MANUAL PENGGUNAAN FILE EXCEL 1. Untuk mendapatkan berkas pengisian parpol, setip parpol dapat mengekstrak format file " NAMA_PARTAI.ZIP " ke dalam media penyipanan lokal tertentu (local storage) dengan menggunakan ekstraksi file menggunakan standar windows atau menggunakan piranti lunak (software) seperti winzip dan sebagainya sehingga akan mengahasilkan file-file dalam format excel, berikut cara mengekstrak file : Gambar 1. Gambar 1. Berkas Zip Gambar 2. Click kanan pada file zip, Gambar 3. Proses extract file zip Gambar 4. Hasil file ekstrak dari ZIP file 1
2. Setiap partai politik akan diberikan berkas format file excel bersifat unik (inisial kode tertentu) yang akan berlaku hanya untuk partainya, sehingga partai politik tidak diperkenankan merubah : hirarki berkas yang telah tersusun berdasarkan tingkat otoritas daerah. nama file dan atau inisial kode yang tertera baik pada suatu file maupun direktori/folder. Gambar 4. Klasifikasi berkas sampai tingkat Provinsi serta file excel pengurus pusat. Gambar 5. Klasifikasi berkas sampai tingkat kabupaten/kota Gambar 6. File excel pengisian anggota dan pengurus tingkat Kabupaten/Kota 2
3. Pengisian data melalui format excel tersebut dikerjakan dalam satu bundel berkas yang diberikan, data setiap parpol di klasifikasikan berdasarkan provinsi, kabupaten/kota sampai tingkat kecamatan berdasarkan direktori (folder) serta kelurahan yang tertuliskan didalam file tersebut, sehingga parpol tidak diperkenankan merubah format kolom maupun text identifikasi lokasi seperti provinsi, kabupaten/kota, kecamatan, kelurahan dalan berkas tersebut. Gambar 7. Berkas format file excel pengurus pusat tingkat pusat. Gambar 8. Berkas format file excel pengurus tingkat provinsi. 3
Gambar 9. Berkas format file excel pengurus tingkat kabupaten/kota. Gambar 10. Berkas Format file Excel pengurus tingkat kecamatan. Gambar 11. Berkas format file excel anggota tingkat kelurahan. 4. Jika berkas kecamatan pada salah satu wilayah tidak ditemukan dalam hasil extract yang telah dilakukan yang terjadi karena adanya pemekaran wilayah, mohon lakukan hal ini : - Buat duplikasi file (copy-paste) dengan menggunakan kecamatan menggunakan file yang memiliki identitas yang sama dalam satu wilayah. - Penamaan file menggunakan format keterangan_[nama kecamatan][kode kecamatan], rubahlah file tersebut menggunakan format yang sama dengan sumbernya namun tanpa menggunakan kode kecamatan tertentu. 4
Gambar 12. Duplikasi kecamatan dalam satu wilayah Gambar 13. Proses merubah nama kecamatan tanpa kode 5. Jika berkas kelurahan pada salah satu wilayah tidak ditemukan dalam hasil ekstrak yang telah dilakukan karena adanya pemekaran pada wilayah tersebut. Mohon lakukan hal ini : - Buat duplikasi sheet pada file excel tersebut dengan menggunakan format kolom yang sama. - Rubahlah identitas kelurahan tersebut dengan nama kelurahan yang baru dalam file tersebut Gambar 14. Duplikasi sheet dengan menu Move or Copy 5
Gambar 15. Menu Move or Copy, pilih Create a copy Gambar 16. Rubah Identitas kelurahan dan nama sheet (tanpa kode kelurahan) 6. Jika terdapat kesalahan dalam penulisan identitas seperti nama provinsi, kabupaten/kota, kecamatan atau kelurahan yang terdapat dalam berkas file hasil ekstraksi file zip, parpol tidak di perkenankan merubah sendiri identitas tersebut namun cukup menginformasikan pada pihak yang terkait utuk dilakukan revisi. 7. Mohon di perhatikan petunjuk penulisan dalam file excel dibawah ini : - Kolom nomor tidak menggunakan tanda titik (.), setelah menuliskan nomor urut. - Kolom nama diisi menggunakan huruf alphabet kapital. - Penulisan tanggal lahir menggunakan format [Tahun]-[Bulan]-[Tanggal], contoh 2012-08-17, formatting cell dalam excel dilakukan dengan cara : Pilih cell / tempatkan pointer cell excel yang berisi format tanggal, 6
Click kanan pada cell pilih format cells Tab Date, Location English (U.K.), Type 2011-03-14 Pilih OK, - Penulisan kolom jenis kelamin ditulis dengan L atau P kapital, tidak dengan penulisan lengkap seperti Laki-laki atau Perempuan. - Penulisan kolom NIK (Nomor Induk Kependudukan) ditulis dengan memperhatikan format bilangan yang terdapat dalam cell tersebut, sehingga dapat memperlihatkan digit yang sesuai berdasarkan NIK sumbernya, berikut langkah melakukan format cell yang dapat dilakukan pada kolom tersebut : a. Lakukan seleksi (blok) pada kolom NIK, posisi cursor berada pada identifikasi kolom kemudian lakukan klik kanan : 7
b. Klik menu Format Cells, sehingga tampil menu Format Cells. c. Pilih tab Number (langkah-1 pada gambar), kemudian pilih Category Text (langkah-2 pada gambar), di akhiri dengan konfirmasi OK (langkah-3 pada gambar), pada Menu : d. Setelah itu masukkan Nomor Induk Kependudukan (NIK), sesuai dengan NIK sumbernya. 8
e. Kolom sudah terformat sesuai dengan format NIK, sehingga untuk memasukan NIK pada data dibawahnya dapat langsung dilakukan, artinya langkah diatas hanya dilakukan satu kali ketika file pertama kali di gunakan. DEMIKIAN MANUAL PENGGUNAAN FILE EXCEL, SEMOGA BERMANFAAT. ---TERIMA KASIH--- 9