PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PADA PERCETAKAN DIGITAL PONDOK DIGITAL BELITANG Skripsi Disusun oleh: Askuri 07.12.2418 JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
MAKING INFORMATION SYSTEM OF DIGITAL PRINTING AT PONDOK DIGITAL BELITANG PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PADA PERCETAKAN DIGITAL PONDOK DIGITAL BELITANG Askuri Jurusan Sistem Infornasi STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Good service in a service company is important, therefore speed and accuracy in providing services and highly influential records in a service company. For that, the thesis that I will make is about the creation of a system of information on a company's digital printing services are PONDOK DIGITAL. This paper discusses the making of the system to support activities in PONDOK DIGITAL include transaction recording job acceptance, purchase of raw materials, report the transaction and the amount of stocks of raw materials. In addition to this system helps the company in receipt records of orders and transactions quickly and appropriately, this system can also provide a monthly transaction reports and the availability of raw materials so that admins and owners of companies do not have difficulty in monitoring the company. Keywords : Information System, Information System Of Digital Printing
1. Pendahuluan Seiring berkembangnya teknologi kita ketahui bahwa ternyata teknologi sangat mempengaruhi kebutuhan kita. Pada saat ini kita mengenal banyak teknologi yang semakin maju dan berperan mempermudah manusia melakukan kegiatan dalam kehidupan sehari-hari. Kemajuan di bidang teknologi informasi di bidang pendidikan, transportasi, penjualan, perbankan dan lain-lain merupakan contoh bahwa kita semakin memerlukan teknologi informasi dalam kehidupan kita. Di era globalisasi pelayanan dan informasi yang cepat dan akurat serta sesuai dengan kebutuhan sudah menjadi keharusan untuk tetap bisa bersaing dalam dunia bisnis. Percetakan digital Pondok Digital adalah sebuah perusahaan percetakan yang bergerak dibidang jasa pembuatan merchandise foto. Selama ini Pondok Digital masih menggunakan cara-cara manual dalam mencatat, menyusun dan menyimpan data-data informasi perusahaan, seperti menulis pada selembar nota sebagai bukti order dan bukti transaksi dan mencatat laporan bulanan pada sebuah buku. Cara-cara seperti ini sudah tidak efektif lagi untuk digunakan karena menjadikan pemborosan waktu, tenaga dan biaya dengan adanya penggunaan kertas yang lebih banyak. Terkait masalah di atas, dalam skripsi ini penulis akan membuat sebuah program sistem informasi yang terkomputerisasi untuk percetakan Pondok Digital sehingga dengan adanya sistem otomatis diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mengolah data-data informasi perusahaan
menjadi lebih cepat, tepat dan akurat dengan tingkat kesalahan yang minimal serta dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya. 2. Landasan Teori 2.1. Konsep Dasar Sistem Definisi sebuah sistem dapat dibedakan melalui dua pendekatan, yaitu : pendekatan yang menekankan pada prosedurnya dan pendekatan yang menekankan pada komponen-komponen/ elemen-elemennya. Melalui pendekatan prosedurnya sistem didefinisikan sebagai berikut: Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (John Willey, 1981). Sedangkan definisi sistem melalui pendekatan komponen/ elemennya sistem didefinisikan sebagai berikut: Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling bereaksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Jogiyanto, 2005). 2.2. Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi
adalah data. Data merupakan sebuah fakta dari suatu kejadian. Sedangkan kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. 2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi Sebuah informasi adalah suatu sistemdi dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.4. Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen (management nformation system atau MIS) merupakan sistem yang menyediakan informasi bagi manajemen dalam sebuah organisasi untuk mendukung pengambilan keputusan agar tercapai tujuan, serta membantu dalam pengambilan keputusan. 2.5. Java Java adalah suatu teknologi di dunia software komputer, yang merupakan suatu bahasa pemrograman, dan sekaligus suatu platform. Sebagai bahasa pemrograman, Java dikenal sebagai bahasa pemrograman tingkat tinggi. Java mudah dipelajari, terutama bagi programmer yang telah mengenal C/C++. Java merupakan bahasa pemrograman
berorientasi objek yang merupakan paradigma pemrograman masa depan. Sebagai bahasa pemrograman, Java dirancang menjadi handal dan aman. Java juga dirancang agar dapat dijalankan disemua platform, dan juga dirancang untuk menghasilkan aplikasi-aplikasi dengan performansi yang terbaik, seperti aplikasi database Oracle 8i/ 9i yang core-nya dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman Java. Sedangkan Java bersifat neutral architecture perangkat keras yang disebut sebagai Java Bytecode. 3. Konsep Dasar Database Basis data sendiri terdiri dari dua suku kata, yaitu basis dan data. Basis dapat diartikan sebagai tempat atau gudang. Sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu obyek seperti barang, hewan, konsep, peristiwa, keadaan dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, teks, huruf, simbol atau kombinasinya. Menurut Fathansyah dalam bukunya yang berjudul basis data mendefinisikan basis data kedalam beberapa sudut pandang, yaitu : a. Kumpulan file/ table/ arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis. b. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang saling diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.
Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. 4. Perangkat Lunak Yang Digunakan 4.1. NetBeans IDE 6.7 Netbeans adalah IDE yang dikembangkan menggunakan teknologi swing, teknologi yang sama yang digunakan Borland untuk mengembangkan JBuilder. Dimana swing merupakan sebuah teknologi Java yang standar yang mengikuti spesifikasi yang diciptakan Sun. Netbeans IDE standar memungkingkan untuk membuat proyek-proyek Java dengan cepat dan gratis, karena Netbeans adalah IDE Open Source (http://ilmukomputer.org/2007/02/27/netbeans-open-source-java-ideberbasiskan-swing). Netbeans dibuat dengan teknologi Swing, yaitu teknologi Java untuk pengembangan aplikasi desktop. Tim Sun mengeluarkan dua versi dari Netbeans yaitu Netbeans Platform dan Netbeans IDE, dimana Netbeans IDE adalah Netbeans Platform dengan module IDE. Netbeans memiliki kemampuan yang tidak dimiliki Eclipse standar, yaitu adanya GUI Designer yang membuat pembuatan aplikasi Java desktop menjadi lebih cepat.
4.2. My SQL MySQL adalah Relational Database Management System (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis di bawah lisensi GPL (General Public License). Dimana setiap orang bebas menggunakan MySQL, namun tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam database sejak lama, yaitu SQL (Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian database, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memunginkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis. Keandalan suatu sistem database (DBMS) dapat diketahui dari cara kerjaoptimizer-nya dalam melakukan proses perintahperintah SQL, yang dibuat oleh user maupun program-program aplikasinya. Sebagai database server, MySQL dapat dikatakan lebih unggul dibandingkan database server lainnya dalam query data. Hal ini terbukti untuk query yang dilakukan oleh singgle user, kecepatan query MySQL bisa sepuluh kali lebih cepat dari PostgreSQL. 5. Gambaran Umum Perusahaan Pondok Digital adalah sebuah usaha percetakan digital yang didirikan pada tanggal 18 Februari 2009 di Kecamatan Belitang Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur Provinsi Sumatera Selatan. Letaknya cukup stategis di pinggir jalan menuju pusat pasar yang menjadi
tujuan utama masyarakat ketika berbelanja juga dekat dengan tempattempat pendidikan formal tingkat dasar, menengah dan perguruanperguruan tinggi swasta, sehingga percetakan Pondok Digital mudah dikenal oleh masyarakat. Nama Pondok Digital sendiri adalah nama yang diberikan oleh owner/ pendiri usaha percetakan ini yaitu Marlina Susyanti, SE. Percetakan digital ini melayani pembuatan merchandise atau cetak foto pada media selain kertas seperti cetak foto di mug/ gelas, piring, keramik, pin, gantungan kunci, topi, kaos, tas dan lain-lain. Berawal dari sebuah kegemaran mengolah/ meng-edit foto, Marlina Susyanti (pemilik) ingin mempunyai usaha yang berkaitan dengan hobinya tersebut, kemudian muncullah ide di benaknya untuk mendirikan sebuah usaha percetakan digital. Percetakan digital yang dimaksud adalah percetakan merchandise atau sebuah kreasi mencetak foto pada media selain kertas seperti mug/ gelas, piring, keramik, pin, gantungan kunci, topi, kaos dan lain-lain. Dari sejak berdiri sampai sekarang percetakan Pondok Digital sudah banyak mengalami perkembangan baik dari segi tempat yang awalnya tidak begitu baik dan kurang maksimal, sekarang sudah mengalami perbaikan, begitupun juga dari segi manajemen. 6. Analisis Sistem Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai berikut : penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya
dengan maksud mengidentifikasikannya dan mengevaluasi permasalahanpermasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuha- kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto, 2005). 6.1. Identifikasi Masalah Informasi yang tepat dan cepat sangat dibutuhkan dalam sebuah usaha agar bisa tetap bersaing dalam usaha jasa dan lainnya. Peningkatan pelayanan sangat dipengaruhi oleh sistem atau cara kerja dalam sebuah usaha, misalnya dalam pemrosesan data-data yang dilakukan secara manual, hal ini akan memakan waktu dan tenaga yang lebih banyak, dan akan menjadikan pelayanan kurang maksimal. Maka dari itu dalam penulis akan berusaha membantu menyelesaikan masalah-masalah yang ada dalam percetakan Pondok Digital agar dapat meningkatkan pelayanan. Dari hasil penelitian pada percetakan Pondok Digital Belitang dapat diidentifikasikan berbagai permasalahan sebagai berikut : 1. Kesulitan memeriksa stok bahan baku Hal ini terjadi karena admin tidak dapat mengetahui stok bahan baku secara cepat karena harus memeriksa di gudang untuk menghitung jumlah bahan baku yang tersisa. Tidak adanya catatan otomatis yang dapat menghitung bahan baku yang sudah terpakai
dan yang belum terpakai sehingga dapat memperlambat proses pemesanan dan pemrosesan order. 2. Kesulitan dan ketidaktepatan dalam pembuatan laporan Laporan dibuat berdasarkan data-data yang ada, karena data masih berupa arsip yang tidak tersusun, penyusunan laporan membutuhkan waktu yang relatif lama dan apabila terjadi kesalahan harus mengulang dari awal. Sehingga pada saat pemilik perusahaan membutuhkan informasi secara cepat, admin tidak bisa memenuhinya. 6.2. Analisis PIECES Analisis yang digunakan dalam perancangan sistem yang akan dibangun adalah metode PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Services). Dari analisis ini, maka akan diperoleh beberapa masalah yang akhirnya dapat diketahui masalah utamanya dengan jelas dan lebih spesifik, sehingga dapat disimpulkan beberapa usulan yang akan membantu dalam perancangan sistem baru yang lebih baik. 1. Analisis Kinerja (Performance) Analisis kinerja merupakan analisis terhadap kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan baik. Kinerja sangat penting karena berkaitan dengan produktifitas dari hasil kerja yang dilakukan. Ukuran
hasil kerja dapat dilihat dari jumlah pekerjaan yang akan dilakukan pada waktu tertentu dan adanya waktu yang tertunda dari satu pekerjaan ke pekerjaan yang lain. Masalah kinerja dapat terjadi ketika tugas-tugas operasional diselesaikan terlalu lambat untuk mencapai sasaran yang diinginkan. Performance dapat diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (response time) dari sistem (Hanif Al Fatta, 2007). Kelemahan : Pencarian dan pencatatan data pemesanan dan transaksi membutuhkan waktu 4-5 menit setiap transaksi dan apabila terjadi kesalahan pencatatan, front office akan membutuhkan waktu lebih lama lagi untuk melakukan koreksi data sehingga akan terjadi penundaan pelayanan terhadap pelanggan berikutnya. 2. Analisi Informasi (Information) Informasi merupakan sesuatu yang tidak kalah penting bagi perkembangan sebuah organisasi atau perusahaan. Karena informasi tersebut yang akan dijadikan landasan bagi manajemen perusahaan dalam pengambilan keputusan untuk menentukan rencana berikutnya. Kelemahan :
1. Informasi yang dihasilkan belum akurat karena masih sering terjadi kesalahan dalam penginputan jumlah uang, keamanan data juga belum terjamin, karena belum ada keamanan hak akses antara front office, manajer maupun pemilik perusahaan sehingga apabila ada orang yang tidak bertanggung jawab menyalah gunakan laporan keuangan maka bisa berakibat fatal bagi perusahaan. 2. Informasi yang dihasilkan belum bisa tepat pada waktunya, front office atau manajer tidak dapat melakukan laporan pemesanan, transaksi, dan laporan bahan baku secara cepat apabila sewaktuwaktu pemilik perusahaan membutuhkan laporan, informasi yang sudah usang (terlambat) tidak mempunyai nilai yang baik bagi pengguna tertentu, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal. 3. Informasi yang dihasilkan belum mempunyai manfaat yang berbeda, antara pengguna satu dengan yang lain misalnya front office bisa mengetahui semua transaksi dan informasi yang dihasilkan oleh sistem dalam arti tidak ada batasan. Sehingga informasi yang dihasilkan menjadi tidak relevan atau sesuai dengan yang dibutuhkan.
3. Analisi Ekonomi (Economy) Persoalan ekonomi berkaitan dengan masalah biaya dan keuntungan, dengan adanya kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem lama maka mungkin terjadi penambahan biaya yang tidak dapat diramal. Kelemahan : Pencatatan masih menggunakan kertas, tinta dan alat tulis lainnya sehingga apabila terjadi perubahan data atau terdapat arsip yang rusak dan perlu diganti akan menambah biaya operasional. 4. Analisi Pengendalian (Control) Pengendalian diterapkan untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data, informasi dan persyaratan. Kelemahan : Sistem pemesanan dan transaksi secara manual akan sulit melakukan kontrol karena pemrosesan data dilakukan oleh manusia sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan sangat besar tanpa sistem perhitungan yang pasti. Misalnya kesalahan dalam memasukan jumlah uang muka pemesanan, total pembayaran, sisa kembalian, dan lain-lain.
5. Analisis Efisiensi (Eficiency) Menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyakbanyaknya dengan input yang sekecil mungkin. Efisiensi dari sistem yang dibangun adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia meliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan, ruang dan keterlambatan pengolahan data. Kelemahan : Sistem pemesanan dan transaksi secara manual tidak efisien karena perlu melakukan dokumentasi secara manual yang memerlukan ketelitian sehingga belum bisa menekan pemborosan sumber daya, waktu, dan penggunaan kertas. 6. Analisis Pelayanan (Service) Analisis pelayanan merupakan analisis yang bertujuan mengoreksi atau memperbaiki pelayanan kepada pelanggan, rekan kerja maupun atasan. Dengan adanya analisis ini diharapkan bisa meningkatkan pelayanan yang diberikan oleh sistem. Kelemahan : Pelayanan kepada pelanggan akan membutuhkan banyak waktu karena harus menunggu informasi ketersediaan bahan baku dari bagian gudang ketika pelanggan melakukan pemesanan dan
menghitung secara manual ketika pelanggan melakukan pembayaran. 7. Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem dimana tahapan ini bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada perangkat lunak yang dibuat agar pembuatan program tidak menyimpang dari aturan dan hasil analisis yang telah di tetapkan pada perancagan program. 8. Hasil dan Pembahasan 1. Tampilan Menu Login Sebelum masuk pada menu utama atau program diharuskan untuk mengisi user id dan password sebagai kata kunci untuk kerahasiaan file dan dokumen yang dibuat.
2. Tampilan Menu Utama Tampilan menu utama berfungsi untuk menampilkan pilihan menu yang akan disesuaikan dengan kebutuhan yang diperlukan. Tujuan dari pembuatan menu utama adalah untuk mengumpulkan perintah-perintah yang menunjukan letak dari form berdasarkan rancangan sesuai dengan permasalahan dan kebutuhan. Adapun menu yang ditampilkan adalah berbentuk puul down terdapat menu input dengan berbagai sub-subnya, antara lain file, data, transaksi dan laporan-laporan.
3. Tampilan Menu Transaksi Pemesanan 9. Kesimpulan Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan program hingga tahap implementasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem Informasi percetakan Pondok Digital Belitang masih mengunakan cara manual, sehingga masih ada kemungkinan terjadi kesalahan dalam pencatatan dan perhitungan. Dengan sistem baru ini yang sudah terkomputerisasi akan mempercepat proses pengolahan data percetakan Pondok Digital Belitang dan menghasilkan laporan yang lebih akurat.
2. Penerapan Sistem Informasi Percetakan Pondok Digital Belitang yang baru akan memungkinkan sistem lebih menarik dan interaktif serta dapat menjadi solusi dalam penyimpanan data yang jauh lebih besar. 3. Pembuatan fasilitas password bertujuan untuk melindungi sistem dari pihak yang tidak berkepentingan. 10. Saran Demi kelancaran operasional di dalam perusahaan, penulis mengajukan beberapa pemikiran dan saran antara lain : 1. Agar kegiatan pengolahan data yang dilakukan mendapatka hasil yang maksimal perlu ditingkatkan ketelitian personil untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam sistem, untuk itu perlu sekali adanya tenaga ahli yang menguasai bidang computer yang telah dikembangkan. 2. Demi kelancaran operasional secara umum di Percetakan Digital Pondok Digital Belitang maka perlu diterapkan suatu aplikasi computer secara terarah, terpadu dan menyeluruh. 3. Dengan sistem informasi yang baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem baru agar dapat segera dicari pemecahan masalahnya dan dilakukan pengembangan sistem untuk masa yang datang demi kelangsungan pelaksanaan sistem informasi yang baik.
DAFTAR PUSTAKA Jerry FitzGerald, Fundamentals of Systems Analysis, 1981. Jogiyanto. HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1999. Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern ; Yogyakarta : Andi Offset, 2007.