.:: PEDOMAN PENGGUNAAN APLIKASI BAGI PENYEDIA ::. Sistem E'Procurement PDAM Surya Sembada Page 1 Kota Surabaya A. Pengertian 1. Portal e-procurement adalah Sistim informasi Pengadaan Barang/Jasa berbasis web yang dikelola oleh PDAM 2. Sekretariat Pelayanan Pengadaan adalah unit yang menyediakan sarana dan prasarana penunjang pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara elektronik dan berfungsi sebagai administrator sistim e-procurement PDAM 3. Infrastruktur Kunci Publik (IKP) adalah sistim pengamanan data elektronik yang memungkinkan terjadinya integritas dan keaslian data melalui penggunaan tanda tangan digital dan pengamanan data penawaran melalui proses enkripsi. 4. Penyedia barang/jasa adalah seluruh penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan umum sebagai penyedia barang/jasa menurut perundangan dan peraturan yang berlaku di Indonesia. 5. Penyedia barang/jasa yang dapat mengikuti pengadaan secara elektronik di portal e-procurement adalah seluruh penyedia barang/jasa yang telah terdaftar / teregister di dalam database system e-procurement. B. Tata Cara Registrasi Penyedia Barang/Jasa Tujuan Registrasi : 1. Menjamin bahwa identitas calon penyedia adalah jelas dan benar. 2. Sesuai prinsip bahwa kunci public/ikp/tandatangan digital melekat secara hukum pada direktur utama/penanggungjawab perusahaan dan hanya boleh dimiliki/dibawa/dipergunakan oleh direktur utama/penanggungjawab perusahaan, maka Sekretariat Layanan Pengadaan Secara Elektronik harus menjamin bahwa pengambilan kunci public /IKP/tandatangan digital dilakukan oleh direktur utama/penanggungjawab perusahaan.
1.Umum a. Penyedia harus mengisi seluruh form isian dan dokumen yang diperlukan di portal e-procurement, SEBELUM melakukan persetujuan registrasi/approval di Sekretariat Layanan Pengadaan Secara Elektronik. b. Penyedia harus memeriksa kembali kebenaran data yang diinput untuk meminimalkan kemungkinan editing / perubahan data yang mengakibatkan pengulangan persetujuan registrasi atau re-approval. c. Penyedia diharapkan memperhitungkan waktu yang diperlukan dalam proses penelitian dokumen dan persetujuan registrasi. Proses penelitian dokumen dapat berlangsung selama maksimal 24 jam, jika semua dokumen yang ditunjukkan adalah benar. d. Untuk mengantisipasi segala kemungkinan yang terjadi dalam proses persetujuan registrasi, penyedia diharapkan melakukan pengisian dokumen perusahaan di portal e-procurement, melakukan mengecekan kebenaran input/penulisan/scan dokumen/upload dokumen, dsb, dan melakukan registrasi setidaknya 1 (satu) minggu sebelum mengikuti pengadaan atau pendaftaran pada paket-paket pekerjaan. e. Sekretariat Layanan Pengadaan Secara Elektronik tidak bertanggungjawab atas kelalaian penyedia pada poin (a) hingga (e). Page 2 2.Waktu a. Re-registrasi (up-date), pengambilan IKP dan sampul digital dilakukan setahun sekali ( up date ). b. Registrasi, pengambilan IKP dan sampul digital dapat dilakukan di Sekretariat Layanan Pengadaan Secara Elektronik, di bagian Admistrator Register pada setiap hari kerja Senin Kamis : pk. 09.00 WITA 15.00 Jumat : pk. 09.00 WITA 11.00 c. Registrasi penyedia dapat dilakukan bersamaan dengan pengambilan IKP (Infrastruktur Kunci Publik) dan Sampul Elektronik (khusus untuk sistem Fully Elektronik). 3.Persyaratan Registrasi, Pengambilan IKP: a. Penyedia telah melengkapi seluruh Form Isian Kualifikasi dan seluruh data perusahaan secara on-line di portal e-procurement, terutama pada isian Data Tetap Perusahaan. Lampiran dokumen persyaratan kualifikasi sudah di scan dan di upload di portal e-procurement, b. Login perusahaan menggunakan email perusahaan (sesuai nama perusahaan), disarankan untuk menggunakan email yang umum berlaku, misalnya,.co.id,.com,.gmail, dst.
c. Direktur Utama harus hadir sendiri dalam registrasi awal untuk kepentingan pengambilan IKP, tidak dapat diwakilkan (memastikan identitas penangungjawab perusahaan selaku pemegang IKP), d. Data Tetap Perusahaan yang diisikan pada formulir isian kualifikasi penyedia harus dibawa dan ditunjukkan dokumen aslinya kepada petugas Page 3 pencatat registrasi untuk menjamin validitasnya, e. Khusus untuk Data Peralatan (berstatus milik sendiri) dan Neraca Perusahaan, data yang dimasukkan dalam portal perlu dilengkapi dengan formulir isian Data Peralatan dan Neraca Perusahaan yang ditandatangani di atas meterai Rp. 6.000 dan ber cap perusahaan (contoh formulir isian terlampir, dapat juga di download langsung dari portal e-procurement) f. Penyedia membawa CD blank untuk menyimpan IKP dan Sampul Elektronik. 4.Perubahan Data Tetap Perusahaan : a. Jika pada kondisi tertentu penyedia perlu menambah, mengurangi ataupun merubah data tetap perusahaan yang telah diregistrasikan, penyedia dapat meng-edit data dan meng up-load dokumen perubahan dimaksud pada portal e-procurement. b. Data perubahan akan tersimpan pada tabel register perubahan hingga pada saat penyedia melakukan persetujuan kembali (re- epproval) data perubahan tersebut di Sekretariat Layanan Pengadaan Secara Elektronik. Jika penyedia tidak meregistrasikan kembali data perubahan dimaksud, maka data yang tersimpan dalam database sistem e-procurement adalah data yang terakhir kali diregistrasikan di Sekretariat Layanan Pengadaan Secara Elektronik. c. Persetujuan ulang atau re-approval atau registrasi ulang data tetap penyedia dapat diwakilkan kepada staf perusahaan dengan membawa surat pengantar dari perusahaan bertandatangan direktur utama dan berisi uraian perubahan data. Data yang dirubah harus ditunjukkan asli dokumennya kepada petugas Administrator Register di Sekretariat Layanan Pengadaan Secara Elektronik. 5.Perubahan Data Tidak Tetap Perubahan data tidak tetap atau data variable dapat dilakukan sesuai dengan keperluan penyedia dan sesuai persyaratan pada paket pekerjaan yang diikuti.
C.Menu Umum Halaman Utama Page 4 Pada menu ini menampilkan tampilan awal dari portal e-procurement. Pada menu Halaman Utama terdapat beberapa menu yang dapat diakses tanpa harus melakukan login, beberapa menu tersebut adalah : Login Pengguna Menu ini digunakan untuk login ke portal eprocurement, dengan cara : 1. Isi username dengan mengisikan alamat email lengkap 2. Masukkan password 3. klik Login Menu Penyedia 1. Informasi Berita Menampilan semua informasi berita yang terkait dengan proses pengadaan barang/jasa. Cara untuk mengetahui berita pada portal eprocurement yaitu : Pilih Menu Penyedia Informasi - Berita Artikel Menampilan tentang artikel-artikel yang terkait dengan pengadaan barang/jasa. Dengan cara : Pilih Menu Penyedia Informasi - Artikel Dokumentasi Pada menu dokumentasi, penyedia barang/jasa dapat melihat dokumentasi instansi-instansi yang melaksanakan eprocurement seperti sosialisasi, pelatihan, dan kegiatan-kegiatan lainnya, yang berupa foto/gambar. Caranya yaitu : Pilih Menu Penyedia Informasi - Dokumentasi Regulasi Pada menu ini berisi macam-macam aturan perundangan-undangan terkait pelaksanaan. Penyedia barang/jasa dapat mendownload untuk
digunakan dan dipelajari sebagai pedoman pelaksanaan eprocurement dengan cara klik langsung pada bagian yang diinginkan untuk di download. Untuk dapat mendownload regulasi sebagai berikut: Pilih Menu Penyedia Informasi Regulasi Page 5 2. Pengumuman Hasil Pengadaan Pada menu ini penyedia barang/jasa dapat mengetahui nama pemenang lelang hingga alasan penyedia barang/jasa digugurkan oleh Panitia Pengadaan, apabila pemenang lelang bukan urutan pemenang lelang pertama, dengan Cara : Pilih Menu Penyedia Pengumuman Hasil Pengadaan 3. Panduan Registrasi Penyedia Pada menu ini, penyedia tanpa menggunakan login bisa mengakses: Prosedur registrasi Perusahaan Prosedur Pengajuan IKP Prosedur daftar lelang/ pengadaan Prosedur memasukkan penawaran harga 4. Statistik Rekap Peserta Lelang Per Jenis Pada sub menu rekap peserta lelang ini, dapat dilihat jumlah peserta lelang tiap satuan kerja untuk tiap-tiap periode putaran lelang dalam tiap tahunnya, dengan cara : Pilih Menu Penyedia Statistik Rekap Peserta Lelang Per Jenis Komposisi Peserta Lelang Pada menu komposisi peserta lelang penyedia barang/jasa dapat melihat jumlah peserta yang mendaftar dan menawar pada suatu paket pekerjaan, sehingga penyedia barang/jasa dapat mengetahui peluang hasil lelang pada sebuah paket pekerjaan, dengan cara : Pilih Menu Penyedia Statistik Komposisi Peserta Lelang
D. Tata Cara Pengisian Data Perusahaan 1. Umum Secara umum data perusahaan ada dua macam, yaitu : Page 6 a. Data Tetap Perusahaan; Data tetap perusahaan adalah data dasar perusahaan dan data pendukung lain yang bersifat permanen / tidak berubah selama kurun waktu tertentu. Data tetap perusahaan ini harus diregistrasikan di Sekretariat Layanan Pengadaan Secara Elektronik, tersimpan dalam database e-procurement selama tidak dilakukan perubahan. Note : Jika penyedia memerlukan perubahan pada data tetap ini, penyedia dapat mengisikan data perubahan account penyedia pada portal eproc dan meminta approval/persetujuan kembali pada Sekretariat Layanan e-procurement. Mohon diingat kembali, jika penyedia melakukan perubahan data tetap ini, perubahan akan tersimpan dalam tabel register perubahan, dan tidak akan merubah data yang sudah diregistrasikan sebelumnya. Jadi penyedia harus meregistrasikan ulang ke admin register dengan membawa dokumen asli dan persyaratan yang diperlukan. Registrasi data tetap perusahaan ini dimaksudkan untuk memastikan identitas penyedia dan keabsahan dokumen legalitas penyedia. Langkah ini juga untuk memberi batasan yang jelas kepada penyedia mengenai paket pekerjaan apa saja yang dapat diikuti berkaitan dengan klasifikasi penyedia kelompok kecil dan non kecil, juga kualifikasi penyedia berdasar bidang/sub bidang. Data tetap perusahaan terdiri dari : 1. Data Legalitas Perusahaan (SIUP, IUJK, Akta Pendirian Badan Usaha, Perubahan Akta Pendirian Badan Usaha, SK Menteri Kehakiman), dokumen di scan dan di-upload dalam sistem, dokumen asli dibawa saat registrasi, 2. SPT/Pelunasan pajak Tahun terakhir), dokumen di scan dan di upload dalam sistem, dokumen asli dibawa saat registrasi,
3. Neraca Perusahaan, diisi dalam prakualifikasi perusahaan di portal eproc, neraca perusahaan dicetak, ditandatangani di atas meterai Rp.6.000 dan ber cap perusahaan, diserahkan saat registrasi, 4. Data Pemilik Perusahaan, diisi di portal eproc, sesuai yang tercantum dalam akta pendirian perusahaan, 5. Susunan Direktur dan Komisaris, diisi di portal eproc, sesuai yang tertulis dalam akta pendirian perusahaan, KTP asli dan NPWP asli Direktur Utama dibawa pada saat registrasi, 6. Data Tenaga Ahli Tetap, diisi di portal eproc, Ijazah Asli dan NPWP Tenaga Ahli Tetap dibawa saat registrasi (catatan : pengisian tenaga ahli tetap merupakan fasilitas yang tersedia dengan tujuan melindungi tenaga ahli perusahaan agar tidak dapat digunakan sebagai tenaga ahli di perusahaan lain. Adapun tidak digunakannya fasilitas ini tidak membawa dampak tertentu namun dapat diartikan bahwa tenaga ahli yang digunakan adalah tenaga ahli tidak tetap) 7. Data Peralatan yang berstatus milik perusahaan, diisi di portal eproc, daftar peralatan dicetak, ditandatangani di atas meterai Rp.6.000 dan ber cap perusahaan diserahkan saat registrasi. 8. Data Pengalaman Perusahaan, diisi di portal eproc, asli dokumen kontrak dibawa saat registrasi. Page 7 b. Data Variable Data variabel adalah data tidak tetap yang tidak perlu diregistrasikan di Sekretariat Layanan Pengadaan Secara Elektronik. Menu ini menampung data yang dipersyaratkan pada setiap paket pekerjaan. Setelah diinput pada menu ini, data dapat ditarik atau dimasukkan ke dalam dokumen penawaran dan dimasukkan ke dalam sampul digital. Data variable ini antara lain : 1. Data Klasifikasi/Kualifikasi Perusahaan, diisi di portal eproc, dokumen di scan dan di up-load di portal (keanggotaan asosiasi, Sertifikat Badan Usaha/SBU, dll). 2. Data Tenaga Ahli Tidak Tetap, yang diisi sesuai dengan persyaratan pada setiap paket pekerjaan ( persyaratan pada setiap paket pekerjaan pada umumnya berbeda-beda). 3. Up Date data Laporan Pajak PPh/PPN 3 bulan terakhir (tersimpan otomatis setiap kali di up-date). Data ini diisi sesuai dengan waktu yang relevan dengan jadwal pendaftaran paket pekerjaan. 4. Data Peralatan Berstatus Sewa / peralatan yang dipersyaratkan panitia pada setiap paket pekerjaan.
5. Data pendukung lain yang dipersyaratkan panitia dalam setiap paket pekerjaan. Data ini merupakan data bebas yang dapat langsung di up load sesuai kebutuhan, dimasukkan ke dalam dokumen penawaran dan dikirimkan lewat sampul digital. Misalnya : spesifikasi barang dalam paket pengadaan barang (gambar, brosur, Page 8 dsb). 2.Data Umum Pilih Data Perusahaan Data Administrasi Umum Pada Halaman ini penyedia dapat melakukan Ubah data umum, caranya : Klik Ubah. Sehingga akan tampil sebagai berikut : Kemudian klik simpan.
3.Data Administrasi Pilih Data Perusahaan Data Administrasi Administrasi Untuk pengisian data klik ubah Scan dokumen, upload di sini Page 9 4.Data Klasifikasi / Kualifikasi Perusahaan Penyedia barang/jasa harus memilih kualifikasi, bidang dan subbidang yang sesuai, dan didukung dengan sertifikasi kualifikasi perusahaan yang dimiliki perusahaan, jika ada. Jika dokumen ini dipersyaratkan oleh panitia pengadaan pada paket pekerjaan tertentu, maka dokumen sertifikasi ini akan diteliti kebenarannya oleh panitia pengadaan barang/jasa pada paket pekerjaan dimaksud. Cara mengakses : Pilih Data Perusahaan Klasifikasi Perusahaan Untuk membuat baru klasifikasi klik Buat baru Untuk Mengubah, klik Ubah Untuk Menghapus, klik hapus Scan dokumen dan upload
Page 10 5.Data Pemilik Sebagai kelengkapan data administrasi, penyedia barang/jasa harus memasukkan data pemilik perusahaan. Pilih menu Data Perusahaan Pemilik Untuk mengisikan data pemilik, klik buat baru pada bagian Register Perubahan Data Pemilik. Untuk mengubah data klik ubah Untuk menghapus data klik hapus Scan dokumen (NPWP, dll), upload di sini Catatan : Mohon periksa kembali, jumlah total / keseluruhan kepemilikan saham harus 100%. 6.Data Direksi Penyedia barang/jasa dalam hal ini juga harus memasukkan susunan Direksi yang ada pada perusahaan. Pilih menu Data Perusahaan Direksi Untuk mengisikan data direksi, klik buat baru pada bagian Register Perubahan Data Direksi. Untuk mengubah data, klik ubah
Untuk menghapus data, klik hapus Scan dokumen, klik upload Page 11 Setiap melakukan perubahan data ataupun pengisian data baru, penyedia harus meregisterkan data terbaru tersebut ke admin register/operasional agar data tersebut diapprove dan tersimpan sebagai data akhir yang valid. 7. Susunan Tenaga Ahli Perusahaan Penyedia barang/jasa memasukkan data tenaga ahli sesuai dengan kualifikasi dan persyaratan lain yang ditentukan panitia pada masingmasing paket pekerjaan yang akan diikuti dalam proses pengadaan barang/jasa. Daftar Tenaga Ahli yang dimasukkan oleh penyedia terbagi menjadi: a. Tenaga Ahli Tetap Tenaga ahli ini adalah tenaga ahli tetap yang dimiliki perusahaan, dapat berstatus karyawan tetap/kontrak eksklusive/jangka waktu tertentu. Daftar tenaga ahli tetap ini nantinya dapat dipilih sebagai tenaga ahli dalam paket pekerjaan tertentu jika kualifikasinya sesuai dengan yang dipersyaratkan. Note : Tenaga ahli tetap perusahaan tidak dapat digunakan sebagai tenaga ahli pada perusahaan lain. Jika tenaga ahli tetap ini sedang dalam status berada dalam satu paket pekerjaan tertentu (sebagai tenaga ahli dalam paket pekerjaan tertentu), data yang bersangkutan tidak dapat dihapus dari data administrasi perusahaan. Klik buat baru, pada bagian register tenaga ahli tetap Untuk mengubah, klik ubah Untuk manghapus, klik hapus
Page 12 Scan dokumen : Up load di sini 1.Ijazah 2.NPWP 3.SKA *), 4.SPT *) Masukkan dalam 1 Folder 5.Referensi *) untuk Masing2 Tenaga Ahli *) Optional/Syarat-syarat sesuai ketentuan panitia File : Curriculum Vitae ( format pdf ). b. Tenaga Ahli Tidak Tetap Tenaga ahli tidak tetap ini berstatus sebagai karyawan lepas yang diusulkan sesuai kualifikasi yang dipersyaratkan pada setiap paket pekerjaan. Data tenaga ahli tidak tetap ini dapat ditambahkan, dikurangi dan atau diubah datanya sesuai dengan keperluan atau persyaratan kualifikasi pada setiap paket pekerjaan, tanpa harus diregisterkan kepada Sekretariat Layanan Pengadaan Secara Elektronik. Daftar tenaga ahli tidak tetap ini nantinya dapat dipilih sebagai tenaga ahli dalam paket pekerjaan tertentu jika kualifikasinya sesuai dengan yang dipersyaratkan. Penyedia tidak dapat mengisi form isian tenaga ahli yang dipersyaratkan pada setiap paket pekerjaan jika tidak mengisi daftar tenaga ahli tidak tetap ini. Artinya seluruh tenaga ahli yang digunakan dalam setiap paket pekerjaan, harus diisikan terlebih dahulu dalam menu ini sebelum nantinya dapat dipilih sebagai tenaga ahli
pada setiap paket pekerjaan. Untuk mengisikan data baru, klik buat baru Untuk mengubah, klik ubah Untuk menghapus klik hapus Untuk mengupload, klik upload Page 13 Up load di sini Scan dokumen : 1.Ijazah 2.NPWP 3.SKA *), 4.SPT *) Masukkan dalam 1 Folder 5.Referensi *) untuk Masing2 Tenaga Ahli *) Optional/Syarat-syarat sesuai ketentuan panitia File : Curriculum Vitae ( format pdf ). 8. Data Pengalaman Perusahaan Penyedia barang/jasa pada menu ini mengisikan seluruh data pengalaman perusahaan. Data pengalaman ini sesuai dengan lama berdirinya perusahaan. Perusahaan yang telah berdiri lebih dari 3 tahun dapat melampirkan pengalamannya hingga 7 tahun terakhir. Bagi perusahaan yang belum 3 tahun berdiri, dapat melampirkan pengalamannya hingga 3 tahun terakhir.
Catatan : a. Data pengalaman perusahaan ini merupakan dasar dalam penghitungan Kemampuan Dasar (KD) dan Sisa Kemampuan Nyata (SKN). b. Mengingat besaran data yang harus dimasukkan, maka penyedia harus memperhitungkan waktu yang diperlukan untuk pengisian data Page 14 pengalaman perusahaan ini. c. Penyedia harus memeriksa kembali kebenaran data yang diinput dan melengkapi seluruh data pengalaman yang dimiliki SEBELUM melakukan registrasi / approval di Sekretariat e-procurement. Dengan demikian, kemungkinan editing / perubahan data dapat diminimalkan. d. Penyedia diharapkan memperhitungkan waktu yang diperlukan dalam proses penelitian dokumen dan approval / persetujuan registrasi dapat berlangsung selama maksimal 24 jam, jika semua dokumen yang ditunjukkan adalah benar. Proses persetujuan dapat berlangsung lebih panjang jika pihak Sekretariat merasa perlu melakukan klarifikasi terhadap beberapa dokumen yang diragukan ke absahannya. e. Penyedia diharapkan tidak melakukan perubahan data pengalaman perusahaan ketika sedang atau berada dalam proses berlangsungnya lelang. Perubahan dan atau penambahan data pengalaman perusahaan ini (meskipun diregistrasikan kembali) tidak akan merubah data penawaran yang telah disetujui direktur utama (dengan IKP), dan atau telah dimasukkan dalam dokumen penawaran dan atau telah dikirimkan kepada panitia. f. Jika penyedia menginginkan perubahan data penawaran yang telah dikirimkan kepada panitia, penyedia harus mengulang proses pemasukan seluruh dokumen ke dalam sampul digital dan mengulang pengiriman dengan cara yang sama sepanjang batas waktu pengiriman masih tersedia. Cara mengisikan data : Pilih Menu Data perusahaan Pengalaman Untuk mengisikan data baru klik buat baru pada bagian registerkan data pengalaman Untuk mengubah klik ubah Untuk menghapus klik hapus Untuk mengupload dokumen klik upload
Page 15 Upload di sini Scan halaman kontrak yang menunjukkan : Nama Paket Pekerjaan, Pengguna Jasa, Masukkan dalam Nomor, Tanggal, Nilai Kontrak 1 Folder untuk Masing2 Paket Pekerjaan Tandatangan Para Pihak 9. Data Peralatan Perusahaan a. Data Peralatan Berstatus Milik Perusahaan Peralatan yang dimilki oleh perusahaan adalah peralatan yang diakui sebagai asset perusahaan (ada dalam neraca perusahaan). Catatan* : Penyedia melampirkan Daftar Peralatan (Tetap) bertandatangan direktur di atas meterai Rp. 6.000 dan ber cap perusahaan. Pilih Menu Data Perusahaan Peralatan Untuk mengisikan data baru, klik buat baru pada bagian register data peralatan tetap perusahaan Untuk mengubah, klik ubah Untuk menghapus, klik hapus Untuk mengupload dokumen, klik upload
Page 16 Up load di sini Scan : Daftar Peralatan* di atas Dapat dilampirkan Nota Pembelian dan atau Bukti Kepemilikan b. Data Peralatan Sewa/Yang Dipersyaratkan pada Setiap Paket Pekerjaan Data peralatan sewa diisikan sesuai kebutuhan, termasuk dalam persyaratan paket-paket pekerjaan tertentu yang mempersyaratkan peralatan lain atau peralatan khusus / spesifik yang tidak dimiliki perusahaan. Untuk mengisikan data baru, klik buat baru pada bagian data peralatan sewa perusahaan. Untuk mengubah, klik ubah Untuk mengupload dokumen, klik upload Scan : Bukti Kontrak / Sewa Alat dan atau syarat lain yang ditentukan panitia pada masing-masing paket pekerjaan Up load di sini
E. Menu Pengadaan 1. Umum Page 17 Pada menu ini terdapat semua paket pekerjaan yang dilelang, penyedia barang/jasa dapat melakukan registrasi paket pekerjaan apabila ingin mengikuti pengadaan barang/jasa. Dan pada menu ini juga penyedia dapat melihat hasil aanwijzing, dengan cara : Pilih Menu Penyedia Proses Pengadaan & Pemasukan Penawaran Tentukan Instansi Tentukan Tahun Tentukan Periode Lelang Klik Cari Apabila penyedia ingin mengikuti suatu paket pekerjaan, maka penyedia barang/jasa dapat melakukan klik Register. o Pilih Menu Penyedia Register Paket Pekerjaan o Tentukan Instansi o Tentukan Tahun o Tentukan Periode Lelang o Klik Cari Pada menu ini penyedia barang/jasa dapat melihat/upload dokumen lelang (RKS, BQ, Gambar) dengan cara klik Dokumen Penyedia barang/jasa juga dapat mengetahui persyaratan pengadaan barang/jasa dengan cara klik Persyaratan Penyedia juga dapat mengetahui rincian penawaran dengan cara klik Rincian Penawaran, dan untuk mengetahui jadwal penyedia barang/jasa dapat langsung melakukan klik pada menu Jadwal Sedangkan untuk melihat Berita Acara dan Addendum Aanwijzing pengadaan penyedia barang/jasa dapat melakukan dengan cara klik dokumen. 2. Aanwijzing Untuk melakukan Aanwijzing penyedia, Klik aanwijzing - Untuk membuat pertanyaan baru klik Pertanyaan Baru. Pertanyaan yang telah dikirimkan akan tampil pada bagian yang dilingkari merah.
Page 18 3. Pemasukan Penawaran Pada menu ini penyedia barang/jasa dapat melakukan proses pengadaan lebih lanjut setelah melakukan registrasi paket pekerjaan, mulai dari melakukan Aanwijzing secara onlen, memasukkan nilai penawaran, Masa Sanggah, dan cetak dokumen pengadaan barang/jasa (Form Isian Kualifikasi, Surat Pernyataan Minat, Surat Penyataan Mengikuti Lelang Hingga Akhir Proses, Surat Penawaran Harga, Daftar Tenaga Ahli dan Alat, serta Pakta Intergritas. Caranya adalah : Pilih Menu Penyedia Proses Pengadaan dan Pemasukan Penawaran Tentukan Instansi Tentukan Tahun Tentukan Periode Lelang Klik Cari Cara untuk menyimpan / mengambil form isian kualifikasi, pernyataan minat, pernyataan hingga akhir proses, surat penawaran harga, dan pakta integritas seperti gambar di atas, adalah :
klik form yang dimaksud, misal cetak isian kualifikasi setelah muncul tampilan form yang dimaksud seperti gambar di bawah ini, Page 19 Klik kanan mouse pada halaman, akan muncul pilihan Save Page As seperti gambar di bawah:
agar tidak salah dalam penyimpanan file, terlebih dahulu buatlah folder. Pada saat klik Save Page As akan muncul tampilan berikut: Page 20 Klik (create new folder), beri nama folder sesuai dengan nama pekerjaan yang diikuti. Klik Open. Kemudian file di beri nama sesuai dengan form yang dimaksud, Klik simpan. 4. Memilih Tenaga Ahli dan Peralatan yang Dipersyaratkan a. Untuk melengkapi data penawaran penyedia dapat mengisi data pilihan tenaga ahli yang dipersyaratkan pada setiap paket pekerjaan. Susunan tenaga ahli yang dipersyaratkan ini dapat dipilih dari daftar / list tenaga ahli berstatus tenaga ahli tetap maupun yang berstatus tenaga ahli tidak tetap. Catatan : untuk dapat mengisi pilihan ini, maka penyedia harus mengisi dulu data tenaga ahli dalam menu data perusahaan sub menu tenaga ahli. b. Untuk melengkapi data penawaran penyedia dapat mengisi data pilihan peralatan yang dipersyaratkan pada setiap paket pekerjaan. Susunan peralatan yang dipersyaratkan ini dapat dipilih dari daftar / list peralatan berstatus peralatan milik sendiri maupun yang berstatus peralatan sewa. Catatan : untuk
dapat mengisi pilihan ini, maka penyedia harus mengisi dulu data peralatan dalam menu data perusahaan sub menu peralatan. 5.Load Kunci Private (IKP) Page 21 Menu ini diperlukan saat penyedia akan melakukan pengisian dan pengiriman dokumen penawaran. Tanpa memasukkan kunci private ini, penyedia tidak dapat melakukan proses penawaran. Kunci private ini hanya dimiliki dan disimpan secara pribadi oleh direktur utama/penanggungjawab perusahaan. Dengan demikian, direktur utama/penanggungjawab perusahaan bertanggungjawab penuh secara hukum terhadap penggunaannya. Semua dokumen / formulir yang memerlukan tandatangan direktur utama dan stempel perusahaan akan terisi tandatangan dan stempel secara otomatis. Cara up load kunci private : Klik menu upload kunci privat Klik Browse, pada document kunci private Pilih Kunci Private yang akan dimasukkan (sesuai dengan yang dimiliki penyedia dan tersimpan dalam CD/flaskdisk/laptop penyedia/media penyimpan pribadi lainnya) klik open Masukkan passphrase penyedia (Passphrase ini hanya dimiliki oleh direktur utama/penanggungjawab perusahaan. Sebaiknya passphrase ini diingat dan disimpan/dicatat di media terpisah. Jangan menyimpan passphrase di media yang sama dengan media tempat anda menyimpan file Kunci Private) Klik Simpan.
Page 22 6.Memasukkan Nilai Penawaran Untuk memasukkan nilai penawaran, Klik Pemasukan Penawaran. Tampilan rincian penawaran adalah : - nilai satuan diisi dengan harga satuan barang. - nilai sebelum pajak, nilai pajak dan nilai+pajak, total, dan pembulatan, akan terhitung secara otomatis oleh sistem. Cara mencetak keseluruhan dokumen yang tersedia di e- procurement. o o o o Format cetak dokumen yang resmi adalah form yang di download dari portal e-procurement. Untuk Mencetak Isian Kualifikasi, klik Cetak Isian Kualifikasi, Klik Save Page As Untuk Mencetak Pernyataan Minat, klik Pernyataan Minat, Klik Save Page As Untuk Mencetak Pernyataan Mengikuti Lelang Hingga Akhir
Proses, Klik Cetak Pernyataan Mengikuti Lelang Hingga Akhir Proses, Klik Save Page As o Untuk Mencetak Surat Penawaran Harga, klik Cetak Surat Penawaran Harga, Klik Save Page As o Untuk Mencetak Daftar Tenaga Ahli, klik Cetak Tenaga Ahli, Page 23 Klik Save Page As o Untuk Mencetak daftar Peralatan, klik Cetak Alat, Klik Save Page As o Untuk Mencetak Pakta Integritas, klik Cetak Pakta Integritas, Klik Save Page As Semua dokumen ini dicetak, dibubuhi materai, ditandatangan, bertanggal/bulan/tahun dan berstempel perusahaan. Setelah itu dimasukkan dalam sampul dan dikirimkan secara fisik kepada panitia. 7.Masa Sanggah Untuk Mengikuti Masa Sanggah, klik Masa Sanggah Untuk memasukkan sanggahan klik pertanyaan baru. F. Password Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penggunaan password : 1. Password bersifat rahasia. Penyedia harus mengamankan password dari akses atau menggunaan password oleh pihak lain yang tidak berhak. Jangan meninggalkan laptop/pc / HP anda sebelum LOG Out.
2. Password hendaknya terdiri dari kombinasi huruf,angka,dan karakter yang unik dan tidak mudah ditebak pihak lain. Dilarang menggunakan inisial berikut sebagai password : tanggal lahir, alamat rumah, nomor telepon/ HP, NIP, nama pemilik, nama anggota keluarga, dll inisial yang mudah Page 24 dikenali orang-orang di sekeliling anda maupun pihak lain. 3. Password hendaknya diubah secara berkala untuk meningkatkan keamanan. 4. Kebocoran informasi, data, timbulnya intruder dan segala resiko yang diakibatkan oleh kelalaian atas pengamanan password, menjadi tanggungjawab pemegang password sepenuhnya. Untuk merubah password dapat dilakukan dengan klik menu Mengubah Password berikut : Klik menu ganti password Masukkan password lama Masukkan password baru Masukkan konfirmasi password baru Klik simpan G.Log Out Demi keamanan, jangan lupa klik Log Out, jika anda keluar dari menu, ataupun jika anda meninggalkan piranti kerja anda (laptop, PC, HP, dll) tanpa pengawasan langsung dari anda. Diterbit oleh :