PERLUASAN GEDUNG LANTAI I PERPUSTAKAAN USU

PROPOSAL IMAJINER: PERLUASAN GEDUNG LANTAI I PERPUSTAKAAN USU Oleh : Fahrizal Halomoan, S.Sos. Pustakawan Penyelia pada Perpustakaan USU UNIVERSITAS SUMATERA UTARA PERPUSTAKAAN DAN SISTEM INFORMASI 2008

PENGANTAR Dengan mengucap syukur kepada Tuhan YME, penulis dapat menyelesaikan tulisan yang berbentuk proposal sehubungan dengan rencana imajiner untuk memperluas gedung Perpustakaan USU pada lantai satu. Tulisan ini merupakan karya imajinasi penulis untuk melatih diri dalam pembuatan proposal yang sebenarnya jika mendapat penugasan dari pimpinan penulis suatu saat yang akan datang. Atas kritikan dan saran pembaca kepada penulis tentang berbagai kekurangan dalam tulisan ini saya ucapkan terima kasih. Medan, Oktober 2008 Mhs Ybs, Fahrizal Halomoan, S.Sos. NIP. 131253109

DAFTAR ISI I. Pengertian 1 II. Latar Belakang 1 III. Analisis Kebutuhan Perluasan 2 IV. Prediksi Kebutuhan Ruangan 4 V. Perhitungan luas masing-masing ruang 6 VI. Penutup 13 RUJUKAN 14

DAFTAR TABEL TABEL I LUAS BANGUNAN PER TINGKAT LATAI 2 TABEL II POTENSI PERTUMBUHAN PENGGUNA PERPUSTAKAAN 3 TABEL III : PREDIKSI PERTUMBUHAN KOLEKSI 4 TABEL IV : TABEL NAMA-NAMA RUANG DAN FUNGSINYA 5 TABEL V PERINCIAN LUAS RUANG KOLEKSI BUKU 7 TABEL VI PERINCIAN LUAS RUANG KOLEKSI TERBITAN BERSERI 8 TABEL VII PERINCIAN LUAS RUANG REFERENSI 9 TABEL VIII PERINCIAN LUAS RUANG AUDIO VISUAL 9 TABEL IX RUANG CYBER (INTERNET) 10 TABEL X RUANG DEPOSIT 11 TABEL XI RUANG ISTIRAHAT 11 TABEL XII RUANG KORDINATOR 12 TABEL XIII REKAPITULASI LUAS MASING-MASING RUANG 12

PROPOSAL IMAJINER PERLUASAN LANTAI I PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA III. Pengertian Yang dimaksud dengan perluasan sebagaimana judul proposal ini adalah rencana Perpustakaan USU untuk mengembangkan lantai satu gedung Perpustakaan USU, dengan memanfaatkan areal sisi Barat dari bangunan yang ada sekarang ini, yang luasnya disesuaikan dengan kebutuhan sekarang ini ditambah dengan antisipasi terhadap kebutuhan 10 (sepuluh) tahun mendatang. Isi proposal ini mengarah kepada uraian perhitungan mengenai masingmasing ruang yang dibutuhkan yang mengacu kepada ukuran berbagai macam perabot yang dibutuhkan, dan jumlah petugas pada masing ruang. Yang berkaitan dengan rincian biaya tidak termasuk dalam pembahasan proposal ini, sebab, pengajuan proposal ini hanya sekedar bahan acuan bagi pihak konsultan bangunan, untuk mengetahui kebutuhan ruang dan luas bangunan secara rinci dan total, sebagai langkah mempersiapkan proses tender kepada pihak kontraktor sebagai calon pelaksana teknis pembangunan gedung. Sementara, upaya untuk mencari dana yang dibutuhkan, akan diajukan proposal khusus yang ditujukan kepada calon penyedia anggaran, setelah proposal pertama ini mendapat persetujuan dari pihak konsultan teknis. IV. Latar Belakang Perpustakaan USU saat ini memiliki pengguna potensial yang terdiri dari 24.000 mahasiswa dan 1650 dosen. Koleksi yang dimiliki sekarang ini terdiri dari 120.000 judul atau 460.000, eksampelar bahan pustaka tercetak, dengan rata pertambahan setiap tahun sekitar 15.000 eksampelar. Selain itu, Perpustakaan juga memiliki koleksi elektronik yang terdiri dari dari jurnal dan bahan digital. Jumlah e-journal yang dilanggan per paket database proquest saat ini telah mencapai sekitar 13.000 judul dalam berbagai disiplin ilmu, yang diperlukan terutama oleh para peneliti dan mahasiswa pascasarjana.

Untuk mengelola semua bahan Perpustakaan tersebut termasuk dalam melayankannya untuk memenuhi kebutuhan pengguna, Perpustakaan USU saat ini memiliki sumberdaya manusia baik yang pustakawan maupun yang non pustakawan sebanyak kurang lebih 100 orang. Data-data di atas berpengaruh terhadap kebutuhan luas ruang dan bangunan Perpustakaan sebagai tempat seluruh pengelola Perpustakaan untuk melakukan aktifitas lingkup manajemen Perpustakaan, termasuk koleksi, perabot, peralatan penunjang yang ada dalam bangunan. Untuk memenuhi kebutuhan tempat aktifitas, koleksi, dan segala peralatan, perabotan, dan lain-lain, semuanya tertampung dalam gedung Perpustakaan, dengan perincian luas, sebagaimana pada tabel 1 : TABEL 1: LUAS BANGUNAN PER TINGKAT LATAI NO. TINGKAT LANTAI LUAS (m 2 ) 1. Lantai 1 1.960 2. Lantai 2 1.960 3. Lantai 3 1.867 4. Lantai 4 1.857 JUMLAH 7.434 Dengan memperhitungkan perkembangan dalam kurun waktu 10 tahun mendatang, luas gedung Perpustakaan USU yang ada saat ini perlu diperluas, secara bertahap, dimana dalam proposal yang diajukan ini merupakan rencana awal dari usaha merealisasi perluasan Perpustakaan USU, yang tahapan pertamanya adalah perluasan lantai satu Perpustakaan III. Analisis Kebutuhan Perluasan Untuk mengetahui berapa besar luas bangunan secara total yang akan ditambah, perlu dianalisis berapa jenis ruang yang dibutuhkan, termasuk perabot dan peralatan

yang mengisi setiap ruang, dengan jumlah orang yang melakukan aktifitas pada setiap ruang tersebut. Pertama-tama dalam penulisan proposal ini, dijelaskan prediksi potensi pertumbuhan pengguna pada 10 tahun mendatang, yang dipengaruhi oleh perkembangan seperti pada tabel 2 berikut ini : TABEL II: POTENSI PERTUMBUHAN PENGGUNA PERPUSTAKAAN NO. JENIS PERIODE JUMLAH PERKEMBANGAN SEKARANG 10 TAHUN YAD SATUAN 1. Fakultas 10 6 16 Fakultas 2. Jurusan 117 18 135 jurusan 3. Mahasiswa 24.000 9.550 33.550 orang Berkaitan dengan perkembangan calon pengguna potensial tersebut, berpengaruh pula pada pertambahan sumberdaya manusia. Hal ini didasarkan pada perkembangan kebutuhan sumberdaya manusia, dari 100 orang diprediksi akan membengkak menjadi 130 orang pada periode 10 tahun yang akan datang. Untuk mengantisipasi kebutuhan tersebut, dari sekarang penyelenggara Perpustakaan USU sudah harus memikirkan langkah-langkah untuk memperluas bangunan Perpustakaan USU, khususnya pada lantai satu Perpustakaan. Penyusunan proposal ini merupakan langkah awal dari upaya merealisasikan perluasan tersebut. Selain itu, perlu juga diantisipasi mengenai prediksi perkembangan koleksi pada 10 tahun mendatang, terutama koleksi tercetak, ditambah dengan tingkat kunjungan pengguna akibat dari berbagai perkembangan sebagaimana pada tabel 2, dengan kisaran perkembangannya, seperti digambarkank pada tabel 3 berikut ini :

TABEL III : PREDIKSI PERTUMBUHAN KOLEKSI NO. JENIS KOLOKSI KEADAAN SEKARANG KEADAAN 10 TAHUN YAD TOTAL JDL EKS JDL EKS EKS 1. Dokuman Cetak (buku, 120.000 460.000 35.200 140.800 600.800 majalah, referensi, deposit, dll) 2. Referensi - - 1.215 3.545 3.545 3. Terbitan Berseri : Langganan Non langganan - - - - 20 565 240 6.780 X 10= 2.400 X 10= 67.780 4. Deposit - - 1.350 1.350 1.350 TOTAL KOLEKSI 675.875 Perlu dijelaskan bahwa, untuk memperoleh luas ruang yang dibutuhkan tergantung dari berapa total koleksi yang akan disimpan, jadi perolehan angka dari tabel 3 diambil dari jumlah total koleksi sebanyak 675.875 eks. IV. Prediksi Kebutuhan Ruangan Berapa banyak ruang yang dibutuhkan, termasuk berapa besar ukuran masing-masing ruang yang dibutuhkan, dalam rencana perluasan bangunan perpustakaan, perhitungannya harus memperhatikan prediksi kebutuhan yang akan datang. Disamping itu, beberapa unsur yang harus diperhatikan dalam merencanakan bangunan dan ruang perpustakaan perguruan tinggi agar berfungsi dengan baik, adalah alokasi luas lantai, pembagian ruang menurut fungsi, tata ruang, struktur dan utilitas, pengamanan ruang serta rambu-rambu. Demikian juga luas lantai, menghitungnya dengan memperhatikan perkembangan Perpustakaan untuk masa 10 tahun mendatang (Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 1994)

Sebelum merinci seberapa besar prediksi luas masing-masing ruang, yang dibutuhkan pada perluasan lantai 1 Perpustakaan USU untuk mengantisipasi kebutuhan 10 tahun mendatang, perlu dirinci jumlah ruang yang dibutuhkan berikut fungsi masing-masing ruang yang akan diperluas. Rencana Perpustakaan USU dalam merealisasi perluasan lantai satu adalah dalam rangka mengantisipasi kebutuhan pada kurun waktu sepuluh tahun mendatang. Perluasan tersebut dimaksudkan untuk mengembangkan jenis-jenis ruang yang ada sekarang ini, yang tersebar dari lantai 1 sampai lantai 4, yang perkiraannya 10 tahun mendatangmungkin tidak memadai lagi. Adapun jenis ruang-ruang tersebut dapat dilihat pada tabel 4 berikut : TABEL 4 : TABEL NAMA-NAMA RUANG DAN FUNGSINYA NO. NAMA RUANG FUNGSI JENIS KEBUTUHAN PERABOT 1. Ruang Koleksi Buku Tempat meyimpan dan Rak besi, meja baca, menyusun koleksi, dan meja pustakawan, rak PC tempat sarana temu balik untuk.sistem penelusuran 2. Ruang Koleksi Terbitan Berseri Tempat menyimpan koleksi Rak besi, meja baca, majalah, surat kabar, tempat meja pustakawan, rak PC sarana temu balik untuk sistem penelusuran 3. Ruang Referensi Tempat menyimpan dan Rak besi, meja baca, susunan koleksi referensi, meja pustakawan, rak PC tempat sarana temu balik untuk sistem penelusuran 4. Ruang Audio Visual Tempat menyimpan dan Rak CD, meja televisi, susunan koleksi segala jenis meja radio kaset, kursi bahan pandang dengar seperti penonton, meja CD, VCD, Video Kaset, dll, pustakawan sarana temu balik. 5. Ruang Cyber (Internet) Tempat menyimpan hardware Meja komputer, kursi

6. Ruang Deposit Tempat menyimpan karya ilmiah USU 7. Ruang Istirahat Tempat istirahat pegawai dan pustakawan 8. Ruang Koordinator Tempat mengkoordinasikan tugas dan konsultasi pustakawan 9. Kamar mandi Tempat untuk mandi, cuci, dan toilet JUMLAH RUANG YANG DIBUTUHKAN pengguna, meja pustakawan Rak besi, meja baca, meja pustakawan Meja makan, kursi, rak perlengkapan dapur Meja Kerja, kursi, lemari, filing cabinet, dll. 9 RUANG Perlu dijelaskan bahwa untuk ruang pengadaan, dan pengolahan yang ada sekarang ini masih dianggap memadai sehingga tidak menjadi perioritas dalam perencanaan perluasan lantai satu. V. Perhitungan luas masing-masing ruang Sebelum melakukan tahap implementasi pembangunan gedung Perpustakaan, pihak perencana terlebih dahulu melakukan perhitungan atas kebutuhan masing-masing ruang, yang meliputi ukuran perabot yang dibutuhkan, jumlah orang yang akan menempati, dan ukuran untuk kebutuhan lainnya, agar dapat diprediksi seberapa besar luas setiap ruang, dan dari luas setiap ruang akan diperoleh total luas gedung yang akan dibangun atau dikembangkan. Artinya, perolehan luas yang dibutuhkan berkaitan dengan penyediaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan. Sutarno (2006), menyatakan, proses penyelenggaraan Perpustakaan membutuhkan tersedianya sarana dan prasarana serta perlengkapan / perabot ataupun fasilitas lainnya. Sebagian benda-benda atau barang-barang tersebut bahkan sudah ada sejak pembentukan Perpustakaan. Yang dimaksid dengan sarana dan prasarana Perpustakaan adalah semua peralatan dan perlengkapan pokok dan penunjang agar kegiatan Perpustakaan dapat berjalan baik. Oleh karena itu ketersediaan benda-benda dan

barang-barang yang sesuai dengan dan ketercukupan sarana dan prasarana akan merupakan salah satu kekuatan Perpustakaan kebutuhan, kondisi, konstruksi, kualitas, ukuran, dan persyaratan-persyaratan tertentu sangat penting. Itulah alasannya mengapa ketersedian Sebelum mengimplementasikan rencana perluasan lantai 1 perpustakaan USU, perlu dilakukan perhitungan ukuran luas masing-masing ruang. Yang total ukuran luas masing-masing ruang didasarkan pada ukuran perabot dan posisinya, ukuran jumlah orang dan fugsinya. Ukuran luas masing-masing ruang tersebut dirinci dalam bentuk tabel-tabel berikut ini : TABEL V PERINCIAN LUAS RUANG KOLEKSI BUKU NO. JENIS PERABOT JUMLAH PERABOT DAN ORANG 1. Rak besi buku * 600 rak ** 1 rak (200 eks) 2. Meja Baca 8 meja *** Ukuran mm, kapasitas 32 orang pengguna sekali duduk/ jam UKURAN (m 2 ) 500 32 X 2,1= 67,2 3. Meja Pustakawan ****(Pemanduan) 8 meja, ukuran 900 mm X 600 mm, kapasitas 4 orang hari kerja 8 X 2,3= 18,4 4. Meja computer***** 1 meja, 1200 mm X 750 mm 5. Luas lantai untuk 8 orang karyawan****** 8 X 11,0 88 LUAS RUANG KOLEKSI BUKU 676,4 1. * Ukuran rak buku dalam hal ini berpedoman pada pendapat Sjahrial Pamuntjak (2000) yang menyatakan dari praktik ternyata ukuran yang memuaskan adalah sebagai berikut: Tinggi : 200 cm Lebar : 100 cm Dalam : 21 cm untuk rak buku biasa, 25 cm untuk rak buku referens, 30 cm untuk rak majalah. Papan yang paling bawah 10 cm dari lantai.

2. ** Untuk menampung jumlah koleksi sebanyak antara 135.000,- - 198.000 3. *** Menurut Poole (1981), meja 4 orang, 1800 mm x 1200 mm= 2,1 m 2 per tempat duduk 4. ****Meja tunggal atau meja parak, 900 mm x 600 mm = 2,3 m 2 5. *****Meja parak pandang dengar tunggal 1200 mm x 750 mm (dilengkapi saluran listrik) = m 2 6. ******Luas lantai untuk TABEL VI PERINCIAN LUAS RUANG KOLEKSI TERBITAN BERSERI NO. JENIS PERABOT JUMLAH PERABOT DAN ORANG 1. Rak besi majalah * 3635 eks 121 rak **, muatan untuk kotak majalah, dan majalah berjilid, 30 per rak 2. Meja Baca 4 meja *** Ukuran mm, kapasitas 16 orang pengguna sekali duduk/ jam UKURAN (m 2 ) 190 16 X 2,1= 33,6 3. Meja Pustakawan 6 meja *** Ukuran mm, kapasitas 32 orang pengguna sekali duduk/ jam 6 X 2,3= 13,8 4. Meja komputer 1 meja, 1200 mm X 750 mm 5. Rak Gantungan SK 1 rak timbal balik, kira-kira disamakan ukurannya dengan meja komputer 6. Luas lantai untuk 6 orang karyawan 6 X 11, 0 66,0 LUAS RUANG KOLEKSI MAJALAH 309 1. * Terbitan berseri 585 judul, dilanggan di antaranya 20 judul, jumlah koleksi dalam setahun adalah sbb : Langganan = Rata-rata 12 X 20 = 240 eks

Non Langganan = 565, Rata-rata 6 X 565 = 3.390 TABEL VII PERINCIAN LUAS RUANG REFERENSI NO. JENIS PERABOT JUMLAH PERABOT DAN ORANG 1. Rak besi * 135 rak ** untuk menampung 3.545 eks 2. Meja Baca 4 meja *** Ukuran mm, kapasitas 16 orang pengguna sekali duduk/ jam UKURAN (m 2 ) 210 16 X 2,1= 33,6 3. Meja Pustakawan 7 meja *** Ukuran mm, kapasitas 32 orang pengguna sekali duduk/ jam 7 X 2,3= 16,1 4. Meja komputer 1 meja, 1 meja, 1200 mm X 750 mm 5. Luas lantai 7 orang karyawan 7 X 11,00 77,0 LUAS RUANG KOLEKSI REFERENSI 339,5 TABEL VIII *PERINCIAN LUAS RUANG AUDIO VISUAL NO. JENIS PERABOT JUMLAH PERABOT DAN ORANG 1. Rak CD 1 rak, 1 meja, 1200 mm X 750 mm 2. Meja Televisi 1 rak, 1 meja, 1200 mm X 750 mm UKURAN (m 2 )

3. Meja Pustakawan 2 meja *** Ukuran 2 X 2,3= 4,6 4. Luas lantai 2 orang karyawan 2 X 11,0 22 4. Meja komputer 1 meja, 1 meja, 1200 mm X 750 mm 5. Meja radio kaset 1 meja, 1 meja, 1200 mm X 750 mm 6. Kursi penonton 12 kursi 2,0 per kursi 24 LUAS RUANG KOLEKSI AUDIO VISUAL 61,8 *Kebutuhan luas masing-masing perabot tergantung model yang berpengaruh kepada ukuran perabot TABEL IX RUANG CYBER (INTERNET) NO. JENIS PERABOT JUMLAH PERABOT DAN ORANG UKURAN (m 2 ) 1. Meja Komputer 20 meja, 1200 mm X 750 mm 20 X = 56 2. Meja Pustakawan 2 meja *** Ukuran 2 X 2,3= 4,6 3. Rak CD 1 rak, 1 meja, 1200 mm X 750 mm 4. Meja Printer dan Scanner 1 rak, 1 meja, 1200 mm X 750 mm 5. Luas lantai 2 orang karyawan 2 X 11,0 22 6. Kursi Pengguna 20 X 1,9 20,9 LUAS RUANG CYBER 109,1

TABEL X RUANG DEPOSIT NO. JENIS PERABOT JUMLAH PERABOT DAN ORANG 1. Rak besi * 1350 eks 60 rak **, muatan untuk kotak majalah, dan majalah berjilid, 30 per rak 2. Meja Baca 4 meja *** Ukuran mm, kapasitas 16 orang pengguna sekali duduk/ jam UKURAN (m 2 ) 95 16 X 2,1= 33,6 3. Meja Pustakawan 4 meja *** Ukuran mm, kapasitas 32 orang pengguna sekali duduk/ jam 4 X 2,3= 9,2 4. Meja komputer 1 meja, 1200 mm X 750 mm 6. Luas lantai untuk 4 orang karyawan 4 X 11, 0 44,0 LUAS RUANG KOLEKSI DEPOSIT 184,6 TABEL XI RUANG ISTIRAHAT NO. JENIS PERABOT JUMLAH PERABOT DAN ORANG 1. Meja makan empat orang 2 meja 1800 mm X 1200 mm 4. Rak perlengkapan dapur 1 rak, 1 meja, 1200 mm X 750 mm UKURAN (m 2 ) 8 X 2,1 = 16,8

5. Luas lantai8 orang karyawan 8 X 11,0 88 6. Kursi makan 8 X 1,9 15,2 LUAS RUANG ISTIRAHAT 21 TABEL XII RUANG KORDINATOR NO. JENIS PERABOT JUMLAH PERABOT DAN ORANG 1. Meja tamu empat orang 1 meja 1800 mm X 1200 mm 2. Meja kerja 1 meja *** Ukuran mm, kapasitas 32 orang pengguna sekali duduk/ jam UKURAN (m 2 ) 4 X 2,1 = 8,4 2,3 5. Luas lantai 5 orang karyawan (kordinator+tamu 4 orang) 5 X 11,0 55 LUAS RUANG KOORDINATOR 65,7 Khusus ruang kamar mandi membutuhkan luas ruangan kira-kira sebesar ruang koordinator, yaitu 65 m TABEL 13 REKAPITULASI LUAS MASING-MASING RUANG NO. NAMA RUANGAN JUMLAH KARYAWAN LUAS (m 2 ) 1. Koleksi Buku 8 676,4 2. Koleksi Terbitan Berseri 6 309 3. Koleksi Referensi 7 339,6 4. Koleksi Audio Visual 2 61,8 5. Ruang Cyber 2 109,1 6. Koleksi Deposit 4 184,6 7. Ruang Istirahat - 21

8. Ruang Koordinator 1 65,7 9. Kamar Mandi - 65 TOTAL JUMLAH KARYAWAN DAN LUAS RUANGAN SELURUHNYA 30 2,024 m 2 VI. Penutup Lahan untuk pembangunan atau perluasan gedung Perpustakaan USU Unit II telah tersedia yaitu di sebelah Barat Gedung Unit I, sekitar 3.000 m 2. Lahan tersebut merupakan sebagian dari lahan Perpustakaan yang luasnya 3,5 ha. Lahan ini terletak di tengah-tengah Kampus USU Padang Bulan Medan seluas 90 ha. Adapun fasilitas penunujang yang tersedia adalah parkir kenderaan roda 4 dengan kapasitas 300 kenderaan, parkir sepeda motor, taman, lampu penerangan jalan dan taman, gardu listrik, koridor penghubung parkir dengan gedung cafeteria dan musala. Rencana luas areal yang akan digunakan untuk membangun Perpustakaan USU Unit II ini adalah 6.323 m 2. Untuk menyatukan kedua unit gedung tersebut rencananya akan dibangun juga jembatan penghubung mencapai 20 meter, lebar 4 meter Proposal ringkas ini adalah merupakan karya imajiner penulis untuk menggambarkan seberapa luas ruang yang dibutuhkan untuk perluasan gedung Perpustakaan USU pada lantai satu, dengan memperhitungkan kebutuhan 10 tahun mendatang. Dari hasil perhitungan sementara diperoleh hasil, bahwa luas ruangan yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan perluasan di lapangan adalah sekitar 2.024 m 2. Medan, Oktober 2008 Penyusun, Fahrizal Halomoan, S.Sos. NIM. 060723015

RUJUKAN Dirjen Dikti. Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi. Depdikbud. 1994 Panduan Perpustakaan 2004/2005. Universitas Sumatera Utara, Medan, 2004 Poole, Frazer G. Dasar perencanaan gedung Perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia. ITB, Bandung, 1981 Siregar, Belling. Gedung dan perlengkapan Perpustakaan: Bahan kuliah Perencanaan dan perancangan fasilitas Perpustakaan dan informasi, pada Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara. Medan, 2007 Sjahrial Pamintjak. Pedoman penyelenggaraan Perpustakaan. Djambatan, Jakarta, 2000 Sutarno NS. Perpustakaan dan masyarakat. Sagung Seto, Jakarta, 2006