanda panah yang menghubungkan node 1 dengan nodenode akhirnya. Tulis huruf atau nama aktivitas disertai estimasi durasi yang dibutuhkan pada tanda panah yang berkaitan. 2. Lanjutkan menggambar network diagram, dengan cara menggambarkannya dari kiri ke kanan. Perhatikan node-node yang diikuti oleh 2 atau lebih aktivitas, atau sebaliknya 1 node yang didahului oleh 2 atau lebih aktivitas, jika perlu digabung atau dipisahkan. 3. Diagram terus digambar hingga semua aktivitas tercantum pada diagram, termasuk keterkaitan/ketergantungan satu aktivitas dengan aktivitas lainnya. 4. Perhatikan aturan : semua tanda panah harus mengarah dari kiri ke kanan, dan tidak ada tanda panah yang saling berpotongan.
Precedence Diagramming Aktivitas dilambangkan oleh kotak Method (PDM) Panah-panah menunjukkan hubungan antar aktivitas Lebih populer dari metoda ADM dan digunakan oleh software manajemen proyek Lebih baik dalam menampilkan tipe ketergantungan yang berbedabeda 11
Task Dependency Types 12
13 Contoh PDM Network Diagram
14 Estimasi Durasi Aktivitas Setelah mendefinisikan aktivitas serta urutannya, langkah selanjutnya dalam manajemen adalah mengestimasi durasi yang dibutuhkan oleh aktivitas-aktivitas tsb. Durasi adalah jumlah aktual waktu yang dibutuhkan untuk bekerja ditambah dengan waktu Effort adalah jumlah hari atau jumlah jam yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Orang yang melakukan/bertanggung jawab dengan sebuah aktivitas/pekerjaan sebaiknya turut serta dalam mengestimasi durasi aktivitas, sedang para ahli memberi masukan dan mengevaluasi hasilnya.
15 Membangun Jadwal Gunakanlah hasil proses manajemen waktu sebelumnya untuk membangun jadwal. Sehingga lebih mudah dalam menentukan tanggal awal dan tanggal akhir dari sebuah aktivitas. Tujuan utama dari proses ini adalah membangun jadwal yang realistis sebagai dasar dalam memonitor kemajuan proyek berkaitan dengan keterbatasan waktu. Alat yang dapat digunakan antara lain : Gantt Charts, PERT analysis, critical path analysis
16 Gantt Charts Gantt charts menampilkan jadwal proyek dengan format standar, yaitu dengan menampilkan daftar aktivitas beserta tanggal awal dan akhirnya dalam format kalender. Simbol-simbolnya : Belah Ketupat Hitam: milestones or significant events on a project with zero duration Batang Hitam Tebal: summary tasks Batang Horisontal Lebih Terang: tasks Panah: ketergantungan tasks
17 Gantt Chart for Project X
18 Contoh Gantt Chart untuk Proyek Perangkat Lunak
19 Milestones Milestones adalah kejadian signifikan dalam proyek yang normalnya punya durasi 0 Ikuti SMART criteria dalam membuat milestones, yaitu: Specific Measurable Attainable Realistic Time-framed
20 Contoh Tracking Gantt Chart
21 Critical Path Method (CPM) CPM is adalah teknik analisis jaringan proyek untuk memprediksi durasi proyek total Jalur kritis untuk suatu proyek adalah rangkaian aktivitas yang menghasilkan total waktu paling awal agar proyek bisa selesai Jalur kritis adalah jalur paling panjang dalam diagram jaringan dan mempunyai jumlah slack yang paling kecil
22 Cara menentukan Critical Path Buatlah network diagram yang baik Tambahkan durasi untuk tiap aktivitas pada setiah jalur yang ada pada diagram tersebut. Jalur terpanjang adalah critical path
23 Contoh Asumsi : satuan waktu adalah hari start C=2 4 E=1 A=2 B=5 1 2 3 6 D=7 5 F=2 a. Ada berapa jalur dalam network diagram b. Berapa lama setiap jalur harus dilalui? c. Tentukanlah critical path? d. Berpa lama waktu terpendek untuk dapat menyelesaikan proyek ini? finish
Simple Example of Determining the Critical Path Consider the following project network diagram. Assume all times are in days. start C=2 4 E=1 A=2 B=5 1 2 3 6 D=7 5 F=2 a. How many paths are on this network diagram? 2 b. How long is each path? Jalur 1 = 10, jalur 2 = 16 c. Which is the critical path? 1-2-3-5-6 d. What is the shortest amount of time needed to complete this project? 16 finish 24
25 Contoh 2
Menentukan Jalur Kritis untuk Project X 26
27 Issue dalam Critical Path Jika satu atau lebih aktivitas dalam jalur kritis memakan waktu lebih lama dari rencana, keseluruhan jadwal proyek akan mundur jika tidak dilakukan langkah perbaikan(koreksi) Misconceptions: critical path bukanlah critical activities Dalam sebuah diagram dapat saja terdapat lebih dari satu critical path critical path dapat mengubah kemajuan proyek
28 Analisis Critical Path dalam membangun Jadwal Proyek Mengetahui jalur kritis dapat membantu membuat kompromi jadwal Free slack or free float adalah lama waktu suatu aktivitas bisa ditunda tanpa menunda waktu dimulainya aktivitas berikutnya Total slack or total float adalah lama waktu suatu aktivitas bisa ditunda waktu mulainya tanpa menunda tanggal penyelesaian proyek yang direncanakan A forward pass through the network diagram determines the early start and finish dates A backward pass determines the late start and finish dates
29 Menghitung Early and Late Start and Finish Dates
30 Project 2002 Schedule Table View Showing Free and Total Slack
31 Program Evaluation and Review Technique (PERT) PERT teknik analisis network diagram yang dapat digunakan untuk mengestimasi durasi proyek dimana terdapat ketidakpastian yang tinggi mengenai estimasi durasi aktivitas individual PERT menggunakan estimasi probabilitas waktu yang digunakan berdasarkan estimasi durasi aktivitas optimistic, most likely, dan pessimistic.
32 Formula dan Contoh PERT PERT weighted average formula: optimistic time + 4X most likely time + pessimistic time 6 Example: PERT weighted average = 8 workdays + 4 X 10 workdays + 24 workdays = 12 days 6 where 8 = optimistic time, 10 = most likely time, and 24 = pessimistic time
33 Mengendalikan perubahan Jadwal Proyek Lakukan pemeriksaan jadwal secara teratur Jangan berpikir bahwa setiap orang dapat bekerja dengan kapasitas 100% setiap saat Lakukan rapat yang menyatakan kemajuan proyek dengan stakeholders dan nyatakanlah keadaan dengan jelas dan jujur dalam mengkomunikasikan isu-isu yang berkaitan dengan jadwal