RANGKUMAN APLIKASI PENGOLAHAN DATABASE (Menggunakan Micrsft Access 2007) A. PENGERTIAN DATABASE Kata Database berasal dari bahasa inggris, dalam bahasa Indnesia database diartikan dengan Pangkalan Data / Basis Data Database adalah kumpulan infrmasi yang disimpan di dalam kmputer secara sistematik sehingga dapat dilah menggunakan prgram kmputer. Cnth: Database Seklahan, Database Supermarket, Database Karyawan Pabrik, Database Penduduk, dll. Prgram yang digunakan untuk menglah database disebut dengan DBMS (Database Management System). Manfaat yang didapatkan dengan adanya database adalah: - Prses pencarian data lebih mudah dan cepat - Menghemat kertas - Prses pembuatan lapran lebih cepat - Prses pengellaan data lebih efektif dan efisien Salah satu cnth aplikasi DBMS adalah Micrsft Access 2007, aplikasi ini dapat digunakan untuk mengella database dengan mudah. B. PENGENALAN MICROSOFT ACCESS 2007 Micrsft Access 2007 adalah aplikasi yang digunakan untuk membuat dan mengella database. Aplikasi ini terdapat dalam paket instalasi Micrsft Office. 1. Cara Menjalankan Micrsft Office 2007 - Klik tmbl Start - Pilih All Prgrams - Pilih Micrsft Office 2007 Micrsft Office Access 2007 2. Tampilan Aplikasi Micrsft Access 2007 Klm 1 Klm 2 Klm 3 (Tampilan Awal) Tampilan awal dibagi menjadi 3 klm yaitu: Klm 1 Berisi Template Categries yang terdiri dari: - Featuring : Menampilkan menu pembuatan database baru dan template - Lcal Template : Menampilkan kumpulan template Micrsft Access 2007
Klm 2 Menampilkan isi dari menu Template Categries Klm 3 Menampilkan isi dari menu yang dipilih dari klm 2 2 3 4 5 1 6 7 Tampilan Utama Keterangan: 1. Office Buttn 2. Quick Access Tlbar 3. Tab Menu Ribbn 4. Title Bar 5. Ribbn Menu 6. Object Database 7. Datasheet View 3. Cara Mengakhiri Aplikasi Micrssft Access 2007 - Simpan database yang telah dilah (Dapat menggunakan perintah CTRL + S) - Klik tmbl Office kemudian pilih Exit Access atau Klik tmbl Clse (X) di pjk kanan atas 4. Fungsi Menu dan Icn pada Micrsft Access 2007 a. Tab Menu Hme Menu ini berisi kumpulan perintah yang digunakan untuk menglahan file dan pengaturan frmat penulisan Salah satu perintah dalam Tab menu Hme adalah Perintah View, perintah tersebut digunakan untuk memilih tipe tampilan lembar kerja yang akan digunakan untuk mengella database. Yaitu:
Tampilan dengan mdel Data Sheet Tampilan dengan mdel Desain b. Tab Menu Create Menu ini berisi kumpulan perintah yang digunakan untuk membuat bjek Micssft Access yang meliputi bjek Table, Frm, Query, dan Reprt c. Tab Menu External Menu Data Menu ini berisi kumpulan perintah yang digunakan untuk mengella file database lain dengan frmat yang berbeda. Di antaranya adalah: - Imprt : Digunakan untuk memasukkan data dengan frmat yang berbeda kedalam database - Exprt : Digunakan untuk menyimpan data dalam database ke dalam file lain dengan frmat yang berbeda d. Tab Menu Database Tls Menu ini berisi kumpulan perintah yang digunakan untuk menglah database yang kita buat berdasarkan fasilitas yang disediakan leh aplikasi. e. Tab Menu Data Sheet Menu ini berisi kumpulan perintah yang digunakan untuk mengella tabel yang telah kita buat, yang meliputi pengellaan Clumn, Field, Data Type, dan Frmatting. 5. Objek dalam Micrsft Office 2007 Dalam pengellaan database menggunakan Micrsft Office 2007, Ada 3 jenis bjek yang bisa kita buat, yaitu: - Tables Yaitu bjek yang akan digunakan untuk menyimpan data dalam bentuk baris dan klm. Istilahistilah yang digunakan dalam pengellaan tabel adalah:
Rw = baris Clumn = Field = Klm Recdr = Kumpulan data dalam satu baris tabel yang terdiri dari sejumlah Clumn/Field Field Rw 1 Recrd - Queries Yaitu bjek yang digunakan untuk mengumpulkan data tertentu yang berasal dari beberapa tabel. - Frm Yaitu bjek yang digunakan untuk membuat sebuah tampilan frmulir agar prses pemasukan data menjadi lebih mudah. - Reprts Yaitu bjek yang digunakan untuk membuat frmat lapran untuk dicetak dari kumpulan data yang tersimpan dalam database. C. LANGKAH-LANGKAH PENGELOLAAN DATABASE MENGGUNAKAN MICROSOSFT ACCESS 2007 Ada beberapa metde khusus yang harus dilakukan untuk mengella sebuah database menurut standar ISO, namun untuk tahap pemula kita bisa menggunakan metde berikut ini: 1. Buat rancangan database yang terdiri dari kumpulan tabel 2. Buat database menggunakan Ms. Access 3. Buat tabel sesuai rancangan 4. Buat query yang dibutuhkan 5. Buat Frm yang dibutuhkan untuk menginput data 6. Buat frmat lapran D. LATIHAN 1. Rancangan Database Dalam latihan ini akan kita cba untuk membuat database dalam sebuah usaha Rental DVD. Seserang yang mempunyai usaha Rental DVD pasti memiliki banyak data yang harus dicatat, misalnya: data DVD, data Member dan data Peminjamanan. Semua data tersebut biasanya masih dicatat secara manual di sebuah buku. Oleh karena itu kita akan cba membuat database Rental DVD agar data-data tersebut dapat disimpan di kmputer sehingga mudah untuk dikella. Cnth rancangan database Rental DVD Identifikasi data yang akan disimpan Kita akan menentukan data apa saja yang akan disimpan kedalam kmputer. Misal menurut kebutuhannya dapat diidentifikasi bahwa data yang akan disimpan dalam database Rental DVD adalah: - Data Kleksi DVD - Data Member - Data Peminjaman Membuat tabel yang dibutuhkan Sesuai dengan data yang teridentifikasi untuk disimpan di atas, maka kita harus membuat rancangan tabel yang dibutuhkan. Misal dibuat rancangan tabel sebagai berikut:
- Tabel Kleksi DVD Kde DVD Judul Jml Keping Harga Sewa Keterangan - Tabel Member Kde Member Nama Alamat Telp Keterangan - Tabel Peminjaman Kde Peminjaman Kde Member Kde DVD Tgl Pinjam Tgl Kembali Ttal Ket 2. Membuat Database baru Setelah rancangan tabel selesai, selanjutnya mulai bekerja dengan Micrsft Access 2007 dengan cara membuat file Database baru, seperti langkah-langkah berikut ini: - Jalankan Aplikasi Micrsft Access 2007 - Pada klm sebelah kiri jendela tampilan awal, pilih Featuring - Kemudian pada klm tengah pilih Blank Database - Kemudian pada klm sebelah kanan masukkan nama database dan tempat penyimpanannya. Untuk memilih tempat penyimpanan tekan icn flder di sebelah kanan klm nama database Misal: masukkan nama RentalDVD kemudian letakkan di flder D:/Database8H - Kemudian pilih tmbl Create 3. Membuat Tabel Setelah file database selesai dibuat, selanjutnya adalah membuat tabel di dalam database tersebut sesuai dengan rancangan yang telah dibuat. Seperti langkah-langkah berikut ini: - Pilih tab menu Create Table - Selanjutnya akan muncul tabel baru di klm sebelah kiri - Klik kanan nama tabel pilih Design View (Untuk memdifikasi tabel)
- Akan muncul jendela Save Table, masukkan nama tabel. Misal: KleksiDVD - Dalam Tampilan Design View masukkan Nama Field, dan Tipe Data, sesuai dengan rancangan tabel yang telah dibuat sebelumnya. Misal seperti gambar berikut ini: - Pastikan memilih salah satu field untuk dijadikan sebagai Field kunci, dengan cara memilih nama field kemudian pilih icn Primary Key seperti gambar berikut ini: Field kunci adalah sebuah field yang memiliki data yang unik, data dalam field kunci tidak bleh sama. - Simpan hasil mdifikasi dengan cara memilih menu Office Buttn Save - Lakukan langkah yang sama untuk membuat tabel yang lain, sehingga semua tabel terbentuk sesuai dengan rancangan. Sehingga pada klm All Table muncul semua tabel yang dibutuhkan seperti gambar berikut ini:
4. Membuat Query Query adalah tabel yang digunakan untuk menampilkan data dari beberapa tabel yang dibutuhkan. Query biasanya digunakan untuk kepentingan lapran. Misal lapran data member yang sedang meminjam DVD, maka dalam lapran tersebut terdapat data-data yang diambil dari tabel Member, Tabel DVD dan Tabel Peminjaman. Langkah-langkah untuk membuat query adalah: - Buat relasi tabel Setiap tabel yang akan digunakan sebagai bagian dari query harus dibuat relasi dengan Primary Key sebagai penghubung antar tabel. Misal sesuai tabel yang kita buat tadi kita buat relasinya dengan langkah-langkah berikut ini: Pilih tab menu Database Tls Relatinships Masukkan semua bjek tabel yang dibutuhkan kedalam lembar kerja Relatinship dengan cara Klik kanan lembar kerja kemudian pilih Shw Table Sehingga tabel yang masuk kedalam Lembar kerja adalah Tabel Member, Tabel Peminjaman, dan Tabel KleksiDVD, seperti gambar berikut ini: Kemudian buat relasi dengan cara melakukan Drag and Drp dari field yang akan dibuat relasi. Setiap muncul jendela Edit Relatinships pilih Create Misal Field KdeMember dari tabel Member Drug ke KdeMember pada Tabel Peminjaman, kemudian pilih Create pada jendela Edit Relatinships. Sehingga muncul garis yang menguhungkan kedua field tersebut. Selanjutnya buat semua relasi seperti gambar berikut ini
- Setelah itu pilih tab menu Create Query Wizard sehingga muncul tampilan berikut ini: - Dari tampilan di atas, pilih Simple Query Wizard - Pilih tabel dan field yang akan dimasukkan kedalam query, misal seperti gambar berikut ini: - Kemudian pilih Next - Masukkan nama Query, misalnya Peminjam Query - Kemudian pilih Finish 5. Membuat Frm Dalam tahap ini kita akam membuat sebuah tampilan frmulir yang dignakan untuk memasukkan data ke dalam database. Sebagai cnth awal berikut ini adalah langkah-langkah membuat frm menggunakan fasilitas Frm Wizard. - Pilih tab menu Create pilih Mre Frm Frm Wizard
- Setelah muncul jendela Frm Wizard, pilih tabel dan nama field yang akan dimasukkan dalam tampilan frm. Dengan cara memilih field kemudian pilih panah kanan. Misal seperti cnth berikut ini: - Selanjutnya pilih Finish sehingga muncul tampilan frm seperti berikut ini. - Kemudian lakukan langkah yang sama untuk semua tabel, sehingga setiap tabel memiliki tampilan frm yang digunakan untuk memasukkan data. - Perhatikan bagian yang dilingkari pada gambar di atas. Itu adalah tmbl navigasi. Yang fungsinya adalah sebagai berikut: Navigasi di atas digunakan untuk melihat recrd sebelumnya atau sesudahnya. - Selanjutnya simpan hasil mdifikasi dengan memilih tmbl save
6. Membuat Frmat Lapran Hal paling penting dalam prses database adalah tahap melaprkan. Data yang telah tersimpan harus dapat dicetak untuk dibuat lapran. Berikut ini adalah cnth langkah-langkah yang digunakan untuk membuat frmat lapran dari tabel query peminjam. - Pilih tab menu Create Reprt Wizard - Setelah muncul tampilan Reprt Wizard pilih tabel dan field yang akan datanya akan dimasukkan ke dalam lapran. Seperti gambar berikut ini: - Selanjutnya pilih Finish sehingga di dapatkan frmat lapran seperti berikut ini: - Selanjutnya simpan hasil mdifikasi - Buat frmat lapran untuk semua tabel dengan langkah yang sama.