BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Total Quality Management (TQM) 1. Pengertian Total Quality Management (TQM) Total Quality Management (TQM) merupakan suatu bukti pendekatan sistematis terhadap perencanaan dan manajemen aktivitas. TQM dapat diterapkan dengan berhasil pada setiap jenis organisasi. Menurut Soewarso (1996 : 1) definisi TQM adalah penerapan metode kuantitatif dan pengetahuan kemanusiaan untuk memperbaiki material dan jasa yang menjadi masukan organisasi, memperbaiki semua proses penting dalam organisasi, dan memperbaiki upaya memenuhi kebutuhan para pemakai produk dan jasa pada masa kini dan waktu akan datang. TQM menghendaki komitmen total dari manajemen dimana komitmen ini harus disebarluaskan pada seluruh karyawan dan pada semua level atau departemen dalam organisasi. Sukses tidaknya implementasi TQM sangat ditentukan oleh kompetensi SDM perusahaan untuk merealisasikannya. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa TQM adalah suatu alat yang digunakan oleh manajemen suatu perusahaan yang melibatkan seluruh personel dalam perusahaan dalam melakukan perbaikan secara terus-menerus atas produk, pelayanan, lingkungan yang berhubungan dengan produk perusahaan, dan manajemen perusahaan melalui metode ilmiah yang inovatif.
2. Perbedaan TQM dengan Metode Manajemen Lainnya Menurut Fandy dan Anastasia (2003 : 10), ada 4 (empat) perbedaan pokok antar TQM dengan metode manajemen lainnya, yaitu : a. Asal intelektualnya Sebagian besar teori dan teknik manajemen berasal dari ilmu-ilmu sosial. Sementara itu dasar teoritis dari TQM adalah statistika. Inti dari TQM adalah Pengendalian Proses Statistikal (SPC / Statistical Process Control) yang didasarkan pada sampling dan analisis varians. b. Sumber Inovasinya Bila sebagian besar ide dan teknik manajemen bersumber dari sekolah bisnis dan perusahaan konsultan manajemen terkemuka, maka inovasi TQM sebagian besar dihasilkan oleh para pionir yang pada umumnya adalah insinyur teknik industri dan ahli fisika. c. Asal Negara Kelahirannya Kebanyakan konsep dan teknik dalam manajemen keuangan, pemasaran, manajemen strategik, dan desain organisasi berasal dari Amerika Serikat dan kemudian tersebar ke seluruh dunia. Sebaliknya TQM semula berasal dari Amerika Serikat, kemudian lebih banyak dikembangkan di Jepang. d. Proses Diseminasi atau Penyebaran Penyebaran sebagian besar manajemen modern bersifat hirarkis dan top-down. Dalam implementasi TQM, penggerak utamanya tidaklah
selalu CEO (Chief Executive Officer), tetapi seringkali malah manajer departemen atau manajer divisi. 3. Prinsip TQM TQM merupakan suatu konsep yang berupaya melaksanakan sistem manajemen kualitas kelas dunia. Untuk itu diperlukan perubahan besar dalam budaya dan sistem nilai suatu organisasi. Dalam TQM, konsep mengenai kualitas dan pelanggan diperluas. Kualitas tidak lagi hanya bermakna kesesuaian dengan spesifikasi-spesisifikasi tertentu, tetapi kualitas tersebut ditentukan oleh pelanggan. Pelanggan itu sendiri meliputi pelanggan internal dan pelanggan eksternal. Kebutuhan pelanggan diusahakan untuk dipuaskan dalam segala aspek, termasuk didalamnya harga, keamanan, dan ketepatan waktu. Oleh karena itu segala aktivitas perusahaan harus dikoordinasikan untuk memuaskan para pelanggan. Dalam perusahaan yang kualitasnya kelas dunia,setiap karyawan dipandang sebagai individu yang memiliki talenta dan kreativitas tersendiri yang unik. Dengan demikian karyawan merupakan sumber daya organisasi yang paling bernilai. Oleh karena itu setiap orang dalam organisasi diperlakukan dengan baik dan diberi kesempatan untuk terlibat dan berpartisipasi dalam tim pengambil keputusan. Perusahaan dunia berorientasi pada fakta. Maksudnya bahwa setiap keputusan selalu didasarkan pada data, bukan sekedar pada perasaan (feeling). Agar dapat sukses, setiap perusahaan perlu melakukan proses secara sistematis
dalam melaksanakan perbaikan berkesinambungan. Konsep yang berlaku di sini adalah siklus PDCA (plan-do-check-act), yang terdiri dari langkah-langkah perencanaan, pelaksanaan rencana, pemeriksaan hasil pelaksanaan rencana, dan tindakan korektif terhadap hasil yang diperoleh. 4. Karakteristik Total Quality Management Ada sepuluh karakteristik TQM yang dikembangkan oleh Goetsch dan Davis dalam Nasution (2005: 22). a. Fokus Pada Pelanggan Dalam TQM, baik pelanggan internal maupun pelanggan eksternal merupakan driver. Pelanggan eksternal menentukan kualitas produk atau jasa yang disampaikan kepada mereka, sedangkan pelanggan internal berperan besar dalam menentukan kualitas tenaga kerja, proses, dan lingkungan yang berhubungan dengan produk atau jasa. b. Obsesi terhadap Kualitas Dalam organisasi yang menerapkan TQM, pelanggan internal dan eksternal menentukan kualitas. Dengan kualitas yang ditetapkan tersebut, organisasi harus terobsesi untuk memenuhi atau melebihi apa yang ditentukan mereka. Hal ini berarti bahwa semua karyawan pada setiap level berusaha melaksanakan setiap aspek pekerjaannya berdasarkan perspektif. Bagaimana kita dapat melakukannya dengan lebih baik? Bila suatu organisasi terobsesi dengan kualitas, maka berlaku prinsip good enough is never good enough. c. Pendekatan Ilmiah Pendekatan ilmiah sangat diperlukan dalam penerapan TQM, terutama untuk mendesain pekerjaan dan dalam proses pengambilan keputusan dan pemecahan masalah yang berkaitan dengan pekerjaan yang didesain tersebut. Dengan demikian, data diperlukan dan dipergunakan dalam menyusun patok duga (benchmark), memantau prestasi, dan melaksanakan perbaikan. d. Komitmen Jangka Panjang TQM merupakan suatu paradigma baru dalam melaksanakan bisnis. Untuk itu, dibutuhkan budaya perusahaan yang baru pula. Oleh karena itu, komitmen jangka panjang sangat penting guna mengadakan perubahan budaya agar penerapan TQM dapat berjalan dengan sukses. e. Kerjasama Tim (Teamwork) Dalam organisasi yang dikelola secara tradisional seringkali diciptakan persaingan antar departemen yang ada dalam organisasi tersebut agar
daya saingnya terdongkrak. Sementara itu, dalam organisasi yang menerapkan TQM, kerjasama tim, kemitraan, dan hubungan dijalin dan dibina, baik antar karyawan perusahaan maupun dengan pemasok, lembaga-lembaga pemerintah, dan masyarakat sekitarnya. f. Perbaikan Sistem Secara Berkesinambungan Setiap produk dan atau jasa dihasilkan dengan memanfaatkan prosesproses tertentu di dalam suatu sistem/ lingkungan. Oleh karena itu, sistem yang ada perlu diperbaiki secara terus-menerus agar kualitas yang dihasilkannya dapat makin meningkat. g. Pendidikan dan Pelatihan Dewasa ini masih terdapat perusahaan yang menutup mata terhadap pentingnya pendidikan dan pelatihan karyawan. Kondisi seperti itu menyebabkan perusahaan yang bersangkutan tidak berkembang dan sulit bersaing dengan perusahaan lainnya, apalagi dalam era persaingan global. Sedangkan dalam organisasi yang menerapkan TQM, pendidikan dan pelatihan merupakan faktor yang fundamental. Setiap orang diharapkan dan didorong untuk terus belajar. Dengan belajar, setiap orang dalam perusahaan dapat meningkatkan keterampilan teknis dan keahlian profesionalnya. h. Kebebasan yang Terkendali Dalam TQM, keterlibatan dan pemberdayaan karyawan dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah merupakan unsur yang sangat penting. Hal ini dikarenakan unsur tersebut dapat meningkatkan rasa memiliki dan tanggung jawab karyawan terhadap keputusan yang telah dibuat. Meskipun demikian, kebebasan yang timbul karena keterlibatan dan pemberdayaan tersebut merupakan hasil dari pengendalian yang terencana dan terlaksana dengan baik. i. Kesatuan Tujuan Supaya TQM dapat diterapkan dengan baik, maka perusahaan harus memiliki kesatuan tujuan. Dengan demikian, setiap usaha dapat diarahkan pada tujuan yang sama. Akan tetapi, kesatuan tujuan ini tidak berarti bahwa harus selalu ada persetujuan/ kesepakatan antara pihak manajemen dan karyawan, misalnya mengenai upah dan kondisi kerja. j. Adanya Keterlibatan dan Pemberdayaan Karyawan Keterlibatan dan pemberdayaan karyawan dapat meningkatkan kemungkinan dihasilkannya keputusan yang baik, rencana yang baik, atau perbaikan yang lebih efektif, karena juga mencakup pandangan dan pemikiran dari pihak-pihak yang langsung berhubungan dengan situasi kerja serta meningkatkan rasa memiliki dan tanggung jawab atas keputusan dengan melibatkan orang-orang yang harus melaksanakannya.
5. Faktor-faktor yang menyebabkan kegagalan TQM TQM merupakan suatu pendekatan baru dan menyeluruh yang membutuhkan perubahan total atas paradigm manajemen tradisional, komitmen jangka panjang, kesatuan tujuan, dan pelatihan-pelatihan khusus. Selain dikarenakan usaha pelaksanaan yang setengah hati dan harapan-harapan yang tidak realistis, ada pula beberapa kesalahan yang secara umum dilakukan pada saat organisasi memulai inisiatif perbaikan kualitas. Beberapa kesalahan yang sering dilakukan antara lain: a. Delegasi dan kepemimpinan yang tidak baik dari manajemen senior Inisiatif upaya perbaikan kualitas secara berkesinambungan sepatutnya dimulai dari pihak manajemen dimana mereka harus terlibat secara langsung dalam pelaksanaannya. Bila tanggung jawab tersebut didelegasikan kepada pihak lain (misalnya kepada pakar yang digaji) maka peluang terjadinya kegagalan sangat besar. b. Proses Penyebarluasan Ada organisasi yang mengembangkan inisiatif kualitas tanpa secara berbarengan mengembangkan rencana untuk menyatukannya ke dalam seluruh elemen organisasi. Seharusnya pengembangan inisiatif tersebut melibatkan para manajer, serikat pekerja, pemasok, dan bidang produksi lainnya, karena usaha itu meliputi pemikiran mengenai struktur, penghargaan, pengembangan keterampilan, pendidikan, dan kesadaran. c. Harapan yang Terlalu Berlebihan dan Tidak Realistis Bila hanya mengirim karyawan untuk mengikuti suatu pelatihan selama beberapa hari, bukan berarti telah membentuk keterampilan mereka. Masih
dibutuhkan waktu untuk mendidik, mengilhami dan membuat para karyawan sadar akan pentingnya kualitas. B. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kinerja Manajemen Kinerja dapat diartikan sebagai penentuan secara periodik efektivitas operasional suatu perusahaan, bagian dari perusahaan dan karyawannya berdasarkan sasaran, standar, dan kinerja yang telah ditetapkan sebelumnya (Lubis, 2005 : 21). Menurut Donnelly, Gibson, dan Ivan Cerich dalam Rivai (2005 : 15) kinerja merujuk kepada tingkat keberhasilan dalam melaksanakan tugas serta kemampuan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kinerja dikatakan baik dan sukses jika tujuan yang diinginkan dapat tercapai dengan baik. Manajemen adalah pencapaian sasaran-sasaran organisasi dengan cara yang efektif dan efisien melalui perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian sumberdaya organisasi (Richard, 2002 : 1). Manajemen merupakan teknik yang dilakukan dengan menggunakan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Perencanaan adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan penentuan tujuan yang ingin diraih oleh organisasi dan penetapan tugas dan alokasi sumberdaya untuk mencapai tujuan tersebut. Pengorganisasian adalah fungsi manajemen yang berkaitan dengan penetapan dan pengelompokkan tugas-tugas ke dalam departemen dan pengalokasian sumberdaya ke berbagai departemen. Kepemimpinan adalah fungsi manajemen yang melibatkan penggunaan pengaruh untuk memotivasi karyawan meraih sasaran organisasi. Dan pengendalian adalah fungsi manajemen yang
berhubungan dengan pemantauan aktivitas-aktivitas karyawannya, menjaga organisasi agar tetap berjalan ke arah pencapaian sasaran-sasarannya, dan membuat koreksi jika perlu. Tanggung jawab akhir para manajer adalah mencapai kinerja (performance) yang tinggi, yang merupakan pencapaian tujuan organisasi dengan menggunakan berbagai sumberdaya dengan cara yang efisien dan efektif. Para manajer bertanggung jawab untuk menyusun tujuan organisasi, mendefinisikan strategi untuk mencapai tujuan, memonitor dan mengintepretasikan lingkungan eksternal, dan membuat keputusan yang mempengaruhi keseluruhan organisasi. Mereka memandang masa depan dalam jangka panjang dan memperhatikan tren-tren lingkungan umum serta kesuksesan menyeluruh dari organisasi. C. Tinjauan Penelitian Terdahulu No. Nama Peneliti Tabel 1.1 Tinjauan Penelitian Terdahulu Judul Variabel Penelitian Hasil Peneltian 1. Dewi Maya Sari (2009) Pengaruh Total Quality Management terhadap kinerja manajerial pada PT Super Andalas Steel Variabel independen (TQM) terdiri dari enam subvariabel yang diteliti yaitu, fokus pada pelanggan, obsesi terhadap kualitas, kerja sama tim, perbaikan sistem secara berkesinambungan, pendidikan dan pelatihan, dan adanya keterlibatan dan pemberdayaan Hasil analisis data menunjukkan bahwa TQM tidak berpengaruh secara simultan terhadap kinerja manajerial. TQM juga tidak berpengaruh terhadap kinerja manajerial secara parsial. Kinerja manajerial tidak dapat dijelaskan oleh fokus pada pelanggan, obsesi
karyawan. Variabel dependennya yaitu kinerja manajerial. terhadap kualitas, kerja sama tim, perbaikan sistem secara berkesinambungan, pendidikan dan pelatihan, dan adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan 2. Yan Saputra Saragih (2008) Pengaruh Total Quality Management dan Partisipasi Anggaran terhadap Kinerja Manajerial pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Variabel independennya adalah Total Quality Management, dan variabel dependennya adalah partisipasi anggaran. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa TQM berpengaruh signifikan terhadap kinerja manajerial. Partisipasi anggaran berpengaruh signifikan terhadap kinerja manajerial dimana terdapat hubungan yang tidak searah diantara keduanya.secara bersamaan TQM dan partisipasi anggaran berpengaruh signifikan terhadap kinerja manajerial. 3. Zulaika (2008) Pengaruh Total Quality Management terhadap kinerja manajemen pada PT PP Lonsum, Indonesia Variabel independen (TQM) terdiri dari empat subvariabel yang diteliti, fokus pada pelanggan, perbaikan sistem secara berkesinambungan, pendidikan dan pelatihan, dan adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan.variabel dependennya yaitu kinerja manajemen. Hasil analisis data menunjukkan bahwa TQM berpengaruh secara simultan terhadap kinerja manajemen. Tetapi jika dilihat secara parsial, variable fokus pada pelanggan serta pendidikan dan pelatihan tidak memiliki pengaruh yang signifikan terhadap kinerja manajemen.
D. Kerangka Konseptual dan Hipotesis 1. Kerangka Konseptual TQM dapat memperbaiki kinerja manajemen dalam perusahaan untuk mewujudkan tujuan perusahaan. Fokus pada pelanggan berarti setiap produk yang dihasilkan perusahaan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Orientasi pada pelanggan tersebut akan merangsang manajer untuk meningkatkan kinerjanya agar menghasilkan produk yang bermutu untuk memuaskan pelanggan. Obsesi terhadap kualitas merupakan sikap tidak pernah puas akan kualitas dari produk yang dihasilkan. Peningkatan kualitas produk juga dapat mengurangi biaya kualitas yang dapat menurunkan laba. Apabila sikap ini dapat ditanamkan di benak para manajer, maka kinerja para manajer akan meningkat karena mereka ingin tetap menghasilkan produk yang bermutu tinggi. Pendekatan ilmiah diperlukan dalam rangka mendesain pekerjaan. Proses pengambilan keputusan dan pemecahan masalah yang berkaitan dengan desain maslah juga berkaitan dengan pendekatan ilmiah. Komitmen jangka panjang merupakan perencanaan perusahaan di masa mendatang. Para manajer dan karyawan bekerja sama untuk melaksanakan rencana tersebut sehingga visi dan misi perusahaan dapat tercapai dengan baik. Kerjasam tim merupakan cermin integritas perusahaan. Hubungan yang baik diantara anggota tim harus dijalin, dibina, dan dijaga. Kekompakan dalam melakukan aktivitas perusahaan akan meningkatkan kinerja manajemen perusahaan karena mereka merasa dapat diandalkan.
Perbaikan sistem secara berkesinambungan harus dilakukan perusahaan seiring dengan perkembangan informasi dan kebutuhan pelanggan. Perbaikan secara berkala di segala bidang yang rutin dilakukan perusahaan dapat meningkatkan kinerja manajerial karena perbaikan yang dilakukan dapat mempermudah kerja manajer. Pendidikan dan pelatihan sangat dibutuhkan oleh para manajer untuk memperbaharui pengetahuan mereka tentang masing-masing bidang yang mereka tangani. Pendidikan dan pelatihan membuat para manajer semakin ahli di bidangnya. Kebebasan yang terkendali dilakukan terhadap metode-metode pelaksanaan setiap proses tertentu. Dalam hal ini karyawan yang melakukan standarisasi proses dan mereka pula yang berusaha mencari cara untuk meyakinkan setiap orang agar bersedia mengikuti prosedur standar tersebut. Kesatuan tujuan diperlukan sebagai salah satu alat dalam mencapai tujuan perusahaan. Setiap individu yang ada dalam perusahaan memiliki satu tujuan sejak awal yaitu memajukan dan mensukseskan perusahaan dalam segala hal. Keterlibatan dan pemberdayaan karyawan membuat karyawan memiliki andil dalam setiap keputusan dan aktivitas yang dilakukan perusahaan. Hal ini membuat karyawan merasa memiliki perusahaan. Dari keterangan di atas, dapat disimpulkan bahwa peningkatan TQM akan meningkatkan kinerja manajemen perusahaan. Gambaran tersebut dapat divisualisasikan melalui kerangka di bawah ini.
Gambar 2.1. Kerangka Konseptual Total Quality Management Fokus pada pelanggan (X 1 ) Obsesi terhadap kualitas (X 2 ) Pendekatan ilmiah (X 3 ) Komitmen jangka panjang (X 4 ) Kerjasama tim (teamwork) (X 5 ) Perbaikan sistem secara berkesinambungan (X 6 ) Pendidikan dan pelatihan (X 7 ) Kebebasan terkendali (X 8 ) Kinerja Manajemen pada PT. Pantja Surya (Y) Kesatuan tujuan (X 9 ) Keterlibatan dan pemberdayaan karyawan (X 10 ) 2. Hipotesis Berdasarkan kerangka konseptual yang telah dirumuskan diatas, maka hipotesis penelitian yang akan diuji adalah karakteristik dari TQM yang terdiri dari fokus pada pelanggan, obsesi terhadap kualitas, pendekatan ilmiah, komitmen jangka panjang, kerja sama tim, perbaikan sistem secara berkesinambungan, pendidikan dan pelatihan, kebebasan terkendali, kesatuan tujuan, dan adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan berpengaruh terhadap kinerja manajemen pada PT Pantja Surya.